Zasady skutecznego działania Koncepcja wykładu: Lektor Montaż: Jerzy Nawrocki Ewa Nawrocka Mirosław Ochodek Szanowni Państwo! Inżynieria oprogramowania zwraca informatykom uwagę na istotne problemy związane z realizacją przedsięwzięć programistycznych i proponuje metody ich skutecznej realizacji. Dobrze jest na początku spojrzeć trochę szerzej i zastanowić się nad ogólnymi zasadami skutecznego działania, odnoszą się one bowiem również do przedsięwzięć programistycznych. Mając to na uwadze proponuję Państwu – w ramach inżynierii oprogramowania - wykład poświęcony zasadom skutecznego działania.

Zasady skutecznego działania Specyfikacja wymagań (przypadki użycia) Plan wykładów Zasady skutecznego działania Specyfikacja wymagań (przypadki użycia) Kontrola jakości artefaktów Język UML, cz. I Język UML, cz. II Metody formalne (sieci Petriego) Wzorce projektowe Zarządzanie konfiguracją (CVS) Wprowadzenie do testowania Automatyzacja wykonywania testów (jUnit) Programowanie Ekstremalne Ewolucja oprogramowania i refaktoryzacja Wykład ten będzie punktem odniesienia dla pozostałych wykładów dotyczących specyfikacji wymagań, przeglądów artefaktów, testowania, czy metodyki programowania zwanej Programowaniem Ekstremalnym.

„7 nawyków skutecznego działania” Wprowadzenie „7 nawyków skutecznego działania” Zasady skutecznego działania, o których zamierzam mówić, zostały sformułowane przez dra Stephena Covey’ego. Jest to osoba będąca światowym autorytetem w zakresie przywództwa i zarządzania. Magazyn „Time” zaliczył Covey’ego do 25 najbardziej wpływowych Amerykanów. Jego największym dziełem jest książka „7 nawyków skutecznego działania”. Ukazała się ona w 15 milionach egzemplarzy i została przetłumaczona na 32 języki. Ed Yourdon, jeden z największych ekspertów w zakresie inżynierii oprogramowania napisał w swojej książce „Marsz ku klęsce” następujące zdanie: „Wydaje się, że wręczenie każdemu pracownikowi egzemplarza znakomitej książki Covey’ego byłoby dużo korzystniejsze dla przedsięwzięcia niż dawanie im ciężkiego tomu o metodach inżynierii oprogramowania!”. 15 mln egzemplarzy, 32 języki Dr Stephen Covey

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Ostrz piłę Dbaj o synergię Najpierw staraj się zrozumieć Myśl o obopólnej korzyści Czy Covey jest jedynym badaczem zajmującym się zasadami skutecznego działania? Nie. Na rynku jest np. wiele książek prezentujących różne techniki zarządzania czasem. Atrakcyjność propozycji Covey’ego polega na prostocie. Covey proponuje ludziom dość prosty i – jak się wydaje - kompletny system składający się z 7 zasad. Każda zasada jest jakby kolejnym stopniem wtajemniczenia w skuteczne działanie. Pierwsza zasada dotyczy „proaktywności”. Za chwilę wytłumaczymy co oznacza ten termin. Druga zasada dotyczy ogólnie pojętego planowania: Zaczynaj mając koniec na względzie. Trzecia zasada mówi: zarządzaj czasem tak, aby rzeczy pierwsze w sensie znaczenia były również pierwsze w sensie kolejności realizacji. Te trzy zasady są fundamentem skutecznej realizacji przedsięwzięć indywidualnych. Na ich bazie można myśleć o przedsięwzięciach zespołowych. Filarem skutecznej pracy zespołowej jest myślenie o obopólnej korzyści, a nie tylko o korzyści własnej. Skuteczna praca zespołowa nie jest możliwa bez dobrej komunikacji, a ta wymaga umiejętności słuchania. Stąd kolejna zasada: najpierw staraj się zrozumieć, a dopiero potem oczekuj, że będziesz zrozumiany. Szóstą zasadą jest dążenie do synergii (wyjaśnimy w dalszej części wykładu co oznacza to pojęcie). Ostatnia, siódma zasada jest krótka: „Ostrz piłę”, czyli nie zapominaj o potrzebie doskonalenia swojego – szeroko pojętego – warsztatu. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny

DNA Determinizm genetyczny To przez moich dziadków. Bądź proaktywny DNA Determinizm genetyczny To przez moich dziadków. Determinizm psychologiczny To przez moich rodziców. Determinizm środowiskowy To przez mojego szefa. Zacznijmy od pierwszej zasady dotyczącej proaktywności. To co ludziom często przeszkadza być proaktywnym można określić jako nadmierną wiarę w różnego rodzaju determinizmy. Jednym z takich determinizmów jest determinizm genetyczny. Polega on na przeświadczeniu, że o życiu ludzi decyduje genetyka. Jesteś nieporadny, nerwowy, zagubiony w świecie? To najprawdopodobniej przez Twoich dziadków! Oni Cię obdarzyli takimi genami i to ich wina. Gdyby z jednej strony Twoim dziadkiem był jakiś bardzo mądry profesor a babką piękna aktora, zaś z drugiej strony mistrz światowych stadionów i sławna „business woman”, to z takimi genami byłbyś świetnie urządzony, a tak – cierpisz. I nie ma co się wysilać, bo genów sobie nie zmienisz. Inny rodzaj determinizmu, to determinizm psychologiczny. Niektórzy wierzą, że najistotniejszy okres dla rozwoju człowieka, to wczesne dzieciństwo. Jesteś nerwowy, pobudliwy, nie kontrolujesz swoich zachowań? Potrafisz być bardzo przykry dla swojego otoczenia? Biedny jesteś. To na pewno przez Twoich rodziców. Nie odpowiednio Cię traktowali we wczesnym dzieciństwie i teraz tak masz. Niestety, do dzieciństwa nie da się wrócić – nic nie można już zrobić. Jeszcze inny determinizm, to determinizm środowiskowy. Masz kiepski humor i burczysz na wszystkich? Jesteś nieprzyjemny dla najbliższych i swoich podwładnych? To musi być wina środowiska, w którym funkcjonujesz. Przyjrzyj się swojemu szefowi – jak on źle na Ciebie wpływa. Koledzy z pracy również. Gdybyś mógł żyć w jakimś normalnym kraju i pracować w jakiejś normalnej firmie – wtedy byłoby zupełnie inaczej. A tak – po prostu jest jak jest i nic się na to nie poradzi.

Wolność wyboru Odpowiedź Bądź proaktywny Wolność wyboru Pobudzenie Odpowiedź Niezależna wola Wyobraźnia Świadomość Ludzie wierzący w determinizm mają uproszczony obraz świata: taka odpowiedź, jakie pobudzenie. I to często określają mianem sprawiedliwości. Tymczasem zapominają, że człowiek jest istotą wolną w tym sensie, że ma zawsze możliwość wyboru. Odpowiedź nie musi (a w wielu wypadkach wręcz nie powinna) być prostą funkcją pobudzenia. Człowiek ma obowiązek korzystania ze swojej wolności i angażowania: + wyobraźni, którą został obdarowany, + świadomości konsekwencji swoich działań oraz + niezależnej woli, która pobudzenie i odpowiedź umieszcza w kontekście wartości, na których nam zależy (jeśli rodzina jest faktycznie dla mnie wartością, to nie powinienem jej wykorzystywać do rozładowywania swoich stresów).

Proaktywność > być aktywnym Proaktywność ~ odpowiedzialność Bądź proaktywny Proaktywność > być aktywnym Proaktywność ~ odpowiedzialność Odpowiedzialność - odpowiedź Ludzie reaktywni Ludzie proaktywni Są pod wpływem pogody. Są podatni na pochlebstwa. Kierują się wartościami. Ich reakcje zależą od pobudzeń, ale duży wpływ mają wyznawane wartości. I tutaj dochodzimy do sedna proaktywności. Mogłoby się wydawać, że proaktywność to po prostu aktywne nastawienie do życia. Według Stephena Covey’ego proaktywność to coś więcej niż bycie aktywnym. Proaktywność, to ODPOWIEDZIALNOŚĆ, za podejmowanie działania. Widzialność jest to możliwość widzenia. Podobnie odpowiedzialność jest to (wg Covey’ego) możliwość (zdolność) generowania odpowiedzi na pobudzenie – „właściwej” odpowiedzi, a nie byle jakiej. Patrząc z tego punktu widzenia można ludzi podzielić na 2 kategorie: reaktywnych i proaktywnych. Ludzie reaktywni są pod głębokim wpływem pogody. W kontaktach społecznych są bardzo podatni na pochlebstwa. Gdzieś zagubiły im się wartości i skurczyła się mocno ich wolność wyboru. Jak się robi im dobrze to i z nimi jest dobrze, a jak nie – to nie. Ludzie proaktywni kierują się wartościami. Oczywiście, środowisko wpływa na nich i na ich samopoczucie, ale potrafią swoje odpowiedzi (reakcje) podporządkować wartościom. Ich reakcje w jakimś stopniu również zależą od pobudzeń, ale filtr wartości jest sprawny i blokuje odpowiedzi niezgodne z tymi wartościami.

Mogę zmienić swoje nawyki. Oczywiście to potrwa, ale jeśli to ważne … Bądź proaktywny Ludzie reaktywni Ludzie proaktywni Ludzi reaktywnych i proaktywnych różni również język, którym się posługują. Ludzie reaktywni nie widzą dla siebie pola działania. Mówią „nic nie poradzę”, albo „taki już jestem”. Ludzie proaktywni mają inne podejście. Są nastawieni na działanie. Trzeba zmienić niewłaściwy nawyk? No to zastanówmy się jakie mamy opcje? Co można zrobić? Pewnie to trochę potrwa, ale jeśli ma być z tego coś dobrego, to można poczekać. Nic nie poradzę. Taki już jestem. Mogę zmienić swoje nawyki. Oczywiście to potrwa, ale jeśli to ważne …

Mam za dużo obowiązków. Muszę coś z tym zrobić ... Bądź proaktywny Ludzie reaktywni Ludzie proaktywni Ludzie reaktywni negatywnie się programują. Bezwiednie używają języka, który poprzez podświadomość blokuje proaktywne myślenie. Przykładem może być mówienie o problemach związanych z zarządzaniem czasem. Człowiek reaktywny używa takich zwrotów jak „na nic nie mam czasu”, albo „gdyby doba miała 36 godzin”. Tego typu zwroty nie stymulują do myślenia, jak wyjść z impasu, lecz utwierdzają w przekonaniu, że nic się nie da zrobić (czasu się nie kupi, długości doby też się nie zmieni – więc nic nie można zrobić). Ludzie proaktywni o tych samych problemach mówią w inny sposób. Na przykład „mam za dużo obowiązków – muszę coś z tym zrobić”. Być może na pierwszy rzut oka nie widać istotnej różnicy. Ale ona jest. Jeśli powiemy sobie „mam za dużo czegoś tam”, to natychmiast przychodzi skojarzenie „trzeba zrobić, żeby było mniej” i umysł nastawia się na poszukiwanie rozwiązań. Na nic nie mam czasu. Mam za dużo obowiązków. Muszę coś z tym zrobić ...

Obszar Obszar wpływu Troski Bądź proaktywny Ponieważ nas interesuje skuteczność działania, warto zastanowić się nad konsekwencjami reaktywności i proaktywności. Aby przeanalizować ten aspekt Covey zauważa, że sprawy, które zaprzątają nasz umysł można podzielić na dwa obszary (zbiory): obszar troski i obszar wpływu. Obszar troski obejmuje wszystko to, czemu poświęcamy naszą uwagę. Ale tylko na część spraw z obszaru troski mamy wpływ. Te sprawy, które absorbują naszą uwagę i na które mamy wpływ, tworzą obszar wpływu. Troski

Obszar Obszar wpływu Troski Bądź proaktywny Nastawienie reaktywne Co się dzieje, jeśli mamy nastawienie reaktywne? Brak sukcesów w rozwiązywaniu realnych, „moich” problemów powoduje, że zaczynam coraz bardziej interesować się problemami cudzymi, odległymi, na które nie mam wpływu. Daje to wrażenie odpoczynku od szarzyzny dnia codziennego. Przejawami takiej postawy jest plotkarstwo, czy nadmierne interesowanie się życiem różnych gwiazd kreowanych przez środki masowego przekazu. W efekcie i tak mały obszar wpływu zaczyna się jeszcze bardziej kurczyć, bo „moim” problemom poświęcam za mało czasu. Pojawia się równia pochyła i zaczyna się staczanie w dół. Troski

Obszar Obszar wpływu Troski Bądź proaktywny Nastawienie proaktywne Przy nastawieniu proaktywnym jest odwrotnie. Jeśli proaktywnie podchodzę do problemów, które są w moim obszarze troski, to koncentruję swoją uwagę na tych, które mogę rozwiązać. Rozwiązuję je. Odnoszę sukcesy. Widzę, że jestem w tym dobry. Inni też to dostrzegają i powierzają mi coraz to bardziej odpowiedzialne zadania i stanowiska. Mój obszar wpływu zaczyna się poszerzać. Zamiast narzekać - działam. Zamiast biernie przyglądać się niedogodnościom tego świata – zmieniam go na lepsze. Troski

Trzy rodzaje problemów: Bądź proaktywny Trzy rodzaje problemów: Wpływ bezpośredni (zwycięstwa osobiste) Wpływ pośredni (zwycięstwa publiczne) Oczywiście, nie z każdej mąki będzie chleb, nie każdy problem da się rozwiązać. Proaktywność wymaga zrozumienia, że w ogólności mamy do czynienia z 3 rodzajami problemów. Są problemy, na które mamy bezpośredni wpływ i ich rozwiązanie oznacza nasze osobiste zwycięstwo. Przykładem może być rzucenie palenia albo dążenie do własnej punktualności. Są też problemy, na które mamy wpływ, ale tylko pośredni. Na przykład zwykły mieszkaniec nie jest w stanie rozwiązać problemu obwodnicy wokół miasta. Ale działając wspólnie z innymi mieszkańcami może zorganizować kampanię na rzecz budowy obwodnicy, zainteresować media i w ten sposób doprowadzić do tego, że obwodnica powstanie. No i oczywiście są takie problemy, na które nie mamy wpływu – i to też trzeba umieć zaakceptować. Cała sztuka polega na umiejętności rozróżnienia problemów, na które ma się wpływ od tych, na które wpływu się nie ma. Brak wpływu

Modlitwa Anonimowych Alkoholików Panie daj mi odwagę, bym mógł zmieniać rzeczy, które mogą i powinny być zmienione, łagodność, bym akceptował rzeczy, które nie mogą być zmienione i mądrość, bym umiał odróżnić jedne rzeczy od drugich. Ten aspekt został pięknie ujęty w tzw. Modlitwie Anonimowych Alkoholików. „Panie daj mi: Odwagę, bym mógł zmieniać rzeczy, które mogą i powinny być zmienione, Łagodność, bym akceptował rzeczy, które nie mogą być zmienione i Mądrość, bym umiał odróżnić jedne rzeczy od drugich.

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Druga zasada skutecznego działania zaleca, aby zaczynając mieć zawsze koniec na względzie. Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny

Zaczynaj mając koniec na względzie Przywództwo = określanie celów + stawianie zadań Osobiste przywództwo: kim chciałbym być ? Za 3 lata, za 10 lat, ..? Zaczynaj mając koniec na względzie. Przywództwo polega na określaniu celów i stawianiu zadań. Tak jak kraj, czy organizacja potrzebuje dobrego przywództwa, tak też każdy z nas potrzebuje osobistego przywództwa, które dałoby odpowiedź na zasadnicze pytanie: Kim chcę być? Za 3 lata? Za 10 lat? Jeśli znamy tę odpowiedź, to mamy punkt odniesienia i możemy do każdego przedsięwzięcia stosować zasadę „Zaczynaj mając koniec na względzie”. Tylko myśląc o końcu przedsięwzięcia i jego konsekwencjach (zarówno pozytywnych, jak i negatywnych) jesteśmy w stanie podjąć racjonalną decyzję. Ale myślenie o końcu wymaga wyobraźni.

Zaczynaj mając koniec na względzie Przywództwo = określanie celów + stawianie zadań Będę: za 2 lata magistrem za lat 10 ministrem Osobiste przywództwo: kim chciałbym być ? Za 3 lata, za 10 lat, ..? Zaczynaj mając koniec na względzie. I jest bliskie marzeniom. Nie można marzeń ignorować – z nich wypływają czasami bardzo atrakcyjne wizje i pomysły.

Zaczynaj mając koniec na względzie Misja osobista Kim chcę być ? (charakter) Co chcę (z)robić ? (dokonania) Jakie są zasady, na których być i robić są oparte ? Jednym z elementów osobistego przywództwa i przejawem stosowania zasady „zaczynaj mając koniec na względzie” jest określenie swojej misji osobistej. Misja osobista powinna być próbą odpowiedzi na 3 podstawowe pytania: Kim chcę być w sensie charakteru. Czego chciałbym dokonać? Oraz jakie są zasady, na których „być” i „robić” się opiera? Inaczej mówiąc, jakie są zasady etyczno-moralne i związane z nimi granice, których nigdy nie przekroczę.

Zaczynaj mając koniec na względzie Identyfikacja ról i celów Student / Studentka Error Syn / córka Chłopak / dziewczyna Innym bardzo ważnym elementem osobistego przywództwa jest identyfikacja ról i związanych z nimi celów. Na przykład młody człowiek kontynuujący swoją edukację na uczelni wyższej ma do spełnienia rolę studenta lub studentki. Cele, jakie się wiążą z tą rolą wynikają z procesu kształcenia. Ale ten student najczęściej ma jeszcze rodziców i nie powinien zapominać o roli syna. Cele, czy zadania związane z tą rolą są dość oczywiste: generalnie chodzi o utrzymywanie kontaktu i więzi rodzinnej. Studenci są młodzi. Ale młodość szybko mija. Nie można zapominać też o roli chłopaka czy dziewczyny. Same studia to nie wszystko. Potrzebna jest harmonia ról – nie można zapatrzeć się tylko na jedną z nich, bo to może być krótkowzroczne i niebezpieczne. 5 lat to długi okres. Może się zdarzyć, że rodzic umrze, dziewczyna pozostawiona sama sobie odejdzie z innym. Trzeba umiejętnie dzielić czas na zadania związane z każdą ze zidentyfikowanych ról.

Zaczynaj mając koniec na względzie Wizualizacja Wszystkie rzeczy są tworzone dwa razy. Skuteczne przywództwo nie tylko określa cele, ale również prowadzi do ich osiągnięcia. Także w wymiarze osobistym. I tutaj może być bardzo przydatna wizualizacja. Mówi się, że wszystkie rzeczy powstają 2-krotnie: najpierw w umyśle twórcy, a potem w świecie rzeczywistym, w procesie ich realizacji. Odnosi się to do spraw materialnych, ale także niematerialnych, jak nasze dążenia i realizacja stawianych celów. Wytrwałość w dążeniu do celu można wzmocnić stosując technikę wizualizacji zwaną afirmacją.

Zaczynaj mając koniec na względzie Afirmacja Afirmacja ma być: osobista pozytywna w czasie teraźniejszym wizualna emocjonalna Bardzo się cieszę (emocje osobiste), że potrafię (czas teraźniejszy) odpowiednio wcześnie wychodzić na spotkania (pozytywnie). Afirmacja, aby była skuteczna, musi spełniać 5 warunków: musi być Osobista, czyli mam w jej trakcie myśleć o sobie, a nie o kimś innym, czy o grupie osób; Pozytywna – podobno nasza podświadomość nie rozumie zaprzeczenia, czyli słowa NIE. Oznacza to, że nie można myśleć o zakazach. Trzeba uwagę skierować na rzeczach, które są do zrobienia. Na przykład głęboko niewłaściwe jest myślenie o tym, że „nie będę palił” – efekt jest taki, jakbym wyrzucił słowo NIE i cały czas myślał o paleniu. W tym przypadku myślenie pozytywne może oznaczać zainteresowanie się filmem lub książką – działaniami, które mają szansę odciągnąć nas od myślenia o paleniu. Afirmacja musi być wyrażona w czasie teraźniejszym. Czas teraźniejszy jest bardzo ciekawą konstrukcją. Jeśli mówię „teraz oglądam mecz”, oznacza to, że oglądałem go chwilę wcześniej i będę jeszcze oglądał chwilę później. Jest to więc swego rodzaju pomost między przeszłością a przyszłością. O taki właśnie pomost w afirmacji chodzi – sukcesy z przeszłości mają być powtórzone i wzmocnione w przyszłości. Afirmacja ma być wizualna. Nasz mózg skład się z dwóch półkul: analitycznej (odpowiedzialnej m.in. za słowa) i holistycznej (odpowiedzialnej za obrazy). Jeżeli jednocześnie formułujemy tekst wypowiedzi i wizualizujemy tę wypowiedź, to angażujemy jednocześnie obie półkule i wówczas oddziaływanie takiej wypowiedzi na nasz umysł jest znacznie silniejsze. Ostatnią cechą wizualizacji jest zaangażowanie emocjonalne. Emocje utrwalają nasze doznania i powodują, że dłużej je pamiętamy. Dlatego afirmacja musi mieć zabarwienie emocjonalne, aby przekaz w niej zawarty pozostał w nas na dłużej. Oto bardzo prosty przykład tekstu, który – wzmocniony wizualnie i emocjonalnie – mógłby być użyty w trakcie afirmacji. Bardzo się cieszę – czasownik „cieszę się” opisuje emocje i został użyty w pierwszej osobie liczby pojedynczej – że potrafię (użyto tutaj czasu teraźniejszego) odpowiednio wcześnie wychodzić na spotkania (pozytywnie).

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Trzecia zasada skutecznego działania dotyczy zarządzania czasem: Aby rzeczy pierwsze były pierwsze. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny

Klasyczne praktyki zarządzania czasem Czytaj wybiórczo Miej miejsce na wszystko i trzymaj wszystko na swoim miejscu Zanim przedstawię poglądy Stephana Covey’ego na zarządzane czasem, chciałbym – niejako dla przeciwwagi – przedstawić klasyczne praktyki zarządzania czasem, które można znaleźć w książkach dotyczących tej problematyki. Praktyki te są całkiem użyteczne, ale jest ich dość sporo i mają różną rangę. Mam nadzieję, że po zaprezentowaniu tych praktyk łatwiej będzie zrozumieć podejście Covey’ego, który pomija te wszystkie – skądinąd pożyteczne – pomysły i zamiast nich proponuje jedną prostą zasadę. Jesteśmy zalewani informacją. Różną informacją. Trzeba czytać książki i obserwować strony www, bo informatyka zmienia się bardzo szybko i technologie sprzed pięciu lat mają już znacznie efektywniejszych konkurentów. Trzeba też czytać dokumentację związaną z budowanymi lub użytkowanymi systemami – często jest to kilka a nawet kilkanaście tomów. W tym względzie dobrą praktyką zarządzania czasem jest wybiórcze czytanie. Musimy przed przystąpieniem do czytania zdać sobie sprawę, jakiej informacji potrzebujemy i potem tej informacji w książce lub na stronie www poszukiwać. Jest to zaprzeczenie tradycyjnego podejścia polegającego na czytaniu książki od początku do końca. Wiele czasu można stracić na poszukiwaniu różnych rzeczy lub dokumentów. Dobre zarządzanie czasem to unikanie tracenia czasu. Mając to na względzie warto mieć ustalone miejsce na każdą rzecz i trzymać wszystko na swoim miejscu.

Klasyczne praktyki zarządzania czasem Zarezerwuj sobie czas w ciągu dnia tylko dla siebie. Zarezerwuj swój najlepszy czas na ważne rzeczy. Don't disturb Inną dobrą praktyką jest zarezerwowanie sobie czasu tylko dla siebie. Ta praktyka może przede wszystkim pomóc kierownikom przedsięwzięć programistycznych, którzy znakomitą większość dnia spędzają na rozmowach z klientem i członkami zespołu oraz na załatwianiu pilnych spraw i nie mają czasu na refleksję. Taki czas tylko dla siebie jest bardzo potrzebny, by nie było tak, jak w tym dowcipie o murarzu, który biegał po budowie z pustą taczką, bo nie miał czasu nałożyć do niej cegieł. Inne spostrzeżenie dotyczy naszej efektywności pracy w ciągu dnia. Wiadomo, że nie rozkłada się ona równomiernie. Są tak zwane „skowronki”, czyli ludzie, którzy chętnie wstają wcześnie rano i z rana mają najwięcej energii do pracy, a wieczorem są wyczerpani i senni. Są też tak zwane „sowy”, czyli ludzie, którym trudno wstać rano, ale za to wieczorem tryskają energią i pomysłowością. Jeśli chcemy dobrze zarządzać czasem, to powinniśmy brać takie aspekty pod uwagę i swój najlepszy czas, kiedy mamy najwięcej energii, rezerwować na najważniejsze dla nas zadania (które często są również najtrudniejsze).

Klasyczne praktyki zarządzania czasem Jeszcze 20 minut! Rób coś przydatnego, gdy czekasz. Kolejna dobra rada dotyczy czekania – jak wiadomo, jest tego czekania w naszym życiu całkiem sporo. Dobrze zorganizowana osoba stara się zawsze wykorzystać ten czas i ma w zanadrzu zawsze jakieś stosunkowo proste zadanie do wykonania. Może to być korespondencja do przejrzenia, kartka świąteczna do napisania, delegacja do wypisania itp.

Klasyczne praktyki zarządzania czasem Obserwuj zużycie czasu. Stawiaj terminy (deadline). Aby dobrze zarządzać czasem trzeba umieć zaplanować odpowiednie zadania, w tym także umieć ocenić ile czasu one zajmą. Stąd też dobrą zasadą jest obserwowanie zużycia czasu, by móc na tej podstawie oszacować (w przyszłości) czas potrzebny na realizację różnych zadań. Czy wiesz ile stron książki potrafisz przeczytać w ciągu godziny? Ile czasu zajmuje Ci napisanie stosunkowo prostego programu w C o rozmiarze ok. 100 linii kodu? Jeśli nie, to czas najwyższy zbierać te dane – w przyszłości mogą się bardzo przydać. Skuteczne zarządzanie czasem wymaga także odważnego ustalania terminów dla poszczególnych zadań. Wiadomo, że każde zadanie zajmie tyle czasu, ile mu przydzielimy. Jeśli przydzielimy więcej czasu, to zadanie będzie „dopieszczone”, jeśli mniej, to zostanie wykonane bardziej pobieżnie. Jakkolwiek przydzielenie zbyt małej ilości czasu może być ryzykowne, to jednak w sytuacji wahania warto przydzielić nieco mniej czasu, by w ten sposób stworzyć pewnego rodzaju presję na lepsze jego wykorzystanie.

Klasyczne praktyki zarządzania czasem 300 stron = 20 dni x 15 stron Dziel duże zadania na mniejsze. Każdego dnia kończ przynajmniej jedną rzecz. Nie przeciążaj dnia. Czasami zadania, które są przed nami stawiane są bardzo duże i złożone. Warto w takiej sytuacji zastosować zasadę Machiavellego - „dziel i rządź”. W odniesieniu do zarządzania czasem może być ona bardzo użyteczna. Należy dzielić duże zadania na mniejsze. Nad mniejszymi zadaniami łatwiej jest zapanować. Szacowanie pracochłonności, czy kontrola postępów jest znacznie łatwiejsza, jeśli zadanie jest niewielkie. Najlepiej, gdy zadania są na tyle małe, że każde z nich można skończyć w ciągu jednego dnia. Są wówczas doskonałe warunki do stosowania kolejnej dobrej praktyki, zgodnie z którą należy każdego dnia kończyć przynajmniej jedną rzecz. Daje to poczucie sukcesu i wzmacnia ochotę do działania. Należy też unikać przeciążania dni. Na etapie planowania może to być atrakcyjne, bo wydaje się, że w planowanym okresie zrobimy bardzo wiele i zdobędziemy świat. Jednak szybko przychodzi etap realizacji i przeciążenie zaczyna się ujawniać, jak rdza na karoserii starego samochodu. Nie jest to miłe i może być źródłem niepotrzebnego stresu.

Klasyczne praktyki zarządzania czasem Nie odkładaj na później. Każdą korespondencję dotykaj tylko raz. Nie martw się niczym w sposób ciągły. Później Później! Inną dobrą praktyką jest unikanie odkładania zadań na później. Są co prawda ludzie, którzy zdają się wyznawać zasadę, że „co masz zrobić dzisiaj, zrób jutro – będziesz miał dzień wolnego”, ale nie są to Ci, którzy skutecznie realizują swoje przedsięwzięcia. W tej zasadzie nie o to chodzi, by wszystko realizować od razu – to byłoby nierealne. Ale jeśli zaplanujemy realizację jakiegoś zadania na dany dzień, to powinniśmy dążyć do tego, by to zadanie w tym dniu zrealizować. Tendencja do okładania zadań w szczególny sposób objawia się w przypadku przeglądania korespondencji. Osoby, które mają tendencję odkładania zadań na później, mają również tendencję do zaglądania do listu (żeby zaspokoić swoją ciekawość i zobaczyć co tam jest) i odkładania odpowiedzi na później. A później, gdy trzeba odpowiedzieć na list, znów trzeba go przeczytać, czyli każdy list jest czytany 2-krotnie, a wystarczyłoby raz. Dobrze zorganizowane osoby przeglądają korespondencję wtedy, kiedy mają czas nie tylko na przeczytanie, ale również na odpowiedź na nią. Oczywiście, będą wśród listów takie, które wymagają dłuższego czasu obsługi – wtedy, na etapie czytania korespondencji można ograniczyć obsługę listu do wstawienia do kalendarza odpowiedniego zadania związanego z tym listem. Ale nie tylko korespondencja może być złodziejem czasu. Również nasze wpadki i faux pas. Niektóre osoby mają tendencję do długiego przeżywania takich problemów. Jest to zupełnie bezproduktywne. Jeśli w czymś komuś uchybiłem, to należy jak najszybciej przeprosić, ewentualnie zadośćuczynić i uważać sprawę za załatwioną. Martwienie się sprawą w dłuższym okresie czasu nie ma sensu.

Klasyczne praktyki zarządzania czasem Skończyć moduł P1 Przygotować się do egz. Spotkanie z prof. Zrób listę rzeczy do zrobienia na dany dzień Pamięć ludzka jest zawodna. Dobrze jest na etapie planowania przygotować sobie listę rzeczy do zrobienia na dany dzień, czy na dany tydzień.

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Być skutecznym J. W. von Goethe 1749 - 1832 Wydajne a skuteczne zarządzanie czasem Rzeczy najważniejsze nigdy nie mogą być na łasce rzeczy mniej ważnych Przedstawione do tej pory tradycyjne praktyki zarządzania czasem koncentrują się na wydajności i starają się zminimalizować ilość traconego czasu. To oczywiście ma swoją wartość. Ale Stephen Covey kieruje naszą uwagę ku innym aspektom zarządzania czasem – ku skuteczności. Praktyki, które były dotąd prezentowane nic nie mówią, jak wykorzystać czas, który mamy, łącznie z czasem, który zaoszczędzimy robiąc pożyteczne rzeczy w trakcie czekania, unikając podwójnego czytania listów, czy też czytając wybiórczo. Podejście, które propaguje Covey opiera się na zasadzie sformułowanej przez czołowego przedstawiciela romantyzmu niemieckiego, Johanna Wolfganga von Goethe: Rzeczy najważniejsze nigdy nie mogą być na łasce rzeczy mniej ważnych. Inaczej mówiąc, rzeczy pierwsze względem ważności powinno się robić najpierw – rzeczy mniej ważne mogą poczekać. Wydaje się to proste. Ale sprawę komplikuje fakt, że oprócz ważności jest jeszcze pilność spraw. Skuteczne zarządzanie czasem: rzeczy pierwsze najpierw

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Być skutecznym Ważne III Przerwania, telefony, niektóre spotkania, ... Aby uzmysłowić oddziaływanie tych dwóch kryteriów Covey dzieli zadania na pilne i nie pilne oraz ważne i nie ważne i efekt tego podziału ilustruje za pomocą swego rodzaju wykresu 2-wymiarowego. Zacznijmy od zadań, które są pilne, ale nie ważne. Bardzo często mają one charakter przerwań. Mogą to być rozmowy telefoniczne, spotkania, na których nic istotnego się nie dzieje, pilne misje, które nie mają żadnego znaczenia itp. Osoby, których życie jest zdominowane przez tego typu działania mają poczucie braku kontroli, ciągle się spieszą i niczego nie osiągają, wydaje im się, że planowanie nie ma sensu. Nie ważne Pilne Nie pilne

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Być skutecznym Ważne III Przerwania, telefony, niektóre spotkania, ... IV Oglądanie stron www, niektóre listy dyskusyjne, gazety, programy TV .. Są też zadania, które nie są ani pilne, ani ważne. Może to być czytanie gazet lub stron www, udział w listach dyskusyjnych (niektóre listy dyskusyjne prezentują żenująco niski poziom), nadmierne oglądanie telewizji. Ludzie, których życie jest zdominowane przez takie działania wiodą nieodpowiedzialne życie i nawet nie mają tego wrażenia bycia potrzebnym, które mogą dawać zadania błahe, ale pilne. Nie ważne Pilne Nie pilne

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Być skutecznym I “Gaszenie pożarów”, walka z czasem, robienie rzeczy na wczoraj Ważne III Przerwania, telefony, niektóre spotkania, ... IV Oglądanie stron www, niektóre listy dyskusyjne, gazety, programy TV .. Kolejną grupą zadań są zadania ważne i pilne. Część osób żyje w przeświadczeniu, że ktoś, kto ma do załatwienia mnóstwo ważnych i pilnych zadań jest filarem firmy i jakby tego filaru zabrakło, to cała firma by się załamała. W pewnym sensie to prawda. Ale jest też druga strona medalu. Jeśli dominują zadania ważne i pilne, to w istocie mamy do czynienia z ciągłym „gaszeniem pożarów”. Jest to uporczywa walka z czasem i notoryczne robienie rzeczy na wczoraj. Efektem jest wypalenie się. Po pewnym czasie taka osoba ma wszystkiego dość i szuka innej pracy, żeby uwolnić się od tego bagażu. Nie ważne Pilne Nie pilne

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Być skutecznym I “Gaszenie pożarów”, walka z czasem, robienie rzeczy na wczoraj II Zapobieganie, planowanie, szkolenia, penetracja możliwości Ważne III Przerwania, telefony, niektóre spotkania, ... IV Oglądanie stron www, niektóre listy dyskusyjne, gazety, programy TV .. Ostatnia omawiana kategoria zadań, to zadania ważne, ale nie pilne. Są to zadania dotyczące m.in. zapobiegania problemom, planowania, szkolenia, szukania nowych możliwości. Jeśli te zadania dominują w naszym życiu, to znaczy, że mamy wszystko pod kontrolą. Robimy rzeczy ważne, ale bez presji czasu. Warto dążyć do tego, by w naszym życiu dominowały zadania ważne, ale nie pilne. Jeśli sprawy ważne odłożymy na potem, to staną się one po pewnym czasie sprawami ważnymi i pilnymi, co zwykle niesie ze sobą stres i bardzo utrudnia właściwą realizację zadań. Nie ważne Pilne Nie pilne

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Działania w II obszarze Identyfikacja ról Redagowanie misji Selekcja zadań Szeregowanie zadań Codzienne dostosowanie III Przerwania, telefony ... IV Oglądanie stron www, listy dysk.... I „Gaszenie pożarów”, walka II Zapobieganie, planowanie, ... Typowe działania w II obszarze to między innymi: Identyfikacja ról, o której mówiliśmy przy okazji poprzedniej zasady Covey’ego; Odkrywanie i redagowanie swojej misji; Selekcja zadań (Timothy Lister, jeden z uznanych ekspertów w zakresie zarządzania przedsięwzięciami programistycznymi i współautor książki Peopleware, twierdzi, że ludzie dużo czasu spędzają na zastanawianiu się JAK wykonać jakieś zadanie, a zdecydowanie zbyt mało czasu i uwagi poświęcają pytaniu CZY w ogóle warto to zadanie realizować). Szeregowanie zadań i planowanie przedsięwzięć. Codzienne dostosowanie planów do realiów (niektórzy chcieliby realizować plany z taką konsekwencją, z jaką komputer wykonuje programy komputerowe – takie podejście może rodzić wiele niepotrzebnych napięć i jest dalekie od skutecznego działania).

Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Dziękuje, nie. Promocja tylko dziś Aby powiedzieć TAK zadaniom z obszaru II musisz nauczyć się mówić NIE innym, czasami bardzo pilnym propozycjom. Selekcja zadań, o której wspomniano, wymaga asertywności. Jeśli mamy mieć czas na rzeczy ważne, to nie ma co liczyć, że doba będzie miała 40 godzin. Trzeba nauczyć mówić się NIE zadaniom, które są pilne, ale nie są ważne. Często poprzez swoją pilność mogą się WYDAWAĆ ważne, ale to są tylko pozory.

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Myśl o obopólnej korzyści Pierwsze trzy zasady (bądź proaktywny, zaczynaj mając koniec na względzie i aby rzeczy pierwsze były pierwsze) są podstawą zwycięstw indywidualnych. Jeśli chcemy również odnosić sukcesy w kontaktach międzyludzkich (np. w pracy zespołowej), to pierwszą zasadą, którą powinniśmy wdrożyć w nasze życie jest zasada dotycząca myślenia o obopólnej korzyści. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny

Myśl o obopólnej korzyści Ja / Inni Win, Lose Win, Lose Poprzednie zasady dotyczyły zwycięstw indywidualnych, czyli byłem tylko JA. Jeśli chodzi o kontakty międzyludzkie, to mamy układ - JA i mój partner (ewentualnie partnerzy). Jak się okazuje, bardzo wiele zależy od mojego NASTAWIENIA do tego typu układów. Mogę wierzyć, że szeroko rozumiana współpraca z innymi osobami daje mi szansę bym mógł WYGRAĆ (po angielsku „win”), czyli stwarza okazję osiągnięcia celów, na których mi zależy (np. pieniędzy), bądź też mogę być przekonany, że wskutek współpracy z innymi osobami można tylko PRZEGRAĆ (po angielsku „lose”). Drugim ważnym elementem jest moje nastawienie do partnerów. Mogę uważać, że na współpracy ze mną ludzie wygrywają (win), albo przegrywają (lose). Jak więc nietrudno policzyć, (Wygrać, Przegrać) (Wygrać, Przegrać)

Myśl o obopólnej korzyści Ja / Inni Lose / Lose Lose / Win Win / Lose Win / Win możliwe są 4 kombinacje: Lose / Lose, Lose / Win, Win / Lose i Win/Win. Są to 4 typy swego rodzaju osobowości. Osobowość Lose/Lose jest skrajnie pesymistyczna. Ludzie tego typu nie widzą sensu życia. Trudno od takich ludzi oczekiwać skutecznego działania. „Świat jest bez sensu.” „Życie nie ma sensu.”

Myśl o obopólnej korzyści Ja / Inni Lose / Lose Lose / Win Win / Lose Win / Win Inni mają osobowość Lose/Win, czyli Przegrać/Wygrać. Nauczyli się, że ciągle przegrywają i kompletnie w siebie nie wierzą. W kontaktach z innymi ludźmi od razu stawiają siebie na straconej pozycji. Mówią sobie: Przegram. Inni wygrywają ze mną, ja zawsze przegrywam. “Przegram. Zawsze przegrywam. Inni ciągle wygrywają – nie to co ja”

Myśl o obopólnej korzyści Ja / Inni Lose / Lose Lose / Win Win / Lose Win / Win Ludzie o osobowości typu Win/Lose, czyli Wygrać/Przegrać, są bardzo przekonani o swojej wartości i są głęboko przepojeni paradygmatem sportowym: abym mógł wygrać inni muszą przegrać. Mogłoby się wydawać, że osoba Win/Lose świetnie pasuje do osoby Lose/Win. Jedna potrzebuje ciągle wygrywać, druga osoba nauczyła się, że ciągle przegrywa, więc bez protestu podda się dominacji. Niestety, na dłuższą metę taka konfiguracja nie ma szans przeżycia, bo uczucia skrywane przez osobę Lose/Win nie giną, lecz gromadzą się i z reguły prowadzą po pewnym czasie do wielkiego wybuchu emocjonalnego. Zatem mentalność Win/Lose nie jest tą skałą, na której można budować stosunki międzyludzkie. Paradygmat sportowy: “Abym mógł wygrać inni muszą przegrać.”

Myśl o obopólnej korzyści Ja / Inni Lose / Lose Lose / Win Win / Lose Win / Win Tymczasem w życiu najbardziej popłaca mentalność Win/Win: jest to dążenie do wzajemnej korzyści. Mój sukces nie wyklucza Twojego. Jest to nastawienie na poszukiwanie rozwiązania, które będzie pożyteczne dla obu stron. Oczywiście, nie zawsze jest to możliwe. Gdy natrafimy na kogoś z osobowością Win/Lose strategia Win/Win będzie najprawdopodobniej nie do zrealizowania. Jeśli widzimy, że ułożenie relacji z drugą stroną na zasadzie Win/Win nie jest możliwe, to powinniśmy odstąpić od wspólnego przedsięwzięcia – po angielsku nazywa się to „No deal” (żadnej transakcji, żadnego interesu). Wzajemna korzyść: “Mój sukces nie wyklucza Twojego.”

Myśl o obopólnej korzyści Ja / Inni Lose / Lose Lose / Win Win / Lose Win / Win Win / win or no deal Zatem pełne brzmienie zasady, której powinniśmy się trzymać w kontaktach z innymi osobami brzmi: Win/Win or no deal, czyli albo obopólna korzyść albo rezygnujemy ze wspólnego interesu. Wzajemna korzyść: “Mój sukces nie wyklucza Twojego.”

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Najpierw staraj się zrozumieć Myśl o obopólnej korzyści Kolejna zasady dotyczy skutecznej komunikacji między ludźmi: Najpierw staraj się zrozumieć, a dopiero potem oczekuj, że będziesz zrozumiany. Ale zanim powiemy o różnych typach komunikacji, chciałbym krótko omówić metaforę emocjonalnego konta bankowego – metafora ta bardzo dobrze ilustruje jeden z najważniejszych czynników skutecznej komunikacji, jakim jest jest zaufanie. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny

Emocjonalne konto bankowe Wypłata Wpłata Winien Ma Niegrzeczność Brak szacunku Ignorowanie kogoś Przesadzona reakcja Uprzejmość Grzeczność Uczciwość Dotrzymywanie obietnic Emocjonalne konto bankowe, jak każde inne konto bankowe, ma dwie strony: Winien i Ma. Wszystkie wpłaty są odnotowywane po stronie Ma, natomiast wypłaty po stronie Winien. Wypłaty z emocjonalnego konta, to wszelkiego rodzaju niegrzeczność, przejaw braku szacunku, ignorowanie kogoś, przesadzona reakcja i inne tego typu zachowania. Natomiast wpłaty na emocjonalne konto to uprzejmość, grzeczność, przejawy uczciwości, dotrzymywanie obietnic itp. Bilans na emocjonalnym koncie, czyli różnica między sumą wpłat a sumą wypłat, wyznacza kapitał zaufania, jaki mamy u naszego partnera. Ten kapitał zaufania jest bardzo ważny, bo gdy jest wzajemne zaufanie, to komunikacja jest bardzo łatwa. Gdy zaufania nie ma, to wszystko co powiemy brzmi wieloznacznie i komunikacja staje się szalenie trudna. A bez dobrej komunikacji trudno oczekiwać skutecznego współdziałania. Gdy jest wzajemne zaufanie, komunikacja jest łatwa.

Najpierw staraj się zrozumieć .. Zanim przejdziemy do dalszego omawiania komunikacji międzyludzkiej spójrzmy na ten rysunek. Co na nim widać? ... Starą kobietę? Brawo! Tutaj ma oko. To jest jej nos. A tu ma usta. Ale jeśli ktoś widzi na tym rysunku młodą kobietę, to też ma rację. Tutaj widać koniuszek jej noska i rzęsy. To jest jej ucho. A to jest opaska na szyi. Jak więc widać, nawet prosty rysunek może być wieloznaczny. To co autor miał na myśli i to co dotrze do odbiorcy, to mogą być kompletnie różne rzeczy. To co widzimy lub słyszymy jest kwestią naszej interpretacji. Zatem moja postawa jako odbiorcy jest bardzo ważna, bo decyduje o tym, co zobaczę lub co usłyszę. Ale jak się patrzy na rozmawiających ludzi, to bardzo często widać, że jeden drugiemu chce coś powiedzieć, natomiast rzadko widać, że ktoś chce coś usłyszeć od drugiej osoby. Im bardziej konfliktowy i drażliwy jest temat, tym bardziej ludzie chcą coś powiedzieć i tym mniejszą mają ochotę by coś usłyszeć. Ale jak nikt nie ma ochoty słuchać, to komunikacja staje się niemożliwa. Zatem trzeba ten układ zmienić i proaktywność nakazuje, byśmy zaczęli to zmieniać od siebie. Chcesz, żeby komunikacja była skuteczna?

Empatyczna komunikacja Najpierw staraj się zrozumieć To najpierw staraj się zrozumieć swojego partnera, a dopiero potem oczekuj, że będziesz przez niego zrozumiany. Potem staraj się by cię zrozumiano

Empatyczna komunikacja Poziomy słuchania: Ignorowanie Udawanie Słuchanie wybiórcze Słuchanie empatyczne Jeśli chodzi o nasze słuchanie drugiej osoby, to można wyróżnić 4 poziomy: Ignorowanie, czyli ostentacyjne pokazywanie, że nie słucham. Można do tego wykorzystać telewizor albo gazetę. Taki sposób słuchania jest dużą wypłatą z naszego emocjonalnego konta bankowego. Trudno oczekiwać po takim zachowaniu skutecznej współpracy. Na drugim poziomie mamy udawanie. Udajemy, że słuchamy a tak naprawdę myślimy o zupełnie innych rzeczach. Dla zmylenia partnera co pewien czas wydajemy z siebie „Mhm..”, „no, no” i tym podobne. Być może działając w ten sposób specjalnie nie osłabimy stanu naszego konta emocjonalnego – będzie to często potraktowane jako drobna wypłata. Ale na pewno nie można tu mówić o efektywnej komunikacji i wspólnym rozwiązywaniu problemów. Trzeci poziom to słuchanie wybiórcze. Oto przykład: Przychodzi Franek do szefa: „Szefie, nazbierało mi się w tym miesiącu już 25 nadgodzin. Chciałbym wziąć urlop w przyszłym tygodniu w czwartek i piątek, bo muszę ..”. Szef mu przerywa: „Franek! A propos piątku. Czy wiesz, że ten rower, który prosiłem Cię, żebyś mi naprawił w Wielki Piątek, to znowu mi się popsuł? A tyle za niego zapłaciłem. Wszystko jest coraz gorsze. Chyba będę musiał go sprzedać. Może chciałbyś go kupić?” Franek milczy. Szef: „Żartowałem. Coś taki smutny? Możesz iść w piątek na urlop. Ale w czwartek musisz być. Wiesz, jak mi jesteś teraz potrzebny”. „Ale szefie ...”. Dzwoni komórka szefa. Szef: „Przepraszam Cię bardzo, dzwonią z Londynu”. Franek wychodzi bez urlopu w czwartek. A przecież w czwartek żona idzie do szpitala. Kto ją odwiezie i kto zostanie z ich małą córeczką? Franek jest wściekły. Żeby tak musiał się prosić! Może jednak przejść do konkurencji? Czwarty poziom, to tak zwane słuchanie empatyczne. Polega na tym, że angażujemy naszą wyobraźnię i wczuwamy się w problem lub sytuację, którą chce nam przekazać nasz partner. Gdyby szef z poprzedniej scenki chciał słuchać Franka z empatią, to ich rozmowa mogłaby wyglądać następująco: Franek - Szefie, nazbierało mi się w tym miesiącu już 25 nadgodzin. Chciałbym wziąć urlop w przyszłym tygodniu w czwartek i piątek, bo muszę odwieźć żonę do szpitala. Szef – Czy to coś poważnego? Franek – Mam nadzieję, że nie. Od tygodnia ma jakąś wysypkę i pani doktor postanowiła dać jej przez 2 dni kroplówkę. Ale żona, jak to kobieta, martwi się. Szef – Wiesz, że przyszły tydzień jest dla nas bardzo ważny? Mamy odbiór systemu. Najważniejszy jest właśnie czwartek. O której odwozisz żonę? Franek – Ma być w szpitalu przed ósmą. Szef – No to o 9. – 10. możesz być z powrotem w pracy? Franek – Nie, bo muszę się zająć naszą Olą. Szef – Ale ta Twoja Ola to ma już chyba z 7 lat. Franek – Tak, ale przecież nie zostawię jej samej w domu. Szef – OK., to przyjedź razem z nią. Poproszę Panią Gosię, żeby się nią zajęła. Wybacz, ale ten czwartek to naprawdę dla nas bardzo ważny dzień. Franek – Nie, no jak Gosia się zajmie małą to będzie OK. Mi też zależy, żeby ten odbiór systemu wypadł jak najlepiej.

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Dbaj o synergię Najpierw staraj się zrozumieć Myśl o obopólnej korzyści Kolejna zasada Covey’ego dotycząca skutecznego działania każe nam dbać o synergię. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny Bądź proaktywny

Całość > część1 + .. + częśćn Dbaj o synergię Synergia: Całość > część1 + .. + częśćn Synergia: budowanie na sile i kompensowanie słabości. Cóż to jest ta synergia? Można powiedzieć, że jest to taka sytuacja, w której wartość jakiejś całości jest większa niż suma wartość jej części. Na przykład ktoś miał w dużym mieście działkę rolną i przekształcił ją na działkę budowlaną. Działka ma 20 metrów szerokości i 200 metrów długości, co daje 4 000 m2. Te 4 tys. m2 pozwoliłoby na podzielenie tej działki na 4 mniejsze. Za działkę 1 000 m2 można dostać ok. 100 tys. zł, czyli ta działka jest potencjalnie warta 400 tys. zł. Ale nikt nie da takiej ceny, bo ta działka jest zbyt wąska i nie da się jej podzielić na 4 zgrabne działki. Według pośrednika można liczyć najwyżej na 150 – 200 tys. zł. Jednak sąsiad (kuzyn) ma identyczną działkę i ten sam problem. Jeżeli połączy się obie działki, to będzie można wydzielić drogę i 8 działek o powierzchni ok. 900 m2. Według pośrednika za każdą z nich będzie można dostać ok. 90 tys. zł. Czyli łącząc 2 działki zarobiliśmy przynajmniej 320 tys. zł. I to jest właśnie synergia. W odniesieniu do zespołów można powiedzieć, że synergia jest to budowanie na silnych cechach członków zespołu i kompensowanie słabości członków zespołu. Na przykład ktoś jest świetnym programistą, ale jak to często z programistami bywa, jest introwertykiem i podświadomie unika kontaktów z innymi ludźmi. Jeśli taka osoba miałaby zbudować system informatyczny spełniający specyficzne wymagania jakiegoś klienta, to będzie miała ogromne problemy, żeby te wymagania od klienta pozyskać (klienci zazwyczaj nie wiedzą, jak ma wyglądać budowany dla nich system i ciągle plączą się w swoich zeznaniach). Z kolei osoba bardzo przedsiębiorcza i komunikatywna, ale nie znająca się na wyrafinowanych technologiach informatycznych też takiego systemu w sensownym czasie nie zbuduje. Ale jeśli te 2 osoby działałyby jako zespół, to prawdopodobnie dałyby sobie radę, żeby pozyskać od klienta wymagania i zbudować system, który będzie je spełniał.

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Ostrz piłę Dbaj o synergię Najpierw staraj się zrozumieć Myśl o obopólnej korzyści Ostatnia, siódma, zasada Covey’ego dotyczy ciągłego doskonalenia. Jeśli ktoś ma dużo drewna do pocięcia, to musi od czasu do czasu naostrzyć piłę. Jeśli tego nie zrobi, to jego praca będzie coraz mniej wydajna. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny

Ostrz piłę Gęś i złote jaja Aby zilustrować potrzebę trzymania się zasady „ostrz piłę”, Covey przytacza bajkę Ezopa o gęsi, która składała złote jaja. Pewnego dnia biedny rolnik znalazł wycieńczoną gęś. Żal mu się jej zrobiło, więc ją przygarnął i napoił. Gdy wstał następnego dnia ze zdziwieniem ujrzał obok gęsi złote jajo. Nie bardzo mógł uwierzyć w to co widział. Jego radość i jego niedowierzanie były równie wielkie. Ale jeszcze bardziej się zdziwił, gdy następnego dnia gęś ponownie zniosła złote jajo. Mijały dni, a każdego dnia gęś znosiła jedno złote jajo. Rolnik szybko przestał się dziwić i przyzwyczaił się do tej sytuacji. Ale po pewnym czasie naszła go refleksja. Obliczył, że każdego roku gęś będzie znosiła 365 jaj, czyli po 10 latach będzie miał 3650 złotych jaj. Będzie kiedyś bardzo bogaty. Tylko czy on dożyje tych dni? Kto wie, co się może zdarzyć w ciągu 10 lat? Gdyby miał te wszystkie złote jaja już teraz, to mógłby użyć życia. A tak ... Nasz rolnik postanowił, że musi mieć wszystkie złota jaja od razu – nie będzie czekał 10 czy 20 lat. Wziął nóż i rozciął gęsi brzuch, żeby dobrać się do wszystkich złotych jaj, które – jak sądził – gęś tam nosiła. Ale po rozcięciu brzucha okazało się, że nie ma tam żadnego złotego jaja. Niestety, gęsi nie dało się uratować i złote jaja się skończyły.

P - Produkcja (złote jaja) PC - Zdolności produkcyjne (gęś) Ostrz piłę P - Produkcja (złote jaja) PC - Zdolności produkcyjne (gęś) Równowaga P / PC Gęś i złote jaja Bajka ta pokazuje potrzebę cierpliwości. Jeżeli zależy nam na produkcji (tak jak rolnikowi zależało na złotych jajach), to koniecznie trzeba dbać o zdolności produkcyjne i narzędzia (u rolnika była to gęś). Informatyk ma często następujący dylemat: zna język C, ma dobrze płatną pracę i dużo zleceń dotyczących programowania w C. Ponieważ chce się szybko dorobić, to ciągle bierze bardzo dużo zleceń i absolutnie nie ma czasu na inne sprawy takie, jak aktualizacja wiedzy, czy dbanie o zdrowie. Po pewnym czasie może się okazać, że znalazł się w sytuacji rolnika z bajki Ezopa. Skończyły się zlecenia dotyczące języka C, bo większość oprogramowania pisze się w Javie, a on Javy i programowania obiektowego nie zna, bo do tej pory uważał, że nie jest mu to potrzebne. Przeliczył się. Albo może się zdarzyć, że zaniedbał zdrowie, doszło do ataku serca i musi iść na rentę. Z drugiej strony może być też tak, że ktoś prawie cały czas spędza na poznawaniu nowych technologii, czytaniu artykułów i książek i nie ma czasu na programowanie. Albo też przesadnie dba o zdrowie i prawie cały dzień zajmuje mu gimnastyka i uprawianie sportu, wizyty u masażysty, przygotowywanie zdrowych posiłków na bazie warzyw z własnego ogródka itd. – na pracę zawodową nie ma już czasu. To oczywiście też nie jest dobrze. Potrzebna jest równowaga między dbaniem o produkcję a dbaniem o zdolności produkcyjne. Musi być czas zarówno na pracę zawodową, jak i na dbanie o zdrowie i zapoznawanie się z nowymi technologiami.

Zasady skutecznego działania - Plan wykładu Ostrz piłę Dbaj o synergię Najpierw staraj się zrozumieć Myśl o obopólnej korzyści Podsumujmy ten wykład. Przedstawiłem siedem zasad skutecznego działania wg Stephena Covey’ego. Pierwsze trzy dotyczą spraw indywidualnych. Należy być proaktywnym, zaczynać mając zawsze koniec na względzie i tak zarządzać czasem, aby rzeczy pierwsze w sensie ważności były również pierwsze w dostępie do czasu. Kolejne trzy zasady koncentrują się na stosunkach międzyludzkich: myśl o obopólnej korzyści, najpierw staraj się z rozumieć, a dopiero potem oczekuj, że będziesz zrozumiany i dbaj o synergię. Ostatnia, siódma, zasada niczym klamra spina poprzednie i każe dbać o szeroko rozumiany warsztat pracy. Jest jeszcze jedna rzecz, na którą chciałbym koniecznie zwrócić uwagę. Mówiłem w trakcie wykładu o zasadach skutecznego działania, ale Covey w swojej prześwietnej książce pisze o NAWYKACH. I oczywiście ma rację. Te zasady są jak lekarstwo – nie zaczną działać, dopóki ich nie użyjemy. Najlepiej, gdyby ich stosowanie stało się naszym nawykiem. I do tego Państwa gorąco zachęcam. Aby rzeczy pierwsze były pierwsze Zaczynaj mając koniec na względzie Bądź proaktywny