Łączenie pism w sprawy, pisma nie tworzące akt spraw

Prezentacja na temat: "Łączenie pism w sprawy, pisma nie tworzące akt spraw"— Zapis prezentacji:

1 Łączenie pism w sprawy, pisma nie tworzące akt spraw
Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik

2 Ustawa z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz.173) – Ustawa z dn. 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz.566) Art.6.1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

3 Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowy lub przyjęcia do wiadomości

4 Znak sprawy znak rozpoznawczy akt sprawy składający się ze stałych elementów rejestrujących pisma w obrębie danej sprawy: symbol komórki organizacyjnej symbol klasyfikacyjnego wykazu akt numer sprawy rok założenia sprawy

5 dotyczy sprawy już wszczętej
Obieg pisma Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej rozpoczyna nową sprawę

6 dotyczy sprawy już wszczętej
Obieg pisma dotyczy sprawy już wszczętej prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy

7 rozpoczyna nową sprawę
Obieg pisma rozpoczyna nową sprawę prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy

8 Znak sprawy POIN POIN to oznaczenie komórki wewnętrznej w której wytworzono dokument 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt 5 to liczba określająca piątą sprawę rozpoczętą w 2016 r. w komórce oznaczonej POIN, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123 2016 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła

9 Znak sprawy [komórka].[symbol].[nr_kolejny].[rok] SNA 011 2 2017 SNA

10 Znak sprawy – oznaczenia dodatkowe
SNA Kolejny numer pisma w sprawie, np. 3 SNA

11 Znak sprawy – oznaczenia dodatkowe
SNA Inicjały wykonawcy, np. MW SNA MW

12 Spis spraw rok Symbol kom.org. oznacz .teczki
wykonawca Symbol kom.org. oznacz .teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia

13 Spis spraw 2017 Znak sprawy SNA.011.1.2017 SNA 011
Maria Wasik SNA 011 Akty normatywne stanowiące podstawę prawną organizacji i zakresu działania własnej jednostki. rok wykonawca Symbol kom.org. oznacz .teczki tytuł teczki wg wykazu akt Lp. SPRAWA (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data UWAGI (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1. Zmiana etatu jednostki. Dowództwo Generalne WBH 12.05. 2016 r. Znak sprawy SNA

14 Dotyczy: protokołu ekspertyzy archiwalnej
Egz.nr………….. Gdynia, dn……………..  DOWÓDCA JW. 0000 płk Jan PUŁKOWNIK ul. Jasna 2 Gdynia  Dotyczy: protokołu ekspertyzy archiwalnej     DOWÓDCA płk Adam ADAMEK Wykonano w 2 egz. Egz. nr 1 – a/a Egz. nr 2 – JW. 0000  Maria Brzeska-Wasik, r., T.14/17  SO

15 Dokumentacja nie tworząca akt spraw
Dokumentację nie tworzącą akt spraw mogą stanowić w szczególności: a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy c) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe d) listy obecności e) karty urlopowe f) dokumentacja magazynowa g) środki ewidencyjne archiwum zakładowego/składnicy akt /kancelarii h) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych

16 Dokumentacja nie tworząca akt spraw
Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w jednolitym rzeczowym wykazie akt

17 KIEROWNIK SEKCJI NADZORU
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ KIEROWNIK SEKCJI NADZORU Maria Brzeska-Wasik tel