Przewodnik po systemie eDokumenty część I Nowoczesny sekretariat.

Prezentacja na temat: "Przewodnik po systemie eDokumenty część I Nowoczesny sekretariat."— Zapis prezentacji:

1 Przewodnik po systemie eDokumenty część I Nowoczesny sekretariat

2 Najważniejsze potrzeby w sekretariacie Rejestracja i skanowanie dokumentów przychodzących Oznaczanie miejsca przeznaczenia dokumentu i potwierdzanie odbioru Rejestracja i skanowanie dokumentów wychodzących Wydruk kopert Wydruk książki pocztowej Wyszukiwanie w dzienniku i przeglądanie kartoteki kontrahenta Kalendarz – ważne daty, spotkania, zadania

3

4 Po zalogowaniu przejdziemy do zakładki Dokumenty

5 Wybierając z menu Nowy, pozycję Pismo otworzymy formularz pisma

6 Aby dodać nowego kontrahenta klikamy ikonę Dodaj nowy kontakt wpisujemy dane i zapisujemy na OK

7 Aby dodać skan klikamy Skanuj lub dodajemy plik z dysku klikając Dodaj

8 Wybieramy właściwy plik z dysku, po zatwierdzeniu plik zostanie umieszczony na liście

9 Przechodzimy do zakładki Po zapisie, wybieramy akcję Zarejestruj, oraz Przekaż do: z listy wybieramy Pracownika do którego przekażemy pismo

10 Po zapisie na OK, na liście pojawi się nowy dokument z nadanym numerem z dziennika. Numerem tym, oraz bieżącą datą oznaczymy dokument papierowy

11 Zarejestrowane dokumenty są również widoczne w Dzienniku

12 Po zarejestrowaniu wszystkich dokumentów w danym dniu Dziennik można wydrukować

13 Pracownik może potwierdzić odbiór pisma podpisując się obok swojego nazwiska

14 Dokumenty można filtrować m.in. wg daty wpływu

15 Klikając na ikonę koperty możemy uzyskać dostęp do pełnego formularza dokumentu i pliku

16 Dostęp do kartoteki kontrahenta można uzyskać po kliknięciu na ikonę „i” umieszczoną obok jego nazwy

17 W podobny sposób możemy zarejestrować pismo wychodzące. Ponownie wybieramy z menu Nowy > Pismo tym razem zaznaczając opcję Wychodzący

18 W polu dyspozycja możemy zaznaczyć w jaki sposób list ma być wysłany. Również zaznaczymy opcję Po zapisie > Zarejestruj

19 Po zarejestrowaniu wszystkich pism wychodzących ponownie przechodzimy do zakładki Dzienniki. Wybieramy Dziennik korespondencji wychodzącej. Dla zaznaczonych pism możemy wydrukować koperty

20 Przy wydruku kopert możemy zaznaczyć opcje logo i stempel, oraz określić format koperty

21 Wydruk przygotowany jest w formacie PDF. Wkładamy koperty do drukarki i drukujemy

22 Wymaganą przez Pocztę książkę pocztową również przygotujemy w Dziennikach

23 System przygotuje wydruk dla pism oznaczonych jako List polecony i polecony priorytetowy. Aby wysłać na drukarkę z menu wybierz Plik > Wydrukuj

24 Do dyspozycji mamy również Kalendarz. Rejestrować możemy na nim zdarzenia zarówno własne jak również innych pracowników

25 KONIEC Więcej przewodników? Odwiedź www.edokumenty.eu