Nabywanie materiałów eksploatacyjnych SAP Best Practices

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.2 Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu Cel  Nabywanie materiałów eksploatacyjnych — towarów lub usług Korzyści  Możliwość dokonywania szybkich jednorazowych zakupów: zużycie materiału jest księgowane bezpośrednio; brak księgowania na składzie  Wykorzystanie arkuszy wprowadzania usług w roli raportu kontroli wykonanych usług Kluczowe kroki procesu  Tworzenie zamówienia na materiały eksploatacyjne  Zatwierdzanie zamówień na materiały eksploatacyjne  Przyjęcie materiałów eksploatacyjnych  Tworzenie zamówienia na usługi  Tworzenie arkusza wprowadzania usług  Zatwierdzanie arkusza wprowadzania usług  Przyjęcie faktury według pozycji pojedynczej  Koniec okresu dla zakładu

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.3 Wymagane aplikacje SAP oraz role Wymagane aplikacje SAP  EHP5 for SAP ERP 6.0 Role  Pracownik działu zaopatrzenia  Kierownik działu zaopatrzenia  Magazynier  Serwisant  Księgowy ds. rozrachunków z dostawcami

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.4 Szczegółowy opis procesu Nabywanie materiałów eksploatacyjnych Ten scenariusz dotyczy czynności związanych z tworzeniem zamówień podczas procesu nabycia. Opisano w nim również dodatkowe etapy procesu: zatwierdzanie zamówienia, przyjęcie materiałów eksploatacyjnych, zatwierdzanie arkusza wprowadzania usług i przyjęcie faktury według pozycji pojedynczej. Dodatkowo proces obejmuje przetwarzanie powiązanych płatności własnych oraz zamykanie okresu dla zakładu i zamykanie okresu. Materiały eksploatacyjne (towary lub usługi) są wprowadzane bez numeru materiału, ale z krótkim opisem tekstowym jako główną cechą możliwą do rozpoznania. Przed wysłaniem do dostawcy zamówienie musi zostać zatwierdzone na podstawie wstępnie zdefiniowanych parametrów. W systemie nie ma magazynu na materiały eksploatacyjne. Zaksięgowanie przyjęcia materiału powoduje obciążenie kosztami wartości towarów w miejscu powstawania kosztów lub w innym rodzaju kosztów. Nabywanie usług eksploatacyjnych odbywa się według tej samej ogólnej procedury. Różnica jest taka, że usługa eksploatacyjna nie jest księgowana za pomocą przyjęcia materiałów, ale przy użyciu arkusza wprowadzania usługi. Faktura podlega tym samym regułom w obu przypadkach.

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.5 Diagram przebiegu procesu Nabywanie materiałów eksploatacyjnych Kierownik działu zaopatrzenia Pracownik działu rachunku kosztów (koniec miesiąca) Kierownik ds. rozrachunków z dostawcami Rozrachunki z dostawcami Zdarzenie Magazynier Pozy cja usług i? Rozrachunki z dostawcami (158) Zamówienie materiału/usługi eksploatacyjnej Zapytanie o materiał/usług ę eksploatacyjną Wydruk zamówienia Przyjęcie materiałów/faktur Odchylenie ceny zakupu dla dostawcy Odbiór materiału z rampy załadunkowej Faktura przychodząc a dostawcy Zatwierdzan ie zamówień Wymagan e zatwierdze nie zamówieni a Dokład ne? Przyjęcie materiałów Aktualizacja zamówienia Przyjęcie faktury Przyjęcie materiałów/faktur do zapasu — odchylenie ceny zakupu Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej (159) Drukowanie pokwitowania przyjęcia materiałów Pracownik działu zaopatrzenia Ni e Tak Ni e Tak Ni e Tak Ni e Tworzenie / zatwierdzanie arkusza wprowadzania usług

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.6 Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Externalto SAP Business Activity / Event Unit Process Process Reference Sub- Process Reference Process Decision Połączenie z diagramem Wydruk/ Dokument Dane rzeczywiste dotyczące finansów Planowanie budżetu Proces wykonywa ny ręcznie Obecna wersja/Dane Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezalicze niu: Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Zewnętrzne dlasystemuSAP Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Proces jednostkowy Referencja procesu Referencja procesu podrzędnego Decyzja dotyczą ca procesu

©2014 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.7 No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP SE or an SAP affiliate company. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or an SAP affiliate company) in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. Some software products marketed by SAP SE and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP SE or an SAP affiliate company for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP SE or its affiliated companies shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP SE or SAP affiliate company products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. In particular, SAP SE or its affiliated companies have no obligation to pursue any course of business outlined in this document or any related presentation, or to develop or release any functionality mentioned therein. This document, or any related presentation, and SAP SE’s or its affiliated companies’ strategy and possible future developments, products, and/or platform directions and functionality are all subject to change and may be changed by SAP SE or its affiliated companies at any time for any reason without notice. The information in this document is not a commitment, promise, or legal obligation to deliver any material, code, or functionality. All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements, which speak only as of their dates, and they should not be relied upon in making purchasing decisions.