ZAMÓWIENIA W PROJEKTACH REALIZOWANYCH W RAMACH FUNDUSZU AZYLU, MIGRACJI I INTRGRACJI.

Prezentacja na temat: "ZAMÓWIENIA W PROJEKTACH REALIZOWANYCH W RAMACH FUNDUSZU AZYLU, MIGRACJI I INTRGRACJI."— Zapis prezentacji:

1 ZAMÓWIENIA W PROJEKTACH REALIZOWANYCH W RAMACH FUNDUSZU AZYLU, MIGRACJI I INTRGRACJI

2 Zakres prezentacji 1. Podział Beneficjentów ze względu na procedury udzielania zamówień publicznych. 2. Podział zamówień ze względu na procedury udzielania. 3. Zasada konkurencyjności - zastosowanie. 4. Konflikt interesów. 5. Dokumentacja potwierdzająca postępowanie. 6. Wzory dokumentów wspomagających. 7. Ważne wskazówki.

3 Podział Beneficjentów z punktu widzenia procedur udzielania zamówień publicznych Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, na podstawie art. 3 tej ustawy (jednostki sektora finansów publicznych, tj. urzędy, ministerstwa, uczelnie wyższe, szkoły, etc.). Beneficjenci, którzy podmiotowo nie są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy PZP (fundacje, stowarzyszenia, towarzystwa, etc.).

4 PODZIAŁ ZAMÓWIEŃ ZAMÓWIENIA NIE PODLEGAJĄCE ŻADNYM PROCEDUROM Zamówienia o wartości do 20 000 PLN netto. Zamówienia niezależne od wartości, o których mowa w art. 4 ustawy PZP, z wyłączeniem art.4 pkt 1-2, 3 lit. a, b, j, k, l oraz pkt 8 ustawy PZP. Zamówienia wobec których występują przesłanki określone w ustawie, uzasadniające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, niezależnie od wartości. Zamówienia dotyczące zatrudnienia personelu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej 1 roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie współpracował w sposób powtarzalny lub ciągły. Wydatki rozliczane w sposób uproszczony (rozdz. 3 Podręcznika - ryczałt) oraz określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (diety, leasing, amortyzacja).

5 PODZIAŁ ZAMÓWIEŃ ZAMÓWIENIA PODLEGAJĄCE PROCEDURZE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Dla stosujących PZP - zamówienia, których wartość jest większa niż 20 000 PLN netto, a mniejsza od 30 000 EUR netto (próg określony ustawą PZP). Beneficjenci niezobligowani do stosowania PZP – wszystkie zamówienia, których wartość jest większa niż 20 000 PLN netto. Jednostki sektora finansów publicznych przy zamówieniach do 30 000 EUR netto mogą stosować zasadę konkurencyjności określoną Podręcznikiem lub własnym regulaminem, o ile nie jest łagodniejszy od zasad Podręcznika.

6 PODZIAŁ ZAMÓWIEŃ ZAMÓWIENIA REALIZOWANE ZGODNIE Z USTAWĄ PZP Wartość zamówienia przekracza 30 000 EUR netto. Beneficjenci zobligowani do stosowania PZP. Beneficjenci niezobligowani do stosowania PZP, przy zamówieniach o wartości powyżej 30 000 EUR stosują zasadę konkurencyjności określoną w Podręczniku.

7 ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Dla zamówień o wartości do 20 000 PLN netto Beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania żadnych procedur wyboru wykonawców. Zamówienie musi być jednakże realizowane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz racjonalności, opłacalności i efektywności kosztowej (nakład/rezultat) – aby wydatek był kwalifikowalny.

8 ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Dla zamówień o wartości od 20 000 PLN netto do 30 000 EUR netto Przekazanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców wraz ze wzorem formularza ofertowego (*). LUB Zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie www Beneficjenta, lub na stronie internetowej przeznaczonej do zamieszczania ogłoszeń, w prasie ogólnopolskiej lub lokalnej, wraz z możliwością pobrania wzoru formularza ofertowego.

9 ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Dla zamówień o wartości powyżej 30 000 EUR netto Zamówienia o wartości powyżej 30 000 EUR netto, które Beneficjenci zobowiązani do udzielania zamówień zgodnie z ustawą PZP udzielają zgodnie z tą ustawą, zaś pozostali przy zastosowaniu zasady konkurencyjności. Jednakże dla Beneficjentów nie stosujących ustawy PZP obowiązkiem jest zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie www Beneficjenta lub innych portalach, prasie lokalnej, etc.

10 ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Co powinno zawierać ogłoszenie oraz zapytanie ofertowe? 1.Opis przedmiotu zamówienia. 2.Warunki udziału w postępowaniu. 3.Kryteria oceny ofert. 4.Opis sposobu wyboru oferty. 5.Opis sposobu składania ofert. 6.Termin na złożenie oferty (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych od dnia upublicznienia ogłoszenia lub przesłania zapytania ofertowego). 7.Ogłoszenie powinno być opublikowane na stronie www w sposób umożliwiający zapoznanie z jego treścią, w sposób łatwo dostępny (np. wydzielona zakładka, wyróżniony link, etc.).

11 ZASADA KONKURENCYJNOŚCI WYBÓR OFERTY Jeżeli w wyniku zamieszczenia ogłoszenia na stronie www lub innym ogólnie dostępnym miejscu wpłynie tylko 1 oferta – zasada konkurencyjności zostaje zachowana. Jeżeli w skutek wysłania 3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców wpłyną co najmniej 2 ważne oferty – zasada konkurencyjności zostaje spełniona Beneficjent ma obowiązek dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o sposób i kryteria wyboru ustalone w zapytaniu ofertowym Wybór oferty dokumentowany jest notatką lub protokołem z postępowania (*). Po wyborze wykonawcy zawarta zostaje, co do zasady, pisemna umowa.

12 Konflikt interesów Konflikt interesów to brak bezstronności oraz obiektywności podczas przeprowadzania postępowania na zamówienie. Konflikt interesów może pojawić się wtedy, gdy osoby uczestniczące w prowadzeniu postępowania lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają bezpośrednio lub pośrednio interes finansowy, ekonomiczny lub osobisty (względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne, etc.), który może zagrażać bezstronności i niezależności lub gdy w postępowaniu tym osoby te występują jako oferenci.

13 Konflikt interesów Beneficjent udzielający zamówienia ma obowiązek podjąć działania w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności oraz obiektywności. Należy obligatoryjnie wyłączyć z postępowania osoby objęte tym konfliktem uczestniczące w udzielaniu zamówienia lub mogące wpłynąć na jego wynik.

14 DOKUMENTACJA Jak poprawnie udokumentować przeprowadzenie zamówienia? (zasada konkurencyjności) Potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do 3 potencjalnych wykonawców wraz z podaniem ich danych (wydruk ze strony www – print screen, wydruk wysłanych maili, potwierdzenie z faxu, etc.). Kopia przesłanego zapytania ofertowego. Kopia strony ogłoszenia w prasie (umożliwiająca weryfikację tytułu gazety i daty wydania), print screen ze strony www potwierdzający publikację ogłoszenia. Kopia zwycięskiej oferty. Kopia protokołu postępowania. Kopia podpisanego oświadczenia o braku konfliktu interesów. Kopia podpisanej umowy.

15 (*) - NOWOŚĆ Wzory dokumentów w ramach zasady konkurencyjności 1. Ogłoszenie o zamówieniu / zapytanie ofertowe 2. Formularz oferty 3. Protokół z postępowania Ww. wzory dokumentów stanowią załączniki do Podręcznika. Ich stosowanie przyczyni się do zniwelowania ryzyka błędów w prowadzonym postępowaniu o zamówienie, oraz przyczyni się do jego przejrzystości oraz uporządkowania informacji o postępowaniu. Ponadto dokumenty te zawierają wskazówki, jak właściwie dokonywać zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wzory ww. dokumentów nie są obowiązkowe.

16 WAŻNE WSKAZÓWKI Aby przeliczyć wartość zamówienia z PLN na EUR należy użyć kursu wskazanego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro (…). Wartość netto przy określaniu wartości zamówienia – należy wziąć pod uwagę status wykonawcy – gdy podmiot jest podatnikiem podatku VAT należy przyjąć kwotę bez podatku (netto), w innym przypadku należy rozumieć tą kwotę wraz z ze wszystkimi innymi podatkami, tj. brutto. Należy unikać dzielenia zamówień, które prowadzi do celowego niestosowania przepisów ustawy PZP, i dlatego należy wziąć pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów, tj. tożsamości przedmiotowej zamówienia (ten sam rodzaj i to samo przeznaczenie), tożsamości czasowej (realizacja w jednym czasie) oraz tożsamości podmiotowej (ten sam wykonawca).

17 WAŻNE WSKAZÓWKI c.d. Jeżeli w przypadku wysłania zapytań ofertowych do 3 potencjalnych wykonawców (bez publikacji ogłoszenia na stronie www) Beneficjent otrzyma 1 ważną ofertę, wówczas procedurę należy powtórzyć, poprzez ponowne wysłanie 3 zapytań ofertowych, w tym do dwóch innych wykonawców, niż ci którzy ofert nie złożyli przy pierwszym „podejściu”. Wtedy można zawrzeć umowę po otrzymaniu tylko 1 oferty. Dopuszczalne jest zwiększenie wartości zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą (zwiększenie liczby jednostek) – pod warunkiem zastosowania zasady konkurencyjności zamówienia oraz w stosunku do którego zamieszczone zostało ogłoszenie na stronie www. I o ile taka możliwość w obu przypadkach została przewidziana w zapytaniu ofertowym/ogłoszeniu o zamówieniu.

18 WAŻNE WSKAZÓWKI c.d. Jeżeli zapytania ofertowe zostały jedynie wysłane do potencjalnych wykonawców – zwiększenie wartości zamówienia nie może przekroczyć progu 30 000 EUR netto dla łącznej wartości zamówienia pierwotnego wraz z jego zwiększeniem. Beneficjent powinien zachować dokumenty związane z udzielanym zamówieniem na swojej stronie internetowej co najmniej do czasu zakończenia kontroli zamówienia przez Organ Delegowany (COPE MSW). Na wezwanie OD Beneficjent jest zobowiązany przesłać w terminie do 14 dni od dnia wezwania lub udostępnić do kontroli dokumenty dotyczące procedur zamówień. Zatrudnienie osób na umowy cywilnoprawne podlega regułom udzielania zamówień w zależności od wartości.

19 Dziękuję za uwagę. Dominika Rodak Centrum Obsługi Projektów Europejskich MSW Ul. Rakowiecka 2a 02-517 Warszawa Email: dominika.rodak@copemsw.gov.pl