Formatowanie arkusza kalkulacyjnego

Prezentacja na temat: "Formatowanie arkusza kalkulacyjnego"— Zapis prezentacji:

1 Formatowanie arkusza kalkulacyjnego
Proszę otworzyć plik Formatowanie.xls Ćwiczenia należy wykonywać w podanych arkuszach

2 Spis treści Zaznaczanie fragmentów arkusza
Wstawianie (i usuwanie) wierszy i kolumn Formatowanie komórek arkusza Formatowanie komórek z liczbami Krawędzie i tło tabeli Formatowanie daty i czasu Sortowanie danych w tabeli

3 Uwagi ogólne Arkusze formatujemy, aby poprawić ich czytelność, tzn. po to, aby ewentualny czytelnik widział wszystkie potrzebne dane, jednoznacznie je interpretował oraz żeby zwrócił uwagę na szczególnie istotne elementy arkusza. W związku z powyższym zalecany jest umiar w zastosowaniu narzędzi formatujących, zwłaszcza kolorów. Modyfikacja fragmentów arkusza wiąże się nierozerwalnie z uprzednim zaznaczeniem tych fragmentów. Należy więc przede wszystkim posiąść tę umiejętność.

4 Zaznaczanie pojedynczej komórki
Wyświetlić arkusz Pusty. Proszę starać się zaznaczać obiekty takie same, jak na przedstawianych slajdach Aby zaznaczyć pojedynczą komórkę (tu: C3) wystarczy ją kliknąć lewym klawiszem myszy. Komórkę widzimy w obramowaniu, a jej adres widoczny jest w polu nazwy Anulowanie każdego zaznaczenia polega na kliknięciu dowolnej komórki arkusza Spis treści

5 Zaznaczanie zakresu komórek
Aby zaznaczyć zakres komórek (tu: B3:D7) należy ustawić wskaźnik myszy (w postaci białego krzyżyka) na komórce w jednym z narożników (tu: B3), nacisnąć lewy klawisz myszy i trzymając go przesunąć do ostatniej komórki (tu: D7), czyli po przekątnej zakresu Aby zaznaczyć jednocześnie kilka zakresów (tu: B2:C4 i E6:E11) należy powyższą metodą zaznaczyć pierwszy zakres (tu: B2:C4), następnie wcisnąć i przytrzymać klawisz CTRL, zaznaczyć drugi zakres (lub kolejne) (tu: E6:E11), na koniec zwolnić klawisz myszy, a potem klawisz CTRL

6 Zaznaczanie całych wierszy
Aby zaznaczyć pojedynczy wiersz (tu: 4) wystarczy kliknąć myszką jego numer Kilka wierszy przylegających do siebie zaznaczymy poprzez przeciągnięcie wciśniętego lewego klawisza myszy po numerach wierszy Kilka grup wierszy nieprzylegających do siebie zaznaczamy według planu: - zaznaczyć (jak wyżej) pierwszą grupę (tu: 4) - wcisnąć i przytrzymać klawisz CTRL - zaznaczyć myszką kolejną (kolejne) grupę (tu: od 8 do 13) - zwolnić najpierw klawisz myszy, a potem klawisz CTRL

7 Zaznaczanie całych kolumn
Aby zaznaczyć pojedynczą kolumnę (tu: C) wystarczy kliknąć myszką jej numer Kilka kolumn przylegających do siebie zaznaczymy poprzez przeciągnięcie wciśniętego lewego klawisza myszy po numerach kolumn Kilka grup kolumn nieprzylegających do siebie zaznaczamy według planu: - zaznaczyć (jak wyżej) pierwszą grupę (tu: od B do D) - wcisnąć i przytrzymać klawisz CTRL - zaznaczyć myszką kolejną (kolejne) grupę (tu: od F do G) - zwolnić najpierw klawisz myszy, a potem klawisz CTRL

8 Zaznaczanie całego arkusza
Cały arkusz zaznaczamy klikając przycisk (prostokąt) w lewym górnym rogu arkusza

9 Wstawianie kolumn Aby wstawić w arkuszu kolumnę klikamy na nazwie kolumny (litera), przed którą ma być wstawiona kolumna, a następnie wybieramy z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) Wstaw Zadanie (arkusz 1): Wstawić 3 dodatkowe kolumny po lewej stronie obecnej kolumny A) Spis treści

10 Wstawianie wierszy Przy wstawianiu wierszy klikamy numer wiersza, nad którym ma być wstawiony dodatkowy wiersz, a następnie wybieramy z menu kontekstowego Wstaw Zadanie (c.d. arkusz 1): Wstawić dodatkowy wiersz między obecnym 10 a 11 - dla 17-latków)

11 Usuwanie wierszy i kolumn
W celu usunięcia wiersza (lub kilku wierszy) należy go zaznaczyć, a następnie wybrać z menu kontekstowego Usuń W przypadku usuwania kolumn zaznaczamy kolumny, a następnie wybieramy również z menu kontekstowego Usuń Zadanie (c.d. arkusz 1): Usunąć wszystkie puste kolumny przed kolumną przeznaczoną na wiek

12 Dodawanie i usuwanie ze wstążki
Aby wstawić/usunąć kolumny lub wiersze można posłużyć się również przyciskami na wstążce: Narzędzia główne

13 Wstążka: Narzędzia główne
Narzędzia do formatowania arkusza znajdziemy na wstążce Narzędzia główne (domyślnie wyświetlany po otwarciu). Część przycisków jest taka sama jak w innych programach z rodziny Office. Spis treści

14 Środkowanie napisów nad kilkoma kolumnami, np
Środkowanie napisów nad kilkoma kolumnami, np. środkowanie tytułu tabeli Jeśli chcemy, aby napis znajdujący się w jednej komórce tabeli znalazł się idealnie na środku obszaru zajmującego kilka kolumn musimy scalić komórki znajdujące się w jednym wierszu na szerokości tych kolumn i jednocześnie wyśrodkować napis w tej szerokiej komórce. Należy wtedy: - zaznaczyć komórki na szerokości wybranego obszaru łącznie z komórką zawierającą napis, następnie - kliknąć przycisk Scal i wyśrodkuj Zadania (arkusz 2): Scalić i wyśrodkować w zakresie komórek A2:E2 tekst znajdujący się w komórce A2 Scalić i wyśrodkować w zakresie komórek A17:C17 tekst znajdujący się w komórce A17

15 Ustalanie wyrównania w komórkach
Aby zmienić wyrównanie w komórce (w każdej komórce zakresu) należy te komórki zaznaczyć, a potem wybrać jedno z następujących narzędzi : Wyrównaj do lewej Wyśrodkuj Wyrównaj do prawej Zadania (arkusz 3): Wyśrodkować wpisy w bloku komórek A3:E3 Wyrównać do prawej krawędzi wpis w scalonej komórce A17

16 Zmiana czcionki i jej atrybutów
Modyfikacji wybranych atrybutów czcionki w różnych fragmentach arkusza można dokonać zaznaczając potrzebny zakres, a następnie wybierając odpowiednie opcje na wstążce Narzędzia główne/Czcionka: - Krój czcionki - Rozmiar czcionki - Styl czcionki: Pogrubienie lub Kursywa lub Podkreślenie Zadania (arkusz 3): Pogrubić wpisy w bloku komórek A3:E3 Zwiększyć rozmiar w scalonej komórce A2 na 20 p.

17 Więcej atrybutów czcionki
Zmiany atrybutów czcionki możemy dokonać wybierając z menu kontekstowego: Formatuj Komórki | Czcionka lub klikając we wstążce Narzędzia główne w przycisk: Wybierając powyższe menu można np. ustalić różne sposoby podkreślenia czcionki. Listę tych sposobów uzyskamy klikając strzałkę na końcu okienka Podkreślenie Zadanie (arkusz 3): Sformatować zawartość w bloku komórek C17:D17 wprowadzając format podwójnego podkreślenia

18 Kopiowanie formatu czcionki
Jeśli chcemy skopiować atrybuty czcionki z jednego fragmentu arkusza do innego należy: Zaznaczyć najpierw komórkę wzorcową Na wstążce Narzędzia główne wybrać Malarz formatów: (po przesunięciu myszy na tabelę przy jej wskaźniku pojawi się symbol pędzla) Zaznaczyć zakres docelowy Zadanie (arkusz 4): Przekopiować format z komórki A4 do bloku komórek A4:A16

19 Zmiana szerokości kolumn
Czasami, zwłaszcza po zmianie parametrów czcionki może się zdarzyć, że nie wszystkie wpisy są w całości widoczne, a w przypadku liczb możemy zobaczyć ciąg znaków ###. Należy wtedy poszerzyć kolumny. Możemy to zrobić na kilka sposobów: ustawić wskaźnik myszy na prawej krawędzi kolumny (np. pomiędzy literą E i F, wcisnąć i przytrzymać lewy klawisz myszy, a następnie przesunąć mysz w prawo na odpowiednią szerokość klikając 2x lewy przycisk myszy pomiędzy literami kolumn Ustawić szerokość kolumny z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy na literze kolumny, a następnie wybrać opcję szerokość kolumny) Zadania (arkusz 5): Dopasować szerokość kolumny A tak, aby wszystkie dane znajdujące się w niej były całkowicie widoczne Poszerzyć szerokość kolumny E, aż tytuł kolumny będzie całkowicie widoczny

20 Zmiana wysokości wierszy
W tym przypadku postępujemy analogicznie, jak w przypadku kolumn: ustawić wskaźnik myszy na dolnej krawędzi wiersza, wcisnąć i przytrzymać lewy klawisz myszy, a następnie przesunąć mysz w dół na odpowiednią wysokość klikając 2x lewy przycisk myszy pomiędzy literami kolumn Ustawić wysokość wiersza z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy na literze kolumny, a następnie wybrać opcję wysokość wiersza) Zadania (arkusz 6): Dopasować wysokość wiersza 2 tak, aby wszystkie dane znajdujące się w nim były całkowicie widoczne

21 Zawijanie tekstu w komórkach
Jeśli tylko jedna komórka w całej kolumnie zawiera bardzo długi wpis można tekst w niej zawinąć, czyli umieścić go w dwóch lub więcej linijkach tego samego wiersza Możemy to zrobić na dwa sposoby: - zaznaczyć komórkę i wybrać opcję Zawijaj tekst - zaznaczyć komórkę, kliknąć na pasku formuły w miejscu zawinięcia, nacisnąć jednocześnie lewy ALT i ENTER i jeszcze raz zatwierdzić klawiszem ENTER. Ten sposób jest trwały, tzn., że sytuacja nie zmieni się przy poszerzaniu kolumny Zadanie (arkusz 7): Zawinąć tekst w komórce B3 tak, aby był widoczny w dwóch linijkach

22 Formatowanie komórek z liczbami
Na wstążce Narzędzia Główne znajduje się pięć przycisków do formatowania liczb - kolejno: - Waluta (w Polsce domyślnie dostawiany jest symbol zł) - Zapis procentowy (liczba mnożona jest przez 100 i dostawiany jest symbol %) - Zapis dziesiętny (liczba dzielona jest na grupy 3-cyfrowe ułatwiające odczytywanie) Uwaga! Powyższe narzędzia automatycznie umieszczają 2 miejsca dziesiętne - Zwiększ dziesiętne (dostawiane jest miejsce po przecinku w liczbie mieszanej) - Zmniejsz dziesiętne (zmniejszana jest liczba miejsc w części ułamkowej) Więcej możliwości formatowania znajduje się w liście rozwijanej powyżej przycisków formatu liczb, Spis treści

23 Formatowanie liczb za pomocą przycisków na pasku narzędziowym
Zadanie (arkusz 8): Sformatować wszystkie liczby w arkuszu wprowadzając w podanych kolumnach następujące formaty: - B i D – format walutowy z dwoma miejscami po przecinku (po zaznaczeniu liczb użyć przycisku ) - C – zapis dziesiętny z dwoma miejscami po przecinku (po zaznaczeniu liczb użyć przycisku ) - E – format procentowy z jednym miejscem po przecinku (po zaznaczeniu liczb użyć najpierw przycisku , a potem ) Uwagi: Przycisków nie można na pasku wyłączyć, ale można zmienić na inny format Każdy format liczbowy można wyłączyć wybierając menu Format | Komórki | Liczby i zaznaczając kategorię Ogólne

24 Zastosowanie krawędzi
Linie (kratki), które widzimy w arkuszu nie są standardowo drukowane. Za pomocą odpowiednich krawędzi można przygotowanej tabeli nadać atrakcyjny wygląd widoczny na wydruku. Najprostszym sposobem zastosowania krawędzi jest: - zaznaczenie całej tabeli - rozwinięcie listy Obramowania - i wybranie przycisku Wszystkie krawędzie Zadanie (arkusz 10): Zdefiniować obramowanie bloku komórek A2:E17 wprowadzając wszystkie krawędzie zewnętrzne i wewnętrzne Spis treści

25 Więcej krawędzi Po wybraniu ostatniej pozycji z dostępnych obramowań (Więcej obramowań) mamy możliwość zastosowania różnych stylów i kolorów linii dowolnej krawędzi w zaznaczonym zakresie (może być zaznaczony tylko fragment tabeli). Najpierw wskazujemy styl (i ewentualnie kolor), a następnie klikamy na odpowiedniej krawędzi. Powtórne kliknięcie krawędzi w okienku spowoduje jej usunięcie. Wybranie przycisku Brak usunie wszystkie dotychczasowe krawędzie Zadanie (arkusz 11): Zdefiniować obramowanie bloku komórek A2:E17 wprowadzając trzy rodzaje krawędzi, jak na rysunku w następnym slajdzie

26 Faaaajne, nie?

27 Kolorowanie tła komórek
W wybranych komórkach arkusza można wybrać dowolny kolor tła. Można w ten sposób wyróżnić najważniejsze komórki (np. podsumowanie) lub ułatwić odczytywanie arkusza (kolorowanie co drugich wierszy). Należy wtedy zaznaczyć zakres lub od razu kilka zakresów (przy pomocy klawisza CTRL), jeśli mają mieć ten sam kolor, a następnie rozwinąć strzałkę za przyciskiem Kolor wypełnienia i z palety wybrać wybrany kolor. Do ciemnej czcionki wybieramy jasny kolor tła i odwrotnie. Pamiętajmy, aby nie nadużywać tego narzędzia, gdyż nadmiar kolorów czyni arkusz nieestetycznym i mniej czytelnym! Z kolorowania tła rezygnujemy wybierając z palety opcję Brak wypełnienia Zadanie (arkusz 12): W tabeli zdefiniować jasnozielone tło w co drugim wierszu z artykułami oraz zielone tło w komórce D17. Końcowy efekt powinien wyglądać jak na rysunku w następnym slajdzie

28 A to jeszcze fajniejsze 

29 Formatowanie daty i czasu
Wprowadzone do komórek daty (2-cyfrowe liczby rozdzielone myślnikami) można następnie formatować na różne sposoby. Po zaznaczeniu komórki (lub zakresu) w menu Formatowanie komórek (uruchomienie poprzez prawy przycisk myszy – Formatuj komórki) zaznaczamy kategorię Data, a następnie wybieramy odpowiedni Typ W przypadku formatowania czasu (gdzie separatorem jest dwukropek) wybieramy kategorię Czas Zadanie (arkusz 14): Sformatuj datę i czas, jak na rysunku obok Spis treści

30 Sortowanie danych w tabeli
Sortowanie danych polega na ustawieniu ich w odpowiedniej kolejności: rosnącej lub malejącej. Np. chcemy w naszym zestawieniu ustawić artykuły w kolejności alfabetycznej Aby zmianie kolejności uległy całe wiersze tabeli nie wolno zaznaczać tylko wybranej kolumny, gdyż sortowanie zepsułoby zestawienie. Zaznaczamy więc całą tabelę z nagłówkami kolumn, ale bez scalonych komórek. Wybieramy Sortuj i filtruj – Sortowanie niestandardowe i w otwartym oknie ustalamy: kolumnę, wg której sortujemy oraz sposób sortowania i kolejność Zadanie (arkusz 15): Posortować w sposób malejący dane z bloku A4:E16 według kolumny Wartość Spis treści

31 Uwagi do sortowania W tabelach nie zawierających komórek scalonych sortowanie wg jednej kolumny wykonuje się najszybciej poprzez: - zaznaczenie dowolnej komórki w wybranej kolumnie, a następnie - kliknięcie na pasku narzędziowym jednego z dwóch przycisków Sortuj rosnąco (od A do Z) lub Sortuj malejąco (od Z do A) Zadania (arkusz 16): (Dla chętnych czyli wszystkich) Dane w tabeli posortować wg kolumn kolejno Kraj - rosnąco, Sprzedawca – rosnąco i Kwota zamówienia - malejąco Posortować w sposób malejący dane z bloku A3:D53 według kolumny Kwota zamówienia

32 Dziękuję za uwagę 32