Zasady kwalifikowalności wydatków projektu w ramach Poddziałania 5. 2 Zasady kwalifikowalności wydatków projektu w ramach Poddziałania 5.2.2. RPO WP 2014-2020 Gdańsk, 4 marca 2019 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020

Informacje podstawowe (1) Ocena kwalifikowalności wydatków dokonywana jest w oparciu o: Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, które obowiązują od 23 sierpnia 2017 r.  

Informacje podstawowe (2) Fakt, że dany projekt kwalifikuje się do dofinansowania w ramach konkursu nie oznacza, że wszystkie wydatki poniesione podczas jego realizacji będą uznane za kwalifikowalne. Wydatki kwalifikowalne, czyli spełniające łącznie warunki określone w pkt 3 Podrozdziału 6.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach RPO WP na lata 2014-2020, to wydatki, które w szczególności są: niezbędne do realizacji celów projektu, racjonalne i efektywne, poniesione w okresie kwalifikowalności tj.: zgodnym z okresem realizacji projektu (19.02.2019 do 30.06.2023), przy czym termin realizacji projektu założony we wniosku o dofinansowanie musi zakładać jego rozpoczęcie do 31 grudnia 2019 roku i zakończenie do 30 czerwca 2023 roku.

Informacje podstawowe (3) Wydatki kwalifikowalne W ramach konkursu zostały określone maksymalne stawki rynkowe najczęściej finansowanych towarów lub usług w ramach danej grupy projektów – Taryfikator towarów i usług stanowi załącznik nr 6 do regulaminu konkursu.   Taryfikator nie stanowi katalogu zamkniętego, co oznacza, że dopuszczalne jest ujmowanie w budżecie projektu kosztów w nim niewskazanych. Stawki ujęte w katalogu są stawkami maksymalnymi, co oznacza, że poszczególne koszty w budżecie projektu nie powinny przekraczać ich wysokości. Wnioskodawca sporządzając wniosek o dofinansowanie projektu jest zobowiązany dokonać rzetelnego i racjonalnego szacowania kosztów, w związku z tym koszty w budżecie powinny być, co do zasady, niższe niż stawki maksymalne. Wskazanie stawek maksymalnych będzie możliwe w przypadkach, które będą wynikały ze specyfiki projektu, co znajdzie odzwierciedlenie w treści wniosku o  dofinansowanie projektu.

Informacje podstawowe (4) Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest przede wszystkim w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność oraz w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji projektu lub siedzibie beneficjenta. Niemniej, na etapie oceny wniosku o dofinansowanie dokonywana jest ocena kwalifikowalności planowanych wydatków. Przyjęcie danego projektu do realizacji i podpisanie z beneficjentem umowy o dofinansowanie nie oznacza, że wszystkie wydatki, które beneficjent przedstawi we wniosku o płatność w trakcie realizacji projektu, zostaną rozliczone. Szczegółowe warunki kwalifikowania wydatków zostały zawarte w pkt. 3) Rozdziału 6.2 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków. Katalog wydatków niekwalifikowalnych określony został w Rozdziale 6.3 ww. Wytycznych.

Informacje podstawowe (5) Maksymalny poziom dofinansowania wydatków kwalifikowalnych projektu wynosi 95%, w tym: 85% środki EFS 10% krajowy wkład publiczny – budżet państwa.   Minimalny wymagany wkład własny beneficjenta do projektu wynosi 5% wydatków kwalifikowalnych projektu. Minimalna wartość projektu – 100.000,00 PLN

Pomoc publiczna (1) W przypadku wystąpienia wsparcia stanowiącego pomoc publiczną, udzielaną w ramach realizacji Programu, znajdą zastosowanie właściwe przepisy prawa Unii Europejskiej i krajowego, dotyczące zasad udzielania tej pomocy, obowiązujące w momencie udzielania wsparcia. W przypadku wystąpienia pomocy publicznej, wsparcie udzielane będzie na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 2 lipca 2015 r. w sprawie udzielania pomocy de minimis oraz pomocy publicznej w ramach programów operacyjnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego na lata 2014-2020 (Dz.U. z 2015 r., poz. 1073).

Pomoc publiczna (2) Pomoc de minimis jest udzielana z zachowaniem warunków dotyczących kumulacji określonych w art. 5 rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013. Wartość dopuszczalnej pomocy de minimis udzielonej jednemu przedsiębiorcy określa się na podstawie art. 3 ust. 2–9 powyższego rozporządzenia. Całkowita kwota pomocy de minimis przyznanej przez państwo członkowskie jednemu przedsiębiorstwu nie może przekroczyć 200 000 EUR w okresie trzech lat podatkowych.

Personel projektu - definicja Personel projektu – osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu na podstawie stosunku pracy, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentem projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby współpracujące w rozumieniu art. 12 pkt 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz wolontariusze.

Personel projektu (1) Osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne nie stanowią personelu projektu i są wykonawcami usługi zlecanej przez Beneficjenta. W budżecie projektu należy wskazać: planowany czas realizacji zadań merytorycznych przez wykonawcę (podać liczbę godzin); przewidywane rozliczenie wykonawcy na podstawie umowy o dzieło (należy pamiętać, że umowa o dzieło nie może dotyczyć zadań wykonywanych w sposób ciągły).

Personel projektu (2) Poprawność sporządzenia budżetu W przypadku personelu projektu we wniosku o dofinansowanie projektu należy odznaczyć kolumnę 6 oraz wskazać planowaną formę zaangażowania pracownika, planowany wymiar czasu oraz jednostkę pomiaru Przykład: Kategoria wydatku Jednostka miary Liczba Cena jednostkowa umowa o pracę (np. cały etat, ½ etatu) Miesiąc m-c w danym roku X zł

Limity Limity dotyczą takich kategorii kosztów jak: Środki trwałe, Cross-financing. Wnioskodawca jest zobowiązany już na etapie przygotowania projektu i wniosku o dofinansowanie projektu przewidzieć kategorie wydatków kwalifikujące się do finansowania w ramach środków trwałych i cross-financingu.

Środki trwałe (1) Definicja Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.), z zastrzeżeniem inwestycji, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 tej ustawy, rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki organizacyjnej.

Środki trwałe (2) 6.12.1 Zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu dzielą się na: środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni w szkole); środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na szkolenia).   Wydatki na zakup środków trwałych mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie projektu wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu.

Środki trwałe (3) Wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w pkt 1 lit. b), o wartości początkowej równej lub wyższej niż 3 500 PLN netto, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. Jeżeli wykorzystywane są także do innych zadań niż założone w projekcie, wydatki na ich zakup kwalifikują się do współfinansowania w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym dokonanym w okresie realizacji projektu, proporcjonalnie do ich wykorzystania w celu realizacji projektu. W takim przypadku rozlicza się wydatki do wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym i stosuje warunki i procedury określone w sekcji 6.12.2. W takim przypadku wartość środków trwałych nie wchodzi do limitu środków trwałych i cross-financingu.

Środki trwałe (4) Wydatki poniesione na zakup używanych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są kwalifikowalne, jeśli spełnione są wszystkie wymienione poniżej warunki: sprzedający środek trwały wystawił deklarację określającą jego pochodzenie, b) sprzedający środek trwały potwierdził w deklaracji, że dany środek nie był w okresie poprzednich 7 lat (10 lat w przypadku nieruchomości) współfinansowany z pomocy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych, c) cena zakupu używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu.

Limity Wartość wydatków poniesionych na: zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 3500 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu cross-financingu, które nie mogą przekroczyć 10% kwoty dofinansowania UE łącznie nie może przekroczyć 10% kosztów kwalifikowalnych projektu.

Amortyzacja (1) 6.12.2 Amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Koszty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania, kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, odpisy amortyzacyjne zostały dokonane zgodnie z właściwymi przepisami prawa krajowego,

Amortyzacja (2) d) wydatki poniesione na zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych nie zostały zgłoszone jako wydatki kwalifikowalne projektu, ani też ich zakup nie był współfinansowany ze środków unijnych (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje aktywa na potrzeby projektu, ale nie może zrefundować kosztów zakupu), e) odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które zostały zakupione w sposób racjonalny i efektywny, tj. ich ceny nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych, f) w przypadku, gdy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania aktywów w celu realizacji projektu.

Rekrutacja (1) Koszty rekrutacji uczestników projektów powinny stanowić co do zasady koszt pośredni. Zasadnym jest rozliczenie kosztów rekrutacji w kosztach bezpośrednich, wyłącznie w przypadku gdy: Projekt dotyczy grupy docelowej, do której dotarcie jest utrudnione i wymaga działań bezpośrednich, lub Rekrutacja do projektu wymaga merytorycznej weryfikacji wiedzy i umiejętności uczestników celem zakwalifikowania ich do odpowiedniej formy wsparcia, czy na właściwy poziom zaawansowania szkolenia, lub Gdy rekrutacja wymaga merytorycznej oceny dokumentów składanych przez uczestnika/przeprowadzenia wstępnej weryfikacji podmiotu, który ma przystąpić do projektu.

Metody uproszczone rozliczania wydatków (1) W ramach konkursu w przypadku projektów, w których wartość wkładu publicznego (środków publicznych) nie przekracza wyrażonej w PLN równowartości 100 000,00 EUR, należy zastosować uproszczoną metodę rozliczania wydatków wyłącznie w formie kwot ryczałtowych w oparciu o szczegółowy budżet projektu, określony przez beneficjenta i zatwierdzony przez IZ RPO WP.   Koszty pośrednie w projekcie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem stawek ryczałtowych.

Metody uproszczone rozliczania wydatków (2) Koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane z obsługą projektu. Katalog kosztów pośrednich znajduje się w rozdziale 8.4 Wytycznych. Niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty pośrednie zostaną wykazane w ramach kosztów bezpośrednich. Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków. Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich jest wykazana w umowie o dofinansowanie.

% kosztów bezpośrednich Projekty o wartości kosztów bezpośrednich Koszty pośrednie Koszty pośrednie, które GWA wylicza automatycznie, rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych: % kosztów bezpośrednich Projekty o wartości kosztów bezpośrednich 25% do 830 tys. PLN włącznie 20% powyżej 830 tys. PLN do 1 740 tys. PLN włącznie 15% powyżej 1 740 tys. PLN do 4 550 tys. PLN włącznie 10% przekraczającej 4 550 tys. PLN

Praktyczne uwagi – szkolenia Każdy z uczestników projektu otrzymuje ofertę wsparcia, obejmującą takie formy pomocy, które zostaną zidentyfikowane u niego jako niezbędne w celu poprawy sytuacji na rynku pracy lub uzyskania zatrudnienia. W projektach wsparcie udzielane jest w sposób zindywidualizowany, tj. dostosowany do potrzeb i predyspozycji danej osoby i z nią uzgodniony. W celu umożliwienia indywidualizacji wsparcia, wykorzystywane są mechanizmy umożliwiające elastyczne zarządzanie projektami, takie jak ogólne definiowanie zadań w projekcie oraz wprowadzanie zmian w treści wniosku o dofinansowanie wynikających z indywidualizacji wsparcia. Szkolenia w ramach zadań projektowych powinny być opisane w sposób ogólny, odnosząc się do ich zgodności z IPD uczestnika oraz wskazywać czy będą kończyły się uzyskaniem kwalifikacji czy kompetencji.

Praktyczne uwagi - staże Maksymalny okres realizacji staży wynosi 6 m-cy, nie określono natomiast minimalnego czasu stażu, który powinien wynikać z indywidualnych predyspozycji uczestników projektu. W trakcie trwania stażu, można równocześnie skierować uczestnika na szkolenie zawodowe, o ile wzajemna realizacja obu form jest możliwa i nie powoduje uszczerbku na ich efektywności. W takiej sytuacji uczestnikowi może zostać wypłacone równocześnie stypendium stażowe jak i szkoleniowe. W trakcie trwania stażu uczestnicy nie mogą podejmować zatrudnienia skutkującego koniecznością opłacania składek ZUS. W przypadku usprawiedliwionej nieobecności stażysta zachowuje prawo do stypendium stażowego, o ile umowa stażowa nie stanowi inaczej.

Praktyczne uwagi - kwalifikacje Co najmniej 35% uczestników projektu uzyska kwalifikacje zawodowe zgodnie z warunkami określonymi w załączniku nr 1 do Standardów realizacji wsparcia. Weryfikacja kwalifikacji nastąpi przy końcowym wniosku o płatność, gdy Wnioskodawca będzie musiał przedłożyć dokumenty potwierdzające spełnienie warunków zgodności certyfikatów z listą sprawdzającą zawartą w załączniku nr 1 do Standardów realizacji wsparcia. Na etapie konstruowania wniosku o dofinansowanie, należy zadeklarować zgodność wydawanych dokumentów potwierdzających kwalifikacje z wymogami zawartymi w ww. załączniku. Baza kwalifikacji - https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl/

Dziękuję za uwagę. 27