Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020 Budowa lub modernizacja dróg lokalnych Umowa – zamówienia publiczne „Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”

§ 6 Zamówienia publiczne – ocena przeprowadzonego postępowania po zastosowaniu przepisów Prawa Zamówień Publicznych

Beneficjent przedkłada SW dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy z SW, jeżeli przed jej zawarciem została zawarta umowa z wykonawcą; w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy z wykonawcą jeżeli umowa z wykonawcą została zawarta po dniu zawarcia umowy z SW; nie później niż w dniu upływu terminu, o którym mowa w § 8 ust.1 pkt 1 albo 2 w przypadku gdy umowa z wykonawcą została zawarta w terminie krótszym niż 30 dni przed upływem terminu złożenia wniosku o płatność, którego dotyczy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. 3

Beneficjent przedkłada Samorządowi Województwa dokumentację, o której mowa w ust. 1, w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę pełniącą funkcję kierownika Zamawiającego lub osobę upoważnioną przez Zamawiającego 4

Dokumentacja obejmuje: kompletną dokumentację przetargową przygotowaną przez Zamawiającego w tym ogłoszenia; kompletną dokumentację z przebiegu prac komisji przetargowej; kompletną ofertę wybranego Wykonawcy wraz z umową zawartą z wybranym Wykonawcą oraz formularze ofertowe pozostałych Wykonawców; 5

Dokumentacja obejmuje: kompletną dokumentację związaną z odwołaniami oraz zapytaniami i wyjaśnieniami dotyczącymi Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, jeżeli miały miejsce w danym postępowaniu; upoważnienie do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokumentacji z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dla osoby upoważnionej przez Zamawiającego (jeżeli osoba została wyznaczona do tej czynności i dokumenty zostały potwierdzone przez tą osobę) SW może żądać innych dokumentów przetargowych (jeżeli zajdzie potrzeba ich zweryfikowania) 6

W przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, Beneficjent zobligowany jest do przedłożenia: protokołów z kolejno unieważnionych postępowań, zawierających podstawę prawną i odpowiednie uzasadnienie faktyczne – w przypadku, gdy unieważnienie postępowania nastąpiło w konsekwencji braku ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu; kompletnej dokumentacji związanej z unieważnionymi postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego – w przypadku gdy przyczyną unieważnienia postępowania było odrzucenie wszystkich złożonych ofert, ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia. 7

Samorząd Województwa dokonuje oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w terminie 60 dni roboczych od dnia złożenia dokumentacji. W przypadku, gdy złożona dokumentacja, zawiera braki, SW wzywa Beneficjenta w formie pisemnej do ich usunięcia w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Jeżeli istnieje konieczność uzyskania wyjaśnień, Samorząd Województwa wzywa Beneficjenta do udzielenia wyjaśnień w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwania do uzupełnień oraz przypadki, gdy w trakcie oceny postępowania niezbędne jest uzyskanie opinii innego podmiotu lub wystąpienie o kontrolę doraźną Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, wydłużają termin dokonania oceny o czym SW informuje Beneficjenta na piśmie. W przypadku nie złożenia przez Beneficjenta wymaganych dokumentów/wyjaśnień w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, ocena postępowania zostanie dokonana na podstawie dotychczas złożonej dokumentacji. O wyniku dokonanej oceny postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Beneficjent zostanie poinformowany pisemnie. Beneficjent ma prawo złożyć odwołanie do SW od oceny postępowania w terminie 21 dni od dnia doręczenia pisma dot. oceny.

§ 7 Zamówienia publiczne – ocena przeprowadzonego postępowania ofertowego (dotyczy zamówień przekraczających wartość szacunkową 20 000 zł netto – bez podatku VAT) Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania ofertowego zakończona podpisaniem umowy z wykonawcą (ewentualnie innym dokumentem w przypadku usług, dostaw) potwierdzająca wybór najkorzystniejszej oferty, może zostać złożona przez Beneficjenta do SW nie później niż w terminie 4 miesięcy przed pierwszym dniem terminu na złożenie wniosku o płatność.

Dokumentacja zostanie oceniona przez SW w terminie 30 dni od dnia jej złożenia przez Beneficjenta. Wynik oceny dokumentacji (postępowania ofertowego) zostanie przekazany Beneficjentowi właściwym pismem. Dokumentacja składana do SW powinna stanowić; kompletną dokumentację z postępowania, dokumenty z oszacowania wartości zamówienia, zestawienie planowanych podobnych zamówień (dotyczy szczególnie zamawianych usług lub dostaw) w celu potwierdzenia, że tego rodzaju zamówienie (łącznie zamówienia) nie przekracza progu 30 000 euro od którego należy stosować ustawę Pzp,

zapytania ofertowe i ewentualna modyfikacja ich treści przed terminem składania ofert wraz z dowodami ich upublicznienia na stronie internetowej BIP zamawiającego i wysłania do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, dowody upublicznienia zapytań ofertowych w tzw. komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi na stronie internetowej www.minrol.gov.pl oraz www.arimr.gov.pl (tylko w przypadku, jeżeli strona zostanie uruchomiona) kompletna oferta wykonawcy wybranego, formularze ofertowe pozostałych wykonawców, dowody wpływu ofert w terminie,

Informacja o wyniku postępowania wraz z dowodami jej zamieszczenia na stronie BIP zamawiającego i wysłania do wykonawców, którzy brali udział w ubieganiu się o zamówienie, Informację o wyniku postępowania (dowód jej zamieszczenia w tzw. komunikacie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi) na stronie internetowej www.minrol.gov.pl oraz www.arimr.gov.pl (tylko w przypadku, jeżeli strona została uruchomiona) Umowa z wykonawcą (w przypadku usług lub dostaw dopuszcza się inny dokument potwierdzający wykonanie usługi lub sprzedaży).

Protokół z postępowania ofertowego, Oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez Beneficjenta lub osoby upoważnione, wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem zamówienia, Korespondencja z wykonawcami, np. dowody wysłania /przekazywania pism, ofert, informacji o wyniku postępowania, wyjaśnień (dokumenty istotne dla postępowania). SW poinformuje Beneficjenta pisemnie właściwym pismem o ewentualnych brakach, uchybieniach w dokumentacji dot. postępowania w trybie zapytania ofertowego. Beneficjent będzie mógł uzupełnić/wyjaśnić złożoną dokumentację w terminie 7 dni.

W przypadku stwierdzenia uchybień (po wyjaśnieniach Beneficjenta) na Beneficjenta może zostać nałożona kara administracyjna wg załącznika nr 4 do umowy o przyznaniu pomocy. Beneficjent ma również możliwość ponownego przeprowadzenia postępowania ofertowego i złożenia dokumentacji z ponownie przeprowadzonego postępowania ofertowego wraz z wnioskiem o płatność – dot. wyłącznie przypadku, gdy w ocenionym pierwotnie zapytaniu nie stwierdzono uchybień.

KARY ADMINISTRACYJNE ZA NARUSZENIA PRZEPISÓW PRAWA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH oraz ZASAD KONKURENCYJNOŚCI WYDATKÓW w ramach PROW 2014 -2020 Kary administracyjne możliwe do zastosowania wobec Beneficjentów naruszających Pzp i zasadę konkurencyjności wydatków, określa załącznik nr 4 i 5 do umowy o przyznaniu pomocy.

Kary mogą wynosić od 2% do 100 % (w zależności od wagi naruszenia) a wyliczona kara może zostać wyegzekwowana na etapie oceny wniosku o płatność. Wyliczone ewentualne kary administracyjne dot. konkretnego ocenianego zamówienia nie podlegają sumowaniu, przy czym przyjmuje się do ostatecznego naliczenia naruszenie skutkujące najwyższą wartością procentową.

Wyliczenie wartości kary administracyjnej możliwe jest wg: metody wskaźnikowej, gdy skutki naruszenia są pośrednie, rozproszone i trudne do oszacowania – (np. niepełna informacja o warunkach udziału w ogłoszeniu o zamówieniu, SIWZ przez co trudno jest wycenić konkretną wartość szkody). metody dyferencyjnej, gdy skutki naruszenia można wyliczyć – (np. niezgodne z Pzp lub zasadą konkurencyjności odrzucenie oferty, która powinna być wybrana). Stwierdzone w postępowaniu (w trybie przepisów PZP) naruszenie nie ujęte w taryfikatorze kar a mające wpływ na wynik całego postępowania jest oceniane z karą 100% i zamówienie uznaje się za niezgodne z Pzp. Wówczas Beneficjent zostaje poinformowany przez SW o negatywnej ocenie postępowania.

Kary administracyjne (za naruszenie zasad konkurencyjności przy zamówieniach oszacowanych powyżej 20 000 zł netto do 125 247 zł netto) mogą dotyczyć ; niezamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego lub stronie www.minrol.gov.pl oraz www.arimr.gov.pl - (kara może wynosić 25%) niewysłanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców – (kara może wynosić 25 %) niezamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego lub stronie www.minrol.gov.pl oraz www.arimr.gov.pl i niewysłanie zapytania do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców - (kara może wynosić 100%)

udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu kapitałowo lub osobowo z Beneficjentem/Zamawiającym (za uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej, za posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji, za pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, za pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, za pozostawanie z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, ze może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób) - (kara może wynosić 100 %) brak w zapytaniu ofertowym informacji o warunkach udziału w postępowaniu, warunkach wykluczenia oraz kryteriach i sposobie oceny ofert – (kara może wynosić od 5 – 25 %)

Określenie kryteriów oceny ofert w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję oraz nie zapewnia równego traktowania wykonawców – (kara może wynosić od 5 - 25%) Naruszenie w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty – (kara może wynosić od 5-25 % Ustalenie w zapytaniach ofertowych krótszych terminów składania ofert (dla usług, dostaw mniej niż 7 dni oraz dla robót budowlanych mniej niż 14 dni) – (kara może wynosić od 2 – 25%) Opisu przedmiotu zamówienia niezgodnego z zasadą konkurencyjności (wskazywanie określonego wyrobu, produktu znaków towarowych bez określenia zakresu równoważności, wymaganych parametrów) – (kara może wynosić od 5 – 25 %)

Opisu przedmiotu zamówienia niezgodnego z zasadą konkurencyjności (niejednoznaczny opis, nie uwzględniający wszystkich wymagań, mogący mieć wpływ na sporządzenie oferty) – (kara może wynosić od 5 – 10 %) Modyfikacji treści zapytania ofertowego po upływie terminu składania ofert lub przed upływem terminu składania ofert bez wydłużenia terminu składania ofert i bez upublicznienia informacji o modyfikacji treści zapytania ofertowego na stronie internetowej zamawiającego lub stronie www.minrol.gov.pl oraz www.arimr.gov.pl wraz z niewysłaniem informacji o zmianie zapytania ofertowego do wszystkich potencjalnych wykonawców, do których to zapytanie zostało skierowane – (kara może wynosić od 5 -100%)

Niedozwolonej zmiany umowy z wykonawcą poprzez istotną zmianę w stosunku do treści oferty , na podstawie której dokonano wyboru oferty wykonawcy – (kara może wynosić 100% wartości dodatkowej zamówienia wynikającej z istotnej zmiany umowy i zwiększone o 25% wartości ostatecznego zakresu świadczenia) Zmiany umowy polegającej na zmniejszeniu zakresu świadczenia wykonawcy w stosunku do oferty – (kara może wynosić 100% wartości zmniejszenia zakresu świadczenia oraz 25 % wartości ostatecznego zakresu świadczenia) Nieudokumentowanie przeprowadzonego postępowania – zapytania ofertowego, w sposób, który potwierdziłby przestrzeganie zasad konkurencyjności – (kara może wynosić 5-25%)

Kary administracyjne za przeprowadzone postępowania publiczne (za naruszenie przepisów Prawa Zamówień Publicznych - Dz.U. z 2015 r. poz.2164 - dla zamówień oszacowanych powyżej progu 30 000 euro ) mogą dotyczyć: Niedopełnienia obowiązku publikacji ogłoszenia o zamówieniu – (kara może wynosić od 25-100%) Bezprawnego udzielenia zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem – (kara może wynosić od 5 – 25%) Bezprawnego udzielenia zamówień w trybie; zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę , licytacji elektronicznej, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia – (kara może wynosić 100 %)

Bezprawnego udzielenia zamówień dodatkowych lub uzupełniających – (kara może wynosić 100%) Udzielenia zamówień uzupełniających lub dodatkowych, których wartość przekracza odpowiednio 50% (dla robót budowlanych) lub 20% (dla usług, dostaw) wartości zamówienia podstawowego - (kara może wynosić 100%) Bezprawnego udzielenia w trybie zamówienia z wolnej ręki zamówień uzupełniających lub dodatkowych, których wartość nie przekracza dopuszczalnej procentowej wartości zamówienia podstawowego – (kara może wynosić 25%)

Konfliktu interesów w przypadku zaniechania wyłączenia z postępowania osób, co do których istnieją wątpliwości, że są obiektywne, bezstronne lub złożyły nieprawdziwe oświadczenie - (kara może wynosić 100%) Niepełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu lub kryteriach oceny ofert (np. niespójności zapisów pomiędzy ogłoszeniem o zamówieniu i SIWZ, w kwestii żądań dokumentów dot. potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu i nie podleganiu wykluczeniu) – (kara może wynosić od 5 -25%)

Określenia dyskryminacyjnych warunków udziału w postępowaniu (nieproporcjonalnych do przedmiotu zamówienia, np. zawyżonych żądań warunków ekonomicznych, finansowych, doświadczenia) lub kryteriów oceny ofert – (kara może wynosić od 5-25%) Nie stosowanie lub stosowanie niewłaściwych kryteriów oceny ofert (np. po zastosowaniu tylko jedynego kryterium lub innych kryteriów niż określono w SIWZ) – (kara może wynosić od 5-25%) Ustalenia krótszych terminów niż ustawowe składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu - (kara może wynosić od 2- 25% dla postępowań w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, licytacji elektronicznej).

Ustalenia krótszych terminów niż ustawowe (lub zaniechanie przedłużenia terminu) składania ofert w przypadku wprowadzenia istotnych zmian treści ogłoszenia o zamówieniu – (kara może wynosić od 2-25%) Niedozwolonej modyfikacji treści SIWZ bez wymaganej równocześnie zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu lub zmianę treści SIWZ po upływie terminu składania ofert – (kara może wynosić od 5-25%) Niedozwolonej modyfikacji treści SIWZ w zakresie zmiany terminów składania ofert z pominięciem zmiany ogłoszenia o zamówieniu – (kara może wynosić od 5 do 10%)

Nieterminowego udostępnienia SIWZ na stronie internetowej zamawiającego (np. dopiero w następnym dniu po upublicznieniu ogłoszenia o zamówieniu) lub nie przekazanie wykonawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert - (kara może wynosić od 5-25%) Żądania od wykonawców w SIWZ i ogłoszeniu o zamówieniu (w celu potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu i nie podleganiu wykluczeniu) oświadczeń lub dokumentów, które nie są niezbędne do przeprowadzenia postępowania - (kara może wynosić 5%)

Dyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia, mogącego utrudnić uczciwą konkurencję, przez wskazanie znaków towarowych, wskazanie specyfikacji technicznych bez dopuszczenia rozwiązań równoważnych – (kara może wynosić od 5-25 %) Niejednoznacznego opisu przedmiotu zamówienia, który mógł wywrzeć wpływ na sporządzenie oferty – (kara może wynosić od 5 - 10%) Ograniczenia kręgu potencjalnych wykonawców poprzez mniejszą ich liczbę (dotyczy procedury w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, dynamicznego sytemu zakupów) – (kara może wynosić od 5-25%)

Prowadzenia negocjacji dotyczących treści oferty w toku badania i oceny ofert (dokonywanie istotnych zmian w treści oferty i SIWZ w drodze negocjacji między zamawiającym a wykonawcą) – (kara może wynosić od 5-25%) Bezprawnego wyboru najkorzystniejszej oferty , która podlegałaby w świetle ustawy Pzp odrzuceniu (np. jako następstwo wykluczenia wykonawcy za niespełnienie warunków udziału) lub nie wybraniu oferty wykonawcy, która została przez zamawiającego odrzucona niesłusznie lub przedwcześnie i zaniechano wezwania do uzupełnień, wyjaśnień na etapie oceny ofert - (kara może wynosić od 5 -25%)

Bezprawnego wyboru najkorzystniejszej oferty, tj Bezprawnego wyboru najkorzystniejszej oferty, tj. innego wykonawcy, przez odrzucenie oferty potencjalnie korzystniejszej uznanej jako tzw. ofertą z rażącą niską ceną ofertową, bez zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienie zaoferowanej ceny i elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny – (kara może wynosić 25%) Naruszenia w zakresie udokumentowania postępowania (dotyczą protokołu z postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego) jeżeli dokument uniemożliwi zasięgnięcie informacji (ścieżki audytu) przewidzianych ustawą Pzp. Protokół powinien zachować nienaruszalność dokonanych zapisów – (kara może wynosić od 5-25%)

Naruszenia w zakresie zawierania umów z wykonawcami w przypadku, gdy pierwotnie wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy, natomiast zawarto umowę z innym wykonawcą niż ten, który powinien być następnym możliwym wykonawcą wg przyznanej punktacji z dokonanej oceny złożonych ofert – (kara może wynosić od 5 -25%)

Naruszenia w zakresie terminu zawierania umów z wykonawcami, jeżeli zamawiający nie zachował terminów, po których może zawierać umowę (np. zawarł umowę przed ogłoszeniem wyroku przez KIO w sprawie postępowania, nie czekając na ewentualne odwołania ze strony wykonawców, nie czekał min. 5 dni lub 10 dni, po których miałby prawo zawrzeć umowę) – (kara może wynosić 5%) Braku przekazania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty wykonawcom poprzez ich zawiadomienie – (kara może wynosić 5 %)

Niedozwolonej zmiany postanowień zawartej umowy dotyczącej istotnej zmiany umowy w stosunku do treści oferty, jeżeli zamawiający nie przewidział, nie określił tego rodzaju zmian istotnych w ogłoszeniu o zamówieniu lub SIWZ (ewentualnie wzorze umowy) – (kara może wynosić 25% wartości ostatecznego zakresu świadczenia plus 100% wartości dodatkowej zamówienia wynikającej z istotnej zmiany umowy). Niedozwolonej zmiany postanowień zawartej umowy dotyczącej istotnej zmiany umowy w stosunku do treści oferty, poprzez mniejszy zakres rzeczowy zamówienia – (kara może wynosić 25% wartości ostatecznego zakresu świadczenia plus 100% wartości zmniejszenia zakresu świadczenia).

Dziękuję za uwagę Jacek Leśniak Biuro autoryzacji wniosku o płatność Wydział Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich tel. 091 31 29 308