Umowa serwisowa z okresowym fakturowaniem SAP Best Practices

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.2 Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Cel  Pomiędzy dostawcą usług a klientem została podpisana umowa serwisowa. Proces biznesowy rozpoczyna się od zawiadomienia i zlecenia serwisowego. Korzyści  Zarządzanie kontraktami sprzedaży  Zarządzanie obsługą klienta  Zarządzanie zleceniami serwisowymi  Zaopatrzenie  Okresowe fakturowanie Kluczowe kroki procesu  Tworzenie kontraktu sprzedaży  Tworzenie zawiadomienia serwisowego  Zmiana zawiadomienia serwisowego  Tworzenie zlecenia serwisowego  Zmiana zlecenia serwisowego  Rejestrowanie przepracowanych godzin (211)  Zarządzanie podróżami służbowymi (191)  Potwierdzanie zużytych materiałów  Tworzenie zamówienia  Potwierdzanie przyjęcia materiałów  Wprowadzanie faktury w odniesieniu do zamówienia  Wyświetlanie planowanych/rzeczywistych kosztów  Zamykanie zlecenia serwisowego — zamknięcie techniczne  Tworzenie rozliczenia umowy

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.3 Wymagane aplikacje SAP oraz role Wymagane aplikacje SAP  EHP5 for SAP ERP 6.0 Role  Usługodawca  Serwisant  Pracownik działu zaopatrzenia  Księgowy ds. rozrachunków z dostawcami 1  Magazynier  Fakturowanie sprzedaży

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.4 Szczegółowy opis procesu Umowa serwisowa z okresowym fakturowaniem  Do zlecenia serwisowego przypisywane są wynikające z tego zlecenia koszty (opłaty, wydatki z tytułu części zamiennych i kosztów podróży). Koszty te są rozliczane przez klienta w ramach fakturowania okresowego umowy. Dostarczane usługi wyrażone są w kontrakcie sprzedaży oraz zleceniu klienta według jednostek usługi, stąd usługę można podzielić i fakturować w oparciu o pojedyncze jednostki.  W tym przykładzie cena jednostki usługi nie jest wyliczana przez system, lecz negocjowana przez dostawcę usług z klientem, a następnie aktualizowana ręcznie w kontrakcie.  W razie konieczności zamawiane są i nabywane części zamienne.

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.5 Diagram przebiegu procesu Umowa serwisowa z okresowym fakturowaniem Serwisant Magazynier Administracja sprzedażą Zdarzenie Rozrachunki z dostawcami Usługodawca Tworzenie kontraktu sprzedaży Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Ruch materiałowy Klient tworzy zamówienie Tworzenie rozliczenia umowy Zamykanie zlecenia serwisowego — zamknięcie techniczne Wyświetlanie planowanych/ rzeczywistych kosztów Wprowadzanie faktury w odniesieniu do zamówienia Potwierdzanie przyjęcia materiałów Tworzenie zlecenia serwisowego Zmiana zawiadomienia serwisowego Tworzenie zawiadomienia serwisowego Zmiana zlecenia serwisowego Rejestrowanie przepracowanych godzin (211) Zarządzanie podróżami służbowymi (191) Rozliczanie zleceń serwisowych (189) Zamknięcie zlecenia serwisowego — wgląd gospodarczy (189)

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.6 Załącznik Użyte dane podstawowe Zakład usługowy  Materiał/usługa  Materiał  Zleceniodawca  Odbiorca materiałów  Płatnik  Zakład  Skład  Jednostka gospodarcza  Obszar rachunku kosztów  Dział zaopatrzenia  Dział sprzedaży  Kanał dystrybucji  Dziedzina  Lokalizacja funkcjonalna  Numer osobowy  Obszar roboczy  Dostawca

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.7 Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Externalto SAP Business Activity / Event Unit Process Process Reference Sub- Process Reference Process Decision Połączenie z diagramem Wydruk/ Dokument Dane rzeczywiste dotyczące finansów Planowanie budżetu Proces wykonywa ny ręcznie Obecna wersja/Dane Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezalicze niu: Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Zewnętrzne dlasystemuSAP Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Proces jednostkowy Referencja procesu Referencja procesu podrzędnego Decyzja dotyczą ca procesu

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.8 No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP SE or an SAP affiliate company. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or an SAP affiliate company) in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. Some software products marketed by SAP SE and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP SE or an SAP affiliate company for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP SE or its affiliated companies shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP SE or SAP affiliate company products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. In particular, SAP SE or its affiliated companies have no obligation to pursue any course of business outlined in this document or any related presentation, or to develop or release any functionality mentioned therein. This document, or any related presentation, and SAP SE’s or its affiliated companies’ strategy and possible future developments, products, and/or platform directions and functionality are all subject to change and may be changed by SAP SE or its affiliated companies at any time for any reason without notice. The information in this document is not a commitment, promise, or legal obligation to deliver any material, code, or functionality. All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements, which speak only as of their dates, and they should not be relied upon in making purchasing decisions.