CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Opracowanie: Jacek Grabowski, 2011 rok.

Prezentacja na temat: "CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Opracowanie: Jacek Grabowski, 2011 rok."— Zapis prezentacji:

1 CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY
Opracowanie: Jacek Grabowski, 2011 rok.

2 Idea Centralizacji Przedszkola, szkoły, gimnazja i inne jednostki oświatowe, powinny skupić się na wychowaniu i kształceniu młodych pokoleń, przygotowaniu ich do dorosłego życia i pracy zawodowej, jest to bowiem celem ich funkcjonowania. Wszelkiego rodzaju funkcje uboczne czy pomocnicze, takie jak obsługa finansowo-księgowa, należy natomiast przekazać firmom, które w tych obszarach się specjalizują. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

3 Kluczowe zagadnienia 1 centralizacją zostanie objęte ponad 90% jednostek oświaty dla których organem prowadzącym jest Miasto Wrocław; proces centralizacji rozpoczął się w roku 2011 i zostanie zakończony w kwietniu 2014 roku; centralna obsługa finansowo-księgowa prowadzona będzie przez Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich; obsługa ZOJM będzie prowadzona w 5 oddziałach ulokowanych w różnych częściach Wrocławia; kolejności przekazania obsługi do ZOJM będzie uzależniona od kilku kryteriów (przedstawione w dalszej części); centralizacja będzie obejmowała około 30 jednostek rocznie; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

4 Kluczowe zagadnienia 2 Dyrektor każdej z przejmowanych jednostek, otrzyma pełny instruktaż w zakresie przekazania obsługi do ZOJM; Dyrektor każdej z przejmowanych jednostek będzie mógł przekazać do ZOJM pracowników księgowości oraz płac na podstawie art. 23 ustawy o pracownikach samorządowych ; Służby administracyjne przejmowanych jednostek zostaną przeszkolone w zakresie sposobu opisywania, opieczętowywania oraz podpisywania dokumentów rozliczeniowych; Dyrektor jednostki przekazującej do ZOJM obsługę finansowo-księgową, będzie miał do dyspozycji trzech pracowników ZOJM (osoby przypisane do jednostki Dyrektora) do bieżącej obsługi finansów jednostki; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

5 3 Kluczowe zagadnienia Struktura obsługi Dyrekcja ZOJM
Zespół koordynatorów ZOJM - Zachód ZOJM - Północ ZOJM - Południe ZOJM - Centrum ZOJM - Wschód CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

6 2 Zespoły kompleksowej obsługi (2012)
Kluczowe zagadnienia Struktura obsługi 4 Dyrekcja ZOJM Zespół koordynatorów Siedziby ZOJM 3 Zespoły kompleksowej obsługi 2 Zespoły kompleksowej obsługi 7 Zespołów kompleksowej obsługi 1 Zespół kompleksowej obsługi 2 Zespoły kompleksowej obsługi (2012) CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

7 Zalety obsługi centralnej:
Obsługa ZOJM : + i - Zalety obsługi centralnej: jednolitość podstawowych dokumentów wymaganych ustawami: polityka rachunkowości, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych; jednolitość prowadzonych ksiąg rachunkowych – plan kont jednakowy dla wszystkich obsługiwanych jednostek – jedna polityka rachunkowości; rozwiązywanie problemów w dużym gronie specjalistów; szybka reakcja na zmiany przepisów; dostęp do operacji finansowych 24 godziny na dobę; dostęp do sprawozdań budżetowych przez stronę www 24 godziny na dobę; łatwość uzyskiwania danych finansowych przez organ prowadzący w jednolitej formie; etatyzacja dostosowana do norm przeliczeniowych (rzeczywistego zapotrzebowania); wyeliminowanie niebezpieczeństw wynikających z absencji pracowników administracyjnych; niższy koszty obsługi finansowej; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

8 Obsługa ZOJM : + i - Działania/rozwiązania usprawniające współpracę ZOJM ze szkołami i placówkami oświatowymi: do dyspozycji dyrektora pozostają 3 pracownicy ZOJM, w każdej chwili możliwy jest wgląd do operacji finansowych, utworzone zostaną oddziały ZOJM na terenie Wrocławia; zostanie podpisane porozumienie pomiędzy ZOJM, a dyrektorem placówki, określające szczegółowe zasady współpracy i odpowiedzialności; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

9 Automatyczny System Raportowy „E-mailing”
Obsługa ZOJM : + i - Automatyczny System Raportowy „ ing” CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

10 Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System E-mailing-owy (idea)
Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System ing-owy (idea) szybka i rzetelna informacja dla dyrektorów placówek; informacja o operacjach od razu po wprowadzeniu do systemu; dostępność informacji 24 godziny na dobę; informacja dostarczana automatycznie za pomocą ogólnie dostępnego narzędzia (Lotus); bezpieczeństwo informacji. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

11 Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System ing-owy (możliwości - moduł interaktywny) informacja generowana na życzenie (sprawdzanie poczty co 1 min); informacja dostarczana w formie tabelarycznej za pomocą poczty ; system otwarty umożliwiający konfigurację nieograniczonej ilości raportów; wysoki poziom bezpieczeństwa; informacja wg stanu przed zaksięgowaniem; Przykłady: 1. informacja o planach wydatków placówki w roku budżetowym; 2. informacja o wykonaniu wydatków z paragrafów płacowych w roku budżetowym; 3. informacja o wykonaniu wydatków rzeczowych placówki w roku budżetowym; System ing Moduł Interaktywny CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

12 WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH
Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System ing-owy Moduł Interaktywny WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH System ing Moduł Interaktywny WYKONANIE2011 analiza nadawcy; analiza tematu wiadomości; przygotowanie zestawienia. do nadawcy CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

13 WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH
Obsługa ZOJM : + i - Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich System ing-owy Moduł Interaktywny WYKONANIE WYDATKÓW RZECZOWYCH System ing Moduł Interaktywny CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

14 Elektroniczne sprawozdania budzetowe
Obsługa ZOJM : + i - Podpis elektroniczny Elektroniczne sprawozdania budzetowe CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

15 … wkrótce dostępne przez www.
Obsługa ZOJM : + i - wykonanie wydatków; sprawozdania budżetowe; - odpowiedzi Radców Prawnych na często zadawane pytania; … wkrótce dostępne przez www. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

16 Obsługa ZOJM : + i - Ankieta zadowolenia - narzędzie oceny ZOJM w rękach dyrektorów. Rzetelność, terminowość – trzydziestu jeden ankietowanych (66%) wskazało ocenę bardzo dobrą, czternastu (30%) dobrą, a dwóch (4%) - zadawalającą. Kompetencje i wiedza – dwudziestu siedmiu Dyrektorów (58%) oceniło poziom kompetencji i wiedzę z zakresu finansowo-księgowego pracowników ZOJM - bardzo dobrze, dziewiętnastu (40%) dobrze, jeden (2%) zadawalająco. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

17 Projekt „Wrocławska Edukacja”
Obsługa ZOJM : + i - „Rozwój informatycznego systemu zarządzania wrocławską oświatą” „Rozwój usług elektronicznych we wrocławskiej oświacie” Projekt „Wrocławska Edukacja” Projekty współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

18 Obieg dokumentów w zakresie wydatków rzeczowych
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

19 Obieg dokumentów w zakresie wydatków płacowych
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

20 Obsługa ZOJM Wsparcie ZOJM przy planowaniu budżetu jednostki oświaty
W zakresie wydatków z paragrafów rzeczowych: przygotowujemy zestawienie wykonania wydatków za rok poprzedni; przygotowujemy zestawienie wykonania wydatków od stycznia do sierpnia za rok bieżący; przygotowujemy ilościowe wykonanie mediów od stycznia do sierpnia; pracownicy Działu Rozliczeń służą pomocą w razie pytań Dyrektorów jednostek; W zakresie wydatków z paragrafów płacowych: przygotowujemy zestawienie wykonania za rok poprzedni oraz od stycznia do sierpnia roku bieżącego; w miesiącach październiku-grudzień przygotowujemy prognozę wykonania (na żądanie po podaniu przewidywanej liczby godzin ponadwymiarowych); obliczamy kwotę (plan) nagród jubileuszowych – na żądanie; obliczamy kwoty (plan) niewypłaconych 13-tek dla pracowników już niepracujących – na żądanie; przygotowujemy gotowe zestawienie korekty 13-tek w miesiącu lutym – w formie to przekazania do WE; CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

21 Obsługa ZOJM Wsparcie ZOJM przy planowaniu budżetu jednostki oświaty
Jesteśmy otwarci na każdą pomoc dla Dyrektorów obsługiwanych jednostek w zakresie Naszych kompetencji, upoważnień możliwości organizacyjnych. Jesteśmy otwarci na zgłaszane sugestie i uwagi Dyrektorów jednostek, w miarę możliwości wprowadzamy udogodnienia dla Dyrektorów. CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

22 Procedura przekazywania obsługi finansowo-księgowej do ZOJM
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

23 Kryteria przekazania obsługi f-k do ZOJM
Decyzja dyrektora jednostki oświatowej; Wyniki kontroli w zakresie prowadzenia finansów jednostki; Wskaźnik etatyzacji; Wskaźnik administracji; Wysokość budżetu jednostki; Złożoność jednostki/różnorodność realizowanych zadań; Lokalizacja względem jednostki obsługującej (ZOJM). CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

24 Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
Szkolenie pracowników administracji Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich SZKOLENIE W miesiącu poprzedzającym przekazanie obsługi do ZOJM Jak zapanować nad rozliczeniem… CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

25 Wydział Edukacji, Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich
Szkolenie pracowników administracji Wydział Edukacji, Zarząd Obsługi Jednostek Miejskich SZKOLENIE W miesiącu sierpniu w roku przekazania obsługi do ZOJM Jak zaplanować wydatki … CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011

26 Dziękuję za uwagę. Wrocław 2011
CENTRALIZACJA OBSŁUGI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ JEDNOSTEK WROCŁAWSKIEJ OŚWIATY Wrocław 2011