Standaryzacja i jej znaczenie w pracy archiwisty Anna Laszuk, Warszawa, 16 grudnia 2011 r.

Jednolity rzeczowy wykaz akt - standaryzacja opisu teczek w kancelarii

Archiwizacja - standaryzacja opisu teczek w trakcie przekazywania spis zdawczo-odbiorczy akt do archiwum zakładowego spis zdawczo-odbiorczy akt do archiwum państwowego

Ewidencja i opracowanie w archiwum państwowym Środki ewidencyjne: księga nabytków i ubytków księga przesunięć międzyzespołowych kartoteka zespołów i zbiorów spis zespołów i zbiorów baza danych SEZAM Pomoce archiwalne: inwentarze kartkowe i książkowe indeksy osobowe, przedmiotowe, geograficzne sumariusze przewodniki i informatory

Narodowy zasób archiwalny www.archiwa.gov.pl archiwa państwowe, uniwersyteckie, naukowe, kościelne, polonijne zasób opisany w zestandary- zowanej bazie danych

Akta instytutów we wszystkich archiwach w Archiwum PAN www.archiwa.gov.pl Akta instytutów we wszystkich archiwach w Archiwum PAN

Akta wsi Hel, pow. pucki – inwentarz zestandaryzowany opis na poziomie jednostki archiwalnej off-line on-line

Jednolity opis źródeł do badań genealogicznych www.archiwa.gov.pl Ewidencje Ludności w Archiwaliach Program Rejestracji Akt Metrykalnych i Stanu Cywilnego

Standaryzacja, standard, norma Uniwersalny słownik języka polskiego, pod red. S. Dubisza, Warszawa 2003: Standaryzacja – wprowadzanie jednolitych norm; ujednolicanie produkcji; normalizacja Standard – przeciętna norma, przeciętny typ, model, wyrób odpowiadający określonym wymogom; wzorzec Norma – ustalona, ogólnie przyjęta zasada; reguła, przepis, wzór Wikipedia: Dokumenty opisujące standardy w sposób sformalizowany i ustanawiane zgodnie ze stosownymi procedurami to normy. Opracowywaniem norm zajmują się odpowiednie organizacje lub instytucje, np. ISO*. W Polsce istnieje zestaw regulacji o nazwie Polska Norma (PN). *ISO, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ang. International Organization for Standardization, fra. Organisation internationale de normalisation) Standard de facto (łac. standard faktyczny) - standard lub zbiór zwyczajów i technologii stosowanych powszechnie przez informatyków i użytkowników komputerów, który nie jest uznany przez żadną z formalnych organizacji standaryzacyjnych

Działalność informacyjna – kilka wieków normalizacji XV wiek - zalążki katalogu przedmiotowego w klasztorach niemieckich połowa XVI wieku - pierwszy katalog biblioteczny – „Bibliotheca universalis” Konrada Gesnera 1815 rok – zasada pertynencji terytorialnej 1898 rok – zasada proweniencji (przynależności zespołowej)

Standardy Międzynarodowej Rady Archiwów Międzynarodowy standard opisu archiwalnego ISAD (G) wersja 1 – 1993 r. - pl 1995 wersja 2 – 1999 r. - pl 2005

Elementy standardu ISAD (G)1 Blok identyfikacyjny kod/sygnatura, tytuł, data/daty wytworzenia opisywanego obiektu, poziom opisu, rozmiar i nośnik Blok proweniencji i archiwizacji nazwa twórcy, historia, dzieje zespołu, źródło pochodzenia

Elementy standardu ISAD (G)2 Blok opisu zawartości (treści) i układu akt zakres i zawartość (treść), selekcja, brakowanie i przekazywanie do archiwów, dopływy, sposób uporządkowania Blok udostępniania / wykorzystania warunki decydujące o udostępnianiu, warunki decydujące o reprodukowaniu, język/pismo, stan fizyczny i wymagania techniczne, pomoce informacyjne

Elementy standardu ISAD (G)3 Blok materiałów uzupełniających oryginały i miejsce ich przechowywania, kopie i miejsce ich przechowywania, powiązania z innymi materiałami, uwagi o publikacji Blok uwag Blok kontrolny uwagi archiwisty, reguły i zwyczaje, data sporządzenia opisu

ISAD (G) - niezbędne elementy opisu Sygnatura Tytuł (nazwa) Twórca Data(y) Rozmiary opisywanego obiektu Poziom opisu

Międzynarodowy standard opisu archiwalnego – część ogólna [ISAD (G)] Cele: zapewnić stworzenie logicznych, odpowiednich i zrozumiałych opisów, ułatwiać uzyskiwanie i wymianę informacji o materiałach archiwalnych, ułatwiać dostęp do danych urzędowych (władz publicznych), umożliwiać zintegrowanie opisów z różnych służb archiwalnych w jeden zunifikowany system informacji

European Union Archive Network EUAN praktyczne zastosowanie ISAD (G) archiwa narodowe: Szkocji, Szwecji i Włoch Międzynarodowy Instytut Historii Społecznej w Amsterdamie Szkocka Sieć Archiwalna (the Scottish Archive Network Ltd – SCAN www.scan.org.uk) wnioski STANDARDY KONTEKST OPIS WIELOPOZIOMOWY PUNKTY DOSTĘPU

Poziomy opisu materiałów archiwalnych FOPAR ISAD Metodyka ap Archiwum Archiwum historyczne Grupa zespołów Zespół Podzespół Seria (Seria) Klasa Podseria (Podseria) Jednostka archiwalna (akta sprawy) Jednostka archiwalna Dokument

Opis wielo-poziomowy w systemie zespół seria jednostka archiwalna dokument

Standardy Międzynarodowej Rady Archiwów Międzynarodowy standard opisu archiwalnego ISAD (G) wersja 1 – 1993 r. - pl 1995 wersja 2 – 1999 r. - pl 2005 Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych ISAAR (CPF) wersja 1 – 1996 r. - pl 2000 wersja 2 – 2004 r. - pl 2006 Międzynarodowy standard (opisu) instytucji z zasobem archiwalnym wersja 1 – 2007 r. ISIAH wersja 2 – 2008 r. ISDIAH Międzynarodowy standard funkcji/działalności jednostek organizacyjnych wersja 1 – 2006 r. ISAF wersja 2 – 2008 r. ISDF

Standardy techniczne Norma opisowa Sposób kodowania w XML ISAD (G) EAD (Encoded Archival Description) ISAAR (CPF) EAC (Encoded Archival Context) ISDIAH EAG (Encoded Archival Guide) ISDF

APEnet Europejski Portal Archiwalny http://www.apenet.eu/ 2009-2011 Konsorcjum – archiwa z 17 krajów: Belgia, Bułgaria, Czechy, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Słowenia i Szwecja; Fundacja Europeana

Europejski Portal Archiwalny standardy archiwalne: ISAD (G) [EAD], ISAAR (CPF) [EAC] i ISDIAH [EAG] standardy techniczne: METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), OAI-PMH (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) 52 instytucje opisy prawie 10 mln obiektów kopie cyfrowe prawie 930 tys. obiektów

RAPORT O ARCHIWACH W UNII EUROPEJSKIEJ PO ROZSZERZENIU standardy: budynków archiwalnych udostępniania i eksponowania opisu archiwalnego danych i metadanych w systemach informatycznych digitalizacji i formatów przechowywania tworzenia, przechowywania i rozpowszechniania dokumentów elektronicznych kwalifikacji zawodowych archiwistów ………… http://www.archiwa.gov.pl/pl/wydawnictwa/epublikacje.html

European Union Archive Network EUAN wnioski – nie wszystko można zestandaryzować UŻYTKOWNIK ??? One relatively unknown variable is the user, or rather the latent or potential user. /…/ We can survey and analyse the existing users, but how can we find out more about those who do not yet use the resources we hold? This is /…/ a challenge to everyone in the heritage institutions. It is also a challenge for national governments and the European Commission as they move towards greater electronic delivery of services to citizens.