Udzielanie zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności

Gospodarne wydatkowanie środków publicznych Art. 44 ust 3 ustawy o finansach publicznych: 3. Wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Każdy wydatek ze środków publicznych powinien być ponoszony w sposób celowy i oszczędny. Wydatki powyżej określonych progów podlegają szczególnym procedurom. Procedury mają na celu zapewnienie, że wydatek został poniesiony zgodnie z ogólnymi zasadami gospodarności (efektywności).

Podział Beneficjentów z punktu widzenia procedur udzielania zamówień publicznych Beneficjenci zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, na podstawie art. 3 tej ustawy (jednostki sektora finansów publicznych, tj. urzędy, ministerstwa, uczelnie wyższe, szkoły, etc.). DWA progi: >20000 PLN – zasady konkurencyjności >30000 EUR – ustawa pzp Beneficjenci, którzy podmiotowo nie są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy PZP (fundacje, stowarzyszenia, towarzystwa, etc.). DWA progi: >20000 PLN – zasady konkurencyjności >30000 EUR – zasady konkurencyjności z ogłoszeniem

PODZIAŁ ZAMÓWIEŃ ZAMÓWIENIA NIE PODLEGAJĄCE ŻADNYM PROCEDUROM Zamówienia o wartości do PLN netto. Zamówienia niezależne od wartości, o których mowa w art. 4 ustawy PZP, z wyłączeniem art.4 pkt 1-2, 3 lit. a, b, j, k, l oraz pkt 8 ustawy PZP. Zamówienia wobec których występują przesłanki określone w ustawie, uzasadniające zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, niezależnie od wartości. Zamówienia dotyczące zatrudnienia personelu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej 1 roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie współpracował w sposób powtarzalny lub ciągły. Wydatki rozliczane w sposób uproszczony (rozdz. 3 Podręcznika - ryczałt) oraz określone w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (diety, leasing, amortyzacja).

PODZIAŁ ZAMÓWIEŃ ZAMÓWIENIA PODLEGAJĄCE PROCEDURZE ZGODNIE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Dla stosujących PZP - zamówienia, których wartość jest większa niż PLN netto, a mniejsza od EUR netto (próg określony ustawą PZP). Beneficjenci niezobligowani do stosowania PZP – wszystkie zamówienia, których wartość jest większa niż PLN netto. Jednostki sektora finansów publicznych przy zamówieniach do EUR netto mogą stosować zasadę konkurencyjności określoną Podręcznikiem lub własnym regulaminem, o ile nie jest łagodniejszy od zasad Podręcznika.

ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Dla zamówień o wartości do PLN netto Beneficjenci nie są zobowiązani do stosowania żadnych procedur wyboru wykonawców. Zamówienie musi być jednakże realizowane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz racjonalności, opłacalności i efektywności kosztowej (nakład/rezultat) – aby wydatek był kwalifikowalny.

ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Dla zamówień o wartości od PLN netto do EUR netto Przekazanie zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców wraz ze wzorem formularza ofertowego LUB Zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu na stronie www Beneficjenta, lub na stronie internetowej przeznaczonej do zamieszczania ogłoszeń, w prasie ogólnopolskiej lub lokalnej, wraz z możliwością pobrania wzoru formularza ofertowego.

Szacowanie wartości zamówienia Wartość zamówienia to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Podstawą ustalenia tej kwoty mogą być m.in.: ceny ze stron internetowych oferty wstępne otrzymane do potencjalnych wykonawców ceny uzyskiwane dotychczas w podobnych zamówieniach Nie ma jednej idealnej metody szacowania – musi być ono wiarygodne

Szacowanie wartości zamówienia Zamówienia nie można dzielić na części lub zaniżać jego wartości w celu ominięcia przepisów. W celu wyboru właściwej procedury sumujemy wartość zamówień tego samego rodzaju. W przypadku udzielania zamówienia w częściach do każdej z części stosujemy procedurę taką, jak dla całości. W przypadku przewidywanych zamówień uzupełniających (zwiększenie do 50% zamówienia podstawowego) wartością szacunkową jest łączna wartość zamówienia podstawowego wraz z uzupełniającym.

Szacowanie wartości zamówienia Badając czy zamówienia podlegają sumowaniu Beneficjent, bierze pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: tożsamość przedmiotowa zamówienia (usługi, dostawy, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu); tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie); tożsamość podmiotowa zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę).

Szacowanie wartości zamówienia Przykłady zamówień tego samego rodzaju, których wartości nie musimy sumować z wcześniej udzielonymi zamówieniami: 1.Zamówienie realizowane w ramach oszczędności po udzieleniu planowego zamówienia. 2.Zamówienie realizowane po udzieleniu planowego zamówienia w wyniku zmian w projekcie np. zwiększenie liczby beneficjentów końcowych. 3.Dokończenie usługi w wyniku rozwiązania umowy z wykonawcą wyłonionym w pierwotnym zamówieniu.

ZASADA KONKURENCYJNOŚCI Co powinno zawierać ogłoszenie oraz zapytanie ofertowe? 1.Opis przedmiotu zamówienia. 2.Warunki udziału w postępowaniu, sposób ich wykazania i oceny 3.Kryteria oceny ofert wraz z metodyką przyznawania punktów 4.Opis sposobu przygotowania ofert – wskazanie wymaganych danych, dokumentów, załączników, opisów, próbek, etc. 5.Termin na złożenie oferty (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych od dnia upublicznienia ogłoszenia lub przesłania zapytania ofertowego). 6.Ogłoszenie powinno być opublikowane na stronie www w sposób umożliwiający zapoznanie z jego treścią, w sposób łatwo dostępny (np. strona główna, wydzielona zakładka, etc.).

Zasady ogólne przygotowania i prowadzenia postępowania 1.Zasada równego traktowania wykonawców – każdemu z wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia przysługują te same prawa. Każdy z uczestników postępowania uzyskuje te same informacje nt. zamówienia, w tym samym czasie. 2.Zapewnienie uczciwej konkurencji i niedyskryminacji wykonawców. Formułowanie np. warunków udziału w postępowaniu w taki sposób, aby każdy wykonawca, posiadający konieczną wiedzę, doświadczenie, etc. mógł złożyć konkurencyjną ofertę. Jednoznaczny i wyczerpujący opis przedmiotu zamówienia. Unikanie sytuacji, w której opis przedmiotu zamówienia w sposób nadmierny eliminowałby wykonawców lub towar, który oferują.

Zasady ogólne przygotowania i prowadzenia postępowania 1.Zasada proporcjonalności Europejski Trybunał Sprawiedliwości w wyroku z 23 grudnia 2009 r. w sprawie Serrantoni Srl i Consorzio stabile edili Scrl przeciwko Comune di Milano (C-376/08), wskazał, że przy określaniu, jacy wykonawcy nie mogą wziąć udziału w postępowaniu, niezbędne jest zachowanie zasady proporcjonalności, a więc ograniczania konkurencji w stopniu jak najmniejszym i jedynie niezbędnym dla osiągnięcia celów. W wyroku z 27 października 2005 r. w sprawie Contse SA przeciwko Instituto Nacional de Gestion Sanitaria (C-234/03) ETS orzekł, że naruszeniem Traktatu jest żądany przez zamawiającego wymóg doświadczenia, który powinni udowodnić wykonawcy, jeśli nie jest niezbędny dla oceny zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia. 2.Zasada przejrzystości. Informowanie wykonawców o przebiegu postępowania, dokumentowanie czynności oceny i wyboru oferty, zapewnienie osób bezstronnych, które mają wpływ na przebieg postępowania.

Opis przedmiotu zamówienia Powinien być: 1.Jednoznaczny 2.Wyczerpujący 3.Sformułowany przy pomocy dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń 4.Uwzględniający wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty 5.Nieograniczający uczciwej konkurencji (np. w sposób nieuzasadniony preferujący jeden typ sprzętu, ograniczający krąg potencjalnych wykonawców, dostawców, etc.)

Warunki udziału w postępowaniu … czyli kto może złożyć ofertę. Celem sformułowania warunków udziału w postępowaniu jest weryfikacja zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia. Warunki udziału powinny być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia Warunki udziału nie mogą w sposób nadmierny ograniczać konkurencji

Warunki udziału w postępowaniu Wiedza i doświadczenie wykaz podobnych (niekoniecznie identycznych!) zamówień wykonanych w sposób należyty. Przykład warunku: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w ciągu trzech lat przed terminem składania ofert wykonali należycie co najmniej 2 usługi polegające na przeprowadzeniu szkoleń z języka polskiego dla obcokrajowców dla minimum 30 uczestników każda w grupach nie większych niż 5 osobowe. Na potwierdzenie spełniania warunku wykonawca złoży wykaz wykonanych usług zawierający co najmniej: nazwę podmiotu na rzecz którego usługi zostały wykonane, liczbę uczestników szkoleń, wielkość grup szkoleniowych, datę wykonania usługi, dokumenty potwierdzające należyte wykonanie usług objętych wykazem (np. referencje, protokoły odbioru, lub inne dokumenty, z treści których wynika należyte wykonanie wskazanych usług)

Warunki udziału w postępowaniu Dysponowanie osobami zdolnymi wykonać zamówienie mającymi określoną wiedzę, umiejętności, doświadczenie, uprawnienia, certyfikaty, etc. Przykład warunku: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują lub będą dysponować co najmniej 4 lektorami języka polskiego jako obcego z których każdy: posiada wykształcenie wyższe na kierunku filologia polska lub ……, ukończył kurs pedagogiczny, przeprowadził co najmniej …… godzin lekcyjnych szkoleń z języka polskiego jako obcego. Na potwierdzenie spełniania warunku wykonawca złoży wykaz osób zawierający co najmniej imię i nazwisko lektora, informacje nt. wykształcenia, informacje nt doświadczenia wyrażonego w godzinach lekcyjnych.

Warunki udziału – przykłady błędów: 1.Warunek niedookreślony: Wykonawca musi posiadać odpowiednie doświadczenie. Spełnianie warunku zostanie ocenione na podstawie wykazu zrealizowanych usług. 2.Warunek nadmierny: Wykonawca musi wykazać, że wykonał w sposób należyty co najmniej 10 usług polegających na przeprowadzeniu szkoleń językowych. 3.Warunek nadmierny: Wykonawca musi wykazać, że wykonał w sposób należyty co najmniej 2 usługi polegające na przeprowadzeniu szkoleń językowych finansowanych ze środków UE. 4.Warunek nadmierny: Wykonawca musi wykazać, że wykonał w sposób należyty co najmniej 2 usługi polegające na przeprowadzeniu szkoleń językowych o wartości nie mniejszej niż zł każda (przy wartości naszego zamówienia na poziomie zł)

Kryteria oceny ofert Kryteria oceny ofert, sposób przyznawania punktów oraz wagi kryteriów muszą być opisane w zapytaniu ofertowym/ogłoszeniu o zamówieniu. Zamawiający nie może modyfikować kryteriów oceny po terminie składania ofert. Pozacenowe kryteria oceny ofert muszą być związane ze specyfiką przedmiotu zamówienia i umożliwiać dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej. Formułując pozacenowe kryteria oceny ofert zamawiający powinien kierować się możliwością uzyskania wartości dodanej przy wyższym poziomie cen.

Kryteria oceny ofert – cena W przypadku, gdy cena nie jest jedynym kryterium oceny ofert, stosujemy wzór wg. którego będziemy przyznawać punkty w tym kryterium. Popularny wzór: Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej * waga Przykład: Waga kryterium ceny – 60 pkt ze 100 (40 pkt dla pozostałych kryteriów) Oferta nr 1 – cena – / * 60 pkt = 60 pkt Oferta nr 2 – cena – / * 60 pkt = 45 pkt

Kryteria oceny ofert – cena – przykład innego wzoru Ln[1+(B – C of )] P x 60 pkt Ln[1+(B-C min )] gdzie: P1 – liczba punktów oferty ocenianej; Ln – funkcja logarytmu naturalnego B – budżet zamawiającego tj zł brutto C of – cena oferty ocenianej C min – cena oferty z najniższą ceną, z wyłączeniem ofert, których ceny, w toku badania, zostaną uznane za rażąco niskie. 60 pkt. – maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium „cena”.

Pozacenowe kryteria oceny ofert 1.Gwarancja – przydatne kryterium przy zakupach np. sprzętu komputerowego. Przykład: Zamawiający przyzna dodatkowe punkty za każdy dodatkowy pełny rok gwarancji 1 rok – 0 pkt 2 lata – 10 pkt 3 lata – 30 pkt 4 lata i więcej – 40 pkt

Pozacenowe kryteria oceny ofert Doświadczenie wykonawcy Zamawiający określił warunek udziału w postępowaniu wymagając należytego wykonania co najmniej dwóch usług o określonych cechach W kryteriach oceny ofert wskazał, że przyzna dodatkowe 30 pkt za wykazanie dodatkowego doświadczenia spełniającego powyższy warunek +1 usługa – 10 pkt +2 usługi – 20 pkt +3 i więcej usług – 30 pkt

Pozacenowe kryteria oceny ofert Potencjał kadrowy Zamawiający określił warunek udziału w postępowaniu wymagając dysponowania co najmniej dwoma lektorami języka o określonych kompetencjach W kryteriach oceny ofert wskazał, że przyzna dodatkowe 30 pkt za wykazanie dodatkowego lektora spełniającego powyższy warunek +1 osoba – 10 pkt +2 osoby – 20 pkt +3 i więcej osób – 30 pkt

Pozacenowe kryteria oceny ofert Potencjał kadrowy Zamawiający określił warunek udziału w postępowaniu wymagając dysponowania co najmniej dwoma lektorami języka z których przeprowadził co najmniej 100 godzin lekcyjnych szkoleń. W kryteriach oceny ofert wskazał, że przyzna dodatkowe 40 pkt w przypadku realizacji usługi przez osoby bardziej doświadczone Każdy z dwóch lektorów otrzyma dodatkowe punkty jeśli jego doświadczenie wynosi: 100 do 150 godzin – 0 pkt Od 151 do 200 godzin - 10 pkt 201 godzin i więcej – 20 pkt

Pozacenowe kryteria oceny ofert Przykładowe kryteria jakościowe: 1.Ocena estetyki wykonania, jakość/czytelność/trwałość znakowania materiałów promocyjnych. Słaba - 0 pkt; przeciętna – 5 pkt, dobra – 10 pkt. Uwaga – należy opisać w jaki sposób będzie to badane, zażądać próbek wraz z ofertą. 2.Ocena jakości oferowanej metodyki nauki języka na podstawie opisu lub scenariuszy lekcji. 5 pkt – zastosowanie metod aktywujących uczestników, 5 pkt – przybliżanie kultury, 5 pkt - zastosowanie skutecznych metod podnoszenia komunikatywności, etc.

Inne ważne elementy zaproszenia do składania ofert 1.Sposób złożenia oferty – , faks, osobiście 2.Miejsce i termin składania ofert – data, godzina (min 7 dni, w uzasadnionych przypadkach można przedłużyć); niedotrzymanie terminu skutkuje odrzuceniem oferty 3.Sposób komunikacji – dane kontaktowe 4.Załączniki – wzory wykazów usług, personelu, istotne postanowienia umowy

ZASADA KONKURENCYJNOŚCI WYBÓR OFERTY Jeżeli w wyniku zamieszczenia ogłoszenia na stronie www lub innym ogólnie dostępnym miejscu wpłynie tylko 1 oferta – zasada konkurencyjności zostaje zachowana. Jeżeli w skutek wysłania 3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców wpłyną co najmniej 2 ważne oferty – zasada konkurencyjności zostaje spełniona Beneficjent ma obowiązek dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o sposób i kryteria wyboru ustalone w zapytaniu ofertowym Wybór oferty dokumentowany jest notatką lub protokołem z postępowania. Po wyborze wykonawcy zawarta zostaje, co do zasady, pisemna umowa.

Konflikt interesów Konflikt interesów to brak bezstronności oraz obiektywności podczas przeprowadzania postępowania na zamówienie. Konflikt interesów może pojawić się wtedy, gdy osoby uczestniczące w prowadzeniu postępowania lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają bezpośrednio lub pośrednio interes finansowy, ekonomiczny lub osobisty (względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne, etc.), który może zagrażać bezstronności i niezależności lub gdy w postępowaniu tym osoby te występują jako oferenci.

Konflikt interesów Beneficjent udzielający zamówienia ma obowiązek podjąć działania w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności oraz obiektywności. Należy obligatoryjnie wyłączyć z postępowania osoby objęte tym konfliktem uczestniczące w udzielaniu zamówienia lub mogące wpłynąć na jego wynik.

DOKUMENTACJA Jak poprawnie udokumentować przeprowadzenie zamówienia? (zasada konkurencyjności) Potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do 3 potencjalnych wykonawców wraz z podaniem ich danych (wydruk ze strony www – print screen, wydruk wysłanych maili, potwierdzenie z faxu, etc.). Kopia przesłanego zapytania ofertowego. Kopia strony ogłoszenia w prasie (umożliwiająca weryfikację tytułu gazety i daty wydania), print screen ze strony www potwierdzający publikację ogłoszenia. Kopia zwycięskiej oferty. Kopia protokołu postępowania. Kopia podpisanego oświadczenia o braku konfliktu interesów. Kopia podpisanej umowy.

Wzory dokumentów w ramach zasady konkurencyjności 1. Ogłoszenie o zamówieniu / zapytanie ofertowe 2. Formularz oferty 3. Protokół z postępowania Ww. wzory dokumentów stanowią załączniki do Podręcznika. Ich stosowanie przyczyni się do zniwelowania ryzyka błędów w prowadzonym postępowaniu o zamówienie, oraz przyczyni się do jego przejrzystości oraz uporządkowania informacji o postępowaniu. Ponadto dokumenty te zawierają wskazówki, jak właściwie dokonywać zamówień zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wzory ww. dokumentów nie są obowiązkowe.

WAŻNE WSKAZÓWKI Aby przeliczyć wartość zamówienia z PLN na EUR należy użyć kursu wskazanego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro (…). Obecnie kurs wynosi 4,1749 Wartość netto przy określaniu wartości zamówienia – należy wziąć pod uwagę status wykonawcy – gdy podmiot jest podatnikiem podatku VAT należy przyjąć kwotę bez podatku (netto), w innym przypadku należy rozumieć tą kwotę wraz z ze wszystkimi innymi podatkami, tj. brutto. Należy unikać dzielenia zamówień, które prowadzi do celowego niestosowania przepisów ustawy PZP, i dlatego należy wziąć pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów, tj. tożsamości przedmiotowej zamówienia (ten sam rodzaj i to samo przeznaczenie), tożsamości czasowej (realizacja w jednym czasie) oraz tożsamości podmiotowej (ten sam wykonawca).

WAŻNE WSKAZÓWKI c.d. Jeżeli w przypadku wysłania zapytań ofertowych do 3 potencjalnych wykonawców (bez publikacji ogłoszenia na stronie www) Beneficjent otrzyma 1 ważną ofertę, wówczas procedurę należy powtórzyć, poprzez ponowne wysłanie 3 zapytań ofertowych, w tym do dwóch innych wykonawców, niż ci którzy ofert nie złożyli przy pierwszym zapytaniu. Przy powtórnym zapytaniu do wyboru oferty wystarczy jedna odpowiedź. Dopuszczalne jest zwiększenie wartości zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą (zwiększenie liczby jednostek) – pod warunkiem zastosowania zasady konkurencyjności zamówienia oraz w stosunku do którego zamieszczone zostało ogłoszenie na stronie www. I o ile taka możliwość w obu przypadkach została przewidziana w zapytaniu ofertowym/ogłoszeniu o zamówieniu.

WAŻNE WSKAZÓWKI c.d. Jeżeli zapytania ofertowe zostały jedynie wysłane do potencjalnych wykonawców – zwiększenie wartości zamówienia nie może przekroczyć progu EUR netto dla łącznej wartości zamówienia pierwotnego wraz z jego zwiększeniem. Beneficjent powinien zachować dokumenty związane z udzielanym zamówieniem na swojej stronie internetowej co najmniej do czasu zakończenia kontroli zamówienia przez Organ Delegowany (COPE MSW). Na wezwanie OD Beneficjent jest zobowiązany przesłać w terminie do 14 dni od dnia wezwania lub udostępnić do kontroli dokumenty dotyczące procedur zamówień. Zatrudnienie osób na umowy cywilnoprawne podlega regułom udzielania zamówień w zależności od wartości.

Dziękuję za uwagę. Adam Czagowiec Centrum Obsługi Projektów Europejskich MSWiA ul. Rakowiecka 2a Warszawa