Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego

Prezentacja na temat: "Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego"— Zapis prezentacji:

1 Instrukcja Kancelaryjna i Wykaz Akt Uniwersytetu Jagiellońskiego

2 Zarządzenie Rektora UJ
Rektor UJ zarządzeniem z dnia 27 sierpnia r. wprowadził Instrukcję kancelaryjną UJ, Jednolity rzeczowy wykaz akt UJ oraz Instrukcję archiwalną UJ. Zgodnie z treścią zarządzenia w dniu 31 grudnia 2014 r. wszystkie jednostki organizacyjne zamykają registraturę zgodnie z dotychczasowym systemem kancelaryjnym i od dnia 1 stycznia 2015 r. wprowadzają system kancelaryjny zgodny w nowymi normatywami.

3 Przepisy ogólne Instrukcja kancelaryjna określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w UJ. Zapewnia ona jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania, klasyfikacji i przechowywania dokumentacji nadsyłanej i powstającej w uczelni oraz chroni dokumentację przed zniszczeniem.

4 Przepisy ogólne W UJ obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy. Jest on oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Symbole klasyfikacyjne akt Hasła klasyfikacyjne akt Kategoria archiwalna Uwagi I II III IV w jednostce merytorycznej ZARZĄDZANIE 00 Organy kolegialne 000 Senat A Skład, protokoły posiedzeń, lista obecności, wnioski, uchwały; karty głosowań – kat. B3. 001 Kolegium Rektorskie 002 Organy kolegialne w jednostkach działalności podstawowej

5 Przepisy ogólne System kancelaryjny stanowią czynności podejmowane od chwili wpływu lub zredagowania pism w jednostkach organizacyjnych do momentu przekazania ich do Archiwum UJ.

6 Czynności kancelaryjne
Odbiór przesyłek Segregowanie i przeglądanie Rozdzielanie Znakowanie pism i rejestrowanie spraw Zakładanie teczek aktowych Przechowywanie akt

7 Czynności kancelaryjne
Załatwianie spraw Redagowanie pism Przedkładanie korespondencji do podpisu Zakończenie spraw Wysyłanie korespondencji Przekazywanie akt do Archiwum UJ

8 Podstawowe ogniwa systemu kancelaryjnego
Rektor, prorektorzy, dziekani, kanclerz, kwestor, dyrektorzy i kierownicy jednostek organizacyjnych Sekretariat Uczelni Kancelaria Główna CM Sekretariaty Prowadzący sprawę

9 Typowy obieg akt w UJ Sekretariat Uczelni i Kancelaria Główna CM
przyjmuje wpływy dokonuje ich rozdziału Sekretariaty jednostek organizacyjnych odbierają wpływy, przedkładają do wglądu władzom do dekretacji rozdzielają na jednostki niższych szczebli lub stanowiska pracy Kierownicy jednostek organizacyjnych wydają dyspozycje co do załatwienia sprawy, przydzielają pisma załatwiającym sprawę kontrolują i akceptują załatwienie sprawy

10 Typowy obieg akt w UJ Załatwiający sprawę rejestruje i załatwia sprawę
przekazuje sprawę do wysyłki do sekretariatu Sekretariaty jednostek organizacyjnych sprawdzają pisma, kopertuję, adresują , ewidencjonują wysyłają lub przekazują do Sekretariatu Uczelni lub Kancelarii Głównej CM Sekretariat Uczelni lub Kancelaria Główna CM wysyła pisma

11 Rejestracja i znakowanie spraw
PODSTAWĄ DO ZAKŁADANIA TECZEK JEST JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Jest to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną. Rada wydziału – hasło rzeczowe 0020 – symbol klasyfikacyjny A – kwalifikacja archiwalna (kategoria archiwalna)

12 Jednolity rzeczowy wykaz akt
Opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Wszystkie zagadnienia merytoryczne którymi zajmuje się UJ podlegają podziałowi na maksymalnie 10 klas pierwszego rzędu.

13 JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
Zarządzanie 1 Kadry 2 Środki rzeczowe 3 Finanse 4 Dydaktyka 5 Rozwój kadry naukowej 6 Prace naukowo-badawcze 7 Współpraca naukowa 8 Zbiory biblioteczne, muzealne, zasób archiwalny 9 Godności honorowe, odznaczenia i uroczystości JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

14 Jednolity rzeczowy wykaz akt
W ramach każdej klasy pierwszego rzędu dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu. Dalszy podział na klasy trzeciego i kolejnych rzędów dokonuje się analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej. Klasa końcowa posiada oznaczenie kategorii archiwalnej. Klasa III rzędu Hasło klasyfikacyjne akt Kategoria arch. Uwagi 712 Współpraca naukowa z innymi instytucjami A Korespondencja dotycząca merytorycznych zagadnień, umowy i programy wieloletniej współpracy i wymiany naukowej itp.

15 Jednolity rzeczowy wykaz akt
Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr. Klasa Symbole I jednocyfrowe „0” - „9” II dwucyfrowe „00” - „99” III trzycyfrowe „000” -„999” IV czterocyfrowe „0000” – „9999”

16 Jednolity rzeczowy wykaz akt
Na opis klasy w wykazie akt składają się: Symbol klasyfikacyjny np. 001 Hasło klasyfikacyjne np. Kolegium Rektorskie W przypadku klas końcowych kategoria archiwalna np. A Uwagi

17 Kategorie archiwalne Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w UJ dzieli się na: Dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego - kategoria archiwalna A Dokumentację nie stanowiącą materiałów archiwalnych - kategoria archiwalna B

18 Kategorie archiwalne Kategoria archiwalna B z dodaniem cyfr arabskich np. B 25 oznacza dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu ją za nieprzydatną podlega brakowaniu. Kategoria archiwalna BE z dodaniem cyfr arabskich np. BE 50 oznacza dokumentację która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej.

19 Kategorie archiwalne Kategoria akt Bc oznacza dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu można przekazać na makulaturę bez przekazywania jej do Archiwum UJ, za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie w trybie określonym w Instrukcji archiwalnej.

20 Jednolity rzeczowy wykaz akt
Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok, ale na każdy rok zakłada się oddzielny spis spraw.

21 Rejestracja spraw Polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw. Sekretariat lub prowadzący sprawę po otrzymaniu pisma sprawdza czy dotyczy ono sprawy juz wszczętej czy rozpoczyna nową sprawę. W obu przypadkach znak sprawy wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

22 Rejestracja spraw Jeśli pismo dotyczy sprawy już wszczętej
Dołącza się je do akt sprawy Nadaje się ten sam znak sprawy Jeśli pismo wszczyna nową sprawę Rejestruje się jako nową sprawę

23 Rejestracja spraw KAŻDE PISMO DOTYCZĄCE TEJ SAMEJ SPRAWY OTRZYMUJE IDENTYCZNY ZNAK SPRAWY! Znak sprawy zawiera : Symbol jednostki organizacyjnej UJ np. 10 Symbol liczbowy hasła z jednolitego rzeczowego wykazu akt np. 730 Numer sprawy zarejestrowanej w teczce aktowej w danym roku np. 2 Rok kalendarzowy w którym rozpoczęto załatwianie sprawy np. 2014

24 Rejestracja spraw Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką. Przykładowy znak sprawy: Znaku sprawy nie otrzymują: zaproszenia, życzenia, kondolencje, publikacje, dokumentacja finansowo-księgowa, listy obecności, dokumentacja magazynowa, rejestry i ewidencje, dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych.

25 OPIS TECZKI AKTOWEJ

26 Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych. Służbową korespondencję w wersji elektronicznej (przyjmowaną i wysyłaną za pomocą poczty elektronicznej) należy traktować jak tradycyjną korespondencję i w związku z tym po wydrukowaniu należy ją zarejestrować i nadać jej znak sprawy.

27 Przechowywanie dokumentacji
Akta spraw w toku przechowuje się w teczkach z napisem „do załatwienia”. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w kolejności numeracji spraw, a w ramach spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę powinno znajdować się na wierzchu). Akta spraw zakończonych przechowuje się w jednostkach organizacyjnych UJ przez okres trzech lat.

28 Przekazywanie akt do Archiwum UJ
Każda jednostka organizacyjna UJ ma obowiązek przekazywania akt spraw zakończonych do Archiwum UJ po upływie trzech lat od zakończenia sprawy. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Sporządza się osobne spisy dla akt kategorii A i akt kategorii B. dla kategorii A sporządza się 4 egzemplarze spisu dla kategorii B sporządza się 3 egzemplarze spisu

29 Przekazywanie akt do Archiwum UJ
Przekazywanie akt osobowych (pracowników zwolnionych, studentów) odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego teczek sporządzonego w kolejności alfabetycznej. Akta przed przekazaniem przegląda i porządkuje pracownik jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację. On także sporządza spisy zdawczo- odbiorcze.

30 Przekazywanie akt do Archiwum UJ
Przed przekazaniem akta o kategorii wyższej niż B10 mają być uporządkowane w następujący sposób: Akta ułożone wewnątrz teczek zgodnie ze spisem spraw. Wyłączone kopie pism. Usunięte wszelkie części metalowe oraz koszulki foliowe. Dokumentacja zapakowana w teczki białe, kartonowe, wiązane. W teczce znajduje się spis spraw lub inne środki ewidencyjne. Teczka opisana zgodnie ze wzorem. W przypadku materiałów archiwalnych paginacja ołówkiem.

31 Przekazywanie akt do Archiwum UJ
Przed przekazaniem akta o kategorii B10 i niższej mają być uporządkowane w następujący sposób: Do teczki ma być odłożony spis spraw lub inne środki ewidencyjne. Dokumentacja ma być umieszczona w teczkach lub pudłach archiwalnych. Teczka ma być prawidłowo opisana zgodnie z wzorem.

32 Przekazywanie akt do Archiwum UJ
Przekazywanie do Archiwum UJ fotografii, nagrań audiowizualnych oraz nośników elektronicznych regulują odrębne punkty Instrukcji Kancelaryjnej. Archiwum UJ przejmuje od wszystkich jednostek organizacyjnych całość zgromadzonych akt. Jednostka organizacyjna nie może samodzielnie brakować, czyli niszczyć akt.

33 Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
Nadzór ogólny nad realizacją zapisów niniejszej instrukcji sprawuje Rektor UJ lub upoważniony przez niego pracownik. Kierownik jednostki organizacyjnej powinien skierować pracownika odpowiedzialnego za czynności kancelaryjne na przeszkolenie do Archiwum UJ. Archiwum UJ posiada prawo kontroli obiegu i stanu akt oraz warunków ich przechowywania we wszystkich jednostkach organizacyjnych UJ.

34 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ