Opracowanie wydawnictw zwartych na etapie gromadzenia zbiorów: wczoraj i dziś Alicja Potocka i Agnieszka Kowalczyk Szczecin wrzesie ń 2013.

Prezentacja na temat: "Opracowanie wydawnictw zwartych na etapie gromadzenia zbiorów: wczoraj i dziś Alicja Potocka i Agnieszka Kowalczyk Szczecin wrzesie ń 2013."— Zapis prezentacji:

1 Opracowanie wydawnictw zwartych na etapie gromadzenia zbiorów: wczoraj i dziś Alicja Potocka i Agnieszka Kowalczyk Szczecin wrzesie ń 2013

2 Gromadzenie wydawnictw zwartych to proces wymagający znajomości: katalogowania wydawnictw Gromadzenie zbiorów to także umiejętność katalogowania wydawnictw.   znajomości realiów finansowych.   rozeznania rynku wydawniczego,   potrzeb użytkowników,

3 Nie jest mo ż liwe sprawne zarz ą dzanie procesem gromadzenia zbior ó w w bibliotecznych systemach zintegrowanych bez umiejętnośc i: Zasobny i dobrze skatalogowany oraz na bieżąco szybko uzupełniany księgozbiór to najlepszy sposób na pozyskanie i utrzymanie zaufania użytkowników, najlepszy sposób promocji biblioteki. Opis wydawnictwa winien zatem pojawić się w katalogu tak szybko jak to jest możliwe tzn. już na etapie zamówienia. coraz bardziej czasochłonnego katalogowania - umiejętność ta pozwala na porozumiewanie się z użytkownikami, a w bibliotece na precyzyjnie i wszechstronnie wzajemne informowanie się o księgozbiorze na każdym etapie realizacji zamówienia.

4 Katalogowanie i klasyfikowanie Katalogowanie i klasyfikowanie dokumentów jest jednym z elementów działalności bibliotecznej, polegającym na sporządzaniu opisów katalogowych dokumentów, tak by użytkownik mógł z nich skorzystać. Od dłuższego czasu bibliotekarze dążyli do tego, aby sposób opracowywania zbiorów był jednolity dla użytkowników wszystkich bibliotek. USMARC Również Polska, wychodząc naprzeciw światowym dążeniom do wymiany zasobów bibliotecznych i współpracy przy katalogowaniu podjęła decyzję o sporządzaniu opisów w formacie USMARC. Opracowanie zbiorów należy do jednej z podstawowych czynności bibliotekarskich, na którą składają się: 1. 1. rejestracja nabytków, 2. 2. katalogowanie, 3. 3. klasyfikowanie, 4. 4. inwentaryzacja.

5 ALEPH W Polsce bardzo popularnym systemem komputerowym, przyjętym przez wiele bibliotek uczelnianych jest system ALEPH. ALEPH ALEPH jest na tyle elastyczny i może być przystosowany do potrzeb różnego typu instytucji gdyż może zarządzać różnymi danymi: opisami książek, czasopism, materiałów audiowizualnych, patentów danych archiwalnych i innych zbiorów specjalnych a także pełnymi tekstami dokumentów czy obrazami graficznymi (fotografie, kopie obrazów, plany, mapy itp.) wczytywanymi za pomocą skanera. ALEPH katalogu System ALEPH składa się z modułów: gromadzenia, opracowania, obsługi wydawnictw ciągłych, katalogu online, modułu wypożyczeń międzybibliotecznych (rzadko stosowanego, ze względu na dużą złożoność i trudności z adaptacją do warunków krajowych, udostępniania), poprzez który realizowana jest obsługa katalogu czytelników

6 Opis wydawnictw zwartych na etapie gromadzenia zbiorów: (na przykładzie Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej) Opis w katalogu biblioteki to niezbędny etap pracy w procesie gromadzenia - bez niego nie jest możliwe gromadzenie wydawnictw, zwłaszcza w sytuacji gdy gromadzeniem zajmuje się więcej niż jedna osoba. Opis w katalogu biblioteki to niezbędny etap pracy w procesie gromadzenia - bez niego nie jest możliwe gromadzenie wydawnictw, zwłaszcza w sytuacji gdy gromadzeniem zajmuje się więcej niż jedna osoba. Gromadzenie wydawnictw zwartych powoduje konieczność bieżącej rejestracji pod względem formalnym i finansowym. Rejestracja formalna wydawnictwa to opis, który pozwoli je jednoznacznie określić w zasobach biblioteki, zidentyfikować i wyszukać.

7 MARC 21 Opis wydawnictw w formacie MARC 21 jest wszechstronny, ale też czasochłonny, a co za tym idzie kosztowny. raz wykonany Stąd konieczność współpracy, by opis raz wykonany: 1. 1. służył wszystkim zainteresowanym, 2. 2. by mógł być przejmowany/kopiowany. ALEPH ALEPH W bibliotecznych systemach zintegrowanych opis stanowi punkt odniesienia wszystkich operacji wykonywanych na księgozbiorze - bez opisu nie jest też możliwe uregulowanie należności za nabyte wydawnictwa (ALEPH), wydruk inwentarzy (ALEPH), raportów. W wielu agendach dużej biblioteki już obecnie wystarczającą umiejętnością jest sporządzanie opisów skróconych oraz kopiowanie opisów.

8 NUKAT Biblioteka Główna przystąpiła do katalogowania w programie NUKAT w 2004 roku. Kopiowanie opisów to praca, która wymaga uważnego porównania dokumentu opisywanego z opisem kopiowanym co doświadczonemu bibliotekarzowi pozwala szybciej uzupełnić katalog biblioteczny, ale w razie pomyłki wymaga też bardzo czasochłonnej, wielowątkowej korekty. NUKAT-u Zdecydowano, że wszyscy pozyskujący wydawnictwa będą katalogowali je bądź kopiowali z NUKAT-u. Oddział Gromadzenia Druków Zwartych Biblioteki Głównej NUKAT Oddział Opracowania Druków Zwartych Wyjątkiem, z uwagi dużą ilość realizowanych zamówień, pozostał Oddział Gromadzenia Druków Zwartych Biblioteki Głównej, który miał ograniczyć się do kopiowania opisów z NUKAT-u, a w przypadku ich braku sporządzać opis skrócony na formatce przygotowanej przez Oddział Opracowania Druków Zwartych.

9 Rys. 1. Formatka do katalogowania druków zwartych dla Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych BG PW. Oddział Gromadzenia Druków Zwartych ma wskazane pola (020, 040, 100, 245, 250, 260, 502, 700), które należy skopiować i nałożyć na przygotowany formularz. Tak przygotowany opis jest na tyle wystarczający by jednoznacznie powiedzieć czy książka jest w zbiorach. Możliwy jest też na bieżąco wydruk wszelkich raportów w tym inwentarza. Dokończenie/ uszczegółowienie opisu należy do Oddziału Opracowania Druków Zwartych.

10 Rys. 2. Opis z NUKAT-u do "nałożenia" na formatkę przygotowaną dla Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych BG PW.

11 Rys. 3. Formatka do katalogowania e- książki i opis skrócony przygotowany dla Oddziału Gromadzenia Druków Zwartych BGPW.

12 ibuk MARC21 Wydawca ibuk-a informuje i proponuje opisy w formacie MARC21. Jednak po bliższym zapoznaniu z opisem okazuje się, że zawarte w nich dane uniemożliwiają zaimportowanie ich katalogu biblioteki Rys. 4. e-książka dostępna na platformie ibuk.pl: http://eczyt.bg.pw.edu.pl/han/ibuk/libra.ibuk.pl/books NUKAT Aktualnie w ibuk-u, przy współpracy z NUKAT-em trwają prace nad takim opisem, który ma spełniać standardy, wypracowane i akceptowane przez biblioteki naukowe

13 MARC21 Przegląd propozycji opisów MARC21 Rys. 5. Przykład opisu wydawnictwa wg katalogu Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej i Proquest-u.

14 Dawson Books Rys. 6.

15   zakupów bibliotecznych,   5 etatów, komputera wraz z oprogramowaniem przeznaczonym do katalogowania zbiorów,   szkoleń bibliotekarzy,   prac introligatorskich,   oraz innych poczynań modyfikujących i usprawniających pracę Biblioteki. BGPW Opracowanie zbiorów w Filii BGPW w Płocku BGPW Filia BGPW w Płocku została przejęta przez Bibliotekę Główną organizacyjnie, finansowo i statutowo. Posunięcie to zaowocowało przejęciem finansowania przez Bibliotekę Główną:

16 Biblioteka Główna i wszystkie jej agendy są całkowicie skomputeryzowane, pracują w komputerowym systemie ALEPH Politechniki Warszawskiej. Każda Filia BGPW samodzielnie gromadzi i opracowuje swoje materiały biblioteczne. Początki budowy katalogu komputerowego w naszej bibliotece nie były łatwe. ISIS W 1996 roku przeszkoleni pracownicy Filii zaczęli katalogować w systemie ISIS. Skatalogowano 2/3 zbiorów (druki zwarte). ALEPH Po zakończeniu prac miał nastąpić proces konwersji do systemu katalogowego ALEPH.

17 W 2005 roku okazało się, że konwersja zbiorów jest niemożliwa. 1.BGPW ALEPH 1. Zgodnie z decyzją Dyrektora BGPW, zaczęto w Płocku, wprowadzać wszystkie druki zwarte do katalogu komputerowego ALEPH. W początkowej fazie pracy, przeszkoleni pracownicy Filii tylko dopinali tytuły książek z biblioteki w Płocku do rekordów warszawskich. 2. 2. Po rocznym szkoleniu w Oddziale Katalogowania Biblioteki Głównej, bibliotekarze mogli już sami tworzyć nowe rekordy książek, których Biblioteka Główna nie posiadała. 3. 3. Do roku 2011 wszystkie druki zwarte były opracowane pod względem formalnym i rzeczowym.

18 Pierwsze druki zwarte do modułu Gromadzenia w Filii zostały wprowadzone 6 lipca 2006 roku. Od tej chwili moduł Gromadzenia i Opracowania w katalogu komputerowym w Płocku zaczęły ze sobą ściśle współpracować.

19 Podczas etapu gromadzenia, rekordy książek wpisanych wcześniej do bazy przez pracowników z Oddziału Gromadzenie oraz bibliotekarzy z Filii warszawskich Biblioteki Głównej, spisuje się tylko numery kontrolne, po czym doczepia się rekordy z Płocka. Rys. 7. Pełny widok rekordu – rekordy doczepione w Filii BGPW w Płocku.

20 BGPW W Filii BGPW w Płocku na etapie gromadzenia nie stosuje się opisu skróconego. Aby wprowadzić druki zwarte do Modułu Gromadzenia najpierw bibliotekarze tworzą całkowity rekord w Module Katalogowania. Pozycje z faktury, jeżeli nie ma ich w Bazie Biblioteki Głównej, są opracowywane formalnie i rzeczowo w systemie, następnie wprowadzane do Modułu Gromadzenia, Rys. 8. Pełny widok rekordu – nowe rekordy druk ó w zwartych skatalogowanych w Filii BGPW w Płocku.

21 NUKAT Od 2007 r, biblioteka zaczęła importować rekordy bibliograficzne z Katalogu Centralnego NUKAT, a od roku 2012, po szkoleniu w Oddziale Opracowania w Bibliotece Głównej Politechniki Warszawskiej, Biblioteka Filii rozpoczęła współpracę również w zakresie tworzenia rekordów bibliograficznych. KARO Katalogi Centralne, jak np. Katalog KARO, Katalog Biblioteki Narodowej, pełnią przy katalogowaniu tylko funkcje pomocnicze.

22 Biblioteki chętnie przejmą do swoich katalogów gotowe opisy o ile spełnią one m.in. następujące kryteria: 1. MARC21 1. proponowany opis będzie w formacie przyjętym przez bibliotekę (tu: MARC21) 2. 2. pola/podpola opisu przejmowanego będą zgodne z polami/podpolami opisów przyjętymi przez bibliotekę do katalogowania dokumentów 3. 3. kolejność danych w poszczególnych polach będzie podawana wg wspólnie przyjętych i rygorystycznie stosowanych zasad (np. w polu 100 najpierw podajemy nazwisko autora, a w drugiej kolejności jego imię/imiona) 4. 4. możliwość będzie przejmowania i wyprowadzania z katalogu biblioteki wydawnictw kupowanych na czas określony, 5. 5. kopiowanie opisów będzie możliwie proste i ujednolicone, tak by jego przejęcie było uzasadnione ekonomicznie tzn. czas kopiowania i modyfikowania opisu nie będzie dłuższy od czasu potrzebnego np. na sporządzenie opisu skróconego, 6. 6. zgoda dyrekcji biblioteki i administratora systemu/uprawnienia administratora systemu. W bibliotekach, gdy zachodziła konieczność porządkowania i udostępniania dużych zasobów, pojawiały się też propozycje ich opisywania i porządkowania (Grycz, UKD).

23 Wydaje się, że najlepszym konsultantem dla wydawców/dostawców w kwestii opisów bibliograficznych jest wywodzący się ze środowiska bibliotekarskiego NUKAT, który wypracował i doskonali optymalne z punktu widzenia bibliotek zasady współkatalogowania wydawnictw. Zapewne z czasem nie tylko ilość wykonanych opisów, ale i ilość opisów skopiowanych będzie stanowiła o ocenie jakości pracy biblioteki.

24 Dziękujemy za Uwagę Dziękujemy za Uwagę Dziękujemy za Uwagę