Obieg informacji: co współdzielimy a co przepływa Jarosław Żeliński – analityk biznesowy, projektant systemów EOIF - Łódź 23 Styczeń 2013

Cel prezentacji Wskazać na różnice pomiędzy „systemem” jako narzędziem pracy – oprogramowaniem, a „systemem” jako organizacją.

(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/ Agenda sformalizowany model organizacyjny podstawowe zadania przygotowujące do wdrożenia systemów zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi typowe problemy i ich unikanie. (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Struktura zarządzania Systemy pojęciowe i notacje Np. BMM Cele biznesowe Np. BPMN Model logiczny procesów Np. BPMN lub dedykowane Model wykonawczy procesów – realizacja Zarządzanie przepływem dokumentów Diagram: Źr. http://www.bptrendsassociates.com/ (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/ Definicje Proces biznesowy to czynność, lub sekwencja powiązanych czynności, przekształcająca stan wejścia procesu w stan jego wyjścia. Proces angażuje zasoby i może być ograniczony w swobodzie tego przekształcenia (źr. opr. własne autora) Przepływ dokumentów: przekazywanie treści w wersji papierowej lub elektronicznej, pomiędzy punktami jej przetwarzania. Ścieżka przepływu dokumentów może być z góry narzucona lub kształtowana decyzjami w punktach przetwarzania. Decyzje te także mogą podlegać ograniczeniom (źr. opr. własne autora) (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Struktura org. i zakresy obowiązków Audyt i modelowanie Ograniczenia Sytuacja prawna Procesy biznesowe Modele procesów Zasoby Struktura org. i zakresy obowiązków (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Sformalizowana struktura organizacyjna Pewne role są przydzielane wielokrotnie Organizacja grupuje ludzi, wykonawców określonych prac. Organizacja Ludzie pełnią określone role w organizacji. Rola Rola Duże organizacje grupują ludzi w mniejsze grupy, komórki organizacyjne, które cechuje podobieństwo umiejętności lub wspólne realizowanie zadań Komórka organizacyjna Komórka organizacyjna Komórka organizacyjna Rola Rola Rola Rola Rola Rola Rola Rola Rola Zawsze wyznacza się kierownika grupy (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

typowe problemy i ich unikanie (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Modelowanie: Proces nie raz nie jest prosty… Wiele dokumentów Wiele ról w procesie Wiele sposobów podejmowania decyzji JEDEN PROCES! (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Faktyczny przepływ pracy

Model procesu biznesowego

Model architektury Proces i zarządzanie procesem Proces, swobodny lub narzucony łańcuch wydarzeń Dokumenty związane z procesem Metadane: kolekcja danych opisujących dokumenty – ich treść i przebieg zdarzeń Repozytorium dokumentów (Archiwum) (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

System workflow - documentflow Przenosi (implementuje) do systemu informatycznego rzeczywisty model działania firmy Stanowi sposób na automatyzację rutynowych czynności Chroni firmę przez skutkami „nadmiaru pracy” – nadzoruje „każdą sprawę” Pozwala wykonać raport „stanu wszystkich spraw w firmie” Pozwala w łatwy sposób wpleść klienta w proces (samoobsługa na stronie WWW – portal klienta, podgląd stanu zamówienia, inne) Zarządza dokumentami – pozwala stworzyć archiwum dokumentów Jest obecnie najlepszym sposobem na wdrożenie zarządzania wiedzą w firmie (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Wymagania na system Workflow

Architektura Wszystkie wymagania funkcjonalne powinny być spełnione przez dziedzinową część systemu

Metadane (źr. http://www.archiwa.gov.pl/) Warto korzystać ze standardów i wymagać ich (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

(c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/ Wymagania… System ma pozwalać na śledzenie przebiegu sprawy, etapów jej załatwiania i osób, które brały w tym udział. System ma pozwalać na wyszukiwanie dokumentów na podstawie typu sprawy, osób zainteresowanych, sędziego prowadzącego, … System ma pozwalać na obsługę tak zwanej teczki spraw. System ma pozwalać na łączenie w procesie wielu dokumentów i ich załączników. System ma pozwalać na automatyczne generowanie teczek archiwalnych do Archiwum Państwowego System powinien pozwalać na projektowanie procesów … Za to wszystko odpowiedzialne są metadane a nie mapa procesu! (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Systemy ERP i integracja z workflow Systemy ERP najczęściej pozwalają tylko na obsługę dowodów księgowych i ich standardowych statusów (np. dla faktury kosztowej: wprowadzona, zaakceptowana, zaksięgowana, zapłacona). Przebiegi specyficzne dla firmy takie jak np. procedury zarządzania kosztami, ścieżki weryfikacji, kontrola zamówień itp. łatwiej wdrożyć z pomocą dużo bardziej uniwersalnych systemów workflow/docflow Stosowanie specjalizowanych systemów (tu system zarządzania przepływem pracy) wydaje się łatwiejsze i mniej kosztowne niż „kastomizacja” systemow ERP… (c) Jarosław Żeliński http://IT-Consulting.pl/

Na zakończenie Workflow to przepływ pracy: określa co i w jakiej kolejnosći jest (powinno być) wykonywane Przepływ dokumentów to „droga” jaką pokonują konkretne dokumenty, nazwa ta odzwierciedla niestety tylko „tradycyjny stan fizyczny” jakim jest przekazywanie sobie nośnika informacji jakim jest np. papier Systemy workflow to tandem w postaci repozytorium informacji (dokumentów) i kolejności ich przetwarzania.

© Jarosław Żeliński IT-Consulting Dziękuję za uwagę… Jarosław Żeliński – Analityk Biznesowy j.zelinski@it-consulting.pl http://IT-Consulting.pl GSM: 0-608 05 90 20 Pytania…? © Jarosław Żeliński IT-Consulting

O mnie… Projekty analityczne między innymi dla… Od 1991 roku w branży IT i zarządzania Od 1998 roku jako niezależny analityk, projektant i firma it-consulting.Pl Dziesiątki publikacji w prasie branżowej i gospodarczej Członek stowarzyszenia doradców gospodarczych Wykładowca katedry systemów informacyjnych wydziału przedsiębiorczości akademii morskiej w gdyni Kilkudziesięciu odbiorców usług doradczych, małe, średnie i duże firmy zarówno informatyczne jak i ich klienci. Poświadczenie bezpieczeństwa wydane przez abw Ekspert przy gabinecie komisji nadzoru finansowego Doktorant katedry informatyki gospodarczej SGH Publikacje między innymi w …