Research project management Project Route The purpose of this exercise is to familiarize students with the initial stages of project development: defining objectives and planning. Problem Tree SMART

Problems tree effect effect effect Main Problem cause cause cause

Problem tree Steps 1 - List all the problems that come to mind. Problems need to be carefully identified: they should be existing problems, not possible, imagined or future ones. The problem is an existing negative situation, it is not the absence of a solution. 2 - Identify a core problem (this may involve considerable trial and error before settling on one). 3 - Determine which problems are “Causes” and which are “Effects.” 4 - Arrange in hierarchy both Causes and Effects, i.e., how do the causes relate to each other - which leads to the other, etc.

Problem tree

Problem tree

Problem tree

Problem tree

Problem tree

Problem tree Demonstration case: Scoping Using different criteria in selecting one or more clusters the following decisions were taken: - Irrigation system: the beneficiaries indicate that this is a cluster that requires urgent intervention. Working on irrigation issues suits the policy of both the local government and the implementing agency. Besides the implementing organisation has a vast experience in similar projects. - Agricultural inputs: in the workshop it was indicated that the suppliers of agricultural inputs intend to have a more regular supply, especially when the farmers are willing to pay a little more. When there will be sufficient water, the production will increase and thus the farmers will have more income to invest in agricultural inputs. - Soil fertility: working on soil fertility issues requires a special expertise and it is known that the local government and the agricultural university run a successful project on soil fertility management. - Immigration: this is probably the most sensitive and difficult cluster to deal with. The beneficiaries and the implementing organisation do not see any chance for them to try and work on this issue. It is typically a task for the politicians and the government.

Defining problems to resolve Without problems there are no projects. Finding problems (difficulties, challenges) The essence of the organization's work is to make a positive change in the environment, in which they operate (for example: improvement disabilities more accessible to the general sports). Each of these changes resulted from the needs of a particular social group. Then from define and describe the group begins to analyze the problem.

Question 1: For who you is your project? Audience is the person (or group of peoples) to be targeting by the action. These are participants of our project. The project will change their situation for “better”. Who will be in this group dependents from us and our project. For example: disabled peoples, teachers, unemployed young people under 25 years of age. This is group we are going to work. For who is your project: ???

Question 2: Where are the customers? The answer may be a geographical area (such as the disabled from the city Cracow, problem with drugs in our city) or institution (for example: students from the local University, officials of family assistance center). Customers: ???

Question 3: What we know about the audience ? When you specify your audience and where they come from, you must specify the source of information about their situation. The data that we collect, must be the most objective and reliable information, for example: official, available to anyone - for example, the local statistics, the police, social welfare, public opinion polls. You can also do your own research. The data that we collect, should include a pre-determined by project territory. For students of the local university, data sources can be: dean department, student council , interviews with teachers and students themselves. Sources must be appropriate to the group and to the territory - that is what is defined by answering the first two questions . Our audience: ???

Question 4: How big is your audience group? Specify the number of the persons who are defined as a group of customers in the territory. This number should be determined on the basis of the data collected. Size of our audience: ???

Question 5: What are the main problems for our group? Write a complete list of problems that are known with respect to chosen groups of customers. Problems: ???

Information from questions Description of the problem Problems tree Information from questions Description of the problem

SMART Targets should be: S – specific area M – measurable A – attainable R – realistic T – time bound

SMART Specific: A specific goal has a much greater chance of being accomplished than a general goal. To set a specific goal you must answer the six “W” questions: *Who: Who is involved? *What: What do I want to accomplish? *Where: Identify a location. *When: Establish a time frame. *Which: Identify requirements and constraints. *Why: Specific reasons, purpose or benefits of accomplishing the goal. EXAMPLE:  A general goal would be, “Get in shape.” But a specific goal would say, “Join a health club and workout 3 days a week.”

SMART Bad Example: I want to be healthier. Good Examples: I want to lose 20 pounds. I want to eliminate chocolate bars from my diet. I want to quit smoking. I want win a tennis match against my brother. I want to reduce my half-marathon time by 30%.

SMART Measurable - Establish concrete criteria for measuring progress toward the attainment of each goal you set. When you measure your progress, you stay on track, reach your target dates, and experience the exhilaration of achievement that spurs you on to continued effort required to reach your goal. To determine if your goal is measurable, ask questions such as: How much? How many? How will I know when it is accomplished? Wymierne - określenie konkretnych kryteriów pomiaru postępów w osiąganiu wyznaczonego celu. Podczas mierzenia postępu, pozostajesz na dobrej drodze, dotrzyj do wyznaczonych dat i doświadcz się radości z osiągnięć, które zachęcają cię do kontynuowania wysiłku potrzebnego do osiągnięcia celu. Aby ustalić, czy Twój cel jest wymierny, zadaj pytania, na przykład ...... Jak dużo? Ile? Skąd mam wiedzieć, kiedy to się skończy?

SMART Bad Example: I want more money. Good Examples: I want to completely pay off my student loan. I want to have $200,000 in my savings account. I want to earn a $100,000 salary. I want a part-time job for an extra $10,000 a year. I want my investment portfolio to earn a 10% annual return. Wymierne - określenie konkretnych kryteriów pomiaru postępów w osiąganiu wyznaczonego celu. Podczas mierzenia postępu, pozostajesz na dobrej drodze, dotrzyj do wyznaczonych dat i doświadcz się radości z osiągnięć, które zachęcają cię do kontynuowania wysiłku potrzebnego do osiągnięcia celu. Aby ustalić, czy Twój cel jest wymierny, zadaj pytania, na przykład ...... Jak dużo? Ile? Skąd mam wiedzieć, kiedy to się skończy?

SMART Attainable – When you identify goals that are most important to you, you begin to figure out ways you can make them come true. You develop the attitudes, abilities, skills, and financial capacity to reach them. You begin seeing previously overlooked opportunities to bring yourself closer to the achievement of your goals. You can attain most any goal you set when you plan your steps wisely and establish a time frame that allows you to carry out those steps. Goals that may have seemed far away and out of reach eventually move closer and become attainable, not because your goals shrink, but because you grow and expand to match them. When you list your goals you build your self-image. You see yourself as worthy of these goals, and develop the traits and personality that allow you to possess them. Osiągalny - Kiedy zidentyfikujesz najważniejsze dla Ciebie cele, zaczynasz odkrywać sposoby, dzięki którym można je spełnić. Rozwijasz postawy, zdolności, umiejętności i możliwości finansowe, aby dotrzeć do nich. Zacznij widzieć wcześniej przeoczone możliwości przybliżania się do osiągnięcia Twoich celów. Możesz osiągnąć jak najwięcej jakiegoś celu, jeśli zaplanujesz swoje kroki mądrze i ustalisz ramy czasowe, które pozwolą Ci wykonać te kroki. Cele, które mogły się wydawać odległe, a poza zasięgiem w końcu zbliżyć się i stać się osiągalne, a nie dlatego, że Twoje cele się kurczą, ale dlatego, że rosną i rozwijasz, aby ich dopasować. Kiedy wymienisz swoje cele, budujesz swój własny wizerunek. Widzisz siebie jako godny tych celów i rozwijać cechy i osobowość, które pozwalają na ich posiadanie.

SMART Bad Example:  I want to visit every country in the world this year. Good Examples: I want to backpack through Europe this summer. I want to visit every continent before I die. I want to see the new seven wonders of the world within the next 15 years. I want to travel to 5 countries in the next 10 years. I want to go on a cruise through Asia by the end of next year. Osiągalny - Kiedy zidentyfikujesz najważniejsze dla Ciebie cele, zaczynasz odkrywać sposoby, dzięki którym można je spełnić. Rozwijasz postawy, zdolności, umiejętności i możliwości finansowe, aby dotrzeć do nich. Zacznij widzieć wcześniej przeoczone możliwości przybliżania się do osiągnięcia Twoich celów. Możesz osiągnąć jak najwięcej jakiegoś celu, jeśli zaplanujesz swoje kroki mądrze i ustalisz ramy czasowe, które pozwolą Ci wykonać te kroki. Cele, które mogły się wydawać odległe, a poza zasięgiem w końcu zbliżyć się i stać się osiągalne, a nie dlatego, że Twoje cele się kurczą, ale dlatego, że rosną i rozwijasz, aby ich dopasować. Kiedy wymienisz swoje cele, budujesz swój własny wizerunek. Widzisz siebie jako godny tych celów i rozwijać cechy i osobowość, które pozwalają na ich posiadanie.

SMART Realistic - To be realistic, a goal must represent an objective toward which you are both willing and able to work. A goal can be both high and realistic; you are the only one who can decide just how high your goal should be. But be sure that every goal represents substantial progress. A high goal is frequently easier to reach than a low one because a low goal exerts low motivational force. Some of the hardest jobs you ever accomplished actually seem easy simply because they were a labor of love. Realistyczne - aby być realistycznym, cel musi stanowić cel, z którym zarówno jesteś gotowy, jak i zdolny do pracy. Cel może być zarówno wysoki, jak i realistyczny; Jesteś jedyną osobą, która może zdecydować, jak bardzo Twój cel powinien być. Ale upewnij się, że każdy cel stanowi znaczny postęp. Wysoki cel jest często łatwiej osiągać niż niski, ponieważ niski cel wywiera niską siłę motywacyjną. Niektóre z najtrudniejszych zadań, jakie kiedykolwiek osiągnęły, wydają się proste, ponieważ były to roboty miłości.

SMART Bad Example: I want to collect every local phonebook since 1950. Good Examples: I want to own my own home. I want to donate 10% of my income each year to charity. I want to reduce my body fat percentage to under 17%. I want to run my own small business. I want to get married. Realistyczne - aby być realistycznym, cel musi stanowić cel, z którym zarówno jesteś gotowy, jak i zdolny do pracy. Cel może być zarówno wysoki, jak i realistyczny; Jesteś jedyną osobą, która może zdecydować, jak bardzo Twój cel powinien być. Ale upewnij się, że każdy cel stanowi znaczny postęp. Wysoki cel jest często łatwiej osiągać niż niski, ponieważ niski cel wywiera niską siłę motywacyjną. Niektóre z najtrudniejszych zadań, jakie kiedykolwiek osiągnęły, wydają się proste, ponieważ były to roboty miłości.

SMART Time-bound  – A goal should be grounded within a time frame. With no time frame tied to it there’s no sense of urgency. If you want to lose 10 lbs, when do you want to lose it by? “Someday” won’t work. But if you anchor it within a timeframe, “by May 1st”, then you’ve set your unconscious mind into motion to begin working on the goal. Your goal is probably realistic if you truly believe that it can be accomplished. Additional ways to know if your goal is realistic is to determine if you have accomplished anything similar in the past or ask yourself what conditions would have to exist to accomplish this goal. T can also stand for Tangible – A goal is tangible when you can experience it with one of the senses, that is, taste, touch, smell, sight or hearing. When your goal is tangible you have a better chance of making it specific and measurable and thus attainable. Realistyczne - aby być realistycznym, cel musi stanowić cel, z którym zarówno jesteś gotowy, jak i zdolny do pracy. Cel może być zarówno wysoki, jak i realistyczny; Jesteś jedyną osobą, która może zdecydować, jak bardzo Twój cel powinien być. Ale upewnij się, że każdy cel stanowi znaczny postęp. Wysoki cel jest często łatwiej osiągać niż niski, ponieważ niski cel wywiera niską siłę motywacyjną. Niektóre z najtrudniejszych zadań, jakie kiedykolwiek osiągnęły, wydają się proste, ponieważ były to roboty miłości.

SMART Bad Example: I want to buy a house. Good Examples: I want to buy a house within the next 5 years. I want to save up a $100,000 down payment by January 2015. I want to buy a 600 square-foot condo by the beginning of next year. Realistyczne - aby być realistycznym, cel musi stanowić cel, z którym zarówno jesteś gotowy, jak i zdolny do pracy. Cel może być zarówno wysoki, jak i realistyczny; Jesteś jedyną osobą, która może zdecydować, jak bardzo Twój cel powinien być. Ale upewnij się, że każdy cel stanowi znaczny postęp. Wysoki cel jest często łatwiej osiągać niż niski, ponieważ niski cel wywiera niską siłę motywacyjną. Niektóre z najtrudniejszych zadań, jakie kiedykolwiek osiągnęły, wydają się proste, ponieważ były to roboty miłości.

Definitione – Target Targets in the project must define what is going to change in situation of the customers or how is going to change their environment.

Target tree Main target Target5 Target6 Target4 Target 1 Target3