Dokumentacja magazynowa

Prezentacja na temat: "Dokumentacja magazynowa"— Zapis prezentacji:

1 Dokumentacja magazynowa
aktualizacja: Dokumentacja magazynowa autor: mgr Janusz Gniewkowski recenzent: mgr inż. Karolina Kolińska Prezentacja dystrybuowana bezpłatnie, udostępniana do celów dydaktycznych. Opracowanie prezentacji współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Promag s.a. Przedsiębiorstwa zaangażowane w opracowanie prezentacji
PROMAG S.A. już od 30 lat udoskonala przestrzeń magazynową i produkcyjną swoich Klientów poprzez optymalny dobór wyposażenia magazynowego. Regały magazynowe, wózki widłowe, meble metalowe, urządzenia dźwignicowe, przeładunkowe i do pakowania to część bogatej oferty firmy.

3 Plan prezentacji Dokumentacja magazynowa Dokument Wymogi formalne
Wymogi merytoryczne Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Dokumenty wewnętrzne Przykładowe zadania Proste metody obliczania wartości cen na dokumentach foto: PROMAG S.A.

4 Dokument Dokumentacja magazynowa
Dokument to przedmiot materialny, zazwyczaj funkcjonujący jako pisemne oświadczenie, w sposób mniej lub bardziej formalny potwierdzający lub opisujący prawdziwość jakiegoś faktu, zdarzenia czy relacji (np. nabycie lub zbycie praw własności)1). 1) M. Stajniak „Transport i Spedycja”, Wydanie 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 wzór umowy

5 dokument Dokumentacja magazynowa
Sprawne funkcjonowanie firmy magazynu wymaga stosowania odpowiednich dokumentów, na podstawie których odzwierciedlane są poszczególne stany i zdarzenia w magazynie. Pytanie: Jakie dokumenty występują w tym obiegu? Dostawca Firma handlowa Odbiorca foto: PROMAG S.A. foto: PROMAG S.A.

6 Dokument Dokumentacja magazynowa
Dokumenty te powinny być sporządzone zgodnie z obowiązującymi zasadami prawnymi oraz zasadami ewidencji, dlatego ważne jest aby dokumentację te sporządzały osoby do tego uprawnione, które odpowiadają zarówno za merytoryczna, jak i formalną jakość wypełnianych dokumentów. foto: iStockphoto.com

7 Wymogi formalne Dokumentacja magazynowa
dokumenty powinny być sporządzane czytelnie, niedopuszczalne jest poprawianie cyfr, liter, dokumenty powinny zawierać datę, której nastąpił ruch, poprawki są dopuszczalne jedynie po przez skreślenie całej liczby, wyrazu, a następnie napisanie poprawionej wartości nad błędnym wyrażeniem2). 2) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 przykład nieprawidłowo sporządzonego dokumentu

8 Wymogi merytoryczne Dokumentacja magazynowa
Merytorycznie dokumenty powinny określać oraz zawierać: jakość wydawanych materiałów (gatunek, klasa), ilość wydawanych materiałów (sztuki, kilogramy, litry), podpis zarówno wydającego jaki i odbierającego wraz z odpowiednimi pieczęciami3). 3) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 wzór protokołu odbioru towaru

9 Podstawowe dokumenty w firmie handlowej
Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Podstawowymi dokumentami, związanymi z potwierdzeniem sprzedaży i przyjęcia towaru do magazynu są: faktura VAT (kupna i sprzedaży), dowód Pz (przyjęcia zewnętrznego), dokument Wz (wydania zewnętrzne). foto: iStockphoto.com

10 Podstawowe dokumenty W firmie handlowej Dokumentacja magazynowa
Fakturę VAT sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach: dla wystawiającego oraz dla odbiorcy. Prawidłowo sporządzona faktura powinna zawierać: pełną nazwę i adres sprzedawcy, pełną nazwę i adres odbiorcy, numer kolejny dokumentu, numer NIP wystawcy i odbiorcy, nazwę towaru/usługi i jego ilość, wartość netto oraz brutto, słownie napisaną wartość sprzedaży, stawkę podatku VAT, sposób zapłaty, datę i miejsce wystawiania dokumentu, podpis wystawcy4). 4) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 przykład faktury VAT

11 Podstawowe dokumenty w firmie handlowej
Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Dowód Pz jest zasadniczym dokumentem potwierdzającym ilościowe i jakościowe przyjęcie wyrobów do magazynu. Stanowi on podstawę do rozrachunku z dostawcą, a także wpisu do ewidencji magazynowej oraz zaksięgowania dostawy5). Dowód Pz, sporządza się w trzech egzemplarzach: jeden dla magazyniera, drugi dla księgowości, trzeci przeznaczony jest dla działu zakupu (zaopatrzenia), cena jest wzięta z centy netto z Faktury VAT zakupu. Prawidłowo sporządzony dowód Pz powinien zawierać: pieczątkę przedsiębiorstwa (w lewym górnym rogu), numer kolejny łamany przez numer magazynu, nazwę oraz adres nadawcy, datę wystawienia, rodzaj i ilość przyjmowanego towaru (materiału), sposób dostawy (np. samochód), sposób przychodu (np. zakup)6). 5) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 6) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009

12 Dokumentacja magazynowa
wzór dowodu Pz

13 Podstawowe dokumenty w firmie handlowej
Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie handlowej Faktura Vat sprzedaży oraz dokument Wz - wydanie zewnętrzne, dokumentuje wydanie materiałów na zewnątrz przedsiębiorstwa oraz wydanie wyrobów gotowych, opakowań i depozytów7). Sporządza się w czterech egzemplarzach: dla osoby wystawiającej, drugi dla magazynu wydającego, trzeci dla odbiorcy, a czwarty przeznaczony jest dla księgowości, cena na Wz jest najczęściej kosztem wytworzenia (ewidencyjna). Prawidłowo sporządzony dokument Wz powinien zawierać: pieczątkę przedsiębiorstwa (w lewym górnym rogu), numer kolejny łamany przez numer magazynu, nazwę i ilość wydawanego materiału, miejsce jego wydania i miejsce docelowe, rodzaj i ilość wydawanego towaru (materiału), środek transportu (np. samochód), datę wystawienia8). 7) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 8) P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009

14 Dokumentacja magazynowa
wzór dokumentu Wz

15 Podstawowe dokumenty w firmie produkcyjnej
Dokumentacja magazynowa Podstawowe dokumenty w firmie produkcyjnej Podstawowymi dokumentami, związanymi z działalnością firmy produkcyjnej są: faktura VAT (kupna i sprzedaży), dowód Pz (przyjęcie zewnętrzne), dokument Wz (wydanie zewnętrzne), dowód Pw (przyjęcie wewnętrzne), dowód Mm (przesunięcie międzymagazynowe), dowód Rw (wydanie wewnętrzne), dowód Zw (zwrot materiałów). foto: iStockphoto.com foto: iStockphoto.com foto: PROMAG S.A.

16 Dokumenty wewnętrzne Dokumentacja magazynowa
Dowód Pw - przyjęcie wewnętrzne to podstawowy dokument przychodowy, który dokumentuje zasadniczo przyjęcie wyborów gotowych lub półfabrykatów w magazynach9). Dowód Mm - czyli inaczej przesunięcie międzymagazynowe jest stosowany przy międzymagazynowych przemieszczeniach zapasów w ramach przedsiębiorstwa. Dowód Rw - wydanie wewnętrzne jest wystawiany w związku z wydaniem materiałów do zużycia w przedsiębiorstwie. Dowód Zw - zwrot materiałów. 9) A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008 przykłady dokumentów wewnętrznych

17 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowa
Firma produkcyjna BRULION sp. z o.o. zakupiła papier do produkcji notesów. Faktura zakupu oraz dostawa towaru były w tym samym dniu. 1) Wcielając się w rolę pracownika firmy Konrada Wolińskiego, sporządź fakturę zgodnie z danymi podanymi poniżej oraz dokument potwierdzający przyjęcie materiałów do magazynu. Kupujący: Zakład Artykułów Papierniczych BRULION sp. z o.o. ul. Mostowa Poznań NIP rachunek: Sprzedający: Hurtownia RYSIK sp. z o.o. ul. Wielka Wrocław NIP rachunek: Pozycja faktury nr 149/2011 z dnia 03/03/2011 papier biały szt. - cena 0,50 zł - VAT 23% - przelew 30 dni osoba wystawiająca: Dorota Sadowska osoba przyjmująca: Marek Kowalski Pracownik firmy BRULION: Konrad Woliński

18 Dokumentacja magazynowa
prawidłowe rozwiązanie - faktura VAT

19 Dokumentacja magazynowa
prawidłowe rozwiązanie - dowód Pz

20 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowa
2) Spółka BRULION wydała 07/03/2011 r. z magazynu materiały do produkcji notesów. Dokument dotyczy szt. papieru białego. prawidłowe rozwiązanie – dokument Rw

21 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowa
3) W dniu 12/03/2011 przekazano z produkcji do magazynu notesów po cenie ewidencyjnej 4,00 zł. za sztukę. prawidłowe rozwiązanie - dokument Pw

22 Przykładowe zadanie Dokumentacja magazynowa
Spółka BRULION sprzedała 16/03/2011 r. hurtowni AMEX 3000 szt. notesów oraz wydała je kupującemu z magazynu wyrobów gotowych. Cenę sprzedaży ustalono powiększając cenę ewidencyjną notesów o 40%. Stawka VAT wynosi 23%, a termin płatności 14 dni. Fakturę wystawił Jan Kowalski, a towar odebrał Grzegorz Nowak. Jednostkowy koszt wytworzenia przyjmij na poziomie ceny ewidencyjnej. Dane kupującego: AMEX ul. Jasna Poznań NIP

23 Dokumentacja magazynowa
prawidłowe rozwiązanie - faktura VAT

24 Dokumentacja magazynowa
prawidłowe rozwiązanie - dokument Wz

25 Proste metody obliczania cen na dokumentach
Dokumentacja magazynowa Proste metody obliczania cen na dokumentach PRZYKŁAD 01 Cenę netto 100zł powiększ o 23% 100 * 1,23 = 123zł → jest to cena brutto Cenę netto 100zł powiększ o 8% 100 * 1,08 = 108zł → jest to cena brutto PRZYKŁAD 02 Koszt wytworzenia wynosi 250zł - powiększ go o marże 40% 250 * 1,40 = 350zł → jest to cena netto Cenę netto powiększ o 23% 350 * 1,23 = zł → jest to cena brutto

26 Proste metody obliczania cen na dokumentach
Dokumentacja magazynowa Proste metody obliczania cen na dokumentach PRZYKŁAD 03 Znając cenę brutto równą 2000zł, oblicz cenę netto i kwotę podatku VAT zakładając przy tym 23% oraz 8% podatku VAT. 2000 / 1,23 = 1626 zł → cena netto = 374 zł → kwota podatku VAT (23%) 2000 / 1,08 = 1851,8 zł → cena netto ,8 = 148,2 zł → kwota podatku VAT (8%) PRZYKŁAD 04 Znając cenę netto 350zł oblicz kwotę podatku VAT 23% oraz 8% 350 * 0,23 = 80,50 → kwota podatku VAT (23%) 350 * 0,08 = 28 zł → kwota podatku VAT (8%)

27 Literatura Dokumentacja magazynowa
M. Stajniak „Transport i Spedycja”, Wydanie 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008, P. Andrzejczak, J. Zając „Zapasy i magazynowanie”, przykłady i ćwiczenia, Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 A. Niemczyk, „Zapasy i magazynowanie”, Tom II. Magazynowanie, Wyd. 2, Biblioteka Logistyka, Poznań 2008

28 Wyższa Szkoła Logistyki
Dokumentacja magazynowa Wyższa Szkoła Logistyki Wyższa Szkoła Logistyki jest pierwszą w Polsce uczelnią logistyczną, utworzoną w 2001 roku z inicjatywy Instytutu Logistyki i Magazynowania oraz Centrum Edukacji Logistycznej. Kadra uczelni składa się z wybitnych specjalistów z zakresu logistyki i praktyków gospodarczych. Doceniając wagę doświadczenia jakiego wymaga się dzisiaj od absolwentów uczelni wyższych, WSL umożliwia również odbywanie praktyk i staży w wiodących firmach logistycznych będących partnerami uczelni. Dzięki umowom bilateralnym podpisanym z uczelniami z krajów europejskich studenci WSL korzystający z programu Erasmus wyjeżdżają na studia za granicę. W ramach współpracy z uczelniami z Niemiec i Wielkiej Brytanii mają także możliwość zdobywania podwójnych dyplomów z zakresu logistyki. Wyższa Szkoła Logistyki przejęła rolę patrona edukacyjnego dla szkół ponadgimnazjalnych kształcących w zawodach: technik logistyk i technik spedytor w zakresie nowoczesnego kształcenia dostosowanego do potrzeb rynku. Uczelnia realizuje unikatowy w skali kraju program współpracy z ponad 200 szkołami ponadgimnazjalnymi. Niniejsza prezentacja została opracowana w ramach projektu "Wielkopolska musi wiedzieć" - partnerstwo szkolnictwa zawodowego i rynku pracy kluczem do podniesienia atrakcyjności zawodów technik logistyk i technik spedytor w województwie wielkopolskim (projekt numer: POKL /09) współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.