Konkurs grantowy Zasady aplikowania i przygotowania projektów Akademia Pacjenta Warszawa, 10-11 października 2008 © Invent Grupa Doradztwa i Treningu.

Prezentacja na temat: "Konkurs grantowy Zasady aplikowania i przygotowania projektów Akademia Pacjenta Warszawa, 10-11 października 2008 © Invent Grupa Doradztwa i Treningu."— Zapis prezentacji:

1 Konkurs grantowy Zasady aplikowania i przygotowania projektów Akademia Pacjenta Warszawa, 10-11 października 2008 © Invent Grupa Doradztwa i Treningu

2 Zanim zaczniemy Kim jestem? Kim są uczestnicy? Dodatkowe oczekiwania Kontrakt Wyłączamy telefony, nie korzystamy z nich podczas zajęć Pozwalamy mówić jednej osobie – nie przekrzykujemy się Jesteśmy punktualni Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. 2 materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

3 Plan prezentacji Cel szkolenia i program Konkurs grantowy Projekt jako metoda pracy Projekt krok po kroku na przykładzie wniosku w konkursie grantowym Budżet i koszty 3 Konkurs Praca projektem Wniosek Budżet i koszty Plan: Cel i program Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

4 Cel i program szkolenia 4 Plan: Cel i program Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

5 Cele szkolenia Nauczenie i praktyczne przetrenowanie umiejętności planowania i opisu projektu organizacji (w kontekście aplikowania o środki) Wskazanie najważniejszych elementów projektu (cel, działania, budżet) i wagi zachowania spójności między nimi Wykreowanie i omówienie pomysłów projektowych organizacji w kontekście prowadzonego przez IPPiEZ konkursu grantowego Krok po kroku wypełnienie wniosku i budżetu oraz kurs realizacji projektu 5 Plan: Cel i program Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

6 Program Projekt jako metoda pracy w organizacji Dlaczego organizacje pracują projektami – systematyka i kluczowe elementy (13.30 – 15.30) Problem – Cel – Działanie – Pieniądze (16.00 – 18.30) Pomysły i wnioski w konkursie grantowym Zebranie pomysłów i wypełnianie wniosku (9.00 – 11.00) Wypełnianie wniosku c.d. (11.30 – 14.00) 6 Plan: Cel i program Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

7 Konkurs grantowy IPP – możliwość wsparcia organizacji 7 Plan: Konkurs Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

8 Ogólne zasady 8 Plan: Konkurs Cele konkursu Wsparcie realizacji projektów adresowanych do pacjentów i innych odbiorców Podniesienie potencjału zarządzania organizacji pacjentów Wzmocnienie kompetencji i zasobów technicznych organizacji pacjentów Dofinansowane działania Działania statutowe (w całości mogą być finansowane z dotacji ) Działania na rzecz pacjentów i społeczności Wkład własny do innego projektu organizacji (który również musi być skierowany do pacjentów i społeczności) Wzmocnienie organizacji (na te działania można przeznaczyć max. 50% budżetu) Wzmocnienie kompetencji pracowników organizacji (na przykład poprzez szkolenia, treningi i warsztaty) Promocję własną organizacji (ulotki, plakaty, kampanie informacyjne i promocyjne o organizacji) Wzmocnienie zaplecza technicznego (zakup sprzętu biurowego i komputerowego) Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

9 Jak otrzymać grant 9 Plan: Konkurs Krok 1 – wymyślić projekt Na tym warsztacie również będziemy pracować nad pomysłami Pomysł powinien opierać się o logikę projektu (odpowiadać na problem i mieć wytyczony cel) Krok 2 – złożyć wniosek Na tym warsztacie z gotowych pomysłów stworzymy wnioski Termin składania (elektronicznie) upływa 10 listopada Krok 3 – wnioski podlegają ocenie Wnioski ocenione będą przez komisję w ciągu 2 tygodni Na tym warsztacie prześledzimy również kartę oceny Krok 4 – najlepsze 10 projektów otrzyma dofinansowanie Najlepsze projekty otrzymają do 10.000 złotych Projekty można realizować do 31 maja 2009 Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

10 Praca projektem – w organizacji i na przykładzie pomysłów 10 Plan: Praca projektem Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

11 Dlaczego organizacje pracują projektami 11 Plan: Praca projektem Dla lepszych efektów Projekt (jeśli jest dobry), dzięki zamkniętemu okresowi realizacji i czytelnym celom umożliwia koncentrację energii na najważniejszych rzeczach Projekt jest nośny promocyjnie i umożliwia zjednywanie partnerów wokół konkretnej inicjatywy Dla lepiej funkcjonującego zespołu Orientacja na cel pozwala skuteczniej zmobilizować zespół Klarowne momenty kluczowych działań oraz koniec projektu umożliwiają solidną ocenę ludzi Dla pieniędzy Dzięki projektom łatwiej dostać dofinansowanie (sponsorzy zawsze chcą dawać pieniądze na wymierne efekty) Dzięki projektom można podreperować budżet organizacji Projekty łatwiej się rozlicza Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

12 Praca z pomysłem 12 Plan: Praca projektem Mamy już pomysł W grupie zadajcie pytania o swoim pomyśle – na jaki problem odpowiada?, czy gdybyście mieli sfinansować go ze swoich pieniędzy to zrobilibyście to? Postarajcie się jednym zdaniem podsumować projekt: Nasz projekt ma na celu… Jeśli macie problem z dokończeniem zdania przemyślcie jeszcze raz swój pomysł Nie mamy pomysłu W swojej grupie zróbcie małą sesję burzy mózgów Wyznaczcie osobę, która będzie spisywać pomysły Zacznijcie od pytania: Co w naszej organizacji, w naszym otoczeniu wymaga najpilniejszej zmiany? Pozwólcie członkom grupy rzucać dowolne pomysły, spisujcie KAŻDĄ ideę Przeprowadźcie szybką selekcję, odpowiedzcie na pytanie: Który z tych pomysłów jest możliwy do realizacji? Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

13 Projekt – krótkie przypomnienie 13 Plan: Praca projektem Zorganizowana droga do celu ograniczona czasem i pieniędzmi Niepowtarzalność zadań do wykonania Kompleksowe wymagania Ustalony termin początkowy i końcowy Jasno zdefiniowane, mierzone według konkretnych kryteriów cele Ograniczone zasoby (pracownicy, sprzęt, środki finansowe) Współpraca pomiędzy różnymi działami Wysoki stopień innowacji Wysokie ryzyko Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

14 Projekt krok po kroku na przykładzie wniosku w konkursie grantowym 14 Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

15 Projekt – na przykładzie 15 Cel – co chcę osiągnąć projektem Działania, budżet i rezultaty – jak chcę to osiągnąć i za ile Problem i potrzeba – jaki stan rzeczy chcemy naprawić lub ulepszyć Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

16 Problem 16 Bez dobrej diagnozy nie ma dobrego projektu! Dobry opis problemu powinien zawierać odpowiedzi na poniższe zagadnienia: Opis tła problemu, Kogo dotyczy problem? Jaki dokładnie jest to problem? Rozmiary problemu, Opis przyczyn, Opis skutków, Skąd wiemy, że jest to problem? Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

17 Problem 17 1. Opis tła problemu Opis tła problemu to opis różnych danych, sytuacji, które w sposób bezpośredni i pośredni wpływają na definiowany przez nas problem. Opisując ten punkt postaraj się patrzeć oczami czytającego. Czy musi znać Twoją miejscowość i jej codzienne problemy? Spróbuj rzetelnie i uczciwie przedstawić mu obraz powiatu, gminy, organizacji. Napisz, w którym regionie kraju się znajduje, z czym może się kojarzyć. Pisząc projekt, postaraj się o wykonanie dokładnej analizy, która pomoże czytającemu zrozumieć całą sytuację. Opis powinien nie powinien być krótki, ale dokładny i rzetelny. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

18 Problem 18 2. Kogo dotyczy problem – opis sytuacji odbiorców Opis sytuacji odbiorców projektu to opis grupy osób, której dotyczy problem. Postaraj się opisać dokładnie sytuację odbiorców. Odpowiedz na pytania istotne dla danego projektu, mogą to być np.: jak liczna jest grupa odbiorców, skąd pochodzą, jaka jest ich sytuacja materialna, czy ktoś niesie im pomoc, jaka jest ich sytuacja rodzinna. Opisz wszystko to, co jest niezbędne do realizacji projektu – unikaj jednak długich wywodów i opracowań nie potwierdzonych danymi, opartych na przypuszczeniach i tylko własnej opinii. Porozmawiaj z odbiorcami swojego projektu, sprawdź czy dokonana przez ciebie diagnoza jest rzeczywista. Jeżeli tego nie zrobisz, może się okazać, że projekt będzie realizowany w oderwaniu od faktycznych problemów odbiorców. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

19 Problem 19 Niewystarczające kompetencje organizacji infrastrukturalnej Nieskoordynowane działania organizacji Niska jakość wsparcia organizacji a co za tym idzie niska jakość i zasięg pomocy świadczonej przez te organizacje Słaby rozwój organizacji pozarządowych Nieskuteczne zwalczanie wykluczenia PrzyczynaProblemSkutek 3. Jaki dokładnie jest to problem? Definiując problem musimy dokładnie zaznaczyć, o co nam chodzi. Od tego, jak nazwiemy problem, zależy później wytyczenie celów projektu i dobranie odpowiednich działań. Warto tutaj odróżnić problem od przyczyny i skutków. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

20 Problem we wniosku 20 Wpisywanie do wniosku Pamiętaj, aby opis był czytelny i przejrzysty, zawrzyj najważniejsze informacje, pomiń nieistotne szczegóły Sprawdź dokładnie instrukcję wniosku i kartę oceny, aby przekonać się, co jest dla oceniających najważniejsze Pamiętaj, że problem jest uzasadnieniem dla twoich celów i działań, zacznij więc od niego Pamiętaj jednak, że opis projektu we wniosku wygląda nieco inaczej (najpierw cel, a potem jego uzasadnienie) Po wykonaniu opisu jeszcze raz sprawdź, czy spełnia on wymagania z regulaminu i karty oceny Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

21 Problem we wniosku 21 Opiszcie tutaj właściwe problemy zgodnie ze swoją diagnozą i pomysłem Tutaj wpiszcie inne problemy, które chcecie rozwiązać projektem Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

22 Cele 22 Cel – co chcę osiągnąć projektem Działania, budżet i rezultaty – jak chcę to osiągnąć i za ile Problem i potrzeba – jaki stan rzeczy chcemy naprawić lub ulepszyć Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

23 Cele - podstawy 23 Czym są cele? Cele są sformułowanymi w myślach wynikami pracy Stanem umiejscowionym w przyszłości Cele są najczęściej stosowane w procesach (powtarzające się operacje) Cele powinny być... Sformułowane zrozumiale Przejrzyste i jasne Ograniczone czasowo Związane z określonym wyzwaniem lub znaczącym postępem Mierzalne Realistyczne Osiągalne dostępnymi działaniami Akceptowalne i uzgodnione z zainteresowanymi Pamiętaj o: Uzasadnij cel odwołując się do dokumentów strategicznych twojego powiatu i województwa Nie wystarczy tylko napisać o zgodności trzeba ją udowodnić Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

24 Zasady konstruowania celów 24 Krok 2 - Mierzalny Zdefiniuj po czym poznasz, że cel został osiągnięty – co będzie trzeba sprawdzić po realizacji projektu, żeby stwierdzić rzeczywiste zmniejszenie problemu. Krok 1 - Specyficzny Zastanów się w jaki sposób problemy, które zostały zidentyfikowane mogą być rozwiązane. Pomyśl, czego konkretnie musi być więcej, częściej, żeby problem rozwiązać lub żeby pojawiał się rzadziej. Skup się nie na nazywaniu zbioru czynności, ale specyficznie na każdym problemie. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

25 Zasady konstruowania celów 25 Krok 5 - Terminowy Sprawdź czy cel ma określony czas realizacji, czy czas który został obliczony jest odpowiedni do skomplikowania i trudności. Krok 4 - Realny Porównaj dostępne zasoby z tymi, które potrzebne są aby poprawnie wdrożyć projekt. Jeśli okaże się, że zasoby, które posiadasz nie są wystarczające a nie masz możliwości ich uzupełnienia do wymaganego projektem poziomu wówczas twój cel jest nierealny do osiągnięcia Krok 3 - Aprobowany Zastanów się czy ludzie, którzy mają z Tobą realizować cele projektu rzeczywiście są nimi zainteresowani, czy dzielą Twój pogląd na to jak można rozwiązać problem, czy będą mogli się z nim zidentyfikować. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

26 Cele we wniosku 26 Wpisywanie do wniosku Z definicji swoich problemów zgodnie z zasadami konstruowania celów zastanów się, co musisz osiągnąć, do jakiego celu dotrzeć, aby rozwiązać swój problem Zazwyczaj opis celów to treściwe odwrócenie problemu Podobnie jak poprzednio posługuj się wnioskiem, regulaminem i kartą oceny Bardzo ważna jest spójność: pamiętaj, aby cele rzeczywiście wynikały z problemów i dawały przekonanie, że realizacja celów pomoże rozwiązać te problemy Po wykonaniu opisu jeszcze raz sprawdź, czy spełnia on wymagania z regulaminu i karty oceny Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

27 Cele we wniosku 27 Opisz tutaj główny cel projektu oraz maksymalnie 3 cele szczegółowe. Pamiętaj, że definicja musi spełniać warunek SMART. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

28 Działania 28 Cel – co chcę osiągnąć projektem Działania, budżet i rezultaty – jak chcę to osiągnąć i za ile Problem i potrzeba – jaki stan rzeczy chcemy naprawić lub ulepszyć Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

29 Działania 29 zorientowane na cel – ważne jest, aby każde z działań w jak największym stopniu odpowiadało na zamierzony cel. Zwróć uwagę na pułapkę, w której piszący projekt mają z góry założone działania i starają się jedynie znaleźć argumentację potwierdzającą fakt, iż są one odpowiedzią na założony cel. realne – pamiętaj, że każde z działań, nawet te najbardziej innowacyjne i ciekawe, musi być realne, a więc musi znaleźć się źródło finansowania, jak również beneficjenci zainteresowani udziałem w nim. nakierowane na konkretnego odbiorcę – odpowiadać na jego preferencje, oczekiwania, możliwości, ograniczenia. Działania nie mogą być jedynie efektem naszej pomysłowości, ale przede wszystkim być odpowiedzią na potrzeby beneficjentów. Niezależnie czy masz już koncepcję działań, czy dopiero się nad nią zastanawiasz skonsultuj się z beneficjentami projektu przeprowadzając np. ankietę lub organizując zebranie. innowacyjne – planując działania możesz wykazać się pomysłowością, możesz pokazać swoje indywidualne podejście do problemu. Pamiętaj, że to właśnie poprzez działania najczęściej jest postrzegany projekt, one są najbardziej nośne i zauważalne w społeczności lokalnej. powiązane ze sobą – stanowić spójną, wzajemnie uzupełniającą się całość. Każde z działań może mieć swoją specyfikę, jednak łącznie z innymi działaniami stanowi wspólny projekt i podporządkowane jest jednemu celowi. wydajne i efektywne – realizacja zamierzonych działań powinna w jak największym stopniu zapewnić osiągnięcie sukcesu, czyli realizację zamierzonego celu. Ważne jest, aby posiadały one odpowiedni stosunek nakładu sił i środków do przewidywanych zysków. Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

30 Rezultaty 30 Rezultaty to bezpośrednie i natychmiastowe efekty zrealizowanego projektu. Rezultaty dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia projektu bezpośrednio po dostarczeniu wsparcia beneficjentom. Rezultaty twarde są to jasno zdefiniowane, policzalne korzyści, które osiągnął beneficjent projektu, np.: liczba osób, które podniosły kwalifikacje, liczba wydanych certyfikatów / dyplomów, liczba przeprowadzonych kursów. Pamiętaj, że opieranie się wyłącznie na rezultatach twardych nie daje pełnego obrazu efektywności projektu, ilość nie zawsze przekłada się na jakość, a więc istotne jest również uzyskanie rezultatów miękkich. Rezultaty miękkie stanowią fazę przejściową na drodze do osiągnięcia rezultatów twardych. Można do nich zaliczyć np.: rozwijanie zdolności np. interpersonalnych, nabycie nowych umiejętności np. obsługi komputera, wzrost świadomości / wiedzy na konkretny temat, zwiększenie motywacji np. do działania Plan: Wniosek Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

31 Działania we wniosku 31 Plan: Wniosek Wpisywanie do wniosku Działania powinny wprost wynikać z celów i problemów Osoba czytająca i oceniająca projekt najbardziej zwraca uwagę na spójność projektu Przygotowując opis działań odpowiedz sobie na pytanie: Czy moje działania prowadzą od problemu do celu, czy podejmując te działania zbliżę się do zrealizowania celu i rozwiązania problemu? Po wykonaniu opisu jeszcze raz sprawdź, czy spełnia on wymagania z regulaminu i karty oceny Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

32 Działania we wniosku 32 Plan: Wniosek Opisz tutaj działania; czytelnie przyporządkuj je do celów szczegółowych Wymień jakie wymierne rezultaty przyniosą twoje działania (ilość, jakość) Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

33 Budżet i koszty 33 Plan: Budżet i koszty Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

34 Budżet – zasady ogólne 34 Plan: Budżet i koszty Budżet odzwierciedla zasadność projektu Budżet dostarcza informacji, czy działania są realne i możliwe do zrealizowania przy określonych nakładach Budżet weryfikuje też, jak solidnie został przygotowany projekt, czy nie ma w nim niepotrzebnych kosztów lub czy niektóre działania nie zostały wycenione zbyt nisko Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

35 Budżet – zasady kwalifikowalności 35 Plan: Budżet i koszty Koszty dozwolone: Niezbędne do realizacji zadania Racjonalne i obliczone na podstawie przesłanek rynkowych Koszty rzeczowe i osobowe wraz ze wszelkimi narzutami i dodatkami Koszty, których poniesienie da się udokumentować odpowiednimi dokumentami księgowymi Koszty niedozwolone: Nieruchomości, prac budowlanych, inwestycji Zakupu instrumentów finansowych, papierów wartościowych Bezpośrednie wypłaty dla odbiorców, świadczenia materialne i niematerialne Sprzętu i wyposażenia, jeśli stanowią więcej niż 50% budżetu Przykład: Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.

36 Dziękuję za uwagę ! Zachęcam do zadawania pytań 36 Invent Sp. z o.o. Królewska 27/411, 00-060 Warszawa krzysztof.brosz@invent.com.plzysztof.brosz@invent.com.pl Invent Grupa Doradztwa i Treningu Sp. z o. o. materiały z warsztatu Akademia Pacjenta, Warszawa, dn. 10-11.10.2008 r.