Wybrane aspekty kwalifikowalności wydatków Olsztyn, 26 październik 2016 r.

Plan prezentacji 1. Uproszczone metody rozliczania wydatków 2. Wkład własny 3. Cross-financing i środki trwałe 4. Zasada uczciwej konkurencji 5. Koszty pośrednie 6. Personel projektu

Uproszczone metody rozliczania wydatków Stawki jednostkowe Kwoty ryczałtowe Dopuszczone przez IOK są tylko w Działaniu 2.3 w zakresie szkoleń z j.angielskiego, j.niemieckiego oraz j.francuskiego W projektach gdzie wartość wkładu publicznego jest równa bądź nie przekracza 100 tys. euro -obligatoryjnie (wyjątek – w przypadku zlecania realizacji projektu w całości wykonawcy)

Kwoty ryczałtowe Rozliczanie wydatków Wydatki rozliczane kwotami ryczałtowymi są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia i opisywania dokumentów księgowych ale niezbędne są dokumenty potwierdzające zrealizowanie zakresu zadań, osiągnięcie rezultatów i wykonanie produktów, którym przypisane są kwoty.

Rozliczanie wydatków cd. Kwoty ryczałtowe Rozliczanie wydatków cd. Wskaźnik dla rozliczenia kwoty ryczałtowej musi odnosić się do zakresu oferowanego wsparcia, a nie realizacji celu, np. rozliczając zadanie związane ze szkoleniami nauczycieli wskaźnikiem jest: liczba przeprowadzonych godzin kursu, liczba wydanych zaświadczeń/certyfikatów, liczba zakupionych i przekazanych materiałów dydaktycznych, liczba zapewnionych dojazdów, itd.

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.4 Doposażenie szkół Dokumenty dołączane do WOP:  - protokół zdawczo-odbiorczy dotyczący zakupionego sprzętu, materiałów, pomocy dydaktycznych Na wezwanie IZ:  - protokół odbioru wykonania instalacji sprzętu i osiągnięcia funkcjonalności związanych z TIK, - dokumentacja fotograficzna przed i po adaptacji

Kwoty ryczałtowe PRZYKŁADY Rozliczanie wydatków – Działanie 2.4 Kursy i szkolenia listy obecności z kursu potwierdzenie otrzymania materiałów szkoleniowych, poczęstunku sprawozdanie/protokół potwierdzający liczbę osób, które przystąpiły do egzaminu, które uzyskały minimalną frekwencję kserokopie zaświadczeń/certyfikatów ukończenia kursu w przypadku niezdania egzaminu lub przy dużej liczbie osób protokół odbioru zaświadczeń oświadczenie uczestnika o zapewnieniu mu nieodpłatnego transportu program kursu z dziennikiem protokoły z przeprowadzonych ankiet badających poziom satysfakcji/ wywiadów/ pre i post testów

Wkład własny Wnioskodawca może go wnieść w postaci niepieniężnej i finansowej. Wykazanie wkładu własnego możliwe jest zarówno w kosztach bezpośrednich jak i pośrednich. Możliwe jest łączenie różnych form wkładu własnego, np. wniesienie wkładu własnego częściowo w postaci pracy wolontariusza, a częściowo w postaci opłat od uczestników. W ramach przedmiotowego konkursu obligatoryjnie należy wnieść wkład własny

Wkład własny Cd. Wkład niepieniężny - przykłady: udostępnianie/użyczanie budynków, pomieszczeń, urządzeń, wyposażenia na potrzeby projektu; świadczenia wykonywane przez wolontariuszy na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego; dodatki lub wynagrodzenia wypłacane przez stronę trzecią uczestnikom danego projektu; Zastrzeżenie: wkład własny jest niekwalifikowalny w przypadku wniesienia go w postaci środka trwałego, który był w ciągu 7 lat wstecz (w przypadku nieruchomości 10 lat) współfinansowany ze środków unijnych lub z dotacji krajowych.

Wkład własny Cd. Wkład finansowy - przykłady: wynagrodzenie kadry merytorycznej zaangażowanej w realizację projektu, która nie jest finansowana ze środków projektu; środki finansowe będące w dyspozycji danej instytucji lub pozyskane przez tą instytucję z innych źródeł; wkład w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem; środki wpłacane przez podmioty zewnętrzne (np. przez uczestników projektu, pracodawców, sponsorów); opłaty związane z udziałem uczestników w projekcie;

Wkład własny Cd. Sposób obliczenia wysokości wkładu własnego: Wartość wkładu własnego = Całkowita wartość wydatków kwalifikowalnych projektu x 10 % Wartość wkładu własnego stanowi różnicę między kwotą wydatków kwalifikowalnych, a kwotą dofinansowania przekazaną Wnioskodawcy, zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych.

Wkład własny Cd. Istotne jest zachowanie spójności pomiędzy częściami WND, w szczególności: budżetem projektu, uzasadnieniem dla przewidzianego w projekcie wkładu własnego, w tym metodologią wyliczenia jego wartości znajdującymi się w części 6.1.6 Uzasadnienie kosztów WND, sposobem realizacji projektu w części 4.1 tak aby informacje o wkładzie własnym wnoszonym w ramach poszczególnych zadań znalazły odzwierciedlenie w każdej z wymienionych części WND.

Cross – financing Cross- financing w ramach projektów współfinansowanych z EFS może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez których realizacja projektu nie byłaby możliwa, w szczególności w związku z zapewnieniem realizacji zasady równości szans, a zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Cross – financing Cd. Obecnie na gruncie EFS jako cross-financing rozumie się wyłącznie wydatki dotyczące: • zakupu nieruchomości, • zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie windy w budynku, • dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.

Cross- financing, środki trwałe – limit Środki trwałe 3 500 PLN netto Środki trwałe + 10% wartości projektu cross-financing Cross-financing 8,5% wartości projektu

Cross- financing, środki trwałe – limit Zadanie - DOPOSAŻENIE Środki trwałe + 100% wartości zadania cross-financing

Cross- financing, środki trwałe – wniosek o dofinansowanie W przypadku kosztów, które podlegają regule cross-financingu i środków trwałych, należy w budżecie szczegółowym oznaczyć te wydatki w polu wyboru (tzw. „check-box”). W przypadku wydatków poniżej 3 500,00 PLN netto pole wyboru (tzw. „check-box”) musi zostać nieodznaczone. W przypadku wątpliwości związanych z zakwalifikowaniem wydatku do cross-financingu, środków trwałych należy zaznaczyć taki wydatek jako cross- financing.

Cross- financing, środki trwałe - wniosek o dofinansowanie Cd. W przypadku wykazania w budżecie szczegółowym projektu wydatków kwalifikowalnych o wartości od 3 500,00 PLN do 4 305,00 PLN, w celu zweryfikowania poprawności odznaczenia pola wyboru wykazującego środek trwały, należy w kolumnie „Kategoria kosztu” uzupełnić opis o „%” stawki VAT, np. kategoria kosztu „Zakup drukarki atramentowej (23 %VAT)”

Uzasadnienie kosztów Obowiązkowo we wniosku o dofinansowanie należy podać uzasadnienie wysokości poszczególnych stawek (dokonać szacowania kosztów), gdyż będzie ona podlegać ocenie efektywności i racjonalności wydatków. Zestawienie standardu i cen rynkowych w zakresie najczęściej finansowanych wydatków jest załącznikiem do Regulaminu konkursu.

Uzasadnienie kosztów pozyskania środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Konieczność uzasadnienia pozyskania środków trwałych wraz ze wskazaniem najbardziej efektywnej metody, tj. zakup, amortyzacja, leasing itp. Uzasadnienie nie musi być sporządzone indywidualnie dla każdego środka trwałego, ale może dotyczyć również grupy środków trwałych o tym samym przeznaczeniu.

Zasada uczciwej konkurencji od 20 000 PLN do 50 000 PLN netto – dokonanie i udokumentowanie rozeznania rynku (3 oferty) zasada konkurencyjności od 50 000 PLN do 30 000 € - podmioty zobligowane ustawą pzp od 50 000 PLN do ∞ - niezobligowani do pzp od 30 000 € netto – Prawo zamówień publicznych - dla podmiotów zobligowanych ustawą pzp (JSFP)

Błędny wybór = odrzucenie wniosku o dofinansowanie Koszty pośrednie Przykład Koszty bezpośrednie 830 000 zł Koszty pośrednie do 1 mln zł 25% = 207 500 zł Kb + kp 1 037 500 zł Projekt > 1 mln zł = kp = 20%!!! Kp = 166 000 zł Kb + kp = 996 000 zł Błędny wybór = odrzucenie wniosku o dofinansowanie

Koszty pośrednie Cd. Koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem następujących stawek ryczałtowych, wyliczanych na podstawie kosztów bezpośrednich: 25% – wartość kosztów bezpośrednich projektu do 830 tys. PLN włącznie, 20% – wartość kosztów bezpośrednich projektu powyżej 830 tys. PLN do 1 740 tys. PLN włącznie, 15% – wartość kosztów bezpośrednich projektu powyżej 1 740 tys. PLN do 4 550 tys. PLN włącznie, 10% – wartość kosztów bezpośrednich projektu powyżej 4 550 tys. PLN

Zatrudnienie personelu Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu projektu są ponoszone zgodnie z przepisami krajowymi, w szczególności z Kodeksem pracy, Kodeksem cywilnym oraz Kartą Nauczyciela. W przypadku, gdy osoba stanowiąca personel projektu jest pracownikiem beneficjenta jej zaangażowanie do projektu lub projektów może mieć miejsce wyłącznie na podstawie stosunku pracy lub umowy o dzieło.

Zatrudnienie personelu Cd. Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu współfinansowanego z EFS w ramach RO WiM na lata 2014-2020 w części 4.5 wniosku POTENCJAŁ WNIOSKODAWCY I PARTNERÓW należy wskazać potencjał kadrowy w zakresie kadry merytorycznej wnioskodawcy/partnerów w podziale na: Kadrę własną (posiadaną) – osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę i osoby współpracujące oraz samozatrudnienie; Kadrę zewnętrzną – pozostałe osoby, np. zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej, prowadzące działalność

Zatrudnienie personelu Cd. Uregulowania dotyczące angażowania personelu nie mają zastosowania do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod, np. koordynatora projektu, którego wynagrodzenie przewidziane jest w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.

Dziękuję za uwagę Departament Europejskiego Funduszu Społecznego Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie 27