Czy prawo woli papier? Elektroniczny obieg dokumentów okiem prawnika

Prezentacja na temat: "Czy prawo woli papier? Elektroniczny obieg dokumentów okiem prawnika"— Zapis prezentacji:

1 Czy prawo woli papier? Elektroniczny obieg dokumentów okiem prawnika
EOIF GigaCon Kraków, 25 stycznia 2012 Czy prawo woli papier? Elektroniczny obieg dokumentów okiem prawnika radca prawny Beata Kuczek-Maruta © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

2 Jak jest teraz? EOIF. Czy prawo woli papier?
© Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

3 umowy gospodarcze można zawierać w dowolnej formie
EOIF. Czy prawo woli papier? Zasada umowy gospodarcze można zawierać w dowolnej formie Wyjątki: Wyraźny przepis prawa, który wymaga konkretnej formy Porozumienie stron ustalające, że wymagana jest konkretne forma © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

4 UMOWY USŁUGOWE Forma zawierania umów
„W obrocie cywilnoprawnym, w ramach obowiązującej zasady swobody zawierania umów (art k.c.) strony mogą w dowolnej formie kształtować stosunki umowne. Tylko ustawa lub wola samych stron (art. 76 k.c.) może stawiać szczególne wymagania, co do formy czynności prawnych, przy czym skutki ich naruszenia są niejednolite.” Sąd Najwyższy, wyrok z , II CKN 255/00

5 Nawet fiskus przyznaje, że mamy dowolność formy zawierania umów:
EOIF. Czy prawo woli papier? Nawet fiskus przyznaje, że mamy dowolność formy zawierania umów: „Okoliczność, że obowiązek ponoszenia świadczeń przez stronę nie wynika z zawartych przez nią pisemnych umów bynajmniej nie może przesądzać o nieuznaniu wydatków na te świadczenia za koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, skoro przepisy Kodeksu cywilnego nie przewidują dla ważności umowy zlecenia żadnej szczególnej formy.” Naczelny Sąd Administracyjny w Szczecinie, wyrok z , SA/Sz 3118/95 © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

6 umowę o b. dużej wartości można zawrzeć: kiwając głową
EOIF. Czy prawo woli papier? umowę o b. dużej wartości można zawrzeć: kiwając głową rozmawiając przez telefon mailem klikając na stronie internetowej wpisując dane w elektronicznej platformie dystrybucyjnej © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

7 Takie liberalne podejście nie ma jednak zastosowania.......
EOIF. Czy prawo woli papier? Takie liberalne podejście nie ma jednak zastosowania w prawie pracy – umowa o pracę powinna być na piśmie w rachunkowości – dowody księgowe muszą być odpowiednio utrwalone przy ochronie danych osobowych – zgoda na ich przetwarzanie powinna być pisemna w niektórych rodzajach działalności (np. bankowej) gdzie pisemne dokumentowanie transakcji jest wymagane przez przepisy branżowe © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

8 Jakie rodzaje formy mamy do dyspozycji?
EOIF. Czy prawo woli papier? Jakie rodzaje formy mamy do dyspozycji? Forma pisemna (zwykła): dokument sporządzony dowolną techniką opatrzony własnoręcznym podpisem Forma (pisemna) szczególna: dokument opatrzony własnoręcznym podpisem z zachowaniem dodatkowych formalności: urzędowe poświadczenie podpisu na dokumencie urzędowe poświadczenie daty dokumentu dokument sporządzony w formie aktu notarialnego © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

9 Jakie rodzaje formy mamy do dyspozycji?
EOIF. Czy prawo woli papier? Jakie rodzaje formy mamy do dyspozycji? Forma ustna: rozmowa bezpośrednia, przez telefon, przez Skype’a Inne formy niepisemne = mają tę samą moc prawną co forma ustna mail (bez podpisu elektronicznego) fax skan telegram wpis (wprowadzenie danych) na stronie www lub w programie zarządzającym zakupami/sprzedażą © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

10 Co to znaczy forma pisemna?
EOIF. Czy prawo woli papier? Co to znaczy forma pisemna? Art. 78 kc § 1 Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. § 2 Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. § 2 jest regulacją martwą, bo prawie nikt nie ma bezpiecznego podpisu elektronicznego (są za drogie) i nie wiadomo co to znaczy „równoważne” © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

11 Czy brak formy wymaganej przepisem prawa wpływa na ważność umowy?
EOIF. Czy prawo woli papier? Czy brak formy wymaganej przepisem prawa wpływa na ważność umowy? Strony zwierając umowę nie przestrzegają wymaganej formy (A) Wymagana forma pisemna (B) Wymagana forma szczególna (podpis notarialny, data pewna, akt notarialny) (1) Umowa jest ważna zasada tylko gdy przepis wyraźnie wskazuje inny rygor niż nieważność (2) Umowa jest nieważna gdy przepis wyraźnie wprowadza rygor nieważności © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

12 GRUPA A1 - przykłady Art. 616 kc
EOIF. Czy prawo woli papier? GRUPA A1 - przykłady Art. 616 kc  Umowa kontraktacyjna powinna być zawarta na piśmie. Art. 660 kc Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nie oznaczony. Art. 720 § 2 kc  Umowa pożyczki, której wartość przenosi pięćset złotych, powinna być stwierdzona pismem. brak jakiegokolwiek rygoru Inny rygor niż nieważność umowy brak jakiegokolwiek rygoru © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

13 GRUPA A2 - przykłady Art. 7092 kc
EOIF. Czy prawo woli papier? GRUPA A2 - przykłady Art. 7092 kc  Umowa leasingu powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Art. 876 § 2 kc  Oświadczenie poręczyciela powinno być pod rygorem nieważności złożone na piśmie. Art. 522 kc  Umowa o przejęcie długu powinna być pod nieważnością zawarta na piśmie. © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

14 skutek inny niż nieważność umowy (określony w tym przepisie)
UMOWY USŁUGOWE Forma zawierania umów GRUPA B1 i B2 Art. 307. § 3. Zastaw [na rzeczy] jest skuteczny wobec wierzycieli zastawcy, jeżeli umowa o ustanowienie zastawu została zawarta na piśmie z datą pewną. Art. 329 § 1. (...) umowa o ustanowienie zastawu [na prawach] powinna być zawarta na piśmie z datą pewną (...) skutek inny niż nieważność umowy (określony w tym przepisie) nieważność umowy (na podstawie rygoru wskazanego w art. 73 kc) © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

15 EOIF. Czy prawo woli papier?
Mała pułapka: Art. 771 kc W wypadku gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony, a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie. © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

16 fakt zawarcia umowy (w dowolnej formie) a czym innym
EOIF. Czy prawo woli papier? czym innym jest fakt zawarcia umowy (w dowolnej formie) a czym innym możliwość jego udowodnienia w razie sporu (np. sporu o zapłatę albo o odszkodowanie za nienależyte wykonanie takiej umowy) w razie kontroli zewnętrznej (zwłaszcza podatkowej) w razie kontroli wewnętrznej (korporacyjnej, podczas audytu rocznego, podczas ustalania osoby odpowiedzialnej za jakieś nieprawidłowości) …dlatego tradycyjne dokumenty mają swoje zalety... © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

17 w postępowaniu sądowym
EOIF. Czy prawo woli papier? Problemy dowodowe w postępowaniu sądowym © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

18 EOIF. Czy prawo woli papier?
Art. 244. § 1. k.p.c:  Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Z przepisu tego wynika domniemanie: zgodności z prawdą tego, co zostało zawarte w dokumencie oraz autentyczności dokumentu (że nie został on podrobiony ani przerobiony). © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

19 EOIF. Czy prawo woli papier?
Art. 245 k.p.c.:  Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Z przepisu tego wynika domniemanie, że: oświadczenie zawarte w dokumencie pochodzi od osoby, która dokument ten podpisała oraz nie został on podrobiony ani przerobiony (domniemanie jego autentyczności). © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

20 Problemy dowodowe w postępowaniu sądowym
EOIF. Czy prawo woli papier? Problemy dowodowe w postępowaniu sądowym W Kodeksie postępowania cywilnego brak definicji dokumentu, ale zgodnie z powszechnie przyjętym poglądem dokumentem jest: „każda myśl ludzka wyrażona w formie pisemnej i opatrzona podpisem wystawcy” (Knoppek K., Komentarz do k.p.c., LEX 2011) „utrwalone, wyłącznie w formie pisemnej (niezależnie od materiału, na którym zostało sporządzone), uzewnętrznienie wszelkiego rodzaju spostrzeżeń, myśli, oświadczeń ludzkich, nadające się do wielokrotnego wykorzystania” (Demendecki T., Komentarz do k.p.c., LEX/el 2011) © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

21 Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego przy Ministrze Sprawiedliwości
EOIF. Czy prawo woli papier? Jak ma być? projekt Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego przy Ministrze Sprawiedliwości © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

22 Proponowana zmiana w art. 73 § 1 kc
EOIF. Czy prawo woli papier? Proponowana zmiana w art. 73 § 1 kc Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną albo dokumentową, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Dotychczasowe zasady dotyczące formy pisemnej mają być rozciągnięte na inne sposoby dokumentowania (przede wszystkim elektroniczne) © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

23 Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie.
EOIF. Czy prawo woli papier? Nowe definicje: Proponowany art. 772. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający jej odtworzenie. Proponowany art. 773 Dla zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem staną się więc pliki elektroniczne, nagrania audio i wideo, sms-y, także takie których odczytanie wymaga korzystania z odpowiednich urządzeń lub pozyskania informacji elektronicznych z kilku miejsc systemu informatycznego lub kilku systemów (w ramach interoperacyjności) © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

24 EOIF. Czy prawo woli papier?
Nowy art. 781 kc § 1. Dla zachowania formy elektronicznej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci danych elektronicznych, do których dołączono lub które logicznie powiązano z podpisem elektronicznym w sposób umożliwiający identyfikację składającego oraz wykrycie każdej późniejszej zmiany treści takiego oświadczenia § 2. Jeżeli z ustawy lub czynności prawnej nie wynika nic innego, złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej spełnia wymagania złożenia oświadczenia woli w formie pisemnej. © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

25 Powiązane zmiany w procedurze cywilnej: Nowy art. 2431 kpc
EOIF. Czy prawo woli papier? Powiązane zmiany w procedurze cywilnej: Nowy art. 2431 kpc Przepisy oddziału niniejszego [o dowodach z dokumentów] stosuje się do dokumentów sporządzonych w formie dokumentowej. „forma dokumentowa” w rozumieniu wprowadzanym w kodeksie cywilnym w nowym art. 771) © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

26 Powiązane zmiany w procedurze:
EOIF. Czy prawo woli papier? Powiązane zmiany w procedurze: Zmieniony art. 244. § 1. k.p.c  Dokumenty urzędowe, sporządzone w formie przewidzianej w przepisach szczególnych w postaci papierowej lub elektronicznej przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Zmieniony art. 245 k.p.c  Dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej, poświadczony wydruk takiego dokumentu prywatnego w postaci elektronicznej oraz poświadczony w postaci elektronicznej taki dokument prywatny stanowi dowód tego, że jego wystawca złożył oświadczenie zawarte w dokumencie. © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

27 Czy i kiedy te zmiany wejdą w życie?...........
EOIF. Czy prawo woli papier? Czy i kiedy te zmiany wejdą w życie? projekt powstał w 2010 roku, jest opublikowany na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, jest spójny z projektowanym nowym kodeksem cywilnym ale nic nie słychać o jego dalszych losach © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych

28 Dziękuję za uwagę! www.kuczekmaruta.pl
KUCZEK MARUTA Kancelaria Radców Prawnych Kraków, ul. Zaleskiego 1 Tel Fax © Kuczek-Maruta Kancelaria Radców Prawnych