Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, Budżet projektu

Zasady generalne

Warunki i zasady kwalifikowalności kosztów Koszty muszą odnosić się do działania i muszą być niezbędne dla jego realizacji, Koszty muszą być rozsądne i uzasadnione, Koszty muszą być uwzględnione w budżecie, Koszty muszą być generowane w okresie realizacji projektu - od podpisania umowy, wyjątek stanowią koszty sprawozdań końcowych i audytów – max. 2 m-ce, koszty muszą być zgodne z odpowiednimi zasadami rachunkowości i wewnętrznymi zasadami przyjętymi w instytucji uczestnika projektu oraz zgodne z należytym zarządzaniem finansami, Koszty muszą być identyfikowalne i weryfikowalne, Koszty wykazane w ramach projektu muszą być rzeczywiście poniesione

Formalne zasady opracowywania budżetu Wszystkie koszty muszą być wprowadzane do budżetu w Euro (bez części dziesiętnych); Wszystkie koszty muszą być podawane netto (bez podatku VAT); Tylko beneficjenci, którzy dostarczą certyfikat ze swojego organu podatkowego, stwierdzający, że nie mogą odzyskać podatku VAT, mogą do budżetu wprowadzić kwoty brutto (z podatkiem VAT)

Zasady przygotowania budżetu

Kategorie kosztów Koszty personelu, Koszty podwykonawstwa, Koszty wyposażenia i infrastruktury, Koszty podróży Koszty inne PODSUMA = (całkowite kwalifikujące się koszty bezpośrednie) Koszty pośrednie – overheads (7% wartości całkowitych kwalifikujących się kosztów bezpośrednich) SUMA = całkowite koszty kwalifikowane

Koszty projektu w rozbiciu uczestników

Koszty projektu w rozbiciu na pakiety zadaniowe

Podejście bottom up Koszty personelu – koszty godzinowe muszą być równe aktualnemu wynagrodzeniu (karty pracy, lista płac) wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne – konieczne udokumentowanie, Wyposażenie i infrastruktura (amortyzacja, tylko w części, która dotyczy działań innowacyjnych w ramach projektu), Podwykonawstwo – nie dotyczy kluczowych zadań w projekcie, specjalistyczne usługi profesjonalistów, Podróże i spotkania – tylko uzasadnione wydatki, 7% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych – narzuty, bez zysku, Nie można uwzględniać działań badawczych.

Koszty personelu personel techniczny i specjalistyczny może być uwzględniony, każda kategoria pracowników w sposób jasny i jednoznaczny powinna być zidentyfikowana, Przykłady kategorii pracowników: kierownik projektu, ekspert, starszy ekspert, młodszy ekspert, starszy mechanik, technik itp. Włączenie "personelu" zewnętrznego (konsultantów) zależy od warunków umownych prac: - pracują w terenie że wnioskodawca wykorzystując inftrastrcture, - otrzymują wytyczne od wnioskodawcy, - wyniki prac należą do wnioskodawcy, - telepraca tylko wtedy, gdy standardy warunków pracy mają zastosowanie do tele - pracownika koszty personelu administracyjnego należą do kategorii kosztów pośrednich

Koszty personelu – stawka godzinowa Rzeczywiste koszty pracy = koszty bezpośrednie, tj. wynagrodzenia plus związane obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne oraz inne koszty ustawowe (licznik), Średnia liczba godzin produkcyjnych (mianownik): - średnia liczba godzin w miesiącu – 130 – 147 h/m-c - EACI będzie oceniać prawidłowość kalkulacji budżetu na tej podstawie Zaplanowana liczba godzin odzwierciedla zakres prac do wykonania, Stawka godzinowa odzwierciedla warunki ekonomiczne panujące u wnioskodawcy

Koszty podwykonawstwa (1/2) Odnoszą się do zakupu usług, nie towarów !!!, Podwykonawstwo może obejmować realizację ograniczonej części działań w projekcie: ograniczona liczba zadań jest zlecana przez beneficjenta w celu pozyskania specjalistycznej ekspertyzy nie obejmuje usług pomocniczych do głównych zadań, jak np.. drukowanie dokumentów (takie koszty powinny być ujęte w kategorii koszty inne) podwykonawcy powinni być wybierani w sposób transparentny, najlepsza oferta, brane pod uwagę powinny być cena i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny) należy pozyskać 3 różne oferty i ocenić je pod względem ustalonych kryteriów, wnioskodawcy nie mogą zlecać usług w ramach podwykonawstwa sobie nawzajem lub wewnętrznie (np.. między wydziałami lub podmiotami zależnymi.

Koszty podwykonawstwa (2/2) < 35% całkowitych kosztów kwalifikowanych, chyba, że wyższy udział jest należycie uzasadniony w części B Rodzaje usług w ramach podwykonawstwa powinny być jasno opisane wraz z nazwą dostawcy usług (jeśli jest znany lub zaznaczyć, że będzie określony)

Koszty wyposażenia i infrastruktury (1/2) Każda pozycja musi być opisana (B9 - wniosek); Środki trwałe muszą być konieczne w sposób szczególny dla realizacji projektu – standardowe wyposażenie biurowe nie jest przedmiotem dofinansowania, Obejmuje tylko część amortyzacji sprzętu związaną z realizacją projektu: - konieczną do jego realizacji i związaną z innowacją w projekcie, - w czasie jego trwania oraz - uwzględniająca zakres wykorzystania do projektu, Koszty zakupu muszą być kapitalizowane w księgach beneficjenta lub współbeneficjenta zgodnie z zasadami rachunkowości

Koszty wyposażenia i infrastruktury (2/2) Koszty kwalifikowane wyposażenia i infrastruktury wyliczane są zgodnie z następującą formułą: (A/B) x C x D A – okres użytkowania w projekcie w miesiącach B – całkowity okres amortyzacji w miesiącach C – rzeczywisty koszt lub wartość D - % wykorzystania wyposażenia w projekcie

Koszty podróży Tylko koszty podróży i pobytu personelu projektu (koszty podróży podwykonawców powinny być włączone do umów podwykonawstwa); - koszty podróży (bilety….) - diety Budżet związany z podróżami oparty na zwyczajowych zasadach przyjętych w instytucji beneficjenta, należy stosować najbardziej ekonomiczne opcje; Należy dokonać weryfikacji czy ilość wyjazdów jest uzasadniona

Koszty inne Są to koszty bezpośrednie, te które nie mieszczą się w żadnej z poprzednich kategorii, takie jak: Koszty gwarancji finansowych Koszty certyfikatów sprawozdań finansowych, Drukowanie materiałów promocyjnych, Opłaty konferencyjne, Koszty podróży osób spoza personelu projektu (eksperci)

Koszty pośrednie 7% wartości kosztów bezpośrednich Typowy katalog: Koszty najmu powierzchni biurowych, Komputery, Sekretariat i wsparcie administracyjne, elektryczność, gaz, ogrzewanie….

Koszty niekwalifikowane Zwrot z kapitału; Dług i koszty obsługi zadłużenia; Rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania; Należne odsetki; Należności wątpliwe; Ujemne różnice kursowe; Podatek VAT, chyba że beneficjent wykaże, że nie jest w stanie go odzyskać, Koszty zadeklarowane przez beneficjenta i pokryte w ramach innego działania lub programu pracy otrzymanego z dotacji Unii Europejskiej; Wydatki nadmierne lub lekkomyślne;

Kontakt Dziękuję za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury Warszawa tel: fax: Osoba do kontaktu: Małgorzata Snarska-Świderska