Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach.

Prezentacja na temat: "Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach."— Zapis prezentacji:

1 Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL

2 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile: są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu, są efektywne i racjonalne tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych zostały faktycznie poniesione, są udokumentowane (poza kosztami pośrednimi rozliczanymi ryczałtem), zostały przewidziane w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu w ramach PO KL, są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych, są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych

3 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Wydatek faktycznie poniesiony to wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego. Wyjątki od powyższej reguły stanowią zwłaszcza: -Wkład niepieniężny -Wkład w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią na rzecz uczestników danego projektu -Wydatki rozliczane ryczałtem -Koszty amortyzacji -Rozliczenia dokonywanie na podstawie wewnętrznej noty księgowej

4 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Dowody poniesienia wydatków: -Przelew (opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty -Gotówka (faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej ze wskazaniem, że zapłacono gotówką -Wkład niepieniężny, amortyzacja (pozwalające na identyfikację sposobu wyliczenia oraz wskazujące wysokość)

5 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: a) w przypadku wydatków pieniężnych: - dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku bankowego podmiot ponoszącego wydatek; - dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności – datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu; - dokonanych gotówką – datę faktycznego dokonania płatności; b) w przypadku wkładu niepieniężnego – datę faktycznego wniesienia wkładu.

6 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych – wspólnotowych lub krajowych, w szczególności: -Zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach POKL lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności -Zrefundowanie podatku VAT w ramach POKL, a następnie odzyskanie go ze środków budżetu państwa -Zakupienie środka trwałego z udziałem środków krajowych otrzymanych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach POKL -Rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich i pośrednich

7 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu Beneficjent stosuje: a)Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo Zamówień Publicznych oraz Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS, stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych b)Zasadę konkurencyjności – dotyczy wszystkich podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania Ustawy PZP

8 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zasada konkurencyjności -Dotyczy wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto -Nie stosuje się jej do: a)Zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający b)Zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny - Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnych Słowniku Zamówień (CPV)

9 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zasada konkurencyjności - procedura -Wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile istnieją na rynku -Zamieszczenie zapytania na własnej stronie internetowej, o ile ją posiada, oraz w siedzibie -Zapytanie ofertowe musi zawierać co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oraz termin składania ofert (min. 7 dni) -W przypadku otrzymania jednej oferty zasadę uważa się za spełnioną -Wybór najkorzystniejszej oferty następuje w oparciu o kryteria zamieszczone w zapytaniu -Kryteria oceny mogą określać wymagania dot. zatrudnienia osób niepełnosprawnych, bezrobotnych. Można także zawęzić możliwość składania oferty do podmiotów ekonomii społecznej

10 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zasada konkurencyjności - procedura -Wybór oferty jest dokumentowany protokołem do którego załączane są zebrane oferty -Protokół musi zawierać co najmniej: a)Informację do jakich potencjalnych wykonawców wysłano zapytanie lub informację że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców b)Informację o sposobie upublicznienia zapytania c)Wykaz ofert, które wpłynęły d)Wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem e)Datę sporządzenia i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji - W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia do wysokości 50% jego wartości.

11 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zasada efektywnego zarządzania finansami -W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto (dotyczy pojedynczego zakupu), Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej, przy czym nie dotyczy do zakupów podlegających PZP lub zasadzie konkurencyjności -Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile istnieje trzech -Dla towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe, dokonuje się wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności -Opis towaru lub usługi musi uwzględniać wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę -Przebieg procesu rozeznania rynku musi być dokumentowany

12 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Reguła proporcjonalności -Dotyczy rozliczania projektów pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku -W przypadku niespełnienia kryterium dostępu – uznaje się wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne - w przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków dotychczas rozliczonych może być proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza obniżenie kwoty dofinansowania projektu określonej w umowie (odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane). Zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z danym zadaniem merytorycznym oraz kosztów zarządzania i kosztów pośrednich

13 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Reguła proporcjonalności -Weryfikowana jest przez podmiot będący stroną umowy na zakończenie realizacji projektu (końcowy wniosek o płatność) -Jest stosowana gdy nieosiągnięcie kryteriów lub celów wynika z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta. Bierze się pod uwagę: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta, ale również opóźnienia ze strony podmiotu będącego stroną umowy -Jest możliwość odstąpienia od zastosowania reguły lub obniżenia wysokości środków jej podlegających, jeżeli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń -Reguła nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej

14 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Przychód i trwałość projektu -Istnieje obowiązek wykazania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu. Powinien być on obliczany na podstawie wartości sprzedaży towarów i usług oraz wartości wniesionych opłat wpisowych lub równoznacznych opłat odniesionych proporcjonalnie do stopnia w jakim realizowany projekt przyczynił się do ich osiągnięcia -Beneficjent jest zobowiązany jest do zachowania trwałości rezultatów projektu, o ile tak przewiduje wniosek o dofinansowanie projektu.

15 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zasięg terytorialny kwalifikowania wydatków: 1. Projekty w ramach POKL są realizowane wyłącznie na terytorium kraju, z zastrzeżeniem pkt. 2 2. W przypadku gdy jest to uzasadnione celem projektu, jest możliwe realizowane projektu lub jego części poza granicami kraju, przy czym jest konieczne uwzględnienie i uzasadnienie tego we wniosku 3. Wydatki poniesione przez partnerów, których stała siedziba mieści się poza obszarami wsparcia przewidzianymi w ramach POKL, mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile bez udziału tych partnerów cele projektu nie mogłyby zostać osiągnięte.

16 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zasady konstruowania budżetu projektu: 1. Koszty projektu są przedstawiane we wniosku w ramach budżetu zadaniowego 2. Budżet zadaniowy obejmuje koszty bezpośrednie i pośrednie 3. W ramach kosztów bezpośrednich beneficjent wykazuje takie zadania jak: szkolenia, doradztwo, promocja projektu itd. oraz obligatoryjnie zadanie zarządzanie projektem, o ile Beneficjent planuje ponosić wydatki w tym zakresie 4. Limit kosztów w ramach budżetu zadaniowego na etapie wnioskowania o środki powinien wynikać ze szczegółowej kalkulacji kosztów jednostkowych Wykazanej w załączniku do wniosku o dofinansowanie projektu.

17 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów 5. Beneficjent wskazuje we wniosku szacunkowy wymiar czasu pracy personelu (etat / liczba godzin) niezbędny do realizacji zadania, co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu 6. Rozliczając poniesione wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Ponadto Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.

18 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów 7. Dopuszczalne jest dokonywanie przez Beneficjenta przesunięć w budżecie projektu określonym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie do 10% wartości środków alokowanych na zadanie, z którego przesuwane są środki oraz na zadanie, na które przesuwane są środki. Powyższe przesunięcia nie mogą: -zwiększać wysokości środków na wydatki dotyczące cross-financingu -zwiększać wartości zadania odnoszącego się do zarządzania projektem -zwiększać łącznej kwoty wydatków na wynagrodzenie personelu zarządzającego projektem -wpływać na wysokość i przeznaczenie pomocy publicznej przyznanej w ramach projektu Beneficjentowi -Dotyczyć zadań lub części zadań rozliczanych ryczałtowo.

19 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Wydatki niekwalifikowalne: Zgodnie z Rozporządzeniem nr 1081/2006: podatek VAT, jeżeli może zostać odzyskany, zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury, zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu odsetki od zadłużenia.

20 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Wydatki niekwalifikowalne: Zgodnie z Krajowymi Wytycznymi: koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut wydatek poniesiony na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie projektu, koszty kar i grzywien, a także koszty procesów sądowych oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marża finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe, wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu. koszty kredytu.

21 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty bezpośrednie to koszty kwalifikowalne poszczególnego zadania realizowanego przez Beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z danym zadaniem, np. zarządzanie projektem, promocja projektu, szkolenia, doradztwo, warsztaty, staże, przygotowanie zawodowe w miejscu pracy, ekspertyzy, przygotowanie publikacji, ewaluacja.

22 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty zarządzania projektem obejmują: 1.Wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem 2.Wynagrodzenia innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne 3.Wydatki związane z otworzeniem i prowadzenie rachunku bankowego 4.Wydatki związane z ustanowieniem zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy 5.Zakup lub amortyzacja sprzętu oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem 6.Działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych) 7.Inne – o ile są bezpośrednio związane z zarządzaniem projektem

23 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty zarządzania projektem obejmują: Łączna wartość kosztów zarządzania projektem nie może przekroczyć: a)30% wartości projektu w przypadku projektów do 500 tys. zł b)25% wartości projektu w przypadku projektów powyżej 500 tys. do 1 mln zł c)20% wartości projektu w przypadku projektów powyżej 1 mln do 2 mln d)15% wartości projektu w przypadku projektów powyżej 2 mln do 5 mln e)10% wartości projektu w przypadku projektów powyżej 5 mln W przypadku projektów partnerskich limity mogą ulec zwiększeniu o 2 % dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie 10% w ramach projektu.

24 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty zarządzania projektem obejmują: Obowiązek nieprzekroczenia limitu kosztów zarządzania projektem dotyczy nie tylko etapu tworzenia budżetu projektu i jego oceny, ale również rozliczenia końcowego projektu. Oznacza to, że podczas weryfikacji końcowego wniosku o płatność należy zweryfikować, czy limit procentowy nie został przekroczony. W przypadku gdy zostanie stwierdzona konieczność pomniejszenia kosztów zarządzania projektem, w związku z przekroczeniem limitu kosztów zarządzania projektem na końcowym etapie rozliczania projektu, należy uznać to przekroczenie za wydatek niekwalifikowany podlegający zwrotowi.

25 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty pośrednie Stanowią tą część kosztów Beneficjenta, związana z obsługą techniczną projektu, która nie może zostać bezpośrednio przyporządkowana do konkretnego zadania. Koszty pośrednie nie mogą być wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich. W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie.

26 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty pośrednie mogą obejmować wyłącznie następujące koszty administracyjne: 1.koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki); 2.koszty personelu obsługowego (w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii); 3.koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); 4.opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz; 5.amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu; 6.opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków, itp.;

27 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty pośrednie mogą obejmować wyłącznie następujące koszty administracyjne: 7.usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie; 8. koszty powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu 9. koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu 10. koszty ubezpieczeń majątkowych; 11. koszty ochrony; 12. sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.).

28 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: 1. ryczałtowo, do wysokości: 9% bezpośrednich kosztów projektu (łącznie z cross-financingiem) – w przypadku projektów o wartości do 500 tys. zł; 8% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości od 500 tys. do 1 mln zł włącznie; 7% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł 5% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł 4% bezpośrednich kosztów projektu – w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln zł

29 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów W przypadku zlecenia przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych. 2. na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków). Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów rozliczania przed złożeniem wniosku o dofinansowanie realizacji projektu.

30 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, Beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie projektu listę kosztów pośrednich wraz z odpowiadającymi im kwotami, które zamierza ponieść w ramach projektu, na zasadach analogicznych jak w przypadku kosztów bezpośrednich. Beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. Dokumenty te wykazywane są we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich, i mogą podlegać kontroli na miejscu.

31 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Wynagrodzenie personelu Personel projektu – osoby zatrudnione do realizacji zadań w ramach projektu, w szczególności na podstawie umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych, osoby samozatrudnione oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. Kwalifikowane są wszystkie składniki wynagrodzenia, w szczególności: wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, składki na Fundusz Pracy oraz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Składki na PFRON nie są kwalifikowalne.

32 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Personel projektu – wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych, osoby samozatrudnione, osoby współpracujące oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu.

33 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Wydatki związane z zatrudnieniem osoby zaangażowanej w realizację zadań w więcej niż jednym projekcie są kwalifikowalne, o ile obciążenie z tego wynikające nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych danej osobie (dotyczy to zarówno zaangażowania danej osoby w realizację projektów finansowanych w ramach POKL i innych programów NSRO). Ponadto osoba ta musi: a)Prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów b)Udostępniać Beneficjentowi tę ewidencję w odniesieniu do okresu realizacji projektu.

34 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są kwalifikowalne w pełnej wysokości tylko i wyłącznie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. Niemniej jednak w przypadku zatrudnienia więcej nić jednej osoby w wymiarze poniżej ½ etatu korzystających z tego samego stanowiska pracy, dla oceny kwalifikowalności wydatków związanych z wyposażeniem tego stanowiska, należy zsumować wymiar czasu pracy tych pracowników i jeżeli przekracza on ½ etatu, możliwe jest kwalifikowane całego wydatku związanego z wyposażeniem stanowiska pracy.

35 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Umowa o pracę 1. W przypadku zatrudniania personelu na umowę o pracę, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: a)Pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu b)Okres zatrudnienia lub oddelegowania jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu c)Zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę, zakresem czynności służbowych lub opisem stanowiska pracy d)Wysokość wynagrodzenia odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta.

36 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów 2. Umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu obejmuje wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu lub projektów realizowanych przez Beneficjenta, co jest odpowiednio dokumentowane Oznacza to bezwzględny zakaz zatrudniania własnych pracowników będących personelem projektu do realizacji innych zadań na podstawie innych umów np. cywilnoprawnych. Jeżeli Beneficjent chce zaangażować dotychczasowego pracownika będącego personelem projektu do realizacji innych zadań w ramach projektu, należy zmienić mu zakres obowiązków w ramach stosunku pracy.

37 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Przykład W budżecie projektu zaplanowano wydatki m.in. na zatrudnienie koordynatora oraz osoby przeprowadzającej rekrutację. Na początku realizacji projektu Beneficjent zatrudnił koordynatora na podstawie umowy o pracę. Następnie zdecydował, iż koordynator prowadzić będzie rekrutację. W związku z powyższym nie było możliwe zaangażowanie go na podstawie dodatkowej umowy zlecenia. Beneficjent dokonał zmiany zakresu obowiązków koordynatora w umowie o pracę lub opisie stanowiska pracy dodając czynności związane z prowadzeniem rekrutacji. W zależności od uzgodnień dwustronnych zwiększenie zakresu obowiązków tej osoby może pociągać za sobą podniesienie wynagrodzenia.

38 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów 3. W przypadku gdy osoba będąca personelem projektu jest pracownikiem Beneficjenta, którego umowa o pracę tylko w części obejmuje zadania w ramach projektu (np. ½ etatu), wydatki związane z wynagrodzeniem w ramach projektu są kwalifikowalne, o ile: a)Zadania związane z realizacją projektu zostaną wyraźnie wyodrębnione w umowie o pracę lub zakresie czynności służbowych b)Zakres zadań związanych z realizacją projektu stanowi podstawę do określenia proporcji faktycznego zaangażowania pracownika w realizację projektu w stosunku do czasu pracy wynikającej z umowy o pracę c)Wydatek związany z wynagrodzeniem personelu projektu odpowiada proporcji, o której mowa w pkt. b Prawidłowość wyliczenia proporcji faktycznego zaangażowanie pracownika w realizację projektu może podlegać kontroli.

39 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów 4. Wydatkami kwalifikowalnymi w przypadku wynagrodzenie personelu mogą być również nagrody, z wyłączeniem nagrody jubileuszowej, lub premie, o ile są spełnione następujące warunki: a) nagrody/premie zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji; b) zostały wprowadzone w danej instytucji w okresie przynajmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu; c) potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji. 5. Wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi lub regulaminem pracy lub regulaminem wynagradzania danej instytucji.

40 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Umowy cywilnoprawne 1.Kwalifikowanie wydatków poniesionych na wynagrodzenie osoby zaangażowanej do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie pracownikiem Beneficjenta zatrudnionym na podstawie stosunku pracy, jest możliwe wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy charakter pracy wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy, o ile spełnione są łącznie następujące warunki: a)Jest to zgodne z przepisami krajowymi b)Zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony c)Zaangażowane w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej d)Osoba ta prowadzi ewidencję godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej

41 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Umowy cywilnoprawne 2. W przypadku zaangażowanie osoby stanowiącej personel projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej w ramach projektu, wydatki związane z wynagrodzeniem personelu są kwalifikowane, jeżeli: a)Obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów cywilnoprawnych nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań b) Osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach projektu, która może podlegać kontroli c) Rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy.

42 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Osoby samozatrudnione 1.Kwalifikowane jest zatrudnienie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wykonującej osobiście zadania w ramach projektu. Wysokość wynagrodzenia wynika z budżetu projektu. 2.Poniesienie wydatku jest dokumentowane np. notą obciążeniową 3.Osoba samozatrudniona zaangażowana w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach projektu prowadzi ewidencję godzin oraz wykonywanych czynności w ramach tych zadań lub funkcji.

43 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Podatek od towarów i usług (VAT) możliwości odzyskania podatku VAT należy rozpatrywać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, kwalifikowalny tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz Beneficjent nie ma prawnej możliwości i odzyskania podatku od towarów i usług (VAT), jeżeli podatek VAT może być częściowo odzyskany, kwalifikowalna jest ta część podatku VAT, która nie może zostać odzyskana.

44 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zlecanie zadań merytorycznych 1.Zlecanie zadania merytorycznego oznacza zlecenie całości lub istotnej ich części działań w ramach danego zadania jednemu podmiotowi 2.Wydatki związane ze zlecaniem zadań merytorycznych mogą stanowić wydatki kwalifikowalne, o ile Beneficjent wskaże we wniosku zadania, które zamierza zlecać wykonawcom i wniosek w tej formie zostanie zatwierdzony 3.Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac

45 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Cross financig - zasada elastycznego finansowania z EFS wydatków objętych zakresem pomocy z innego funduszu (kwalifikowalne w ramach EFRR). Dotyczy kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL. Powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% (w priorytecie VII – 15%) wszystkich wydatków kwalifikowalnych Wydatki w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji zasady równości szans w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych

46 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Rodzaje wydatków kwalifikowalnych, np.: –zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) pojazdów oraz mebli; –zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe (z wyjątkiem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł - zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętu, celem przekazania go uczestnikom projektu - dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy – tj. wykonanie niewielkich robót budowlanych, w wyniku których nastąpi przystosowanie pomieszczenia do spełnienia funkcji, którą to pomieszczenie ma spełniać w projekcie Wydatki w ramach cross-financingu powyżej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu nie są kwalifikowalne.

47 www.olsztyn.roEFS.pl Kwalifikowalność kosztów Zakup używanych środków trwałych: Zakup używanych środków trwałych jest kwalifikowalny przy łącznym spełnieniu wszystkich niżej wymienionych warunków: a)sprzedający środek trwały musi wystawić deklarację określającą jego pochodzenie; b) sprzedający środek trwały potwierdza w deklaracji, że w okresie ostatnich 7 lat używany środek trwały nie został zakupiony z pomocy krajowej lub wspólnotowej; c) cena zakupionego środka trwałego używanego nie może przekraczać jego wartości rynkowej i musi być niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu.

48 www.olsztyn.roEFS.pl Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Dziękuję za uwagę Piotr Pniewski doradca kluczowy p.pniewski@eswip.pl