Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

REDAGOWANIE PISM. Pojęcie i rodzaje pism Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji,

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "REDAGOWANIE PISM. Pojęcie i rodzaje pism Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji,"— Zapis prezentacji:

1 REDAGOWANIE PISM

2 Pojęcie i rodzaje pism Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji, poleceń, wytycznych ustnie lub za pomo­cą środków technicznych, albo formę pisemną, np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej. W związku z dużą ilością informacji w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biurowe, akta spraw, dokumentację biurową.

3 Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących okre­ ślonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwia­ nia, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma. Pismo w ścisłym tego słowa znaczeniu to myśl lub zespół myśli wyrażonych za pomocą znaków pisarskich.

4 Podział pism Pisma możemy dzielić ze względu na: 1)treść: informacyjne -zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego, nie zawierają w treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego go stanowiska, są to pisma szablonowe, sporządzone na gotowych formularzach, wysyłane z inicjatywy piszącego bądź na prośbę lub żądanie adresata (rachunek, zaświadczenie, zawiadomienie, notatka, sprawozdanie itp), przekonujące - zawierają w swej treści czynnik nakłaniający adresata pisma do zajęcia określonego stanowiska, przyjęcia określonej postawy, np.: reklamacja, oferta, skarga, wniosek, większość podań, w których zawarta jest prośba;

5 2) formę (wygląd zewnętrzny): sporządzone na blankietach korespondencyjnych (BB, BZ, BU, BR), blankietach specjalnych (blankiet ministra), formularzach (druki), papierze bez nadruku (w formie nieokreślonej przez obowiązujące przepisy), 3) obieg (nadawca i adresat): pisma zewnętrzne - nadawca i adresat są z różnych jednostek organizacyj­ nych, pisma te można podzielić na pisma: - otrzymane z zewnątrz (przychodzące) - nadawcą jest inna jednostka or­ ganizacyjna (zewnętrzna), zaś adresatem nasza firma, - wysyłane na zewnątrz (wychodzące) - nadawcąjest nasza firma, a pismo jest adresowane do innej jednostki organizacyjnej, pisma wewnętrzne - w pismach tych nadawca i adresat pochodzą z tej samej jednostki organizacyjnej (np.: notatki służbowe, protokoły);

6 4) stopień pilności sprawy: pisma zwykłe - które załatwiane są w terminach zwyczajowo lub przepiso­ wo ustalonych, pisma pilne i bardzo pilne są przesyłane i załatwiane zawsze w pierwszej kolejności, pisma terminowe - w których wskazano konkretny termin załatwienia sprawy, 5) stopień zabezpieczenia tajemnicy: pisma poufne - chroniące tajemnicę służbową, dostęp do nich mają wy­ łącznie osoby upoważnione, pisma tajne - chroniące tajemnicę państwową, ich obieg oraz przechowy­ wanie regulują odrębne przepisy, które znają wyłącznie osoby zajmujące się pismami tajnymi; przechowywane są w kancelarii tajnej w szafach pancer­ nych; dostęp do nich ma dyrektor i upoważnieni pracownicy firmy, pisma jawne – nie zawierające żadnej tajemnicy;

7 6) w zależności od treści zawartej w dokumencie: pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji, protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań, sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeń, przedstawiające relacje z faktycznego stanu rzeczy, względnie ujmujące działania za okre­ ślony czas, polecenia określające czynności do załatwienia i sposób ich wykonania;

8 7) w zależności od sposobu przesyłania: pisma przesyłane pocztą zwykłą, pisma przesyłane jako polecone, przesyłane pocztą ekspresową, kurierską, pisma przesyłane drogą lotniczą, pisma przesyłane w postaci telefaksów, przesyłane siecią komputerową; 8) charakter dokumentów: pisma, notatki, protokoły stanowiące korespondencję biurową, dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury.

9 Zasady redagowania pism Sporządzenie korespondencji powinno opierać się na wielu zasadach, z których najważniejsze to: 1. Styl urzędowy: przewaga zdań pojedynczych, dążenie do ujęć zwięzłych, ścisłych, jednoznacznych, brak zwrotów emocjonalnych i obrazowych, używanie specjalistycznej terminologii, uprzejma forma, zwroty grzecznościowe, stosowanie powszechnie znanych skrótów i skrótowców, ujmowanie treści w formie punktów, unikanie w pismach wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich polskie odpowiedniki, posługiwanie się stroną bierną, posługiwanie się formami nieosobowymi, pisanie dużymi literami wyrazów określających adresata.

10 2.Przejrzystość: odpowiedni układ graficzny pisma, odpowiedni układ jego treści. 3.Kompletność: zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia sprawy. 4.Sugestywność: powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu. 5.Jedna sprawa: powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Każda następna sprawa powinna być sformułowana w odrębnym piśmie.

11 6. Wyróżnienie fragmentów: szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione, stosuje się nastę­ pujące sposoby wyróżniania: tłusty druk, pismo pochyłe, rozstrzelony d r u k, podkreślenie, ZASTOSOWANIE DUŻYCH LITER, wypunktowanie najważniejszych spraw, zastosowanie ramek, stosowanie tła, wyśrodkowanie, przytoczenie przykładów, podkreślenie słowne, zdefiniowanie zastosowanych pojęć. 7.Fachowość: powinno zawierać terminologię fachową dostosowaną do poruszanych zagadnień.

12 Blankiety korespondencyjne Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub blankiet firmowy). Polska norma PN-76/P przewiduje cztery rodzaje blankietów, wśród których wyodręb­niono 10 odmian, różniących się miedzy sobą układem, formatem i rozmieszczeniem poszczególnych pól. Blankiet ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane do różnych kontrahentów, potencjalnych klientów, wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy. Na niewielkiej powierzchni blankietu należy zaprezentować w optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa, jego adres, znak firmowy, numery telefonów oraz zakres działania firmy.

13 Na blankietach korespondencyjnych umieszczane są nadruki, które mogą być: Stale (znaki powoławcze: Wasze pismo z dnia, Znak..., Sprawa, linie nasta­ wienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramka adresowa). Znaki powoławcze zawierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma, którego dotyczy odpowiedź, oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma stanowią­ cego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w na­ stępującej kolejności: Wasze pismo z dnia - pod tym napisem umieszczamy datę pisma, na które odpowiadamy. Coraz częściej spotyka się nadruk Państwa pismo z dnia oraz Państwa pismo z wynikające z chęci stosowania form grzecznościowych Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma, na które odpowiadamy Nasz znak - wpisujemy symbol naszego pisma nadany zgodnie z zalecenia­ mi instrukcji kancelaryjnych Data umieszczamy datę wysyłki pisma

14 Zmienne teksty nadruków ustalane są indywidualnie przez jednostkę orga­ nizacyjną. Zaliczamy tu nadruki umieszczone w polu nagłówkowym lub innych polach z wyjątkiem pola korespondencji, najczęściej są to elementy reklamowe lub logo.

15 Tabela 1. Charakterystyka blankietów korespondencyjnych Nazwa blankietuTypFormatUkładCharakterystyka Bezkopertowy BB1A4pionowy Przesyłanie korespondencji bez kopert, oszczędnościowy. Niestosowany w korespondencji biu­rowej od roku - Ustawa o ochronie danych osobowych (DzU nr 133 poz. 883) BB2A5 pionowy

16 Nazwa blankietuTypFormatUkładCharakterystyka Uproszczony BU1A4pionowyOgraniczona liczba nadruków, uproszczony układ graficzny. Nie zawierają okienka adresowego i znaków powotawczych pisma. Wykorzystywane do pism zatytułowanych. BU2A5pionowy BU3A5poziomy ZwykłyBZ1A4pionowyPowszechnie stosowany, posiada nadruki sta­ łe. Przeznaczone do przesyłania korespondencji w kopertach zwykłych oraz z okienkiem. Blankiety formatu A4 używane do pisania pism o dłuższej treści, natomiast formatu A5 do pisania krótkich pism, np. notatka, awizo, pismo przewodnie. BZ2A5pionowy BZ3A5poziomy ReklamowyBR1A4pionowyPosiada powiększone pole nagłówkowe, przeznaczone na cele reklamowe, umieszczanie znaków firmowych i innych nadruków. Wysyłany w kopertach zwykłych lub z okienkiem. Stosowany w listach wysyłanych po raz pierwszy, powala przekazać wiele informacji o nadawcy. BR2A5pionowy

17 Blankiet zawiera następujące pola: Adresowe (A) do umieszczenia adresu odbiorcy; Identyfikacyjne (C) przeznaczone na umieszczenie cechy, symbolu i ozna­ czenia formularza, drukowane podczas produkcji blankietu; Informacyjne (D) zawiera informacje uzupełniające dotyczące nadawcy, np.nr telefonu, faksu, konta bankowego, identyfikator REGON, NIP; Firmowe (F) zawiera znak firmowy (logo firmy), elementy o charakterze in­ formacyjnym i okolicznościowym; Nagłówkowe (G) zawiera adres nadawcy lub samą nazwę nadawcy; Korespondencyjne (K) przeznaczone do umieszczania tekstu korespondencji; Marginesowe (M) lewy margines służy do wpięcia blankietu do skoroszytu lub segregatora; Nadawcy (N) przeznaczone do umieszczania adresu nadawcy wraz z kodem pocztowym; Dodatkowe (P) przeznaczone na dalszy ciąg korespondencji; Reklamowe (R) przeznaczone jest do umieszczania elementów o charakterze reklamowym; Wpływu (W) przeznaczone do umieszczania adnotacji dotyczących wpływu, obiegu, decyzji itp.

18 Układ poszczególnych pól na blankiecie korespondencyjnym przedstawia po­niższy schemat:

19

20

21


Pobierz ppt "REDAGOWANIE PISM. Pojęcie i rodzaje pism Kierowanie firmą odbywa się na podstawie informacji, które mogą mieć formę słowną, np. przekazanie dyspozycji,"

Podobne prezentacje


Reklamy Google