Zasady zawierania umów oraz postępowanie z nieprawidłowościami w ramach MF EOG oraz NMF 2009 - 2014 Piotr Makuch Dyrektor Departamentu Kontroli Przedsięwzięć.

Prezentacja na temat: "Zasady zawierania umów oraz postępowanie z nieprawidłowościami w ramach MF EOG oraz NMF 2009 - 2014 Piotr Makuch Dyrektor Departamentu Kontroli Przedsięwzięć."— Zapis prezentacji:

1 Zasady zawierania umów oraz postępowanie z nieprawidłowościami w ramach MF EOG oraz NMF 2009 - 2014 Piotr Makuch Dyrektor Departamentu Kontroli Przedsięwzięć NFOŚiGW

2 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Plan prezentacji 1. Akty prawne i dokumenty regulujące tematykę zawierania umów oraz postępowania z nieprawidłowościami w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014. 2. Zasady zawierania umów w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014. 3. Nakładanie korekt finansowych. 4. Najczęściej występujące błędy przy zawieraniu umów z wykonawcami. 5. Postępowanie z nieprawidłowościami.

3 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Podstawowe akty prawne i dokumenty regulujące tematykę zawierania umów oraz postępowania z nieprawidłowościami w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn.) wraz z aktami wykonawczymi; 2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.); 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm); 4. Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009 – 2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009 – 2014, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; 5. Regulacje w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009 – 2014 przyjęte przez Komitet MF EOG; 6. Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009 – 2014 przyjęte przez norweskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych; 7. Umowy i porozumienia zawierane w sprawie realizacji programu.

4 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady zawierania umów w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014 Zgodnie z art. 7.16 Regulacji w sprawie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009 – 2014 oraz Regulacji w sprawie wdrażania NMF na lata 2009 – 2014: 1) Na każdym poziomie wdrażania programów i projektów należy przestrzegać krajowego i unijnego prawa zamówień publicznych; 2) Beneficjent, który uzyskuje dofinansowanie sięgające 50% lub więcej wydatków kwalifikowanych projektu w ramach MF EOG i NMF na lata 2009 – 2014, powinien przeprowadzić procedurę zamówienia publicznego dla tego projektu zgodnie z krajowym prawem zamówień publicznych tak, jak gdyby był on zamawiającym w rozumieniu art. 1 ust. 9 Dyrektywy 2004/18/WE w sprawie koordynacji procedur składania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi; 3) Postanowień pkt. 2 nie stosuje się do organizacji pozarządowych, chyba że kwota zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne określone dla zamówień publicznych;

5 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady zawierania umów w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014 (c.d.) 4) Jeśli zamówienia dokonywane w trakcie wdrażania programu są poniżej krajowych lub unijnych progów określonych dla zamówień publicznych lub poza zakresem stosowania prawa zamówień publicznych, przyznawanie takich zamówień oraz ich warunki muszą być zgodne z najlepszymi praktykami gospodarności, w tym odpowiedzialnością, muszą umożliwiać pełną i uczciwą konkurencję między potencjalnymi wykonawcami, np. w drodze skutecznego porównania cen oraz zapewnić optymalne wykorzystanie środków z MF EOG i NMF na lata 2009 – 2014; 5) Przy udzielaniu zamówień i realizacji umów należy przestrzegać najwyższych standardów etycznych. Operator Programu zapewni stosowanie odpowiednich i skutecznych środków w celu zapobiegania nielegalnym działaniom lub praktykom korupcyjnym. Nie można przyjmować żadnych ofert, prezentów, opłat lub korzyści jakiegokolwiek rodzaju, które są lub mogą być bezpośrednio potraktowane jako nielegalne praktyki lub próby przekupstwa, np. jako zachętę do przyznania lub wykonania zamówienia lub nagrodę za nie.

6 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady zawierania umów w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014 (zgodnie z treścią Porozumienia pomiędzy KPK a MŚ w sprawie realizacji Programu „Oszczędzanie energii i promowanie odnawialnych źródeł energii” w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014) 1. Zamówienia publiczne w ramach realizacji programu będą prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z art. 7.16 Regulacji; 2. Do zamówień publicznych w ramach programu będą stosowane Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie udzielania zamówień, dla których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009 – 2014 oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009 – 2014; 3. Przestrzeganie ww. zasad winno zostać zapewnione w umowach w sprawie projektu.

7 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady zawierania umów w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014 (c.d.) Wytyczne MIiR mają zastosowanie do: a) wszystkich zamówień udzielanych przez beneficjentów, którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych; b) zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp (30 tyś euro), udzielanych przez beneficjentów zobowiązanych do stosowania ww. ustawy, Przez beneficjenta rozumie się podmiot, który uzyskał dofinansowanie na realizację projektu, jak również beneficjenta pomocy technicznej oraz beneficjenta który uzyskał dofinansowanie w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej na szczeblu krajowym oraz Funduszu Współpracy Dwustronnej na poziomie programu. Kurs euro jest ustalany w przepisach wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (aktualnie - 4,2249 zł.).

8 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady zawierania umów w ramach MF EOG i NMF 2009 – 2014 (c.d.) Wytyczne MIiR nie mają zastosowania do: a) zamówień, do których nie stosuje się ustawy Pzp, z wyjątkiem zamówień, do których nie stosuje się ustawy Pzp na podstawie art. 4 pkt. 8 ww. ustawy; b) naboru ekspertów do oceny projektów, jeżeli nabór ten jest w sposób szczególny uregulowany w powszechnie obowiązujących przepisach prawa lub prowadzony jest z zachowaniem zasad konkurencyjności i jawności (np. konkurs); c) wydatków dokonywanych w ramach kwot ryczałtowych, określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, np. diety, koszty przejazdów i dojazdów, noclegi; d) zamówień, których przedmiotem jest rozpowszechnianie wyników przeprowadzonych badań naukowych i prac rozwojowych w formie publikacji naukowych, w szczególności w czasopismach lub książkach naukowych.

9 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Ogólne zasady wynikające z Wytycznych MIiR : 1. Beneficjent dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu, bez względu na wartość zamówienia, w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, jak również zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania i zasadą jawności. 2. Usługi, dostawy i roboty budowlane sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez beneficjenta. Beneficjent ustala, czy w przypadku zlecania usług, dostaw i robót budowlanych występuje jedno zamówienie, czy też odrębne zamówienia, biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: a) tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, dostawy i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu); b) tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie); c) tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę).

10 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady postępowania wynikające z Wytycznych MIiR: Wytyczne MIiR przewidują trzy procedury postępowania w zależności od wartości zamówienia: a) wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 tyś euro (dotyczy podmiotów nie zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp lub tzw. podmiotów sektorowych); b) wartość zamówienia przekracza 3.500 zł i jednocześnie nie przekracza kwoty 30 tyś euro; c) wartość zamówienia jest równa lub niższa niż 3.500 zł. Uwaga: czy wskazana suma 3.500 zł jest kwotą brutto lub netto jest uzależnione od statusu beneficjenta - w przypadku podmiotów będących podatnikami podatku od towaru i usług obowiązuje kwota 3.500 zł netto, w przypadku podmiotów nie będących podatnikami podatku od towaru i usług obowiązuje kwota 3.500 zł brutto.

11 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady postępowania dla zamówień powyżej 30 tyś euro: 1) wymóg upublicznienia przez beneficjenta zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, o ile posiada taką stronę. Jeżeli nie posiada własnej strony internetowej, to zobowiązany jest upublicznić zapytanie na stronie internetowej przeznaczonej do zamieszczania ogłoszeń albo w prasie ogólnopolskiej lub lokalnej w zależności od znaczenia zamówienia dla rynku ogólnopolskiego lub lokalnego. 2) Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien uwzględniać czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten powinien wynosić nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia zapytania ofertowego. Minimalny termin 7 dni kalendarzowych nie dotyczy zamówień niepriorytetowych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.

12 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady postępowania dla zamówień powyżej 30 tyś euro (c.d.): 3) W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a jedynym kryterium wyboru oferty jest cena, możliwe jest wysłanie zapytania ofertowego w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców bez konieczności upublicznienia zamówienia na stronie internetowej lub w prasie. 4) Beneficjent wysyła informację o wyniku postępowania do każdego wykonawcy, który złożył ofertę lub zamieszcza na stronie internetowej, na której ukazało się zapytanie ofertowe.

13 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady postępowania dla zamówień których wartość przekracza 3.500 zł i jednocześnie nie przekracza kwoty 30 tyś euro: 1) Beneficjent ma obowiązek upublicznienia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia. 2) Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty powinien uwzględniać czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty. 3) Kryteriami oceny ofert może być cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy. 4) Zapytanie ofertowe można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, a w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a jedynym kryterium wyboru oferty jest cena, możliwe jest uzyskanie informacji o ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy zawierającą informacje handlowe lub poprzez bezpośredni kontakt z wykonawcą.

14 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Okoliczności dopuszczające możliwość odstąpienia od zasad postępowania w przypadku zamówień, których wartość przekracza 3.500 zł.: a) indywidualne formy podnoszenia kwalifikacji (szkolenia indywidualne, studia itp.) – nie dotyczy to jednak szkoleń zorganizowanych w całości na zlecenie beneficjenta; b) usługi restauracyjne o wartości do 5 000 zł netto, które są uzasadnione potrzebą odpowiedniego przyjęcia delegacji wysokiego szczebla; c) zamówienia udzielane w częściach, w których w dwóch dotychczas prowadzonych postępowaniach zgodnie z ustawą Pzp (w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego), nie otrzymano żadnej ważnej oferty w danej części i konieczne jest powtórzenie postępowania w jednej z części, jednakże ze względu na wartość części zamówienia ww. ustawy nie stosuje się; d) wystąpienia przesłanek, określonych w ustawie Pzp, uzasadniających zastosowanie trybu z wolnej ręki.

15 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady postępowania dla zamówień o wartości równej lub niższej niż 3.500 zł : 1) Beneficjent dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu, w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, jak również zgodnie z zasadami konkurencyjności, równego traktowania i zasadą jawności. 2) Beneficjent nie ma obowiązku dokumentowania procedury udzielenia zamówienia.

16 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Wymóg udokumentowania procedury udzielenia zamówienia (dot. zamówień o wartości przekraczającej 3.500 zł.) - sporządzenie notatki zawierającej co najmniej: 1) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez beneficjenta lub informację, do jakich co najmniej trzech potencjalnych wykonawców beneficjent wysłał zapytanie ofertowe albo informację o wystąpieniu okoliczności uzasadniających odstąpienie od obowiązujących zasad postępowania wraz z uzasadnieniem; 2) wykaz ofert, które wpłynęły do beneficjenta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe; 3) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru; jeżeli nie została wybrana oferta z najniższą ceną, beneficjent jest zobowiązany wskazać wszystkie okoliczności, które miały wpływ na wybór danej oferty; 4) datę sporządzenia notatki i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej przez niego do podejmowania czynności w jego imieniu.

17 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Ponadto notatka dokumentująca procedurę udzielenia zamówienia winna zawierać następujące załączniki: a) potwierdzenie udokumentowania publikacji zapytania na stronie internetowej (np. druk zrzutu ekranu) lub w prasie, o ile zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej lub w prasie; b) złożone oferty lub wydruk ze strony internetowej wykonawcy, chyba że oferty zostały uzyskane w drodze zapytania telefonicznego lub bezpośrednio; c) oświadczenie/oświadczenia, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Wytycznych, osób wykonujących w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, o braku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych. W przypadku wystąpienia jednak takich okoliczności należy złożyć informację potwierdzającą ich wystąpienie wraz ze wskazaniem osób, których one dotyczą.

18 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Pozostałe wymagania wynikające z Wytycznych: 1) W przypadku gdy beneficjent pomimo zamieszczenia zapytania ofertowego na własnej stronie internetowej, w prasie lub wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz powtórzyć prowadzoną procedurę. Jeżeli w wyniku tego powtórzenia procedury beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, można zawrzeć umowę, np. z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę, lub po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą. 2) W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą, o ile zostało to przewidziane w zapytaniu ofertowym. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie procedury wyboru wykonawcy. Wartością zamówienia jest wartość zamówienia podstawowego oraz zamówienia uzupełniającego.

19 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Pozostałe wymagania wynikające z Wytycznych (c.d.): 3) W sytuacji gdy poszczególne zapisy regulacji wewnętrznych beneficjenta dotyczące udzielania zamówień są bardziej restrykcyjne, niż zapisy Wytycznych, należy stosować wewnętrzne regulacje beneficjenta. W pozostałych przypadkach beneficjent jest zobligowany przestrzegać Wytycznych. 4) W przypadku naruszenia przez beneficjenta Wytycznych podmiot będący stroną umowy lub inny uprawniony organ kontrolny ma prawo zastosować odpowiednio „Wytyczne dotyczące określania korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych” (COCOF/07/0037/03), stanowiące załącznik nr 2 do Wytycznych, wyłącznie w zakresie dotyczącym określenia wysokości kwoty korekty.

20 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Nakładanie korekt finansowych 1) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości należy dokonać wyceny szkody; 2) Szkoda winna, o ile to możliwe, odzwierciedlać rzeczywistą stratę poniesioną przez budżet ; 3) Instytucje zaangażowane we wdrażanie MF EOG i NMF zobowiązane są do niezwłocznego podjęcia działań celem odzyskania od beneficjenta niewłaściwie lub nienależnie wypłaconych kwot wraz z należytymi odsetkami; 4) W przypadku beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową, kwoty korekt finansowych nakładanych na projekt uznaje się za wydatki niekwalifikowane (kwoty korekt uwzględniane są przez beneficjenta w kolejnym wniosku o płatność); 5) Wytyczne nie wskazują wprost metody ustalania wysokości szkody. W przypadku środków unijnych stosowane są: metoda konkretyzacji szkody i metoda wskaźnikowa.

21 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Metody ustalenia wysokości szkody Metoda konkretyzacji szkody – ustalenie wysokości szkody następuje na podstawie analizy dokumentacji i ma na celu indywidualne oszacowanie rozmiaru szkody spowodowanej ujawnionym naruszeniem. W przypadku naruszeń procedur zawierania umów metoda niniejsza kładzie nacisk na faktyczny wpływ nieprawidłowości na wynik procedury i w niewystarczający stopniu może uwzględniać skutek odstraszający w stosunku do potencjalnych oferentów. Dlatego też należy stosować tę metodę tylko w wyjątkowych sytuacjach, gdy nie występują nieprawidłowości, które mogłyby utrudniać lub uniemożliwiać oferentom uczestnictwo w procedurze udzielania zamówienia.

22 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Metody ustalenia wysokości szkody: (c.d.): Metoda wskaźnikowa - stosowana gdy dokładne obliczenie kwoty nieprawidłowości nie jest możliwe (np. szkoda związana z naruszeniem jest pośrednia lub rozproszona, a zatem trudna do oszacowania) bądź zastosowanie metody konkretyzacji nie jest możliwe (np.: trudność w ocenie wpływu na cenę wybranej oferty faktu braku publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i wynikającego z tego mniejszego zainteresowania zamówieniem potencjalnych wykonawców). Wartość korekty = Wk x K% x D% Wk – faktycznie poniesione wydatki kwalifikowane w ramach kontraktu, K% - procentowa stawka korekty wynikająca, np. z Taryfikatora, D% – procentowa stopa dofinansowania rozumiana jako określona w umowie o dofinansowanie stopa dofinansowania za środków publicznych, a zatem zarówno unijnych, jak i krajowych.

23 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Zasady postępowania przy ustalaniu stawki korekty 1) Wskaźniki procentowe stawek korekt zawierają tabele wskazane w Wytycznych dotyczących określania korekt finansowych dla wydatków współfinansowanych z funduszy strukturalnych oraz Funduszu Spójności w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych” (COCOF/07/0037/03); 2) Wskaźniki te należy traktować jako zalecane maksymalne stawki korekt, które mogą ulec obniżeniu, o ile zaistnieją okoliczności za tym przemawiające; 3) W przypadku wykrycia w postępowaniu dwóch lub większej liczby przypadków naruszeń, należy zastosować stawkę korekty o największej wartości procentowej (stawek korekt na jednym kontrakcie nie sumuje się); 4) Co do zasady nie należy nakładać korekt w związku z naruszeniami, które mają wyłącznie charakter formalny i nie wywołują żadnej, nawet potencjalnej szkody.

24 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Problemy, na które należy zwrócić uwagę przy przygotowaniu i prowadzeniu procedury o udzielenie zamówienia 1) Właściwe, zgodne z Pzp i Wytycznymi, przygotowanie dokumentów przetargowych, zwłaszcza : a) prawidłowy opis przedmiotu zamówienia; b) opis warunków udziału w postępowaniu zapewniający uczciwą konkurencje i równe traktowanie wykonawców; c) jednoznaczny i wyczerpujący opis oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu; d) właściwy opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, z podaniem ich znaczenia i sposobu oceny ofert; e) ogłoszenie o zamówieniu (jeśli wymagane) – przygotowane zgodnie z obowiązującym wzorem i zawierające informacje zgodne z treścią pozostałych dokumentów przetargowych.

25 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Problemy, na które należy zwrócić uwagę przy przygotowaniu i prowadzeniu procedury o udzielenie zamówienia (c.d.) 2) Zachowanie przy prowadzeniu procedury udzielania zamówienia podstawowych zasad wynikających z Pzp (lub Wytycznych): a) jawności (art. 8 ust.1, art. 96 ust.3, art. 139 ust.3); b) uczciwej konkurencji (art. 7 ust.1); c) równego traktowania wykonawców (art. 7 ust.1); d) bezstronności (art. 7 ust.2, art. 17); e) pisemności (art. 9 ust.1).

26 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Problemy, na które należy zwrócić uwagę przy przygotowaniu i prowadzeniu procedury o udzielenie zamówienia (c.d.) 3) Prawidłowa, zgodna z Pzp (lub Wytycznymi), realizacja umowy z wybranym wykonawcą, w tym: a) przestrzeganie by zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy był zgodny z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie; b) dokonywanie zmian postanowień umowy jedynie w przypadkach, o których mowa w art. 144 Pzp; c) zachowywanie przesłanek udzielenia zamówienia dodatkowego lub uzupełniającego.

27 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Najczęściej popełniane błędy w zakresie formułowania warunków udziału w postępowaniu (dot. Pzp) 1) Brak określenia warunków udziału w postępowaniu przy jednoczesnym żądaniu dokumentów na ich potwierdzenie; 2) Sformułowanie warunków w sposób nieprecyzyjny lub niejednoznaczny i doprecyzowanie ich już po złożeniu ofert; 3) Określenie warunków nadmiernych lub nieuzasadnionych z punktu widzenia przedmiotu zamówienia; 4) Nieprawidłowe formułowanie wymagań dot. konsorcjum, np. nieuprawnione żądanie uprawnień do prowadzenia działalności od wszystkich członków konsorcjum (wyjątek - wszystkie aspekty objęte przedmiotem zamówienia wymagają uprawnień); 5) Nadmierne wymagania dot. personelu wykonawcy; 6) Brak wskazania dokumentów, jakie winny być złożone na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu;

28 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Najczęściej popełniane błędy w zakresie formułowania warunków udziału w postępowaniu (dot. Pzp) – c.d. 7) Brak określenia dokumentów jakie powinni złożyć wykonawcy zagraniczni; 8) Brak spójności ogłoszenia oraz treści SIWZ (brak analogicznego wskazania wszystkich istotnych informacji w obu dokumentach, np. terminu realizacji, warunków udziału, informacji o przewidywanych zamówieniach uzupełniających); 9) Dopuszczenie możliwości legitymowania się zamówieniami będącymi w trakcie realizacji (chodzi o roboty budowlane); 10) Wymaganie osiągnięcia zysku jako wyłącznego wskaźnika zdolności finansowej; 11) Ustalenie wymagań formalnych dla przedkładanych referencji; 12) Żądanie dokumentów nieuprawnionych (oświadczenie w spr. wizji lokalnej, wymagania szczegółowe co do referencji); 13) Zmiana warunków udziału w postępowaniu bez przedłużenia terminu składania ofert.

29 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Najczęściej popełniane błędy w zakresie opisu przedmiotu zamówienia (dot. Pzp) 1) Niekompletność opisu przedmiotu zamówienia (brak dokumentacji projektowej); 2) Niedostatecznie precyzyjny opis niepozwalający na rzetelne ustalenie zakresu zamówienia i ceny oferty; 3) Dokonanie opisu wskazującego nazwę produktu/markę/typ/producenta bez jednoczesnego dopuszczenia możliwości stosowania rozwiązań równoważnych; 4) Dopuszczenie rozwiązań równoważnych bez wskazania dostatecznie dokładnych określeń owej równoważności (brak parametrów lub wskazanie na taki zakres parametrów, które sugerują dopuszczenie konkretnego produktu); 5) Opis przedmiotu zamówienia wskazujący na konkretny produkt (mimo braku wskazania nazwy tego produktu); 6) Rozbieżność w opisie przedmiotu zamówienia w różnych dokumentach składających się na SIWZ; 7) Niezgodność projektu technicznego z przedmiarem robót bez jednoczesnego określenia zasad wyceny elementów nie ujętych w przedmiarze.

30 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Naruszenia stwierdzone w toku kontroli zmian w umowach i zamówień udzielanych w trybach niekonkurencyjnych 1) Brak zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia i nie przygotowanie protokołu postępowania; 2) Dokonanie zmiany w umowie mimo braku przewidzenia takiej możliwości w treści SIWZ lub ogłoszeniu o zamówieniu albo mimo nieokreślenia szczegółowych warunków dokonania takiej zmiany (np. zmiana terminu, sposobu wykonania, wynagrodzenia); 3) Odwoływanie się w uzasadnieniu do dokonanej zmiany do standardowych (niezmienionych) klauzul warunków FIDIC, które nie odpowiadają zakresowi wprowadzanych zmian; 4) Uzasadnianie zmiany umowy nieprzewidywalnymi warunkami atmosferycznymi bez ich szczegółowego opisania (np. wskazanie na mróz lub opady śniegu w okresie zimowym); 5) Zmniejszenie zakresu zamówienia bez odpowiedniego obniżenia wartości kontraktu w tym zakresie.

31 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej  ram prawnych MF EOG oraz NMF na lata 2009-2014, tj.  Umowa pomiędzy Królestwem Norwegii a UE w sprawie NMF na lata 2009-2014,  Umowa pomiędzy Królestwem Norwegii a UE, Islandią, Księstwem Liechtensteinu w sprawie Mechanizmu Finansowego EOG na lata 2009-2014,  Regulacje w sprawie wdrażania NMF na lata 2009-2014 przyjęte przez norweskie MSZ (NMSZ) zgodnie z art. 8.8 Umowy pomiędzy Królestwem Norwegii a UE w sprawie NMF na lata 2009-2014,  Regulacje w sprawie wdrażania MF EOG na lata 2009-2014 przyjęte przez Komitet MF EOG,  Memorandum of Understanding w sprawie wdrażania MF EOG i NMF na lata 2009-2014 zawartymi pomiędzy Państwami-Darczyńcami a Państwem- Beneficjentem,  Umowy w sprawie programu  Wszelkie wytyczne przyjęte przez NMSZ po konsultacji z Państwami - Beneficjentami  wszelkich przepisów prawa Unii Europejskiej; lub  wszelkich przepisów prawa krajowego Państwa-Beneficjenta które wpływa na lub narusza którykolwiek etap wdrażania MF EOG lub NMF na lata 2009-2014 w Państwie-Beneficjencie, a w szczególności, ale nie wyłącznie wdrażanie i/lub budżet dowolnego programu, projektu lub innych działań finansowanych z MF EOG lub NMF, np. poprzez nieuzasadnione lub nieproporcjonalne wydatki bądź zmniejszenie lub utratę dochodów w ramach programu i/lub projektu. Definicja nieprawidłowości Nieprawidłowość oznacza naruszenie:

32 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Korekty finansowe Regulacje w sprawie wdrażania (…) zobowiązują Polskę i Operatora Programu (Ministerstwo Środowiska) aby wszelkie podejrzewane lub faktyczne przypadki nieprawidłowości były badane szybko i skutecznie oraz prawidłowo usuwane, włączając w to odpowiednie korekty finansowe. Na podstawie art. 207 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm) (ufp) Operator Programu zobowiązany jest do niezwłocznego podjęcia działań w celu odzyskania od beneficjenta: o kwot wykorzystanych niezgodnie z ich przeznaczeniem, o z naruszeniem procedur obowiązujących przy ich wydatkowaniu czy o pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości wraz z należnymi odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Ww. działania obejmują w szczególności wezwanie beneficjenta do zwrotu środków lub wyrażenia zgody na pomniejszenie kwoty do zwrotu z kolejnego zlecenia płatności (art. 207 ust. 8 ufp). W przypadku niedochowania wskazanego na zwrot terminu, właściwa instytucja po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego wyda decyzję określającą kwotę do zwrotu (art.207 ust.9 ufp).

33 Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Dziękuję za uwagę