ROLA KOMUNIKACJI W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI

Prezentacja na temat: "ROLA KOMUNIKACJI W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI"— Zapis prezentacji:

1 ROLA KOMUNIKACJI W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI
Wykonała: Anna Wojtowicz Wydział Budownictwa Lądowego i Wodnego Katedra Konstrukcji Betonowych

2 Plan prezentacji Rola i funkcje komunikacji w zarządzaniu projektami
Przeszkody komunikacyjne Czynniki wpływające na efektywność komunikacji Zarządzanie komunikacją Plan komunikacji – przykład Skutki złej komunikacji Podsumowanie Literatura

3 By­wa, że dob­rze się za­powiada, ale ko­muni­kac­ja szwankuje
By­wa, że dob­rze się za­powiada, ale ko­muni­kac­ja szwankuje... autor nieznany

4 Ćwiczenie Etap 1: Przewodnik rysuje na kartce (nie pokazując) rysunek i omawia co tworzy. Pozostali członkowie grupy odwzorowują malunek zgodnie z instrukcją osoby przewodzącej. Etap 2: Analogicznie do etapu 1. W tym zadaniu grupa może zadawać pytania instruującemu. Etap 3: Porównanie rysunków przewodnika i grupy z obu etapów.

5 CZAS ZAKRES KOSZTY ZŁOŻONOŚĆ NIEPOWTARZALNOŚĆ
Zarządzanie projektami Zespół projektowy powstaje często w obrębie innej, statycznej struktury (np. przedsiębiorstwa). Realizacja projektów stawia wyższe wymagania wobec członków zespołu niż w przypadku działalności powtarzalnej. Wynika to z konieczności zachowania ściśle określonych parametrów projektu, tj.: CZAS ZAKRES KOSZTY ZŁOŻONOŚĆ NIEPOWTARZALNOŚĆ

6 Źródło: Kandefer-Winter K
Źródło: Kandefer-Winter K. – Komunikacja w zarządzaniu projektami – wyniki badań

7 FUNKCJE komunikacji w projekcie
Przekazywanie informacji Wyrażanie emocji Motywowanie Kontrolowanie

8 FORMY komunikacji w grupie
Sposób przekazywania informacji Charakter związku łączącego nadawcę i odbiorcę Pośrednia Bezpośrednia Jednokierunkowa Dwukierunkowa Ustna Pisemna Symetryczna Niesymetryczna Werbalna Niewerbalna Formalna Nieformalna

9 Sieci komunikacyjne - wzorzec komunikacji pomiędzy członkami zespołu
Typy sieci komunikacyjnych w zespole projektowym Źródło: R. Griffin, Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563.

10 Typy sieci ↔ osiągnięcia grupy
Zadania nierutynowe, skomplikowane Sieci zdecentralizowane, np. „Każdy z każdym” Zadania proste, rutynowe Sieci scentralizowane

11 Przeszkody komunikacyjne
Różnice w postrzeganiu Emocje Niezgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych Brak zaufania

12 Przyczyny złej komunikacji
Brak planu komunikacji Zbyt wysoka/niska formalizacja procesów komunikacji Brak właściwej identyfikacji potrzeb komunikacyjnych Złe stosunki pomiędzy członkami zespołu

13 Brak zaufania Wiarygodność nadawcy komunikatu
Historia wzajemnych stosunków Opinia

14 Różnice kulturowe „Aby zrozumieć złożoną strefę cudzych pragnień i działań, trzeba czegoś więcej niż dobrej znajomości języków i lekcji dobrych manier. (…) W każdej kulturze jest ukryty wymiar, zespół przekonań, które są podświadome, ponieważ przedstawiciele danej kultury uważają je za tak oczywiste, że zostają one zepchnięte za próg świadomości”. A. Trompenaars, Ch. Hampden-Turner, Siedem kultur kapitalizmu, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1998, s. 12.

15 Czynniki wpływające na efektywność komunikacji w projekcie
Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz, Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York 2003, s. 3.

16 Zarządzanie komunikacją
Obejmuje procesy wymagane do zapewnienia terminowego i prawidłowego opracowania, gromadzenia, przekazywania i przechowywania informacji dotyczących projektu. Odpowiednie informacje wysłane przez odpowiedniego nadawcę dostarczone w odpowiednim terminie odpowiedniemu odbiorcy.

17 Plan zarządzania jakością Dokumenty projektu Raporty projektu
Zarządzanie komunikacją w projekcie Planowanie komunikacji Dystrybucja informacji Sprawozdawczość wyników Zamknięcie administracyjne Plan zarządzania jakością Dokumenty projektu Raporty projektu Prezentacja projektu Raporty z wykonania Żądania zmian Archiwa projektu Zamkniecie projektu Zgromadzone doświadczenie Źródło: E. Półrolnik [dok. elektr.], Zarządzanie komunikacją w projekcie. Możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych, Andersen Business Consulting, Konferencja Dni Wiedzy SGH, Warszawa 2004, s. 26.

18 Planowanie komunikacji
Analiza struktury projektu i jego głównych elementów Analiza interesariuszy Kto jest włączony w proces komunikacji? Preferowane metody komunikacji

19 Planowanie komunikacji
Sporządzenie planu komunikacji Wymienia i wyjaśnia podstawowe rodzaje komunikacji; Odpowiada na pytania: Kto do kogo? w jakiej formie i celu?; Omawia kanały komunikacji; Uwzględnia czas odpowiedzi; Ewaluuje w trakcje trwania projektu;

20 elektroniczne bazy danych,
Dystrybucja informacji - dostarczenie interesariuszom potrzebnych informacji w odpowiednim czasie Zgodnie z planem komunikacji FORMY USTNE FORMY PISEMNE faks, intranet, elektroniczne bazy danych, notatki, listy, plany projektu, kontrakty, formularze. spotkania, konferencje, wideokonferencje, rozmowy telefoniczne

21 Sprawozdawczość wyników - gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu
Raporty stanu – co wykonano? na jakim etapie jesteśmy? Raporty postępu – informacje na temat zespołu i jego osiągnięć; Prognozy – przewidywania rozwoju projektu; SKALA PLAN KOSZT JAKOŚĆ PROJEKTU

22 Sprawozdawczość wyników - gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu
NARZĘDZIA Analiza różnic – porównanie aktualnych wyników z planowanymi; Przegląd dokonań – spotkania omawiające status i postęp; Analiza trendu – badanie wyników projektu w czasie; Earned Value analysis

23 Zamknięcie administracyjne
Weryfikacja i dokumentacja wyników przedsięwzięcia w celu formalnej akceptacji projektu przez sponsora, przełożonych lub klienta. Zgromadzenie wyników projektu Sprawdzić zgodność z wymogami finalnymi Analiza efektywności wykonania przedsięwzięcia Archiwizacja wyników

24 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji
Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, PRZYKŁAD Projekt: Budowa hali produkcyjnej dla zakładu przemysłowego Interesariusze i struktura projektu: Inwestor Inżynier kontraktu Generalny wykonawca Podwykonawcy Komunikacja pisemna: maile, dokumentacja projektowa, notatka z narady, kontrakty, formularze (MAF, RFI, SVO, SVN, IPC, protokoły przekazania); Komunikacja ustna: ustalenie na budowie, rozmowy telefoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne; Projektanci PRZYKŁAD

25 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji
PRZYKŁAD Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, Lista kontaktowa: Lista kontaktowa L.p. Imię i Nazwisko Zakres działań mail telefon Inwestor …… ….. ……. Inżynier kontraktu Generalny Wykonawca PRZYKŁAD

26 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji
PRZYKŁAD Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, Dokumentacja projektowa i materiałowa jako podstawowy nośnik informacji technicznej o projekcie. Standardy przygotowania dokumentacji: Spis warstw rysunkowych; Nazewnictwo rysunków i specyfikacji; Podział branżowy; Zasady obiegu dokumentacji; Czas akceptacji w zależności od rodzaju dokumentu; PRZYKŁAD

27 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji
PRZYKŁAD Forma komunikacji: pisemne: :MAF, RFI, SVN, SVO, protokoły przekazania, IPC, Formy ustne: ustalenie na budowie, rozmowy telfoniczne, narady budowy i spotkania cykliczne, Raporty stanu – miejsce w harmonogramie, narada Raporty postępu – omówienie harmonogramu, IPC Prognozy – względem harmonogramu, ewaluzacja harmonogramu Narzędzia: spotkania imawiajace postęp, Sprawozdawczość wyników: Cotygodniowe narady budowy; Raporty stanu zaawansowania robót; Przejściowe świadectwo płatności; Wykorzystywane narzędzia: Porównanie statusu prac z harmonogramem - raporty; Spotkania omawiające status i dalszą realizację; Earned value analysis PRZYKŁAD

28 Budowa hali przemysłowej – plan komunikacji
PRZYKŁAD Zamknięcie administracyjne: Dokumentacja powykonawcza: techniczna i formalno-prawna; Forma papierowa i elektroniczna; Akceptacja dokumentacji i odbiory końcowe, wskazanie usterek; Analiza efektywności i kosztowa; Archiwizacja danych projektu; PRZYKŁAD

29 Skutki problemów komunikacyjnych
Źródło błędów i opóźnień; Dublowanie czynności przez członków zespołu; Wykonywanie sprzecznych czynności; Opóźnienia harmonogramu, przekroczenia budżetu i inne sytuacje kryzysowe;

30 Podsumowanie Nieefektywna, źle zaplanowana komunikacja w projekcie może prowadzić do niepowodzenia. Istotna rola efektywnego zarządzanie komunikacją w projekcie. Różnorodność informacji, wielość zdarzeń oraz kanałów komunikacji jako czynniki zakłócające.

31 Podsumowanie: EFEKTYWNA komunikacja
Sposób i narzędzia komunikacji muszą pomagać, a nie przeszkadzać w realizacji prac, a nakłady na komunikację powinny być adekwatne do ważności danej informacji.

32 Literatura: Cotterman H., Forsberg, K., Mooz H., Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York 2003, s. 3 Griffin R., Podstawy zarządzania organizacjami, PWN, Warszawa 1998, s. 563. Półrolnik E., [dok. elektr.], Zarządzanie komunikacją w projekcie. Możliwość wykorzystania narzędzi informatycznych, Andersen Business Consulting, Konferencja Dni Wiedzy SGH, Warszawa 2004, s. 26. Trompenaars A., Hampden-Turner Ch., Siedem kultur kapitalizmu, Dom Wydawniczy ABC, Warszawa 1998, s. 12. Wróbel B., Rola komunikacji w zarzadzaniu projektami, Zarządzanie publiczne 3/2007, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków 2007, s. 119 projektami-wyniki-badan. (dostęp )