DATA BASE MS ACCESS. 2 Info Microsoft Access jest programem baz danych. Microsoft Access nie jest, jak często się mylnie uważa, bazą danych, lecz systemem.

Prezentacja na temat: "DATA BASE MS ACCESS. 2 Info Microsoft Access jest programem baz danych. Microsoft Access nie jest, jak często się mylnie uważa, bazą danych, lecz systemem."— Zapis prezentacji:

1 DATA BASE MS ACCESS

2 2 Info Microsoft Access jest programem baz danych. Microsoft Access nie jest, jak często się mylnie uważa, bazą danych, lecz systemem zarządzającym bazą danych (DBMS – Database Managment System), za pomocą którego można tworzyć i administrować bazy danych. Access należy przy tym do systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych. Oznacza to, że poszczególne tabele mogą być ze sobą powiązane. Za pomocą programu Microsoft Access można zarządzać wszystkimi niezbędnymi informacjami używając jednego pliku bazy danych. W pliku takim można dzielić dane na odrębne części zwane tabelami. Za pomocą formularzy elektronicznych można oglądać, dodawać i aktualizować dane w tabelach; Za pomocą kwerend można znajdować i pobierać tylko te dane, które są aktualnie niezbędne; Za pomocą raportów można analizować i drukować dane w określonym przez siebie układzie. Pomimo tego że wszystkie obiekty bazy danych znajdują się w jednym pliku istnieje możliwość importowania/eksportowania pojedynczych tabel. Najlepiej jest przechowywać dane tworząc po jednej tabeli dla każdego typu informacji, które mają być analizowane. Dane z różnych tabel można później łączyć razem w kwerendach, formularzach lub raportach – należy w tym celu zdefiniować relacje między tabelami.

3 3 Tabele Tabela jest zbiorem danych dotyczących określonego tematu na przykład: produktu i dostawcy. Używanie oddzielnych tabel dla każdego tematu eliminuje duplikowanie danych co czyni przechowywanie danych bardziej efektywnym i eliminuje błędy wprowadzania danych. Tabele organizują dane w kolumnach (zwanych polami) i w wierszach (zwanych rekordami).

4 4 Formularze Formularze można używać w wielu zastosowaniach. Większość informacji zawartych pochodzi z odpowiedniego źródła rekordów. Pozostałe informacje przechowywane są w projekcie formularza.

5 5 Kwerendy Kwerend można używać do wyświetlania, zmiany i analizy danych. Można ich też używać jako źródła rekordów dla formularzy i raportów. Większość informacji zawartych w raporcie pochodzi z odpowiedniego źródła rekordów: tabeli, kwerendy lub wyrażenia SQL. Pozostałe informacje są przechowywane w projekcie raportu.

6 6 Raporty Raport jest wygodnym sposobem prezentacji danych w postaci wydrukowanej. Użytkownik ma pełną kontrolę nad rozmiarem i wyglądem wszystkich elementów raportu, dzięki czemu może wyświetlać dane w żądany sposób.

7 7 Makra Makro jest akcją lub zestawem akcji, z których każda wykonuje określoną operację, taką jak otwarcie formularza lub wydrukowanie raportu. Makra pomagają zautomatyzować często wykonywane zadania. Można na przykład uruchamiać makro drukujące raport, gdy użytkownik klika przycisk polecenia.

8 8 Moduły Moduł jest zbiorem deklaracji i procedur języka Visual Basic for Applications przechowywanych razem jako jedna całość. Istnieją dwa podstawowe typy modułów: moduły klas i moduły standardowe. Każda procedura w module może być procedurą typu Function lub procedurą typu Sub. Moduły klasy Moduły formularzy i moduły raportów są modułami klasy związanymi z określonym formularzem lub raportem. Moduły formularza i raportu często zawierają procedury zdarzeń, które są uruchamiane w odpowiedzi na zdarzenie formularza lub raportu. Procedur zdarzeń można używać do sterowania działaniem formularzy i raportów oraz ich odpowiedziami na akcje użytkownika, takie jak np. kliknięcie przycisku polecenia. Moduły standardowe Moduły standardowe zawierają ogólne procedury, które nie są związane z żadnym innym obiektem, oraz często używane procedury, które można uruchamiać z dowolnego miejsca w bazie danych

9 9 Procedury Procedura jest jednostką kodu języka Visual Basic for Applications. Procedura zawiera szereg instrukcji i metod, które wykonują określone operacje lub służą do obliczania wartości. Na przykład następująca procedura zdarzenia używa metody OpenForm do otwarcia formularza "Orders": Private Sub OpenOrders_Click() DoCmd.OpenForm "Orders" End Sub Istnieją dwa rodzaje procedur: Procedury typu Sub wykonują operację lub serię operacji, lecz nie zwracają żadnej wartości. Można tworzyć własne procedury Sub lub wykorzystywać szablony procedur zdarzeń zdefiniowane w programie Microsoft Access. Każdy formularz i raport w bazie danych posiada wbudowany moduł formularza lub moduł raportu, który zawiera szablony procedur. Można dodać kod uruchamiany w odpowiedzi na zdarzenia występujące w formularzu, raporcie lub formantach formularza czy raportu. Kiedy program Microsoft Access rozpoznaje wystąpienie zdarzenia w formularzu, raporcie lub formancie, automatycznie uruchamia procedurę obsługi zdarzenia dla danego obiektu lub zdarzenia. Można na przykład napisać procedurę ustawiającą kursor w polu tekstowym "Nazwisko żony/męża" uruchamianą w momencie zaznaczenia przez użytkownika pola wyboru "Żonaty/zamężna".formantach Wskazówka Wiele kreatorów (na przykład Kreator przycisków poleceń) tworzących obiekty tworzy również procedury zdarzeń dla tych obiektów. Zapoznanie się z tymi procedurami zdarzeń ułatwia zrozumienie sposobu działania procedur.

10 10 Procedury c.d. Procedury typu Function (często zwane po prostu funkcjami) są to takie procedury, które zwracają jakąś wartość, na przykład wynik obliczenia. Język Visual Basic zawiera wiele wbudowanych funkcji. Na przykład funkcja Now zwraca bieżącą datę i godzinę. Istnieje również możliwość tworzenia własnych funkcji niestandardowych. Ponieważ funkcje zwracają wartości, są używane w wyrażeniach. Wyrażenia zawierające funkcje są często wykorzystywane w programie Microsoft Access, na przykład w instrukcjach i metodach języka Visual Basic, w wielu ustawieniach właściwości czy w wyrażeniach kryteriów w filtrach i kwerendach. Oto przykładowa procedura typu Function, FirstOfNextMonth, która zwraca datę pierwszego dnia kolejnego miesiąca (po dacie bieżącej): Function FirstOfNextMonth() FirstOfNextMonth = _ DateSerial(Year(Now), Month(Now) + 1, 1) End Function Ta funkcja niestandardowa składa się z jednej instrukcji przypisującej wyniki wyrażenia (po prawej stronie znaku równości [=]) nawie funkcji FirstOfNextMonth (po lewej stronie znaku równości). Wynik jest obliczany za pomocą wbudowanych funkcji języka Visual Basic: DateSerial, Year, Now i Month. Po utworzeniu tej funkcji, można jej używać w dowolnych wyrażeniach w programie Microsoft Access. Na przykład, aby określić datę pierwszego dnia kolejnego miesiąca jako wartość domyślną dla pola tekstowego, w arkuszu właściwości należy ustawić właściwość DefaultValue pola tekstowego w następujący sposób: =FirstOfNextMonth()

11 11 Relacja jeden-do-jednego Charakteryzuje się tym, że dla każdej instancji jednej z dwóch encji istnieje dokładnie jedna instancja drugiej encji pozostająca z nią w równoważnym związku Np. czek i opłata ( opłata jest realizowana za pomocą jednego czeku i za pomocą jedego czeku można zrealizować tylko jedną opłatę). Ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania części tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej. Na przykład, można by utworzyć tabelę do wyszukiwania pracowników uczestniczących w rozgrywkach piłkarskich.

12 12 Relacja jeden-do-jednego

13 13 Relacja jeden-do-wielu Charakteryzuje się tym,że dla każdej instancji jednej encji istnieje wiele instancji drugiej encji pozostającej z nią w rozważanym związku. Relacja jeden-do-wielu jest realizowana poprzez utworzenie atrybutu w encji po stronie wiele aby umieścić w nim klucz encji znajdującej się po stronie jeden. Tak utworzony atrybut encji po stronie wiele nosi nazwę klucza obcego ponieważ jest on głównym kluczem w innej tabeli. Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji

14 14 Relacja jeden-do-wielu

15 15 Relacja wiele-do-wielu W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól - kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest definiowana jako dwie relacje jeden-do-wielu z trzecią tabelą. Na przykład, tabele "Zamówienia" i "Produkty" są powiązane relacją wiele- do-wielu zdefiniowaną przez utworzenie dwóch relacji jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień".

16 16 Relacja wiele-do-wielu

17 17 Budowanie aplikacji Definiowanie struktury danych: –definiowanie tablic (struktura, typy danych, klucz główny, ograniczenia, indeksy); –określenie relacji (więzów integralności); –wprowadzenie danych testowych. Wykonanie formularzy: –zaprojektowanie zapytania na którym będzie oparty formularz; –wykonanie graficznego układu formularza; –dodatkowe oprogramowanie formularza. Wykonanie raportów: –zaprojektowanie zapytania dla raportu; –wykonanie graficznego układu raportu; –określenie sortowania i grupowania; –dodatkowe oprogramowanie raportu. Wykonanie formularzy i sekcji sterujących (przyciski). Dodatkowe oprogramowanie aplikacji. Większość etapów można przyspieszyć wykorzystując kreatory, a potem dopracowując utworzone obiekty.

18 18 Formularze Wykonanie formularza tworzenie formularza zdefiniowanie zapytania użycie kreatora formularzy modyfikacja typów pól i wyglądu formularza modyfikacja własności formularza i pól utworzenie przycisków funkcyjnych (z użyciem kreatora formantów) oprogramowanie zdarzeń formularza Dostępne obiekty na formularzach: etykiety pola tekstowe linie itp. grupy opcji i przycisków pola kombi, listy, wyboru obiekty OLE stałe, powiązane podformularze wykresy Inne: kalendarz itp.

19 19 Formularze c.d. Najważniejsze własności: formularza –Dane: źródło rekordów –Wygląd: widok domyślny –Inne: edycja dozwolona, usuwanie dozwolone, dodawanie dozwolone, modalny pól –Dane: źródło formantu (może być wyrażenie - obliczenia automatyczne), wartość domyślna, reguła poprawności, komunikat o błędzie –Wygląd: widoczny,kiedy wyświetlać,własności określające czcionkę, justowanie, kolory i obramowanie –Inne: nazwa,indeks kolejności dostępu, zatrzymanie przechodzenia

20 20 Raporty Wykonanie raportu - Tworzenie raportu: zdefiniowanie zapytania użycie kreatora raportów utworzenie/modyfikacja grupowania i sortowania modyfikacja wyglądu raportu modyfikacja własności raportu i pól oprogramowanie zdarzeń raportu Części raportu: nagłówek i stopka raportu nagłówek i stopka strony nagłówek i stopka grupy Grupy i sortowanie: dane podzielone wg hierarchii grup sortowanie określone w ramach każdej grupy (nie obowiązuje sortowanie z zapytania!)

21 21 Raporty c.d. Najważniejsze własności: raportu –Dane: źródło rekordów –Wygląd: stopka strony, nagłówek strony (określa, czy nagłówki na wszystkich stronach) sekcji –Wygląd: wymuszaj nową stronę, nowy wiersz lub kolumna, trzymaj razem, można pomniejszać pól –Dane: źródło rekordów (może być wyrażenie - obliczenia automatyczne), format, suma bieżąca –Wygląd: ukryj duplikaty, można pomniejszać, można powiększać, własności określające czcionkę, justowanie, kolory i obramowanie –Inne: nazwa

22 22 Raporty c.d. Możliwości formatowania raportu: wydruk wielokolumnowy (np. etykiety) zmiana strony/kolumny przed/po grupie, utrzymywanie grupy razem pola sumacyjne (np. do numerowania pozycji) pola bez powtórzeń pola rozciągliwe Inne możliwości raportów: zastosowanie podraportów (subreports) eksport w formacie RTF (tylko raporty bez podraportów) przesyłanie pocztą MS Mail i faksem umieszczanie grafiki na raportach i formularzach: –elementy stałe –rysunki z bazy –wykresy MS Graph

23 23 Zalety i wady DB Zalety: Obsługa bazy danych: niezłe możliwości dla niewielkiej bazy - możliwość definiowania zasad integralności danych (uwzględnianie tylko tych wierszy w których sprzęgane pola obu tabel są równe, uwzględnianie wszystkich rekordów z jednej tabeli i tylko tych rekordów z tabeli drugiej dla której związane pola są równe i odwrotnie (złączenie lewostronne/prawostronne)); Kasowanie kaskadowe powiązanych rekordów, rozbudowane typy danych Automatyzacja pracy: bardzo duże możliwości wykorzystania programów automatyzujących projektowanie (kreatorów) Ekonomia: świetny stosunek wydajności do ceny. Wady: Obsługa bazy danych: brak prawdziwych transakcji, ograniczenia wielkości bazy, niedoskonały wielodostęp; Niedoskonała autoryzacja dostępu; Projektowanie aplikacji: trudności w oddzieleniu kodu aplikacji od danych.

24 24 Projekt Cel i wymagania systemu informatycznego System wstępnie nazwany REKRUTACJA Głównym jego celem jest rejestracja i wyszukiwanie w sposób efektywny i wygodny zgłoszeń kandydatów do pracy w firmie.

25 25 Projekt Zadania stawiane przed systemem 1. Umożliwienie gromadzenia danych o kandydatach System pozwoli na wprowadzanie nowych zgłoszeń i kandydatów oraz łatwe uzupełnianie, zmianę i usuwanie tych danych. 2. Przeglądanie danych o kandydatach 3. Wyszukiwanie zgłoszeń i kandydatów spełniających określone kryteria System umożliwi wyszukiwanie kandydatów według różnorodnych kryteriów: - Numeru oferty - Daty oferty - Stanowiska - Działu - Lokalizacji - Nazwiska - Płci - Stanu cywilnego - Znajomości języków obcych - Znajomości programów komputerowych - Stosunku do służby wojskowej Możliwa jest dowolna kombinacja tych kryteriów. 4. Generowanie raportów dotyczących rekrutacji pracowników

26 26 Projekt Projekt implementacji systemu Wybór narzędzia programowania Baza danych zostanie stworzona za pomocą MS Access, narzędzia umożliwiającego w sposób niezwykle łatwy i szybki stworzenie aplikacji. Dane wprowadzane do systemu

27 27 Projekt System umożliwi wprowadzanie następujących danych dotyczących kandydata: Dane osobowe i adresowe: - Rok urodzenia - Ukończone szkoły - Doświadczenie zawodowe - Znajomość języków obcych - Znajomość programów komputerowych - Płeć - Prawo jazdy - Stosunek do służby wojskowej - Stan cywilny - Zdjęcie Dane dotyczące zgłoszenia: - Numer zgłoszenia - Data przyjęcia zgłoszenia - Stanowisko o jakie się ubiega kandydat - Lokalizacja miejsca pracy - Dział w którym kandydat chce pracować Dane biblioteki: - Języki obce - Programy komputerowe - Stanowiska - Lokalizacje - Działy

28 28 Tabele

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38 Projekt bazy danych Zaprojektować bazę danych złożoną z 5 tabel. Wykonać dwa raporty Wykonać dwa formularze Napisać dwa zapytania (kwerendy) Wypełnić tabele minimum 10 rekordami