Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie

Prezentacja na temat: "Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie"— Zapis prezentacji:

1 Program Microsoft® Office Outlook® 2007 — szkolenie
Firma [Nazwa firmy] przedstawia: Program Microsoft® Office Outlook®  2007 — szkolenie Przed rozpoczęciem Jeśli nie masz pewności, czym jest plik folderów osobistych ani co oznacza przechowywanie wiadomości na swoim komputerze, zapoznaj się z prezentacją szkoleniową na temat programu Outlook 2007 dostępną w trybie online — „Zarządzanie skrzynką pocztową II. Opis opcji przechowywania”. [Notatka dla wykładowcy: Aby uzyskać szczegółowe instrukcje pomocy dotyczące dostosowywania tego szablonu, zobacz ostatni slajd. Zobacz też dodatkowy tekst lekcji znajdujący się w okienku notatek niektórych slajdów]. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

2 Zawartość kursu Omówienie: elektroniczny segregator
Lekcja: przechowywanie wiadomości w folderach osobistych Ta lekcja zawiera listę propozycji zadań i zestaw pytań testowych. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

3 Omówienie: elektroniczny segregator
Plik folderów osobistych przypomina segregator biurowy. Pod jakim względem? Jest to miejsce, w którym można przechowywać wiadomości, aby móc je później łatwo pobrać. Podczas tego kursu nauczysz się, jak utworzyć plik folderów osobistych, którego możesz użyć do przechowywania wiadomości na swoim komputerze. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

4 Cele kursu Tworzenie pliku folderów osobistych, którego można użyć do przenoszenia wiadomości z serwera na swój komputer. Tworzenie podfolderów w pliku folderów osobistych w celu ulepszenia organizacji. Eksportowanie wiadomości do pliku folderów osobistych w celu utworzenia kopii zapasowych wiadomości. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

5 Przechowywanie wiadomości w folderach osobistych
Lekcja Przechowywanie wiadomości w folderach osobistych

6 Przechowywanie wiadomości w folderach osobistych
Plik folderów osobistych znajduje się na Twoim komputerze. Jest to coś w rodzaju prywatnego segregatora. Za pomocą folderów osobistych można samodzielnie utworzyć plik, folder główny i dowolne podfoldery. Po utworzeniu folderu głównego folderów osobistych i ewentualnych podfolderów można przenieść wiadomości do pliku na kilka sposobów, które zostaną omówione podczas tego kursu. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

7 Krok 1. Tworzenie pliku folderów osobistych
Aby używać pliku folderów osobistych, należy go najpierw utworzyć. Na obrazie przedstawiono podsumowanie procesu i jego wynik. Rozpocznij w menu Plik w głównym oknie programu Outlook i wskaż polecenie Nowy. Kliknij polecenie Plik danych programu Outlook. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

8 Krok 1. Tworzenie pliku folderów osobistych
Aby używać pliku folderów osobistych, należy go najpierw utworzyć. Na obrazie przedstawiono podsumowanie procesu i jego wynik. Wybierz pozycję Plik folderów osobistych programu Office Outlook (pst). Po utworzeniu nowego pliku magazynu folderów osobistych wyniki będzie można zobaczyć w okienku nawigacji poniżej skrzynki pocztowej. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

9 Krok 2. Tworzenie podfolderów
Po utworzeniu pliku folderów osobistych możesz skonfigurować podfoldery w systemie katalogowania. To działanie należy wykonać z poziomu okienka nawigacji. Aby rozpocząć, kliknij pozycję Foldery osobiste i pozycję Nowy folder. W oknie Nazwa wpisz nazwę nowego podfolderu. Upewnij się, że pozycja Foldery osobiste została wybrana jako lokalizacja podfolderu. Po kliknięciu przycisku OK nowy podfolder można zobaczyć w okienku nawigacji poniżej pozycji Foldery osobiste. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

10 Krok 3. Przenoszenie wiadomości
Po skonfigurowaniu systemu katalogowania i podfolderów wybraną wiadomość można przenieść do podfolderu, zaznaczając ją, a następnie używając menu skrótów. Kliknij prawym przyciskiem myszy wiadomość. W menu skrótów kliknij polecenie Przenieś do folderu w celu otwarcia okna dialogowego Przenoszenie elementów. W oknie dialogowym Przenoszenie elementów wybierz miejsce docelowe (poniżej pozycji Foldery osobiste) i kliknij przycisk OK. Inne sposoby przenoszenia wiadomości: Przeciąganie ich. Używanie przycisku Przenieś do folderu znajdującego się na Wstążce (ten przycisk jest dostępny po dwukrotnym kliknięciu wiadomości w celu jej otwarcia). Używanie reguł, które można skonfigurować do automatycznego przenoszenia wiadomości. Dokument Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu, umożliwia uzyskanie dostępu do dodatkowych informacji na temat tworzenia reguł. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

11 Potrzebujesz kopii? Użyj funkcji Eksportowanie
Zazwyczaj, gdy używasz folderów archiwum lub folderów osobistych, wiadomości są przenoszone. Ale co zrobić, aby skopiować wiadomości? Można je wyeksportować. Podczas eksportowania wiadomości pozostają w oryginalnej lokalizacji, a ich duplikaty są umieszczane w nowym pliku. Oznacza to, że eksportowanie wiadomości powoduje dublowanie ich liczby i wymaganego przez nie miejsca na dysku. Używanie tej metody nie jest więc dobrym pomysłem, jeśli chce się zmniejszyć rozmiar skrzynki pocztowej. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

12 Potrzebujesz kopii? Użyj funkcji Eksportowanie
Zazwyczaj, gdy używasz folderów archiwum lub folderów osobistych, wiadomości są przenoszone. Ale co zrobić, aby skopiować wiadomości? Można je wyeksportować. Eksportowanie jest jednak przydatne, gdy chcesz utworzyć kopię zapasową wiadomości, nad którymi cały czas pracujesz (np. wiadomości związanych z określonym projektem lub zagadnieniem). Ilustracja przedstawia polecenie Importuj i eksportuj w menu Plik, którego należy użyć, aby uruchomić Kreatora importu i eksportu. Jest tu także widoczny jeden z ekranów, który jest wyświetlany po wykonaniu przez użytkownika kroków procedury eksportowania wiadomości do pliku. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

13 Używanie unikatowych nazw
Za każdym razem, gdy jest tworzony nowy plik folderów osobistych, nazwa domyślna nowego folderu jest taka sama: Foldery osobiste. Jeśli utworzysz więcej takich folderów (na przykład dlatego, że chcesz mieć plik folderów osobistych dla każdego projektu), szybko może się okazać, że istnieje zbyt wiele folderów o nazwie Foldery osobiste. Stosowanie tej samej nazwy dla różnych rzeczy utrudnia ich rozróżnianie. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

14 Używanie unikatowych nazw
Jak rozróżnić wiele folderów o nazwie Foldery osobiste? Każdemu nowemu plikowi folderów osobistych należy nadawać unikatową nazwę. Rozwiązaniem jest wpisanie nazwy w polu Nazwa w oknie dialogowym Tworzenie folderów osobistych Microsoft, które zostanie wyświetlone podczas tworzenia nowego pliku folderów osobistych. Na obrazie jest widoczna unikatowa nazwa Contoso. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

15 Sprawdzanie lokalizacji plików PST
Jak już wspomniano podczas tego kursu, plik folderów osobistych znajduje się na komputerze użytkownika. Ale gdzie dokładnie? Po utworzeniu pliku folderów osobistych (pliku PST) w okienku nawigacji pojawi się nowy folder. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

16 Sprawdzanie lokalizacji plików PST
Jak już wspomniano podczas tego kursu, plik folderów osobistych znajduje się na komputerze użytkownika. Ale gdzie dokładnie? Plik ten można także zlokalizować, klikając polecenie Zarządzanie plikiem danych w menu Plik w głównym oknie programu Outlook. Dokument Podręczna karta informacyjna, do którego łącze znajduje się na końcu tego kursu, zawiera odsyłacz do dodatkowych informacji na temat otwierania i zamykania plików folderów osobistych. Wszystkie otwarte pliki folderów osobistych są widoczne na karcie Pliki danych, która jest częścią okna dialogowego Ustawienia kont. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

17 Sprawdzanie lokalizacji plików PST
Na obrazie można dostrzec, że plik PST ma dwie nazwy — nazwę folderu w kolumnie Nazwa i nazwę pliku w kolumnie Nazwa pliku. Wpis w kolumnie Nazwa jest nazwą folderu, która jest wyświetlana jako folder najwyższego poziomu dla pliku PST w okienku nawigacji. Jak już wspomniano, ten folder nosi nazwę Foldery osobiste, jeśli nie została wprowadzona inna nazwa. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

18 Propozycje ćwiczeń Utwórz plik folderów osobistych.
Utwórz podfolder w folderach osobistych. Przenieść wiadomość do folderów osobistych. Wyeksportuj wiadomości w celu utworzenia ich kopii (opcjonalnie). Zamknij przykładowe foldery danych. [Uwaga do wykładowcy: Jeśli na komputerze jest zainstalowany program Outlook 2007, można kliknąć łącze na slajdzie w celu przejścia do ćwiczeń w trybie online. Ćwiczenia zawierają instrukcje pomagające w wykonywaniu wymienionych zadań w programie Outlook. Ważne Bez programu Outlook 2007 nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń.] Ćwiczenia w trybie online (wymagają programu Outlook 2007) Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

19 Pytanie testowe 1 Ile nazw pliku folderów osobistych można określić podczas jego tworzenia? Wybierz jedną odpowiedź. Jedną. Dwie. Trzy. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

20 Pytanie testowe 1: odpowiedź
Dwie. Można określić nazwę pliku i nazwę folderu. Ta druga nazwa jest wyświetlana w okienku nawigacji. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

21 Pytanie testowe 2 Polecenie Zarządzanie plikiem danych umożliwia wyświetlenie tylko nazwy folderu dla pliku folderów osobistych. Wybierz jedną odpowiedź. Prawda. Fałsz. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

22 Pytanie testowe 2: odpowiedź
Fałsz. Oprócz nazwy folderu można wyświetlić nazwę pliku oraz lokalizację tego pliku na komputerze. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

23 Pytanie testowe 3 Ile plików folderów osobistych można utworzyć na komputerze? Wybierz jedną odpowiedź. Jeden. Dwa. Dowolną liczbę. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

24 Pytanie testowe 3: odpowiedź
Dowolną liczbę. Na komputerze może znajdować się wiele plików folderów osobistych i dlatego dobrym pomysłem jest nadanie każdemu z nich unikatowej nazwy. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

25 Dokument Podręczna karta informacyjna
Podsumowanie zadań omówionych w tym kursie można znaleźć w dokumencie Podręczna karta informacyjna. Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych

26 KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU
Ten szablon programu Microsoft Office PowerPoint® zawiera treść szkolenia dotyczącego tworzenia pliku folderów osobistych, którego można użyć do przenoszenia wiadomości z serwera na swój komputer. Szablon umożliwia przeprowadzenie prezentacji dla grupy osób, a w razie konieczności można go także dostosować. Treść tego szablonu opracowano na podstawie kursu szkoleniowego dostępnego w witrynie Microsoft Office Online — „Zarządzanie skrzynką pocztową III. Przenoszenie i kopiowanie wiadomości do folderów osobistych”. Elementy szablonu Slajd tytułowy. Pierwszy slajd zawiera tekst zastępczy, w miejsce którego należy wpisać nazwę firmy. Jeśli ten tekst jest niepotrzebny, można usunąć to pole tekstowe. Animacje. W prezentacji zostały zastosowane efekty animacji niestandardowych, takie jak Wkraczanie, Rozciąganie, Rozpraszanie i Szachownica. Wszystkie te efekty są odtwarzane w poprzednich wersjach programu PowerPoint (od wersji 2000). Aby zmienić efekty animacji, otwórz menu Pokaz slajdów, kliknij polecenie Animacja niestandardowa i użyj opcji, które się pojawią. Jeśli prezentacja zawiera animację programu Macromedia Flash: Aby odtworzyć plik Flash, należy zarejestrować na komputerze formant Microsoft ActiveX® o nazwie Shockwave Flash Object (obiekt Shockwave Flash). W tym celu należy pobrać najnowszą wersję programu Macromedia Flash Player z witryny firmy Macromedia w sieci Web. Przejście slajdu. W pokazie jest stosowane przejście typu Ścieranie w dół. Aby zastosować inne przejście, należy w menu Pokaz slajdów kliknąć polecenie Przejście slajdu i wybrać jedną z dostępnych opcji. Hiperłącza do kursu w trybie online. Szablon zawiera łącza do wersji online tego kursu szkoleniowego. Łącza prowadzą do sesji ćwiczeń praktycznych dla każdej lekcji oraz do opublikowanego dla tego kursu dokumentu Podręczna karta informacyjna. Uwaga: Do wyświetlenia sesji ćwiczeń praktycznych jest wymagany program Outlook Bez tego programu nie można uzyskać dostępu do instrukcji dotyczących ćwiczeń. Nagłówki i stopki. Szablon zawiera stopkę z tytułem kursu. Stopki można zmieniać i usuwać w oknie dialogowym Nagłówek i stopka (dostępnym z menu Widok). KORZYSTANIE Z TEGO SZABLONU Aby uzyskać szczegółową pomoc dotyczącą tego szablonu, zobacz okienko notatek lub wyświetl pełną stronę notatek (menu lub karta Widok).