Przechowywanie Pism
Prowadzenie archiwum polega na: Celowym przechowywaniu akt Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania.
Archiwum pełni rolę: Źródła informacji Źródła materiałów dokumentacyjnych Źródła materiałów dowodowych Przechowywania akt, narzuconych przez prawo.
Przechowywanie akt bieżących Akta spraw bieżących mogą być przechowywane w: Archiwum osobistym-przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących Archiwum wydziałowym-zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt Archiwum centralnym-tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów Archiwum akt tajnych-przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje
Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów
Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów
Grup zawodowych-możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa Podziału geograficznego-możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu Dat-akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone Numerów-pismom lub aktom nadaje się określony numer
Sposoby przechowywania akt: Układ pionowy-akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi Układ boczny-akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich Układ poziomy-akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości