Kluczowe czynniki sukcesu

Prezentacja na temat: "Kluczowe czynniki sukcesu"— Zapis prezentacji:

1 Kluczowe czynniki sukcesu
zidentyfikowanie szans rynkowych i podjęcie ryzyka dostarczenie w krótkim czasie produktu dostosowanego do potrzeb rynku (skuteczne zarządzanie projektami) zminimalizowanie kosztów ponoszonego ryzyka (zarządzanie ryzykiem)

2 Zarządzanie poprzez projekty
Organizacja musi reagować na potrzeby i wyzwania rynku i ustawicznie wprowadzać zmiany - ciągła zmiana Każda zmiana niesie w sobie nie tylko szanse, ale i ryzyko Cele i korzyści biznesowe są osiągane poprzez projekty - orientacja na projekty powinna być podstawowym elementem strategii

3 Ryzyko w projekcie Projekt jest próbą wykorzystania pewnej szansy - z każdą szansą związane jest ryzyko Nie ma projektów bez ryzyka!

4 Definicje ryzyka RYZYKO jest to zobiektywizowana niepewność wystąpienia niepożądanego zdarzenia RYZYKO jest potencjalnym, niepożądanym zdarzeniem, które może spowodować, że cele projektu nie zostaną osiągnięte RYZYKO jest to zdarzenie zidentyfikowane, którego prawdopodobieństwo wystąpienia można dość dokładnie określić

5 Ryzyko w projekcie Zarządzaj ryzykiem – inaczej ryzyko będzie zarządzało Tobą! To, czego się spodziewamy, rzadko się zdarza. To, czego się najmniej spodziewamy, najczęściej będzie miało miejsce

6 Ryzyko w projekcie Ryzyko trzeba identyfikować i analizować przed rozpoczęciem projektu, potem jest za późno – realizacja projektu się przeciąga. Ale ten proces trwa aż do zakończenia projektu! Grupy są szczególnie podatne na lekceważenie ryzyka!

7 Zarządzanie ryzykiem Dostrzeganie zagrożeń, określanie wielkości i zakresu ryzyka oraz podejmowanie prób uniknięcia go lub zmniejszenia jego wpływu. Umiejętność przewidywania tego, co nieoczekiwane, i radzenia sobie z tym, co nas spotyka

8 Zarządzanie ryzykiem Każda metodologia zarządzania ryzykiem – robota papierkowa Ale to się opłaci – bo brak zarządzania ryzykiem kosztuje znacznie więcej

9 Niezbędny jest KOMPROMIS
Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem KOSZTUJE ! BRAK systematycznego podejścia do zarządzania ryzykiem projektu KOSZTUJE BARDZO DUŻO ! Niezbędny jest KOMPROMIS Zadaniem kierownika projektu jest wybór poziomu ryzyka właściwego dla specyfiki projektu i spodziewanych korzyści

10 Zarządzanie ryzykiem Nie ma projektów bez ryzyka (nie rezygnuje się z projektu, który ma dużą wartość, tylko dlatego, że jest ryzykowny) Akceptujemy tylko te projekty, które mają akceptowalny poziom ryzyka

11 Cele zarządzania ryzykiem
Maksymalizacja efektu zdarzeń pozytywnych i minimalizacja zdarzeń negatywnych Zwiększenie szans powodzenia projektu

12 Cele zarządzania ryzykiem
Pomoc w lepszym określeniu celów projektu (terminu, kosztu, jakości) Umożliwienie lepszego zarządzania projektem, uwzględniającego zmiany Dostarczenie udziałowcom informacji o ryzyku projektu Ułatwienie podejmowania decyzji dzięki lepszej znajomości projektu

13 Zarządzanie ryzykiem projektu
Procesy: Identyfikacja ryzyka Kwantyfikacja i hierarchizacja ryzyka Planowanie przeciwdziałania ryzyku Kontrola ryzyka i przeciwdziałania ryzyku Dokumentacja doświadczeń (kapitalizacja wiedzy)

14 Metodyki zarządzania ryzykiem
PRINCE 2 nie zostanie przeoczone nic, co nie spełnia wymogów jakości czy specyfikacji duży nakład na dokumentację, potrzebne dodatkowe zasoby RAMP (Risk Analysis and Management of Projects): klasyfikacja wszystkich rodzajów ryzyka ocena ryzyka ograniczenie ich wpływu na projekt

15 Zródła ryzyka Z zewnątrz (polityka, prawo, instytucje)
Wewnętrzne – wynikające z właściwości procesu Narzucone – uwarunkowania realizacyjne projektu (uwarunkowania technologiczne, kosztowe, terminowe) Wprowadzone – wynikające z niedostatecznej wiedzy lub zaniedbań w działaniu

16 Identyfikacja ryzyka Obszary ryzyka, jakie należy uwzględnić w projekcie ryzyko techniczne ryzyko finansowe ryzyko prawne

17 Ryzyko techniczne zakres produktu i projektu harmonogram prac
struktura podziału prac WBS, zależności pomiędzy zadaniami, oszacowanie nakładu prac, efektywność pracy, zarządzanie zasobami, warunki kontraktów, komunikacja w projekcie procedury, technologie normy i standardy (nieznane lub nieuzgodnione) jakość sprzętu, maszyn, urządzeń jakość prac badawczych i rozwojowych

18 Ryzyko techniczne zasoby (dostępność, doświadczenie, efektywność pracy) dostawcy i kooperanci (zawodność, dodatkowe koszty, nie wywiązywanie się z gwarancji); części zamienne opakowanie i transport liczba rozmówców ze strony klienta.

19 Ryzyko finansowe błędna estymacja kosztów
sposób finansowania (kredyty) terminy płatności (nie związane z konkretnym zakresem prac, zmiana stopy procentowej) warunki płatności (ceny ustalone lub korygowane) kursy walut, waluty niewymienialne brak zapłaty po wykonaniu pracy (brak akceptacji, niewypłacalność) kary (ryczałt, ograniczenia)

20 Ryzyko finansowe zerwanie lub przerwanie umowy
pozwanie przez klienta (kary, ukryte wady) problemy społeczne, decyzje rządu i urzędów centralnych przepisy podatkowe (także zagraniczne) odpowiedzialność cywilna, lokalne przepisy bezpieczeństwa, ochrona

21 Ryzyko prawne obowiązujący język obowiązujące prawo lokalizacja
wady dokumentów własność przemysłowa (technologie, know-how) kto rozsądza interwencja osób trzecich decyzje rządu i urzędów centralnych (przepisy)

22 Podejście do identyfikacji ryzyka
Obszary ryzyka zależą od tego, co jest zasadniczym celem projektu, np. szybkie dostarczenie produktu na rynek dostarczenie produktu najwyższej jakości dostarczenie produktu w pełni akceptowanego przez klienta (obszarem ryzyka jest zmiana oczekiwań klienta)

23 Podejście do identyfikacji ryzyka
zależy od rodzaju spodziewanych korzyści osiągnięcie zysku zdobycie doświadczenia uzyskanie mocnej pozycji na rynku różnice celów poszczególnych udziałowców projektu (np. głównie zysk – głównie prestiż) stanowią obszar ryzyka całego projektu

24 Identyfikacja ryzyka - dane wejściowe
opis produktu (wypróbowana technologia czy innowacje) lista kooperantów i dostawców (wiarygodność) SPP, oceny kosztów i czasu trwania zadań lista zadań z przydzielonymi zasobami, harmonogram lista trudno zastępowalnych członków zespołu, „zapracowanych” i „rozrywanych” członków zespołu dane historyczne o projektach i ryzyku (firma lub pracownik, dokument lub pamięć) dane o podobnych projektach

25 Identyfikacja ryzyka – narzędzia
wywiady z udziałowcami projektu burze mózgów listy kontrolne (checklist) – specyficzne dla branży audyty produktu i procesów projektu indywidualne zgłoszenia (zaangażowanie każdego członka zespołu, klientów i dostawców w zarządzanie ryzykiem) eksperci („grupa delficka”) Diagram Ishikawy (rybi szkielet)

26 Identyfikacja ryzyka – narzędzia (WYWIADY)
osoba prowadząca wywiad musi dobrze znać dziedzinę cele wywiadu jasno określone i akceptowane przez obie strony pytania otwarte (swobodne wypowiedzi rozmówcy) nie dłużej niż 2 godziny brak konfrontacji jasna i rzeczowa dokumentacja

27 Identyfikacja ryzyka – narzędzia (BURZA MÓZGÓW)
chodzi też o ilość celem jest nie rozwiązanie problemu, a identyfikacja ryzyka sesja powinna być ukierunkowana, nie dłuższa niż 2 godz. prowadzący ani żaden z uczestników nie ma prawa do oceny ani przeformułowania zgłaszanych pomysłów

28 Identyfikacja ryzyka – narzędzia (GRUPA DELFICKA)
wybór grupy ekspertów z firmy i spoza firmy, eksperci nie mają kontaktu między sobą, może nawet o sobie wzajemnie nie wiedzą każdy ekspert jest pytany o możliwe ryzyka każdy ekspert otrzymuje wszystkie odpowiedzi i może zmodyfikować swoją proces jest powtarzany

29 Narzędzia identyfikacji ryzyka Lista kontrolna (IT)
Obszar kontaktów z klientem umowy wymagania Obszar oprogramowania Programowanie Wymagania Testowanie Obszar kwalifikacji zespołu Kwalifikacje Szkolenia

30 Narzędzia identyfikacji ryzyka SPP Przykład: porządkowanie ogrodu
Uporządkować ogród Dojazd Skosić trawę Przyciąć żywopłot

31 Identyfikacja ryzyka - wyniki
nazwa (identyfikator) ryzyka symptomy ryzyka (trigger) opis ryzyka (na czym będzie polegało); wpływ na poszczególne elementy projektu (zasięg oddziaływania) zależność od innych ryzyk (wykluczanie, wzmacnianie, przenoszenie )

32 (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje)
Kwantyfikacja ryzyka Dla każdego ryzyka trzeba określić prawdopodobieństwo jego wystąpienia konsekwencje WARTOŚĆ RYZYKA (1) = (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje) Mało prawdopodobne zdarzenie niekoniecznie powinno być pominięte

33 Kwantyfikacja ryzyka - prawdopodobieństwo
Ocena prawdopodobieństwa PERT (prawdopodobieństwo nie dotrzymania terminu) i metody pokrewne Drzewa decyzyjne, diagramy przyczynowo-skutkowe Symulacja Gotowe tabele

34 Kwantyfikacja ryzyka (prawdopodobieństwo)
Pr-stwo problemu Oprogramowanie 0,1 już robione w przeszłości 0,3 Małe modyfikacje 0,5 Większe zmiany 0,7 Nowy, złożony projekt 0,9 Innowacja

35 Kwantyfikacja ryzyka - konsekwencje
Ocena konsekwencji ilościowa (np. wysokość kosztów, w tym np. koszty utraconych szans, wielkość kar); słowna (skutek katastrofalny, krytyczny, marginalny, nieistotny) Narzędzia jak przy prawdopodobieństwie

36 Kwantyfikacja ryzyka (konsekwencje)
Ryzyko Wpływ na termin za- kończenia Wpływ na koszty Wpływ na jakość Konsek-wencje R1 + 2 miesiące +20% Katastro-ficzne R2 + 20 dni +1% -30% Nie-znaczne R3 + 1,5 miesiąca +7% duże

37 Kwantyfikacja ryzyka – wyniki
Przykład klasyfikacji wartości ryzyka wysokie ryzyko: wartość >5 średnie ryzyko: wartość od 1 do 5 niskie ryzyko: wartość od 0 do 1 K O 10 N 9 S 8 E 7 6 W 5 4 3 C 2 J 1 .1 .2 .3 .4 .5 .6 .7 .8 .9 P R A W D O P O D O B I E Ń S T W O

38 Kwantyfikacja ryzyka w złożonych przypadkach
ŁĄCZNA WARTOŚĆ WIELU RYZYK = średnia ważona wartości poszczególnych ryzyk ŁĄCZNA WARTOŚĆ RYZYKA Z WIELU TYTUŁÓW = (średnia ważona prawdopodobieństwa) x (średnia ważona konsekwencji) Wagi stosowane są również przy określaniu ryzyka kompleksu złożonego z wielu segmentów

39 Przykład: Ocenić wartość ryzyka projektu IT
oparty na znanym sprzęcie oprogramowanie podobne do tego, które robiono wcześniej, z małymi modyfikacjami wymieniający dane z bazą danych, która jest tworzona równolegle; awaria spowoduje przesunięcie ważnego kamienia milowego o około 2 miesiące oraz wzrost kosztu projektu o około 8%, będzie istotna dla całości systemu

40 Kwantyfikacja ryzyka WARTOŚĆ RYZYKA =
Dla każdego ryzyka są określane: prawdopodobieństwo jego wystąpienia konsekwencje nasza zdolność do wczesnego wykrycia ( oceniana w skali od 1 - na pewno będziemy o tym wiedzieli dostatecznie wcześnie, do 10 - zupełnie nie do przewidzenia). WARTOŚĆ RYZYKA = (prawdopodobieństwo wystąpienia) x (konsekwencje) x (nasza zdolność do wczesnego wykrycia)

41 Przykład Ocenić wartość ryzyka wycieczki rowerowej
Ryzyko Pr-stwo Konsekwencje (1-10) Zdolność do wczesnego wykrycia (1-10) Wartość „Guma” Samochód Pogoda

42 Planowanie przeciwdziałania ryzyku Co można zrobić z ryzykiem?
I. Wyeliminować lub zredukować normy w ofercie ustalony koszt zakupu (ale inne ryzyko: terminowość!) zakupy u sprawdzonych dostawców terminy płatności związane z zakresem prac poprawność umowy rozważenie alternatywnych harmonogramów (np. dłuższa analiza wymagań) II. Przenieść na osobę trzecią wspólnik podwykonawca klient ubezpieczenie III. Kontrolować rezerwy, działania korygujące osoby odpowiedzialne procedury postępowania

43 Planowanie i kontrola przeciwdziałania ryzyku - wyniki
możliwe sposoby minimalizacji, redukcji, eliminacji, reakcji, różne scenariusze określenie osób odpowiedzialnych za kontrolę danego ryzyka Zapobieganie i minimalizacja ryzyka kosztują. Kosztuje również ryzyko, którego nie da się uniknąć i które zaistnieje. W budżecie należy uwzględnić koszty zarządzania ryzykiem.

44 Przykłady zapobiegania i minimalizacji ryzyka
Zakres produktu i projektu Problemy polityczne i prawne Ryzyko walutowe Ryzyko stóp procentowych Niewiarygodny partner Nieodpowiedni kierownik Harmonogram, budżet

45 Przykłady zapobiegania i minimalizacji ryzyka
Harmonogram, budżet Ukryte zapasy Przeciąganie się rozpoczęcia projektu Koszty, które mogą się pojawić, ale nie muszą Koszty przekroczone Kwestionowana należność Nierzetelni dostawcy

46 Rezerwy na ryzyko nieprzewidziane wydarzenia (na niepewność)
zidentyfikowane ryzyko, wynikająca z oszacowania wartości oczekiwanej kosztów poniesienia ryzyka (rezerwa np. w umowie) bez rezerwy na złą pracę (pomniejszenie zysku) koszty eliminacji, redukcji, przeniesienia ryzyka – w budżecie 

47 Sposoby ustalania rezerw na ryzyko
rezerwa na poziomie portfela projektów rezerwa na poziomie projektu rezerwa na najwyższym poziomie SPP projektu rezerwy przypisane do elementów niższego poziomu SPP (najlepsze rozwiązanie) rezerwy “tematyczne” (na problemy techniczne, personalne, itp.) Proces zarządzania ryzykiem trwa przez CAŁY CZAS REALIZACJI PROJEKTU

48 Korzystanie z rezerw na ryzyko
ścisłe procedury, w gestii kierownika projektu lub odpowiedzialnych za pakiety kontrolne zużywanie rezerwy w powiązaniu ze stopniem zaawansowania pakietu kontrolnego uwzględnianie w ACWP pakietów lub osobno uwalniane rezerw po zakończeniu pakietu lub w miarę postępu realizacji (rezerwy niewykorzystane - zamrożone pieniądze, podlegające opodatkowaniu)

49 Zarządzanie ryzykiem podczas realizacji projektu
Co jakiś czas trzeba zadawać następujące pytania: czy któreś z ryzyk stało się bądź na pewno stanie rzeczywistością? czy jakieś ryzyko już przestało nam grozić? czy pojawiły się nowe ryzyka? jaki jest wpływ powyższych ustaleń na koszty, czas, jakość, wykorzystanie rezerwy?

50 Reakcje na ryzyko w trakcie realizacji projektu
Na zimno: systematyczne sprawdzanie prawdziwości założeń Na gorąco (przygotowane na zimno): rezerwa, przesunięcie kamieni milowych, złagodzenie wymagań, modyfikacja zadań i zależności między nimi, wprowadzanie decyzyjnych kamieni milowych

51 Kapitalizacja doświadczeń
Stworzenie bazy danych o: zidentyfikowanych ryzykach, ich kwantyfikacji i przewidzianych sposobach przeciwdziałania zmaterializowanych ryzykach i zastosowanych sposobach przeciwdziałania procedurze stosowanej przy zarządzaniu ryzykiem w danym projekcie (czy dane są wiarygodne?)

52 Metody matematyczne w zarządzaniu ryzykiem projektu
Rzadkie zastosowanie modeli matematycznych w analizie ryzyka projektu bariera pojęciowa i językowa trudność implementacji rozdźwięk między teorią i praktyką konieczność szkoleń

53 A jednak modele matematyczne są stosowane
polecane przez PMI stosowane w oprogramowaniu, np. Microsoft Project RISK+ w decyzjach inwestycyjnych (NPV, IRR)

54 Metody matematyczne w zarządzaniu ryzykiem projektu
metody harmonogramowania w warunkach niepewności informacji o czasach trwania poszczególnych zadań (warianty pesymistyczne i probabilistyczne, liczby przedziałowe, liczby rozmyte) metody szacowania wartości oczekiwanych alternatywnych sposobów postępowania, z których każdy zawiera w sobie element niepewności i z których trzeba wybrać jeden metody dopuszczające podawanie kosztów poszczególnych zadań w postaci rozkładu prawdopodobieństwa i szacujące na tej podstawie prawdopodobieństwo zmieszczenia się w zadanym budżecie oraz wysokość niezbędnej rezerwy finansowej

55 Sposoby formalnej reprezentacji niepewności i niepełnej wiedzy
rachunek prawdopodobieństwa arytmetyka przedziałowa arytmetyka rozmyta

56 Zmienna losowa rozkład prawdopodobieństwa zmiennej losowej
w przypadku niepowtarzalnych przedsięwzięć nie zawsze znany musi spełniać silne założenia (również prawdopodobieństwo subiektywne)

57 Przykład subiektywnego rozkładu prawdopodobieństwa
Jakie wartości wchodzą w ogóle w grę? Odpowiedź – 3, 4, 5 Jak są prawdopodobne: 3 z prawdopodobieństwem 1/3 4 z prawdopodobieństwem 1/2 5 z prawdopodobieństwem 1/3 Założenia nie są spełnione

58 Rachunek prawdopodobieństwa w analizie ryzyka projektu
jeśli założenia są fałszywe, wyniki będą dawały wrażenie precyzyjności, ale będą nieprawdziwe

59 Arytmetyka przedziałowa
przedział [a,b] zawierający wszystkie możliwe wartości lepiej przyznać się do niewiedzy i otrzymać adekwatne wyniki, niż otrzymać wyniki mylące działania arytmetyczne bardzo proste

60 Arytmetyka rozmyta modelowanie stwierdzeń „około 1000”
decydent określa, na ile możliwe jest wystąpienie dowolnej wartości działania arytmetyczne bardzo proste dużo słabsze założenia niż przy zmiennych losowych

61 Przykład liczby rozmytej
koszt projektu „około ”, czyli (900,1000,1100, 1200) liczby z przedziału [1000,1100] możliwe w największym stopniu 900 i 1200 już w zasadzie niemożliwe

62 Możliwość modelowania opinii wielu ekspertów
(900,1000,1100, 1200) [900,1200] - opinia najostrożniejszego eksperta [1000,1100] - opinia eksperta najlepiej poinformowanego

63 Symulacja wejście: rozkłady czasów trwania zadań, rozkłady kosztów zadań wyjście: rozkład czasu trwania projektu, rozkład całkowitego kosztu projektu, prawdopodobieństwo przekroczenia terminu, prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu

64 Przykład symulacji czasu trwania

65 Metody matematyczne w zarządzaniu ryzykiem
100 80 50 10 PRAWDOPODOBIEŃSTWO KOSZT budżet rezerwa ryzyko Prawdopodobieństwo „sukcesu”, jeśli rezerwa Rezerwa 0,9 160000 0,7 108000 0,5 21000 0,3 -28000 0,1 -54000 Rozkład prawdopodobieństwa zmieszczenia się w budżecie + rezerwa

66 Analiza ryzyka projektów inwestycyjnych
wejście: czas trwania, przepływy (probabilistyczne, przedziałowe, rozmyte), stopa dyskontowa (probabilistyczna, przedziałowa, rozmyta), wyjście: probabilistyczne, przedziałowe, rozmyte NPV, IRR...

67 Przykład analizy ryzyka inwestycji (przedziały)
przepływy w kolejnych latach: [-2000,-2000], [-1000,500], [-700,0], [-100,1100], [-1000,1000], [400,500], [2800,3100], [1500,2000], [1600,2100] stopa dyskontowa: [16%,19%] NPV: [-1897,2547] ryzyko przyjęcia projektu nieopłacalnego (NPV<0) : 43%.

68 Metoda EMV (oczekiwanej wartości monetarnej)
Alternatywa 1: Alternatywa 2: Oparcie decyzji w projekcie na kryterium maksymalizacji EMV, gwarantuje zysk z projektu większy niż przy jakimkolwiek innym kryterium. Możliwość wyceny straty z tytułu wykluczających się ryzyk Rezulat P-o Zysk EMV orzeł 0,5 10 zł 5 zł reszka - 8 zł -4 zł suma 1 1 zł Rezulat P-o Zysk EMV Czerwony 0,4 14 zł 5,6 zł Zielony 0,6 - 9 zł -5,4 zł Suma 1 0,2 zł

69 Metody matematyczne w zarządzaniu ryzykiem
Metoda drzew decyzyjnych Decyzja Zdarzenie losowe P1 P2 ALBO

70 Metoda drzew decyzyjnych

71 Niebezpieczeństwa metod matematycznych
wrażenie dokładności i precyzji, nie zawsze uzasadnione elementy trudno wyrażalne w liczbach wartość oczekiwana ma sens tylko w przypadku decyzji powtarzalnych trudno podać rozkład prawdopodobieństwa (szacowania przedziałowe i rozmyte) Zastosowanie metod matematycznych kosztuje

72 Metody matematyczne w zarządzaniu ryzykiem
modele matematyczne pozwalają formalizować niepełną wiedzę i analizować ryzyko związane z nieznajomością przyszłości model matematyczny nie musi oznaczać naciągania rzeczywistości do teorii