WIZYTY PRYWATNE I SŁUŻBOWE Autorzy: Artur Balicki Łukasz Bień Piotr Stachniuk

Spotkania biznesowe

Nie spóźniaj się! Pierwsza i najważniejsza zasada podczas tego rodzaju spotkań. Zgodnie z zasadą precedencji, która obowiązuje w oficjalnych kontaktach, w pomieszczeniu służbowym to gospodarz wskazuje gościom miejsce do siedzenia. Dopiero, gdy je zajmą, siada sam. Według zasady pierwszeństwa prawej ręki, najważniejsi goście zajmują miejsca po prawej stronie gospodarza. Podczas spotkania biznesowego, należy pamiętać o: a) Wybieraniu tematów, które mogą zainteresować innych. Jeśli czujesz, że goście się nudzą – zmień temat. b) Nie wyróżniaj rozmówców – tak samo zwracaj się do przełożonego i swojego podwładnego. Wyjdź z założenia, że wszyscy zgromadzeni przy stole są równymi rozmówcami. Jeśli wygłaszasz referat, bądź przygotowany do swojego wystąpienia! Udzielaj odpowiedzi na nawet najtrudniejsze pytania.

Bądź skupiony podczas wystąpienia innych osób. Nie komentuj wystąpienia zanim nie zostanie otwarty blok dyskusyjny. Nie korzystaj z komórki ani laptopa!! Bądź widoczny, zadawaj pytania, prowadź dyskusje z uczestnikami spotkania. Zgodnie z podstawową zasadą savoir-vivre’u pierwszeństwo mają wychodzący z pomieszczenia. Na zakończenie spotkania, pożegnaj się, podziękuj za zaproszenie.

Spotkania prywatne

…We Własnym gronie… : Gdy zostaniemy zaproszeni np. na kolację przez najbliższą rodzinę czy przez przyjaciół na spotkanie w „zamkniętym kółku” nie mamy żadnych wątpliwości czy stresów. Nie przygotowujemy się na nie jakoś specjalnie. Zachowujemy się swobodnie i spontanicznie nie obawiając się, ze popełnimy jakąś gafę, zostaniemy źle odebrani, negatywnie ocenieni.

Gdy jednak ma to być pierwsza wizyta u przyszłych teściów, kolacja w domu naszego szefa, prywatna herbatka u znanego profesora, proszony obiad organizowany przez np. rodziców naszego kolegi, którzy właśnie wrócili z placówki dyplomatycznej zaczynamy się denerwować. Czy wszystko pójdzie dobrze? Czy się nie zblamuję? Jak mam się ubrać? Jak mam się zachować przy powitaniu, przy stole, kiedy wyjść itd.?

ETYKIETA Mężczyzna kłania się kobiecie, młodszy-starszemu, pracownik-przełożonemu, idący-stojącemu, jadący samochodem-idącemu pieszo, jedna osoba-grupie, idący schodami w górę-schodzącemu w dół, idący szybciej-idącemu wolniej, wchodzący-obecnym w pomieszczeniu. Przy powitaniu pierwsza wyciąga rękę do mężczyzny kobieta, starsza osoba do młodszej. Kobiety powinny tak podawać dłoń, żeby umożliwiać uścisk i pocałowanie jej. Jeżeli osoba, która powinna pierwsza wyciągnąć rękę, nie czyni tego, nie należy przejmować inicjatywy. Mężczyźni czasami całują kobiety w rękę (lub jak to dawniej bywało w czubki palców). Jeżeli mężczyzna czuje, że kobieta nie chce być pocałowana w rękę, nie powinien tego robić na siłę. Osoba wchodząca do pomieszczenia powinna się pierwsza przywitać (np. powiedzieć "dzień dobry"), niezależnie od stanowiska . Kobieta przy witaniu się siedzi. Kobiety całują się w Polsce trzykrotnie. W Anglii dwukrotnie. Część znawców tematu wypowiada się przeciwko całowaniu kobiet w rękę. O ile zwyczaj ten przez większość obcokrajowców jest uznawany za zaściankowy, o tyle w Polsce jest dość rozpowszechniony Przedstawia się mężczyznę-kobiecie, młodszego-starszemu, młodszego rangą-starszemu rangą, pojedynczą osobę, niezależnie od płci-małżeństwu. Najpierw wymienia się nazwisko osoby przedstawianej. Propozycję przejścia na "ty" składa starszy - młodszemu, kobieta - mężczyźnie, przełożony - podwładnemu, starszy pracownik - młodszemu pracownikowi. Zanim zaproponuje się przejście na "ty", należy się zastanowić, czy na pewno tego chcemy, czy nie dzieje się to na potrzebę chwili i czy następnego dnia nie będziemy żałować tej decyzji.

Powitanie gości Gościom otwiera drzwi gospodarz (gospodyni przebywa w salonie), pomaga im się rozebrać. Gdy zmienią obuwie proponuje im skorzystanie z łazienki, gdzie goście myją ręce, gdzie kobiety poprawiają makijaż, fryzurę i dokonują ostatecznego przeglądu garderoby, a panowie poprawiają krawat i uczesanie.   Po wyjściu gości z łazienki gospodarz prowadzi ich do salonu, w którym dopiero następuje przywitanie, najpierw z gospodynią, potem z gospodarzem, a następnie z pozostałymi domownikami, którzy się tam znajdują. Rękę pierwsza wyciąga na powitanie zawsze gospodyni. Po przywitaniu i ewentualnym przyjęciu kwiatów i innych prezentów gospodarze wskazują gościom miejsca i proponują aperitif oraz podejmują wstępną rozmowę, tzw. rozmowę o niczym (określaną w literaturze savoir vivre jako small talk), a więc lekką rozmowę towarzyską, w której nie poruszamy żadnych poważnych tematów i która składa się z krótkich sekwencji tak, że w każdym momencie można ją zakończyć. Kwiaty wstawiamy na oczach gości do wazonów, a prezenty rozpakowujemy i zachwycamy się nimi. Gdy następni goście zadzwonią do drzwi procedura ta się powtarza. Pojawia się tylko jeden nowy element. Nowi goście witają się również ze „starymi” gośćmi. Mogą się nie znać. Do obowiązków gospodarza należy wzajemne ich przedstawienie sobie. Pojawia się więc problem precedencji (pierwszeństwa), który w tym wypadku ma bardzo proste rozwiązanie: osoby już obecne są zawsze ważniejsze od wchodzących. To więc one wyciągają pierwsze ręce na powitanie i to im gospodarz przedstawia wchodzących. Ta część przyjęcia, w trakcie której następuje powitanie gości nazywa się aperitif. Trwa ona z reguły 15 minut. Możemy ją przedłużyć do 30 minut, gdy gości jest dużo. Jeśli ktoś w tym czasie nie przyszedł nie czekamy na niego, chyba, że jest to gość honorowy, na którego czekamy do skutku (jednak bez zbytniej przesady). Po zakończeniu aperitifu, gdy wszyscy goście się już zbiorą zapraszamy ich do stołu.

Rozpoczęcie Wizyty Jeżeli jesteśmy umówieni na konkretną godzinę (np. 17.00). Nigdy nie przychodźmy przed 17.00 (ani minuty). Przyjście przed tą godziną może wprawić gospodarzy w zakłopotanie (mogą być jeszcze nie gotowi). Spóźnienie jest możliwe do 15 minut, ale nie więcej (może to coś skomplikować gospodarzom, poza tym mogą nerwowo wyczekiwać i się irytować. Lepiej zatem przyjść o 17.05. Mogą się tu pojawić wyjątkowe sytuacje: specjalne gorące danie (gospodarze powinni je przygotować z jakimś pół godzinnym opóźnieniem, ale jeżeli je zapowiadają na 17.00 to nie należy się spóźniać ani o minutę. Takim powodem do bezwzględnej punktualności może być jakiś toast, wyjazd kogoś itd.   Według starych i nowych podręczników savoir vivre każda impreza towarzyska może trwać najwyżej 2 godziny (z poślizgiem w wyjątkowych sytuacjach do trzech godzin) i tego czasu nigdy nie należy przekraczać. Obowiązuje tu też bezwzględna zasada: nigdy nie wychodzimy ostatni. Ktoś musi oczywiście wyjść ostatni, ale może to tak wyglądać, że jacyś goście zaczynają szykować się do wyjścia i my widzimy, że zostalibyśmy sami, wychodzimy zatem z nimi. Zawsze pisało się i mówiło, ze pierwsza wizyta nie trwa dłużej niż 20 minut. Sądzę, że dzisiaj należy się tez tego trzymać przedłużając wizytę najwyżej do pół godziny. Jeszcze będzie czas, żebyśmy dłużej u tego kogoś (przy następnym razie) posiedzieli. Przy pierwszej wizycie nie możemy znać realiów i trzeba być bardzo ostrożnym.

Zakończenie wizyty   Jeżeli bardzo miło się rozmawia i jest wspaniale, a gospodarze nas zachęcają do tego żebyśmy zostali nie sugerujmy się tym. Trzymajmy się ściśle terminów i zawsze dobrze na tym wyjdziemy. Mogą być jakieś czynniki, których nie potrafimy rozpoznać. Możemy np. nie zauważyć, że zachęca nas, tak naprawdę, do pozostania tylko jeden z gospodarzy co już jest sygnałem, że trzeba wyjść. Ludzie są różni i fakt, że oboje gospodarze nas zachęcają gorąco do pozostania może tez nic nie znaczyć. Taką mają osobowość i mentalność, ale wcale mogą nie chcieć abyśmy pozostali. Jeżeli jest jakikolwiek sygnał, ze coś się dzieje nadzwyczajnego dowiadujemy się np., że gospodarze wcześniej wstają, ktoś się już kładzie spać lub że dostali jakąś ważną złą lub dobrą wiadomość, coś się dzieje z ich dzieckiem, pokłócili się lub jest miedzy nimi jakikolwiek konflikt itp., itd.) skracamy wizytę.