Instrukcja kancelaryjna – jej znaczenie i zasady opracowania

Prezentacja na temat: "Instrukcja kancelaryjna – jej znaczenie i zasady opracowania"— Zapis prezentacji:

1 Instrukcja kancelaryjna – jej znaczenie i zasady opracowania
Kierownik Sekcji Nadzoru Maria Brzeska-Wasik

2 Instrukcja Kancelaryjna – co to jest?
- zbiór zasad i przepisów ustalających sposób postępowania z dokumentem, który wpływa do jednostki organizacyjnej lub został w niej wytworzony Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów dn. 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

3 Instrukcja Kancelaryjna – dlaczego ?
Ustawa z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U Nr 38 poz.173) – Ustawa z dn. 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. poz.566) Art Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych Art.6.1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

4 Instrukcja Kancelaryjna – dlaczego ?
Art Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają: instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt (…) w systemie dziesiętnym instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt Art.6.3. Do organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębniony, nie stosuje się wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i.

5 Instrukcja Kancelaryjna – co reguluje ?
obieg pism i dokumentów powstawanie, przesyłanie i ewidencjonowanie dokumentacji przechowywanie dokumentów w komórkach organizacyjnych przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwych archiwów

6 Instrukcja Kancelaryjna - elementy
1) Przepisy ogólne 2) Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek 3) Przeglądania i przydzielanie przesyłek 4) Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania 5) Załatwianie spraw

7 Instrukcja Kancelaryjna – elementy cz. II
6) Akceptacji, podpisywania i wysyłania pism 7) Przechowywania i udostępniania dokumentacji 8) Przekazywania dokumentacji spraw zakończonych 9) Zasady postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, jej komórki organizacyjnej lub ich reorganizacji

8 System Kancelaryjny Dziennikowy Bezdziennikowy Mieszany
Przepisy ogólne System Kancelaryjny Dziennikowy Bezdziennikowy Mieszany

9 Dziennikowy Przepisy ogólne
W systemie dziennikowym największą wagę przykłada się do pojedynczego pisma, a nie do sprawy, której pismo dotyczy. Każde pismo przychodzące i wychodzące pracownik kancelarii rejestruje w dzienniku ewidencyjny.

10 Bezdziennikowy Przepisy ogólne
W tym systemie rejestruje się poszczególne sprawy, a nie pisma. Sprawa rejestrowana jest przez pracownika w teczce spraw tylko raz - na podstawie pierwszego pisma, które ją inicjuje, reszty pism w obrębie danej sprawy nie rejestruje się. Każde pismo w ramach danej sprawy ma ten sam znak sprawy.

11 Mieszany Przepisy ogólne
Równocześnie stosuje się dziennik ewidencyjny i spis spraw. Pracownik kancelarii rejestruje pismo w dzienniku ewidencyjnym i nadaje numer według tego dziennika, a pracownik, który jest odbiorcą danego pisma rejestruje je (jeżeli zaczyna ono nową sprawę) w teczce spraw lub wpina do dokumentacji sprawy, która jest już w toku. Pisma posiadają równocześnie dwa numery: numer wynikający z wpisu w dzienniku ewidencyjnym i znak sprawy z teczki danej sprawy.

12 Przepisy ogólne 1) Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją: a) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia oraz b) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych

13 Przepisy ogólne W jednostce organizacyjnej obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

14 Przepisy ogólne Jeżeli w działalności jednostki organizacyjnej pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na w trybie określonym w decyzji.

15 Przepisy ogólne Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy.

16 Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
W części "Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek" należy opisać szczegółowo rozwiązania obowiązujące w tym zakresie w jednostce organizacyjnej uwzględniając że: Przesyłki należy rozumieć zarówno jako dokumenty papierowe jak i elektroniczne Należy opisać sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi (przesłanymi na imienne bądź wspólne elektroniczne skrzynki pocztowe)

17 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
W części "Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania" należy opisać szczegółowo rozwiązania obowiązujące w tym zakresie w jednostce organizacyjnej uwzględniając: sposób dekretacji przyjęty w jednostce sprawy, które mogą być automatycznie przekazane do komórek organizacyjnych bez dekretacji kierownika jednostki organizacyjnej sposób oznaczenia głównego wykonawcy w przypadku zadekretowania pisma na kilku wykonawców

18 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Dokumentacja w jednostce organizacyjnej Dokumentacja tworząca akta sprawy Dokumentacja nietworząca akt sprawy

19 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Znak sprawy zawiera umieszczone kolejno następujące elementy: a) oznaczenie komórki organizacyjnej b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt c) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw d) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła

20 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Oznaczając pismo znakiem sprawy, można: po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie po znaku sprawy lub po numerze umieścić symbol prowadzącego sprawę

21 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Dokumentację nie tworzącą akt spraw mogą stanowić w szczególności: a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy b) niezamawiane oferty, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy c) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe

22 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
d) listy obecności e) karty urlopowe f) dokumentacja magazynowa g) środki ewidencyjne archiwum zakładowego/składnicy akt /kancelarii h) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych

23 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Należy podać pełną listę dokumentacji nie tworzącej akt spraw występującą w jednostce organizacyjnej

24 Załatwianie spraw W części "Załatwianie spraw" należy opisać szczegółowo rozwiązania obowiązujące w tym zakresie w jednostce organizacyjnej określając: jakie dokumenty dołącza się do akt spraw w toku jej załatwiania w jaki sposób dokumentuje się sprawę, do której załatwienia doszło w sposób ustny czy projekty pism, brudnopisy oraz inna dokumentacja pomocnicza ma być włączona do akt spraw

25 Akceptacja, podpisywaniE i wysyłania pism
należy określić sposób akceptacji – czy jest ona wielostopniowa czy jednostopniowa należy opisać jaką formę przybiera akceptacja w przypadku prowadzenia sprawy przez kilku wykonawców merytorycznych należy wskazać osoby, które mają uprawnienia do podpisywania dokumentów w jednostce organizacyjnej (również podczas nieobecności kierownika jednostki organizacyjne)

26 Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji
Dokumentacja przechowywana jest w komórkach wewnętrznych oraz w punkcie kancelaryjnym/archiwum wyodrębnionym jednostki organizacyjnej Dokumentację należy przechowywać w teczkach aktowych Wewnątrz teczki aktowej akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana

27 ARCHIWUM WOJSKOWE W GDYNI
SEKCJA NADZORU ARCHIWALNEGO SNA.0110 Kat. arch. A AKTA NADZORU ARCHIWALNEGO [JW. XXXX] Tom I

28 Zasady postepowania z dokumentacją…
W części " Zasady postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, jej komórki organizacyjnej lub ich reorganizacji" opisać szczegółowo rozwiązania obowiązujące w tym zakresie w organie lub jednostce organizacyjnej zgodnie z postanowieniami zarządzenia Ministra Obrony Narodowej wydanego na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446).

29 KIEROWNIK SEKCJI NADZORU
Dziękuję za uwagę KIEROWNIK SEKCJI NADZORU Maria Brzeska-Wasik tel