Obieg dokumentów w instytucji publicznej o akademickim rodowodzie Mariusz Mysiakowski Warszawski Uniwersytet Medyczny
Podstawy prawne zasadność wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej reguluje art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 roku (Dz. U. Nr 38, poz. 173), instrukcje kancelaryjne podlegają zatwierdzeniu przez organy nadrzędne, przez dyrektorów archiwów państwowych, w naszym przypadku przez dyrektora Archiwum Państwowego m. st. Warszawy, instrukcja kancelaryjna w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym obowiązuje na mocy zarządzenia Rektora nr 4/2007 z dnia 17 stycznia 2007 roku, w § 6 instrukcji kancelaryjnej istnieją zapisy określające sposób obiegu dokumentów w naszej jednostce organizacyjnej, o zakresie zmian do instrukcji kancelaryjnej, w tym do obiegu dokumentów w budynku Rektoratu mówi zarządzenie nr 96/2008 Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego z dnia 13 października 2008 roku.
Schemat obiegu korespondencji przychodzącej w Uczelni
Droga pisma – Kancelaria - poczta tradycyjna – listy i przesyłki
Droga pisma – Kancelaria – poczta elektroniczna
Droga pisma – Kancelaria – poczta internetowa poprzez formularze
Droga pisma – Kancelaria – poczta dostarczana przez faks
Droga pisma – Kancelaria – poczta bezpośrednia - interesanci
Droga pisma – Kancelaria – poczta bezpośrednia – pracownicy Uczelni
Droga pisma – Kancelaria – rejestrowanie spraw (pism) – system dziennikowy
Droga pisma – Kancelaria – dziennik podawczy (korespondencyjny)
Droga pisma – Kancelaria – selekcja – wstępne przekierowanie sprawy (pisma)
Droga pisma – Kancelaria – sposób przekierowania sprawy (pisma) - goniec
Droga pisma – Sekretariat – właściwe miejsce koordynacji obiegu spraw (pism)
Droga pisma – Sekretariat – spis spraw (pism) – system bezdziennikowy
Droga pisma – Sekretariat - znakowanie spraw (pism) w systemie rzeczowym 0032 1 05 KANCLERZ NARADY ADMINI- STRACYJNE NUMER SPRAWY W SPISIE SPRAW SKRÓCONA LICZBA ROKU
Droga pisma – Sekretariat – przedkładanie spraw (pism) do podpisu przełożonemu
Droga pisma – Przełożony – dekretacja spraw (pism) do realizacji referentowi
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Przełożony – sposoby dekretacji spraw (pism)
Droga pisma – Sekretariat – dyspozycja według dekretacji przełożonego
Droga pisma – Referent – podział spraw (pism) na terminy i priorytety
Droga pisma – Referent – załatwienie spraw (pism)
Schemat obiegu korespondencji wychodzącej w Uczelni
Droga pisma – Sekretariat – przedłożenie spraw (pism) do podpisu przełożonemu
Droga pisma – Przełożony – rola i odpowiedzialność przełożonego
Droga pisma – Sekretariat – rejestrowanie spraw (pism) – system bezdziennikowy
Droga pisma – Sekretariat – przechowywanie akt spraw (pism)
Droga pisma – Sekretariat – podział na kategorie archiwalne
Droga pisma – Sekretariat – delegowanie spraw (pism) do Kancelarii
Droga pisma – Kancelaria – dzienniki korespondencyjne i pocztowe książki nadawcze
Droga pisma – Kancelaria – selekcja, znakowanie kopert (przesyłek)
Droga pisma – Kancelaria – przesyłki i pakiety listowne
Droga pisma – Kancelaria – nośniki danych wysyłane pocztą zwykłą
Droga pisma – Kancelaria – wysyłanie spraw (pism)
Podsumowanie – uwagi końcowe w naszym systemie kancelaryjnym za prawidłowy obieg dokumentów odpowiadają przede wszystkim Sekretariaty, a nie Kancelaria, i bezpośredni przełożeni, a nie poszczególni referenci, niemniej jednak to na Sekretariatach spoczywa główny obowiązek wdrażania, koordynowania i regulowania procesu realizacyjnego każdego pisma, na prawidłowości w sposobie obiegu dokumentów wpływa po pierwsze kompetentna dekretacja, po drugie odpowiedzialność przy składaniu podpisu przez przełożonego na piśmie, wprowadzenie elektronicznych środków ewidencyjnych i elektronicznego obiegu dokumentów przyspiesza i ułatwia realizację spraw (pism) na poziomie pierwszym.
Dziękuję za uwagę, przyjdzie czas na rozmowę o jutrze…..