Przechowywanie Pism

Prowadzenie archiwum polega na: Celowym przechowywaniu akt Celowym przechowywaniu akt Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania. Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania.

Archiwum pełni rolę: Źródła informacji Źródła informacji Źródła materiałów dokumentacyjnych Źródła materiałów dokumentacyjnych Źródła materiałów dowodowych Źródła materiałów dowodowych Przechowywania akt, narzuconych przez prawo. Przechowywania akt, narzuconych przez prawo.

Przechowywanie akt bieżących Akta spraw bieżących mogą być przechowywane w: Archiwum osobistym - przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących Archiwum osobistym - przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących Archiwum wydziałowym - zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt Archiwum wydziałowym - zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt Archiwum centralnym - tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów Archiwum centralnym - tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów Archiwum akt tajnych - przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje Archiwum akt tajnych - przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje

Struktury organizacyjnej - akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa Struktury organizacyjnej - akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa Rodzajów działań przedsiębiorstwa - akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Rodzajów działań przedsiębiorstwa - akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Nazwisk i nazw - akta segreguje się według akt poszczególnych klientów Nazwisk i nazw - akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

Grup zawodowych - możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa Grup zawodowych - możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa Podziału geograficznego - możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu Podziału geograficznego - możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu Dat - akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone Dat - akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone Numerów - pismom lub aktom nadaje się określony numer Numerów - pismom lub aktom nadaje się określony numer

Sposoby przechowywania akt: Układ pionowy - akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi Układ pionowy - akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi Układ boczny - akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich Układ boczny - akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich Układ poziomy - akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości Układ poziomy - akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości