Organizacja pracy w sekretariacie

Prezentacja na temat: "Organizacja pracy w sekretariacie"— Zapis prezentacji:

1 Organizacja pracy w sekretariacie
Opracowała: Monika Zabłocka

2 Opracowała: Monika Zabłocka
Sekretariat: To komórka organizacyjna powołana do obsługi osoby pełniącej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń oraz wykonywania czynności techniczno-manipulacyjnych. Opracowała: Monika Zabłocka

3 Rodzaje sekretariatów:
Sekretariat osobisty – powołany do obsługi administracyjno-technicznej kierownika. Występuje tylko w dużych przedsiębiorstwach. Sekretariat uniwersalny – łączy w sobie funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej. Występuje w małych i średnich przedsiębiorstwach. Sekretariat imprezy – powoływany doraźnie do obsługi danej imprezy (konferencja, targi, wystawa). Sekretariat ten wykonuje czynności związane z przygotowaniem imprezy, jej obsługą oraz z zakończeniem i rozliczeniem. Opracowała: Monika Zabłocka

4 Wyposażenie sekretariatu
Opracowała: Monika Zabłocka

5 Opracowała: Monika Zabłocka
Biurko z dużym blatem Powinno być tak ustawione, aby światło dzienne docierało z lewej strony. Jednocześnie powinno być ustawione obok drzwi szefa i z widokiem na drzwi wejściowe. Opracowała: Monika Zabłocka

6 Krzesło obrotowe na kółkach
Sekretarka powinna je obowiązkowo posiadać, aby swobodnie zmieniać pozycję, pracując przy biurku, a za chwilę przy stoliku komputerowym Opracowała: Monika Zabłocka

7 Opracowała: Monika Zabłocka
Komputer z drukarką Powinien być ustawiony z lewej strony sekretarki na specjalnym stoliku. Opracowała: Monika Zabłocka

8 Aparaty telefoniczne i centralka telefoniczna
Telefon i centrala telefoniczna powinny się znajdować po lewej stronie na biurku sekretarki. Takie ustawienie ułatwia rozmawianie przez telefon i jednoczesne robienie notatki. Opracowała: Monika Zabłocka

9 Opracowała: Monika Zabłocka
Biblioteczka, a w niej: Opracowała: Monika Zabłocka

10 Opracowała: Monika Zabłocka
Trzy rodzaje szaf: Na dokumenty szefa i sekretarki, Na naczynia niezbędne do podejmowania gości, Na odzież sekretarki, szefa oraz gości. Opracowała: Monika Zabłocka

11 Stolik i fotele dla oczekujących interesantów
Powinny być tak ustawione, aby sekretarka nie wstając od biurka, mogła swobodnie rozmawiać z interesantem. Na stoliku powinny być ułożone aktualne czasopisma oraz foldery reklamowe firmy. Opracowała: Monika Zabłocka

12 Opracowała: Monika Zabłocka
Sprawne funkcjonowanie sekretariatu zależy od fachowości sekretarki, jak również od wyposażenia w odpowiednie meble i urządzenia Opracowała: Monika Zabłocka