Wspólne skoroszytów Wspólne użytkowanie skoroszytów Arkusze i skoroszyty Tworzenie nowego skoroszytu Obliczenia w skoroszytach Przeglądanie wzorów w skoroszytach.

Prezentacja na temat: "Wspólne skoroszytów Wspólne użytkowanie skoroszytów Arkusze i skoroszyty Tworzenie nowego skoroszytu Obliczenia w skoroszytach Przeglądanie wzorów w skoroszytach."— Zapis prezentacji:

1 Wspólne skoroszytów Wspólne użytkowanie skoroszytów Arkusze i skoroszyty Tworzenie nowego skoroszytu Obliczenia w skoroszytach Przeglądanie wzorów w skoroszytach Scalanie stylów z różnych skoroszytów Praca z udostępnianym skoroszytem Konfigurowanie udostępnianego skoroszytu Zapisywanie i zamykanie skoroszytów

2 Arkusze i skoroszyty W programie Microsoft Excel skoroszyt jest plikiem w którym pracujemy i przechowujemy dane. Ponieważ każdy skoroszyt może zwierać wiele arkuszy, możemy organizować różne rodzaje powiązanych informacji w pojedynczym pliku. Używajmy skoroszytów, aby wyświetlać dane w postaci list i analizować je. Możemy wprowadzać i edytować dane na kilku arkuszach jednocześnie i przeprowadzać obliczenia oparte na danych z różnych arkuszy. Podczas tworzenia wykresu możemy umieszczać go na arkuszu zawierającym dane powiązane z wykresem lub na oddzielnym arkuszu wykresu. Nazwy arkuszy ukazują się na kartach arkuszy znajdujących się w dolnej części okna skoroszytu. Aby przejść z arkusza do arkusza, klikamy kartę arkusza. Nazwa aktywnego arkusza jest pogrubiona.

3 Tworzenie nowego skoroszytu Po uruchomieniu programu Excel otworzy on automatycznie nowy skoroszyt z trzema pustymi arkuszami roboczymi. Aby utworzyć nowy skoroszyt oparty na domyślnym szablonie skoroszytu, należy nacisnąć przycisk Nowy skoroszyt na pasku narzędzi Standardowym. Aby utworzyć nowy skoroszyt oparty na szablonie arkusza kalkulacyjnego, z menu PLIK należy wybrać polecenie NOWY. Wówczas zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowy, w którym należy kliknąć na karcie Arkusze kalkulacyjne, wybrać jeden z umieszczonych tam szablonów (po kliknięciu na dowolnej ikonie, w okienkun Podgląd będzie wyświetlony podgląd pierwszego arkusza roboczego odpowiedniego skoroszytu) i nacisnąć przycisk OK.

4 Obliczenia w skoroszytach Obliczanie jest procesem obliczania formuł, a następnie wyświetlania wyników jako wartości w komórkach zawierających formuły. Domyślnie program Microsoft Excel automatycznie wykonuje obliczenia we wszystkich otwartych skoroszytach. Można jednak kontrolować czas wykonywania obliczeń. Kiedy to jest możliwe program Microsoft Excel aktualizuje tylko te komórki zależne od innych komórek, które zawierają zmienione wartości. Ten typ obliczeń pozwala uniknąć zbędnych rachunków. Program Microsoft Excel wykonuje także obliczenia przy każdym otwieraniu lub zapisywaniu skoroszytu. Program Microsoft Excel oblicza w komórkach wartości podstawowe lub przechowywane. Wartość widoczna na ekranie zależy od wybranego formatowania i wyświetlania przechowywanej wartości. Na przykład komórka, w której wyświetlana jest data jako "6/22/96" zawiera także liczbę porządkową, która jest wartością daty przechowywaną w komórce. Można zmienić sposób wyświetlania daty na inny format (na przykład na "22-cze-96"), lecz zmiana sposobu wyświetlania wartości na arkuszu roboczym nie powoduje zmiany wartości przechowywanej. Podczas wykonywania obliczeń można wybierać polecenia lub wykonywać czynności takie, jak wprowadzanie liczb lub formuł. W takich wypadkach program Microsoft Excel czasowo przerywa wykonywanie obliczeń w celu wykonania innych poleceń lub czynności, a następnie wznawia obliczenia. Proces obliczeń może trwać dłużej jeśli skoroszyt zawiera dużą liczbę formuł, jeśli skoroszyty zawierają tabele danych, lub jeśli skoroszyty zawierają funkcje obliczane automatycznie przy każdym wykonywaniu obliczeń w skoroszycie.

5 PRZEGLĄDANIE WZORÓW W SKOROSZYCIE Excel standardowo wyświetla w zajmowanej przez formułę komórce jej wynik (dzięki czemu wynik ten można traktować jak zwykłą liczbę) i wyświetla formułę tylko w polu odniesienia, kiedy komórka, którą zajmuje, jest aktywna. Do usuwania błędów ze skoroszytów przydaje się jednak czasem wyświetlenie w komórkach formuł, które są w nich umieszczone, a do przełączenia między zwykłym widokiem a widokiem z formuły służą klawisze Ctrl+` (`to odwrotny apostrof, umieszczony na klawiszu po lewej stronie klawisza 1).

6 SCALANIE STYLÓW Z RÓŻNYCH SKOROSZYTÓW Za pomocą polecenia SCALAJ można szybko przekopiować style między różnymi skoroszytami. W tym celu należy: – Uaktywnić skoroszyt, do którego mają trafić style innego skoroszytu. – Z menu FORMAT wybrać polecenie STYL; Excel wyświetli okno Styl. – Nacisnąć przycisk Scalaj; wówczas zostanie wyświetlone okno dialogowe Scalaj style. – Z listy Scalaj style z wybrać skoroszyt zawierający style, które mają być przekopiowane do bieżącego skoroszytu. – Nacisnąć przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Scalaj style i przekopiować style do aktywnego skoroszytu, dzięki czemu są gotowe do użytku. Excel automatycznie powróci do okna dialogowego Styl. – W oknie dialogowym Styl aktywnego skoroszytu sformatować zaznaczone komórki stylem wybranym z listy Nazwa stylu lub nacisnąć przycisk OK, aby zamknąć okno dialogowe Styl.

7 Co trzeba wiedzieć na temat pracy w udostępnianym skoroszycie Przeglądanie i wprowadzanie zmian w udostępnianym skoroszycie różni się od pracy w skoroszycie, który nie jest udostępniany w następujący sposób: ·Aby wprowadzić zmiany do udostępnianego skoroszytu utworzonego w programie Microsoft Excel 97, trzeba używać tego samego programu. Nie można używać wcześniejszych wersji programu Microsoft Excel. Można pracować w tym samym udostępnianym skoroszycie z komputerów Windows i Macintosh, jeśli w obu komputerach używany jest program Microsoft Excel 97. ·Przy wprowadzaniu zmian do udostępnianego skoroszytu program Microsoft Excel używa nazwy użytkownika do identyfikacji jego pracy. Aby ustawić nazwę użytkownika, należy kliknąć polecenie Opcje w menu Narzędzia, a następnie kliknąć przycisk Ogólne. Następnie należy wpisać swoją nazwę użytkownika w polu Nazwa użytkownika. ·W udostępnianym skoroszycie niektóre polecenia i operacje programu Microsoft Excel są niedostępne.. ·Jeśli więcej niż jeden użytkownik dodaje komentarz do tej samej komórki w udostępnianym skoroszycie, gdy każdy z użytkowników zapisuje skoroszyt, pojawia się tekst wszystkich zapisanych komentarzy dla tej komórki. ·Domyślnie, zmiany wprowadzone przez innych użytkowników są widoczne przy zapisywaniu udostępnianego skoroszytu. Można spowodować automatyczną aktualizację w określonych odstępach czasu. Każdy z użytkowników może określić inny okres aktualizacji.. ·Domyślnie, jeśli zapisywane zmiany są sprzeczne ze zmianami zapisanymi przez innego użytkownika, program Microsoft Excel wyświetla okno dialogowe Rozwiązywanie konfliktów tak, aby można było zdecydować, czy zapisać własne zmiany czy zaakceptować zmiany wprowadzone przez innych. Zamiast tego można także zapisywać zmiany automatycznie, dzięki czemu okno dialogowe nie będzie wyświetlane.. ·Domyślnie każdy użytkownik może zapisać osobisty filtr i ustawienia wydruku dla udostępnianego skoroszytu.. ·Można obejrzeć kompletną listę zmian wprowadzonych do skoroszytu wraz z nazwami autorów zmian, danymi, które zostały usunięte lub zamienione i informacjami dotyczącymi sprzecznych zmian.

8 Konfigurowanie udostępnianego skoroszytu 1.W menu Narzędzia kliknij polecenie Udostępnij skoroszyt, a następnie kliknij kartę Edycja. 2.Zaznacz pole wyboru Zezwól na edycję w trybie wielodostępnym, a następnie kliknij przycisk OK. 3.Gdy zostanie wyświetlony komunikat, zapisz skoroszyt. 4.W menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako, a następnie zapisz udostępniany skoroszyt w lokalizacji sieciowej, do której mogą uzyskać dostęp inni użytkownicy

9 ZAPISYWANIE I ZAMYKANIE SKOROSZYTÓW – Aby zapisać skoroszyt, z menu PLIK należy wybrać polecenie ZAPISZ – Aby zamknąć skoroszyt i przejść do pracy z innym, należy z menu PLIK wybrać polecenie ZAMKNIJ. Jeśli skoroszyt zawiera zmiany, które nie zostały jeszcze zapisane przed zamknięciem skoroszytu Excel zapyta, czy ma je zapisać. – Aby zamknąć wszystkie otwarte skoroszyty, należy - trzymając wciśnięty klawisz Shift - z menu PLIK wybrać polecenie ZAMKNIJ WSZYSTKIE.