Przechowywanie Pism. Prowadzenie archiwum polega na: Celowym przechowywaniu akt Celowym przechowywaniu akt Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich.

Prezentacja na temat: "Przechowywanie Pism. Prowadzenie archiwum polega na: Celowym przechowywaniu akt Celowym przechowywaniu akt Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich."— Zapis prezentacji:

1 Przechowywanie Pism

2 Prowadzenie archiwum polega na: Celowym przechowywaniu akt Celowym przechowywaniu akt Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania. Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania.

3 Archiwum pełni rolę: Źródła informacji Źródła informacji Źródła materiałów dokumentacyjnych Źródła materiałów dokumentacyjnych Źródła materiałów dowodowych Źródła materiałów dowodowych Przechowywania akt, narzuconych przez prawo. Przechowywania akt, narzuconych przez prawo.

4 Przechowywanie akt bieżących Akta spraw bieżących mogą być przechowywane w: Archiwum osobistym - przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących Archiwum osobistym - przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących Archiwum wydziałowym - zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt Archiwum wydziałowym - zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt Archiwum centralnym - tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów Archiwum centralnym - tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów Archiwum akt tajnych - przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje Archiwum akt tajnych - przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje

5 Struktury organizacyjnej - akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa Struktury organizacyjnej - akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa Rodzajów działań przedsiębiorstwa - akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Rodzajów działań przedsiębiorstwa - akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Nazwisk i nazw - akta segreguje się według akt poszczególnych klientów Nazwisk i nazw - akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

6 Grup zawodowych - możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa Grup zawodowych - możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa Podziału geograficznego - możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu Podziału geograficznego - możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu Dat - akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone Dat - akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone Numerów - pismom lub aktom nadaje się określony numer Numerów - pismom lub aktom nadaje się określony numer

7 Sposoby przechowywania akt: Układ pionowy - akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi Układ pionowy - akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi Układ boczny - akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich Układ boczny - akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich Układ poziomy - akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości Układ poziomy - akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości