Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, 23.11.2010 Budżet projektu.

Prezentacja na temat: "Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, 23.11.2010 Budżet projektu."— Zapis prezentacji:

1 Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, 23.11.2010 Budżet projektu

2 Zasady generalne

3 Warunki i zasady kwalifikowalności kosztów Koszty muszą odnosić się do działania i muszą być niezbędne dla jego realizacji, Koszty muszą być rozsądne i uzasadnione, Koszty muszą być uwzględnione w budżecie, Koszty muszą być generowane w okresie realizacji projektu - od podpisania umowy, wyjątek stanowią koszty sprawozdań końcowych i audytów – max. 2 m-ce, koszty muszą być zgodne z odpowiednimi zasadami rachunkowości i wewnętrznymi zasadami przyjętymi w instytucji uczestnika projektu oraz zgodne z należytym zarządzaniem finansami, Koszty muszą być identyfikowalne i weryfikowalne, Koszty wykazane w ramach projektu muszą być rzeczywiście poniesione

4 Formalne zasady opracowywania budżetu Wszystkie koszty muszą być wprowadzane do budżetu w Euro (bez części dziesiętnych); Wszystkie koszty muszą być podawane netto (bez podatku VAT); Tylko beneficjenci, którzy dostarczą certyfikat ze swojego organu podatkowego, stwierdzający, że nie mogą odzyskać podatku VAT, mogą do budżetu wprowadzić kwoty brutto (z podatkiem VAT)

5 Zasady przygotowania budżetu

6 Kategorie kosztów Koszty personelu, Koszty podwykonawstwa, Koszty wyposażenia i infrastruktury, Koszty podróży Koszty inne PODSUMA = (całkowite kwalifikujące się koszty bezpośrednie) Koszty pośrednie – overheads (7% wartości całkowitych kwalifikujących się kosztów bezpośrednich) SUMA = całkowite koszty kwalifikowane

7 Koszty projektu w rozbiciu uczestników

8 Koszty projektu w rozbiciu na pakiety zadaniowe

9 Podejście bottom up Koszty personelu – koszty godzinowe muszą być równe aktualnemu wynagrodzeniu (karty pracy, lista płac) wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne – konieczne udokumentowanie, Wyposażenie i infrastruktura (amortyzacja, tylko w części, która dotyczy działań innowacyjnych w ramach projektu), Podwykonawstwo – nie dotyczy kluczowych zadań w projekcie, specjalistyczne usługi profesjonalistów, Podróże i spotkania – tylko uzasadnione wydatki, 7% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowanych – narzuty, bez zysku, Nie można uwzględniać działań badawczych.

10 Koszty personelu personel techniczny i specjalistyczny może być uwzględniony, każda kategoria pracowników w sposób jasny i jednoznaczny powinna być zidentyfikowana, Przykłady kategorii pracowników: kierownik projektu, ekspert, starszy ekspert, młodszy ekspert, starszy mechanik, technik itp. Włączenie "personelu" zewnętrznego (konsultantów) zależy od warunków umownych prac: - pracują w terenie że wnioskodawca wykorzystując inftrastrcture, - otrzymują wytyczne od wnioskodawcy, - wyniki prac należą do wnioskodawcy, - telepraca tylko wtedy, gdy standardy warunków pracy mają zastosowanie do tele - pracownika koszty personelu administracyjnego należą do kategorii kosztów pośrednich

11 Koszty personelu – stawka godzinowa Rzeczywiste koszty pracy = koszty bezpośrednie, tj. wynagrodzenia plus związane obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne oraz inne koszty ustawowe (licznik), Średnia liczba godzin produkcyjnych (mianownik): - średnia liczba godzin w miesiącu – 130 – 147 h/m-c - EACI będzie oceniać prawidłowość kalkulacji budżetu na tej podstawie Zaplanowana liczba godzin odzwierciedla zakres prac do wykonania, Stawka godzinowa odzwierciedla warunki ekonomiczne panujące u wnioskodawcy

12 Koszty podwykonawstwa (1/2) Odnoszą się do zakupu usług, nie towarów !!!, Podwykonawstwo może obejmować realizację ograniczonej części działań w projekcie: ograniczona liczba zadań jest zlecana przez beneficjenta w celu pozyskania specjalistycznej ekspertyzy nie obejmuje usług pomocniczych do głównych zadań, jak np.. drukowanie dokumentów (takie koszty powinny być ujęte w kategorii koszty inne) podwykonawcy powinni być wybierani w sposób transparentny, najlepsza oferta, brane pod uwagę powinny być cena i jakość (najlepszy stosunek jakości do ceny) należy pozyskać 3 różne oferty i ocenić je pod względem ustalonych kryteriów, wnioskodawcy nie mogą zlecać usług w ramach podwykonawstwa sobie nawzajem lub wewnętrznie (np.. między wydziałami lub podmiotami zależnymi.

13 Koszty podwykonawstwa (2/2) < 35% całkowitych kosztów kwalifikowanych, chyba, że wyższy udział jest należycie uzasadniony w części B Rodzaje usług w ramach podwykonawstwa powinny być jasno opisane wraz z nazwą dostawcy usług (jeśli jest znany lub zaznaczyć, że będzie określony)

14 Koszty wyposażenia i infrastruktury (1/2) Każda pozycja musi być opisana (B9 - wniosek); Środki trwałe muszą być konieczne w sposób szczególny dla realizacji projektu – standardowe wyposażenie biurowe nie jest przedmiotem dofinansowania, Obejmuje tylko część amortyzacji sprzętu związaną z realizacją projektu: - konieczną do jego realizacji i związaną z innowacją w projekcie, - w czasie jego trwania oraz - uwzględniająca zakres wykorzystania do projektu, Koszty zakupu muszą być kapitalizowane w księgach beneficjenta lub współbeneficjenta zgodnie z zasadami rachunkowości

15 Koszty wyposażenia i infrastruktury (2/2) Koszty kwalifikowane wyposażenia i infrastruktury wyliczane są zgodnie z następującą formułą: (A/B) x C x D A – okres użytkowania w projekcie w miesiącach B – całkowity okres amortyzacji w miesiącach C – rzeczywisty koszt lub wartość D - % wykorzystania wyposażenia w projekcie

16 Koszty podróży Tylko koszty podróży i pobytu personelu projektu (koszty podróży podwykonawców powinny być włączone do umów podwykonawstwa); - koszty podróży (bilety….) - diety Budżet związany z podróżami oparty na zwyczajowych zasadach przyjętych w instytucji beneficjenta, należy stosować najbardziej ekonomiczne opcje; Należy dokonać weryfikacji czy ilość wyjazdów jest uzasadniona

17 Koszty inne Są to koszty bezpośrednie, te które nie mieszczą się w żadnej z poprzednich kategorii, takie jak: Koszty gwarancji finansowych Koszty certyfikatów sprawozdań finansowych, Drukowanie materiałów promocyjnych, Opłaty konferencyjne, Koszty podróży osób spoza personelu projektu (eksperci)

18 Koszty pośrednie 7% wartości kosztów bezpośrednich Typowy katalog: Koszty najmu powierzchni biurowych, Komputery, Sekretariat i wsparcie administracyjne, elektryczność, gaz, ogrzewanie….

19 Koszty niekwalifikowane Zwrot z kapitału; Dług i koszty obsługi zadłużenia; Rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania; Należne odsetki; Należności wątpliwe; Ujemne różnice kursowe; Podatek VAT, chyba że beneficjent wykaże, że nie jest w stanie go odzyskać, Koszty zadeklarowane przez beneficjenta i pokryte w ramach innego działania lub programu pracy otrzymanego z dotacji Unii Europejskiej; Wydatki nadmierne lub lekkomyślne;

20 Kontakt Dziękuję za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa tel: 0 22 828 74 83 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl Osoba do kontaktu: Małgorzata Snarska-Świderska malgorzata.snarska@kpk.gov.pl malgorzata.snarska@kpk.gov.pl