Przechowywanie Pism.

Prezentacja na temat: "Przechowywanie Pism."— Zapis prezentacji:

1 Przechowywanie Pism

2 Prowadzenie archiwum polega na:
Celowym przechowywaniu akt Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania.

3 Archiwum pełni rolę: Źródła informacji
Źródła materiałów dokumentacyjnych Źródła materiałów dowodowych Przechowywania akt, narzuconych przez prawo.

4 Przechowywanie akt bieżących
Akta spraw bieżących mogą być przechowywane w: Archiwum osobistym-przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących Archiwum wydziałowym-zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt Archiwum centralnym-tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów Archiwum akt tajnych-przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje

5 Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa
Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

6 Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa
Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

7 Grup zawodowych-możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa
Podziału geograficznego-możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu Dat-akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone Numerów-pismom lub aktom nadaje się określony numer

8 Sposoby przechowywania akt:
Układ pionowy-akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi Układ boczny-akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich Układ poziomy-akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości