Harcerska Akcja Letnia 2019

Instrukcja Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej przyjęta uchwałą GK ZHP nr 53/2019 z 20.02.2019 Główne zmiany to: naniesienie do wszystkich załączników odpowiednich klauzul informacyjnych wymaganych przepisami RODO, usunięcie książki komendanta – tę rolę pełni dziennik wychowawcy, a listę uczestników i protokoły kontroli formy HALiZ znaczna część organizatorów przechowuje odrębnie (poza książką komendanta) uregulowanie kwestii kwaterek (p. 1.17 i 7a)

dodanie zapisów podkreślających, że komendant formy HALiZ odpowiedzialny jest za rozliczenie zarówno pod względem finansowym jak i organizacyjnym przesunięcie regulaminów obowiązujących podczas HALiZ do warunków uczestnictwa (wcześniej funkcjonowały jako odrębny dokument) dodanie zapisu o możliwości zastosowania przyjętych w chorągwi kategorii podziału kosztów w książce finansowej, własnego wzoru planu finansowego lub rezygnacji z zatwierdzania go na poziomie chorągwi (p. 43) uspójnienie z polityką rachunkowości wartości minimalnej (1500 zł) niskocennych składników majątkowych podlegających wpisowi do książki inwentarzowej (p. 81)

karta kwalifikacyjna uczestnika formy HALiZ innej niż wypoczynek powstała w dwóch wariantach: dla osób niepełnoletnich i pełnoletnich; została uzupełniona o zapisy „załącznika do karty kwalifikacyjnej” tak, aby można było rozdać uczestnikom jeden druk warunki uczestnictwa zostały uzupełnione o przykładowe zapisy (np. przykładowe regulaminy, które są zgodne z obowiązującymi przepisami, przykładowa lista wyposażenia uczestnika, zapisy informujące o pracy systemem małych grup itp.); dane kadry ograniczono do danych kierownika formy i kadry wychowawczej sprawującej opiekę nad konkretnym dzieckiem; dodano pole na informacje o koszcie obozu i terminarzu wpłat z warunków uczestnictwa usunięto miejsce na dane uczestnika, a oświadczenie związane z zapoznaniem się z warunkami (dla rodziców/opiekunów prawnych/osób pełnoletnich) umieszczono w załączniku do karty kwalifikacyjnej w związku z tym „warunki” można przekazać w formie elektronicznej, a do dokumentacji obozowej należy załączyć jedynie egzemplarz „warunków” przekazany rodzicom uczestników

raport przedobozowy uspójniono z zapisami Instrukcji HALiZ oraz arkuszem lokalizacji oraz przeniesiono do pliku excel, gdzie z ukrytej zakładki (należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na zakładkę „raport przedobozowy” i w okienku, które się pojawi wybrać opcję „odkryj”) można skopiować wiersz w formacie gotowym do zamieszczenia w arkuszu lokalizacji

Obowiązująca dokumentacja HALiZ – nowe zasady Karta kwalifikacyjna uczestnika (wzór MEN) (drukować dwustronnie ze strony „dokumenty”) Załącznik do karty kwalifikacyjnej dwie wersje – dla uczestnika niepełnoletniego – dla uczestnika pełnoletniego (drukować dwustronnie ze strony „dokumenty”) Kartę kwalifikacyjną i załącznik uczestnika niepełnoletniego zaleca się, żeby podpisali obydwoje rodzice Uczestnik pełnoletni sam podpisuje kartę kwalifikacyjną oraz załącznik do karty kwalifikacyjnej dla uczestnika pełnoletniego.

Pierwsza strona załącznika do karty kwalifikacyjnej niepełnoletniego uczestnika W załączniku do karty kwalifikacyjnej w p. II. można dodać dodatkowe zgody np. na zajęcia w parku linowym, pływanie kajakiem itp.

Opinia Radcy Prawnego GK ZHP dot Opinia Radcy Prawnego GK ZHP dot. podpisywania karty kwalifikacyjnej niepełnoletniego uczestnika. W mojej ocenie wyjazd dziecka na obóz traktować należy jako sprawę istotną dotyczącą dziecka. Takie stanowisko prezentowane jest też w orzecznictwie – por. np. Postanowienie SR dla m. st. Warszawy w Warszawie VI Wydział Rodzinny i Nieletnich z dnia 27 lutego 2015 r. – sprawa VI Nsm 765/13 czy też Postanowienie SR w Lublinie III Wydział Rodzinny i Nieletnich z dnia 19 sierpnia 2014 r. – sprawa III Nsm 289/14. Powyższe ma daleko idące konsekwencje, ponieważ o sprawach istotnych dla dziecka rodzice powinni decydować wspólnie. W takim przypadku wyjazd dziecka na wypoczynek powinien być zgodną decyzja jego rodziców. Problemu oczywiście nie ma wówczas, gdy oboje rodzice wyrażają zgodę na wyjazd, poprzez złożenie swoich podpisów pod kartą kwalifikacyjną. Stąd też już od dłuższego czasu prezentuję pogląd, zgodnie z którym optymalnie by było, gdyby na karcie kwalifikacyjnej podpisali się oboje rodzice. Tylko wówczas w sensie prawnym mamy bowiem do czynienia z dokumentem, który w sposób niebudzący wątpliwości potwierdza podjęcie przez rodziców dziecka zgodnej decyzji dotyczącej wypoczynku. Przy tej okazji zwracam uwagę na to, że oficjalnie obowiązująca karta kwalifikacyjna wypoczynku, stanowiąca załącznik nr 6 do Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 5 kwietnia 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży, posługuje się liczbę mnogą, co zakłada konieczność złożenia podpisów przez rodziców dziecka, a nie jednego z nich.

Oczywiście może zdarzyć się tak, że karta podpisywana jest przez jednego z rodziców. W mojej ocenie w takiej sytuacji należy skontaktować się z tym rodzicem prosząc o wyjaśnienie przyczyn, dla których tylko on podpisał kartę. Jeśli przy tym niepodpisanie karty przez drugiego rodzica jest tylko wynikiem przeoczenia czy innych wypadków losowych (np. nieobecność w domu), to bezwzględnie należy w mojej ocenie dążyć do uzyskania podpisu drugiego z rodziców. Gdyby jednak okazało się, że brak podpisu drugiego rodzica jest konsekwencją okoliczności natury prawnej (ograniczenie władzy rodzicielskiej drugiego rodzica, jej pozbawienie czy zawieszenie), to wówczas, w mojej ocenie, należy dążyć do tego, by rodzic który złożył swój podpis na karcie kwalifikacyjnej, złożył dodatkowe pisemne oświadczenie o tym, że drugi rodzic pozbawiony jest władzy rodzicielskiej (ewentualnie jego władza rodzicielska jest zawieszona/ograniczona) i w związku z tym ten z rodziców, który sam podpisał kartę kwalifikacyjną, ma prawo samodzielnego decydowania o wypoczynku dziecka. W przypadku złożenia takiego oświadczenia, powołując się na par. 20 ust. 2 Statutu ZHP, a także art. 6 Kodeksu cywilnego, możemy w mojej ocenie zażądać od rodzica, który złożył ww. oświadczenie, dokumentów potwierdzających fakt pozbawienia/ograniczenia czy też zawieszenia władzy rodzicielskiej drugiego rodzica (powinien to być odpis orzeczenia sądu). W mojej ocenie takie podejście do tematu – to jest albo dysponowanie kartą kwalifikacyjną podpisaną przez oboje rodziców albo dysponowanie kartą kwalifikacyjną podpisaną przez jednego rodzica, który składa dodatkowo oświadczenie, o którym mowa powyżej, dokumentując dodatkowo okoliczności związane z pozbawieniem/ograniczeniem czy też zawieszeniem władzy rodzicielskiej drugiego rodzica, rozwiązuje przedstawione problemy.

Organizator powinien wpisać dane wypoczynku Warunki uczestnictwa (nowy wzór) Dokument ten należy umieścić na stronie internetowej, a jeżeli takiej nie ma doręczyć rodzicom wraz z kartą kwalifikacyjną i załącznikiem do karty kwalifikacyjnej. Oświadczenie o zapoznaniu się z warunkami uczestnictwa składają rodzice lub pełnoletni uczestnicy w załączniku do karty kwalifikacyjnej p. II. Organizator powinien wpisać dane wypoczynku

W celu zmniejszenia liczby dokumentacji papierowej oraz skrócenia czasu zatwierdzania obozów w Komendzie Chorągwi ograniczamy liczbę dokumentacji papierowej do minimum. Pozostałe dokumenty w wersji elektronicznej – skany dokumentów zapisane w pdf. Będą one umieszczane w OneDrive (chmura) w folderze udostępnionym przez Pełnomocnika ds. HAL komendantowi obozu. W celu udostępnienia folderu komendantowi obozu, komendant hufca zgłasza Pełnomocnikowi ds. HAL kandydaturę komendanta obozu (stop. imię i nazwisko), jednostkę, która będzie organizatorem obozu oraz adres e-mail komendanta obozu w domenie zhp.net.pl

Struktura folderów w OneDrive HAL 2019 – dostęp do folderu osób na poziome KCh Hufiec …… - dostęp do folderu komendanta hufca – widoczne również wszystkie obozy Obóz …….. – dostęp do folderu komendanta obozu Obóz …….. – dostęp do folderu komendanta obozu Obóz …….. – dostęp do folderu komendanta obozu Hufiec …… - dostęp do folderu komendanta hufca – widoczne również wszystkie obozy Obóz …….. – dostęp do folderu komendanta obozu Obóz …….. – dostęp do folderu komendanta obozu Obóz …….. – dostęp do folderu komendanta obozu

Wykaz dokumentów obowiązujących podczas HAL – do zatwierdzenia w formie elektronicznej umieszczone w OneDrive w folderze udostępnionym komendantowi obozu przez Pełnomocnika HALiZ 01 - zgłoszenie do bazy wypoczynku MEN + potwierdzenie zgłoszenia 02 - raport przedobozowy - nowy wzór 03 - warunki uczestnictwa - nowy wzór 04 - lista odpłatności uczestników 05 - lista kadry i personelu (funkcja, stopień, imię i nazwisko, adres)

06 - zaświadczenia komendanta i kadry wychowawczej o posiadaniu stopnia instruktorskiego i spełnianiu wymagań ustawy 07 - kserokopia zaświadczenia komendanta i kadry wychowawczej z KRK lub oświadczenie (pobierane z sądu) 08 - zaświadczenie wszystkich pracowników z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym – pobrane z rejestru przez pełnomocnika ds. RSPTS 09 - zaświadczenia o ukończeniu kursu na kierownika wypoczynku (instruktorzy w stopniu przewodnika) 10 - zaświadczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (również dla wolontariuszy) dla wszystkich pracowników obozu

11 - uprawnienia ratownika WOPR i służby medycznej 12 - inne uprawnienia np. profilaktyka, socjoterapeuty itp. 13 - zgoda/umowa z właścicielem terenu/obiektu 14 - polisa ubezpieczenia NNW Po umieszczeniu wszystkich dokumentów w chmurze, oraz uzyskaniu zatwierdzenia programu obozu, komendant obozu zgłasza mailowo (biuro@zhp.wlkp.pl) gotowość do zatwierdzenia obozu. Po sprawdzeniu przez Pełnomocnika ds. HAL otrzymuje zaproszenie do KCH w celu zatwierdzenia lub uwagi w celu uzupełnienia dokumentacji.

Obowiązkowe nazewnictwo plików umieszczanych w chmurze: 01a - kuratorium – zgłoszenie 01b - kuratorium – zaświadczenie 02 - raport przedobozowy 03 - warunki uczestnictwa 04 - lista odpłatności 05 - lista kadry i personelu 06 - nazwisko imie zaświadczenie stopień 07 - nazwisko imie krk 08 - nazwisko imie rspts 09 - nazwisko imie kurs kierowników (dot tylko instr w stopniu pwd.) 10 - nazwisko imie badania lekarskie 11a - nazwisko imie ratownik (uprawnienia ratownika) 11b - nazwisko imie pielegniarka (uprawnienia pielęgniarki) 12 - nazwisko 13 - zgoda – umowa teren 14 - polisa nnw 15 - program

PROGRAM PRACY OBOZU Program pracy obozu należy wysłać w formie elektronicznej najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem zatwierdzenia obozu na adres program@zhp.wlkp.pl

Zatwierdzanie w Komendzie Chorągwi: Po otrzymaniu zaproszenia do zatwierdzenia obozu komendant obozu przychodzi do KCh z dokumentacją: raport przedobozowy 2 egz. z podpisami - nowy wzór plan finansowy obozu 2 egz . (podpisany przez komendanta i skarbnika hufca) umowy z pracownikami (wolontariackie, zlecenia, o pracę), komendanta i kwatermistrza w 3 egz, pozostałych pracowników w 2 egz (forma papierowa) UWAGA – umowy podpisuje Komendant i Skarbnik Chorągwi lub osoby przez nich upoważnione umowa najmu/użyczenia samochodu 2 egz . (podpisana przez komendanta i skarbnika hufca)

DOKUMENTACJA NA OBOZIE: W stosunku do zeszłego roku nie zmniejszyła się liczba dokumentów. Dodatkowo dochodzą: Polecenie przetwarzania danych osobowych – dla kadry obozu Umowa powierzenia danych osobowych – w przypadku przekazania danych uczestników i kadry w ośrodku, bazie itp. Nie ma Książki Komendanta Obozu

KWATERKA OBOZOWA Zgodnie z Instrukcją HALiZ kwaterka nie jest wypoczynkiem i nie podlega zgłoszeniu w MEN. Uczestnicy kwaterki muszą mieć Karty kwalifikacyjne uczestnika HALiZ niebędącego wypoczynkiem (są dwie wersje – dla uczestnika niepełnoletniego i dla uczestnika pełnoletniego). Podpisy tak jak Karty kwalifikacyjnej wypoczynku.

Wszystkie dokumenty dot. HAL 2019 znajdują się na stronie: www.zhp.wlkp.pl -> zakładka „DOKUMENTY” -> „HAL” www.dokumenty.zhp.wlkp.pl -> zakładka „dokumenty HAL”