Technologia identyfikacji radiowej (RFID)w bibliotekach – nowy etap automatyzacji bibliotek Warszawa 21.10.2014 r.

Joanna Putko j.putko@pb.edu.pl Nowoczesne formy udostępniania i kontroli zbiorów bibliotecznych w oparciu o system RFID – z doświadczeń Biblioteki Politechniki Białostockiej Joanna Putko j.putko@pb.edu.pl

Plan wystąpienia Biblioteka Politechniki Białostockiej – informacje ogólne System RFID – proces wdrożenia systemu Elementy systemu – opis funkcjonowania Podsumowanie

Politechnika Białostocka jest największą uczelnią techniczną północno- wschodniej Polski ponad 60-letnia tradycja kształci ponad 13 tys. studentów ponad 600 nauczycieli akademickich ok. 600 pracowników niebędących nauczycielami 7 wydziałów

System biblioteczno-informacyjny Politechniki Białostockiej Biblioteka (45 pracowników) Biblioteka Główna – Centrum Nowoczesnego Kształcenia Biblioteka Wydziału Architektury Biblioteka Wydziału Zarządzania Biblioteka Zamiejscowego Wydziału Leśnego w Hajnówce Archiwum Uczelniane (2 pracowników)

Biblioteka Politechniki Białostockiej jest największą biblioteką naukowo-techniczną w regionie północno-wschodnim ponad 380 tys. książek, czasopism, norm i literatury firmowej tematyka zbiorów ściśle związana z potrzebami wydziałów i kierunkami studiów PB obejmuje literaturę z zakresu mechaniki, elektrotechniki, budownictwa i ochrony środowiska, architektury, informatyki, nauk matematyczno-przyrodniczych, ekonomii, zarządzania i marketingu, leśnictwa

Biblioteka w Centrum Nowoczesnego Kształcenia do września 2012 r. Biblioteka Główna funkcjonowała na Wydz. Mechanicznym i DS nr 3 od października 2012 r. rozpoczęła działalność w nowym budynku Centrum Nowoczesnego Kształcenia połączono zbiory Biblioteki Głównej oraz 3 bibliotek wydziałowych została zmieniona struktura organizacyjna Biblioteki PB

Struktura Biblioteki Głównej Oddział Gromadzenia Zbiorów Oddział Opracowania Zbiorów Oddział Udostępniania Zbiorów Oddział Informacji Naukowej Biblioteczne Centrum Informatyczne Sekretariat

centralny system gromadzenia i opracowania zbiorów w 1995 roku został zakupiony zintegrowany system biblioteczny ALEPH, który umożliwił zautomatyzowanie Biblioteki Głównej oraz bibliotek wydziałowych uruchomiona w 2009 r. wersja 18 zintegrowanego systemu bibliotecznego ALEPH 500 zapewnia użytkownikom i pracownikom biblioteki przyjazne środowisko pracy wszystkie zbiory dostępne są w katalogu online zarejestrowani czytelnicy mogą zdalnie zamawiać książki, przedłużać terminy ich zwrotu oraz kontrolować stan swojego konta

Zgromadzenie w jednym miejscu bogatego księgozbioru pozwoliło na wyodrębnienie, na trzech kondygnacjach budynku, ogólnodostępnych, specjalistycznych czytelni: Czytelnia Wydawnictw Informacyjnych - 27 miejsc Czytelnia Elektroniczna - 24 miejsca Czytelnia Czasopism - 24 miejsca Czytelnia Norm i Zbiorów Specjalnych - 10 miejsc 2 Czytelnie Książek z wolnym dostępem - 81 miejsc łącznie 166 miejsc Pomieszczenia do pracy indywidualnej i zespołowej zlokalizowane na poziomie P1 oraz P2 19 pomieszczeń do pracy indywidualnej i zespołowej (1, 5, 10-osobowe) sale do ćwiczeń prezentacji, szkoleń. - łącznie - 96 miejsc

Ponadto Biblioteka oferuje wolny, swobodny dostęp do zbiorów wypożyczenia na 3 godziny/zamknięcie Biblioteki, na 7 dni stanowiska do samodzielnych wypożyczeń i zwrotów (self-check, wrzutnia) 90 komputerów wyposażonych w specjalistyczne oprogramowanie nowoczesne skanery

Proces wdrożenia systemu ochrony zbiorów bibliotecznych w budynku CNK Początki nie wyglądały obiecująco – realizowano system w technologii elektromagnetycznej (EMS) z możliwością późniejszego rozbudowania o system RFID, przy czym: projekt niespójny i niepełny brak w dokumentacji informacji odnośnie typu bramek (9 sztuk!!!) self-check czy bookcheck niejasna kwestia szkoleń konfiguracja z systemem ALEPH – brak informacji wrzutnia – otwór w ścianie bez jakiegokolwiek urządzenia 10 pasków elektromagnetycznych!!! odbiór systemu w momencie odbioru budynku

Konsekwencje dla Biblioteki/Uczelni ryzyko uszkodzenia fizycznego – w budynku nie będzie bibliotekarzy natomiast będą osoby spoza uczelni montujący np. meble utrata gwarancji na działanie urządzeń – w okresie gwarancji nikt z tych urządzeń nie będzie korzystał dodatkowe koszty – opłata serwisowa urządzeń (brak informacji nt. wysokości opłat) Rekomendowana w projekcie rozbudowa systemu EMS o system RFID - hybrydowy system z wprowadzeniem dodatkowych elementów w postaci etykiet RFID, nowych self-checków, nowych bramek - bardzo kosztowny system nie dający gwarancji poprawnego funkcjonowania

Podjęte działania dyskusje i spotkania od bardzo spokojnych po bardzo burzliwe i emocjonalne intensywne zdobywanie wiedzy o systemie RFID: kontakty z bibliotekami, firmami, wizyty w innych bibliotekach, prezentacje itp. wprowadzenie zmian w zakresie prac dotyczących „systemu ochrony zbiorów bibliotecznych” realizowanych przez firmę budowlaną, podpisanie stosownego aneksu włączającego dostarczenie systemu

Niemożliwe stało się możliwe ogłoszenie przetargu na zakup wyposażenia, obejmującego system zabezpieczenia i kontroli zbiorów działającego w technologii RFID (Radio Frequency Identification) identyfikacji za pomocą fal radiowych) w częstotliwości przeznaczonej do zastosowań bibliotecznych – 13.56 MHz opracowano całą dokumentację przetargową (SIWZ) wizja lokalna dla potencjalnych wykonawców 2 próbki etykiet najniższa cena

Główne wymagania Technologia RFID ma służyć do realizowania wszystkich funkcji systemu kontroli księgozbioru identyfikacja zbiorów bibliotecznych ochrona zbiorów bibliotecznych przed niekontrolowanym i bezprawnym ich wyniesieniem poza teren chroniony obsługowe i samoobsługowe wypożyczenia i zwroty zbiorów bibliotecznych kodowanie etykiet RFID, przyjmowanie nowych książek /kodowanie/ porządkowanie i kontrola księgozbioru skontrum księgozbioru administrowanie systemem RFID

integracja system RFID za pomocą protokołu SIP2 z systemem bibliotecznym „Aleph” (self-checki, wrzutnia mechaniczna oraz jedno stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza) inne urządzenia systemu RFID (stanowiska kodowania etykiet, mobilne skontrum RFID) pobieranie danych z systemu bibliotecznego może odbywać się tylko za pomocą protokołu ODBC identyfikacja czytelnika w systemie następuje na podstawie kart bibliotecznych: Elektronicznej Legitymacji Studenckiej działającej w oparciu o kod kreskowy oraz czytnik Mifare i karty bibliotecznej działającej w oparciu o kod kreskowy 5 lat gwarancji na urządzenia i funkcjonowanie systemu cykl szkoleń dla pracowników biblioteki

Elementy systemu RFID etykieta biblioteczna RFID: wymiar etykiety - 54x86mm, antena miedziana, 2 kbit pamięci TT PH S2 ISO 15693: wymiar anteny 50x82 mm (min. 160 znaków) - 200 tys. stanowisko kodowania etykiet - 2 szt. stanowisko samodzielnego wypożyczania/zwrotów RFID Standard - 1 szt. stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych -1 szt. stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza - 4 szt. bramka RFID raportująca trzyantenowy system bramek kontrolnych - 3 szt. bramka RFID raportująca dwuantenowy system bramek kontrolnych - 1 szt. wrzutnia zewnętrzna mechaniczna z taśmociągiem - 1 szt. wózek biblioteczny przesuwny z uchylnym dnem - 2 szt. mobilne skontrum RFID - 2 szt.

Ogłoszenie przetargu – podpisanie umowy 2 wykonawców różna wartość realizacji zamówienia ocena ekspercka dostarczonych próbek etykiet przez firmę zewnętrzną – Zakład Systemów Elektronicznych i Telekomunikacyjnych, Wydział Elektrotechniki i Informatyki Politechniki Rzeszowskiej odrzucenie oferty o korzystniejszej wartości podpisanie umowy z firmą Arfido Sp. z o.o sprawa w Krajowej Izbie Odwoławczej – wyrok potwierdził zasadność wyboru oferenta przez PB

Harmonogram prac Etap 1 – 14 dni od dnia podpisania umowy, obejmujący dostarczenie, przekazanie 80.000 etykiet, 2 szt. stanowisk do kodowania etykiet zintegrowanych z systemem bibliotecznym, instalacja, konfiguracja urządzeń z systemem bibliotecznym oraz szkolenie pracowników w zakresie kodowania etykiet. Etap 2 – nie później niż do 30.09.2012 r. obejmujący dostarczenie 120.000 etykiet oraz dostarczenie i montaż pozostałych urządzeń wraz z oprogramowaniem (licencje) oraz szkolenie pracowników

Szkolenia w zakresie działania i obsługi urządzenie do kodowania -kodowanie etykiet bibliotecznych RFID stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza – stanowisko wyposażone w aplikację do usuwania/zdejmowania bitu security w etykiecie RFID stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza – stanowisko komunikujące się z systemem bibliotecznym za pomocą protokołu SIP2 bramka RFID raportująca trzyantenowy system bramek kontrolnych wraz z licznikiem osób bramka RFID raportująca dwuantenowy system bramek kontrolnych wraz z licznikiem osób wolnostojące stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID Standard wolnostojące stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych wrzutnia mechaniczna z taśmociągiem oraz wózkami bibliotecznymi przesuwnymi z uchylnym dnem moblilne skontrum RFID – urządzenie do wykonywania skontrum i porządkowania zbiorów bibliotecznych Szkolenie administratorów w zakresie zarządzania, konfiguracji systemu, lokalizowania usterek

Etykieta – najważniejszy element/podstawa systemu autor/tytuł/numer systemowy/numer inwentarzowy/sygnatura/UKD/kod kreskowy materiały biblioteczne w wolnym dostępie aktywny księgozbiór z magazynu wypożyczalni wypożyczone na czas akcji etykietowania księgozbioru 4 dodatkowe stanowiska etykietowanie prowadzone w Bibliotece Głównej oraz w bibliotekach wydziałowych przez wszystkich pracowników presja czasu – zdążyć przed początkiem roku akademickiego 2012/2013

Wrzutnia przyjmowane są materiały będące tylko własnością Biblioteki PB dokonywanie zwrotów przez całą dobę, bez potrzeby autoryzacji wydruk pokwitowania dokonywanej transakcji sprawdzenie stanu konta z możliwością wydruku wybór wersji językowej interfejsu: j. polski, j. angielski, j. rosyjski wymagane dokładne postępowanie zgodnie z pojawiającymi się komunikatami

Wrzutnia - statystyka zwrotów w 2014 r. Styczeń 463 Luty 550 Marzec 451 Kwiecień 358 Maj 527 Czerwiec 741 Lipiec 676 Sierpień 18 Wrzesień 597

Self-check – prosty sposób samodzielnego wypożyczenia/zwrotu zeskanować na urządzeniu kod kreskowy legitymacji sprawdzić, czy wyświetliło się właściwe konto położyć wybrane książki na półkę urządzenia przycisnąć przycisk "Wypożycz"/"Zwróć" ewentualnie wydrukować paragon potwierdzający transakcję lub stan konta, na którym widnieje również informacja o dacie i godzinie zwrotu

Mobilne skontrum Skontrum mobilne umożliwia szybkie wyszukiwanie, identyfikowanie i porządkowanie zasobów bibliotecznych. Zastosowanie technologii radiowej likwiduje konieczność ręcznego liczenia książek. Dzięki systemowi RFID i mobilnemu czytnikowi bibliotekarz w sprawny sposób: przeprowadza obowiązkowe skontrum, polegające na wyszukiwaniu brakujących pozycji sprawdza prawidłowość ustawienia danej książki w dziale (zgodność z zakresem sprawdzanych danych) odszukuje daną pozycję na półce wykazuje pozycje spoza zakresu określonej dziedziny wskazuje książki z błędnie zakodowanymi etykietami lub pustymi umożliwia zlokalizowanie publikacji bez wklejonej etykiety diagnozuje takie błędy, jak np. niezdjęta flaga podczas zwrotu książki pomaga w ustaleniu braków względnych i bezwzględnych

Mobilne skontrum – jak to działa? za pomocą czytnika RFID odczytywane są informacje zawarte w etykietach bibliotecznych RFID, wklejonych do książek i porównane z danymi w systemie bibliotecznym mobilne stanowisko do skontrum współpracuje z systemem zarządzającym zbiorami, w naszym wypadku wdrożonym w bibliotece systemem ALEPH czytniki mają łączność online z systemem bibliotecznym, wykorzystując sieć bezprzewodową. Urządzenie pobiera dane wybrane przez bibliotekarza (w naszym wypadku były to działy UKD), łącząc się poprzez router z systemem ALEPH dane te są aktualne w momencie wybierania, tzn. niepokazywane są materiały, które mają status ”wypożyczona” podawana jest liczba pozycji, która powinna znajdować się w danym momencie w określonym dziale księgozbioru

Efekt skontrum ( 40 tys. książek udostępnianych w wolnym dostępie, 25 Efekt skontrum ( 40 tys. książek udostępnianych w wolnym dostępie, 25.11.2013 r. do 26.08.2014) etykiety błędnie zakodowane (30) etykiety puste, niezakodowane (38) etykiety uszkodzone (2) brak etykiety (43) pozycje spoza zakresu sprawdzanego działu (119) brakujące pozycje (odnalezione w innych działach lub w Magazynie) (108) brakujące pozycje nieodnalezione (pozycje brakujące przed przeprowadzką do CNK; zostały sprawdzone inne działy, Magazyn, zmieniono status na 08-brak, usunięto 2. sygnaturę) (25) brakujące pozycje poszukiwane, czyli tzw. braki względne (sprawdzono inne działy, Magazyn, nadano status 08-brak, ale nie usunięto 2. sygnatury) (4) niezdjęta flaga podczas zwrotu książki (na urządzeniu widnieje status „wypożyczona”) (19) książki, które nie powinny mieć 2. sygnatury, a miały (np. egz. archiwalny, kolekcja Wypożyczalnia, broszury, CD-ROM z sygn. S oraz książki z nadanymi wcześniej statusami: 06, 08, 88; usunięto 2. sygnaturę) (33)

Inne błędy ujawnione podczas skontrum zamienione etykiety informacyjne (na zewnętrznej stronie książki) (6) błędnie wpisany nr inwentarzowy (1) zamienione kody kreskowe i etykiety informacyjne (2) błędnie wpisana 2. sygn. książki w bazie (2) książki znalezione na półce, a jednocześnie będące na koncie Czytelnika (1)

Podsumowanie Biblioteka PB posiada obecnie spójny system kontroli zbiorów bibliotecznych działający w oparciu o technologię RFID pozwalający na sprawne udostępnianie oraz zarządzanie księgozbiorem determinacja bibliotekarzy zrozumienie I wyrozumiałość władz uczelni pomoc ze strony bibliotek, które w różnym zakresie korzystają z systemu RFID merytoryczne wsparcie oraz współpraca ze strony firmy Arfido Lekcja/wniosek nr 1 Nigdy nie dać się wykluczyć z procesu podejmowania decyzji Lekcja/wniosek nr 2 Planując wdrożenie systemu korzystać z doświadczeń innych bibliotek oraz wiedzy specjalistów

Dziękuję Państwu za uwagę i zapraszam do odwiedzenia Biblioteki Politechniki Białostockiej