Zarządzanie kredytami i należnościami Praktyka transakcji transgranicznych w UE.

Prezentacja na temat: "Zarządzanie kredytami i należnościami Praktyka transakcji transgranicznych w UE."— Zapis prezentacji:

1 Zarządzanie kredytami i należnościami Praktyka transakcji transgranicznych w UE

2 A.Kompetencje techniczne B. Zarządzanie przepływem pracy C. Wymagania dotyczące oprogramowania D. Codzienna rachunkowość E. Nowa struktura kosztów 5. Zarządzanie wewnętrzne - Skuteczny monitoring płatności 2

3 A.Kompetencje techniczne B. Zarządzanie przepływem pracy C. Wymagania dotyczące oprogramowania D. Codzienna rachunkowość E. Nowa struktura kosztów 5. Zarządzanie wewnętrzne - Skuteczny monitoring płatności 3

4 A. Kompetencje techniczne I. Wymagania językowe Idealnym jest swobodne posługiwanie się językiem angielskim oprócz własnego języka narodowego. Zalecane: łatwy i prosty adres e-mail + prosta strona internetowa (prowadzona w języku ojczystym przedsiębiorcy + wersja angielska). Korzystne: szybki dostęp za pośrednictwem zwykłych wyszukiwarek internetowych. II. Wymogi prawne – szczególna uwaga na kwestie prawne za granicą: Terminy płatności i przetwarzanie płatności za granicą są inne niż we własnym kraju. Wymogi prawne dotyczące poszczególnych państw członkowskich UE. Wymagane numery identyfikacyjne - numer identyfikacyjny płatnika VAT, IBAN, BIC/SWIFT.

5 A.Kompetencje techniczne B. Zarządzanie przepłyerm pracy C. Wymagania dotyczące oprogramowania D. Codzienna rachunkowość E. Nowa struktura kosztów 5. Zarządzanie wewnętrzne - Skuteczny monitoring płatności 5

6 B. Zarządzanie przepływem pracy I. Podstawowe i niezbędne narzędzia zarządzania środkami pieniężnymi i kredytami II. Baza klientów III. Faktury elektroniczne IV. Zarządzanie zwrotami V. Monitorowanie specjalnego konta dla płatności międzynarodowych VI. Standardowe formularze VII. Pozycje niezapłacone i wysyłanie przypomnienia 6

7 I. Podstawowe i niezbędne narzędzia zarządzania środkami pieniężnymi i kredytami Istnieje kilka narzędzi i raportów pomocnych w monitorowaniu płatności Rejestr dłużników – wyszczególniający dłużników i należne od nich wierzytelności Miesięczny wskaźnik ściągalności długów - wskaźnik procentowy skutecznego odbierania należności Przewodnik ustalający praktyki windykacyjne - na osi czasu 7 (Należności w określonym okresie - zaliczki otrzymane) x Liczba dni w okresie Obrót roczny

8 II. Baza klientów Zapisywanie w pliku elektronicznym Pełny zestaw danych adresowych Klienta (adres dostawy/adres rozliczeniowy) Szczegóły konta bankowego klienta (IBAN, BIC/SWIFT); Numery kontaktowe klienta (telefon, faks, e-mail). Nowy klient

9 III. Zarządzanie fakturami elektronicznymi Użyteczne zarządzanie fakturami elektronicznymi powinno obejmować: Nazwę klienta Numer faktury/ Numer klienta/ Numer wysyłki/ Numer zamówienia Datę faktury Termin płatności Kwotę płatności Datę przypomnienia Datę płatności Zalecenie: wysłać wraz z towarem!

10 IV. Zarządzanie zwrotami Gdy faktura zostanie zwrócona jako niemożliwa do dostarczenia: skontaktuj się z klientem! Nie zwlekaj aż do terminu płatności faktury. V. Monitorowanie – specjalne konto dla płatności zagranicznych W przypadku założenia przez firmę konta bankowego dla płatności zagranicznych: należy codziennie monitorować płatności przychodzące (przy użyciu standardowego oprogramowania bankowego) W przypadku, gdy faktura została zapłacona: należy zapisać datę i kwotę płatności na liście elektronicznej. W przypadku, gdy zapłacona kwota odbiega od kwoty na fakturze, należy natychmiast poinformować o tym klienta! VI. Standardowe formularze Korzystanie z szablonów dla krajów docelowych

11 VII. Pozycje zaległe W przypadku braku płatności ważne jest dowiedzieć się, jaki jest powód niezapłacenia w celu przyjęcia najlepszej strategii Brak wpłaty Przeoczenie?Niezdolność?Wybór? Najlepszym sposobem rozegrania scenariusza, jaki firma ma przed sobą jest natychmiastowe "ściganie" zaległych faktur - szybki kontakt z klientem poprzez telefon lub e-mail

12 VII. Pozycje zaległe Gdy faktura jest zaległa, istnieją dwie opcje: Wysłanie formalnego zawiadomienia o braku płatności z określonym terminem płatności. W przypadku, gdy klient zmaga się z okresowo występującymi problemami (zakłóceniami w dysponowaniu środkami pieniężnymi) - alternatywne sposoby postępowania Podejmij negocjacje i osiągnij porozumienie w sprawie terminów płatności; Zaoferuj zniżkę za wcześniejszą płatność. Oferując te możliwości firma powinna wziąć pod uwagę: Jak cennym jest klient dla firmy; Jak bardzo przejściowy jest to problem; Jak środek ten może wpływać na działalność i wydajność własnej firmy. Oprocentowanie x100 Okres kredytowania - okres rabatu

13 A.Kompetencje techniczne B. Zarządzanie przepływem pracy C. Wymagania dotyczące oprogramowania D. Codzienna rachunkowość E. Nowa struktura kosztów 5. Zarządzanie wewnętrzne - Skuteczny monitoring płatności 13

14 C. Wymagania dotyczące oprogramowania Standardowy pakiet oprogramowania biurowego + oprogramowanie dostarczone przez bank D. Codzienna rachunkowość Przekazuj dane w regularnych odstępach czasu do doradcy podatkowego E. Nowa struktura kosztów Szczególnie w przypadku transakcji bankowych i firm logistycznych. Uwzględniane i odzwierciedlane w wewnętrznych obliczeniach.