Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej

Prezentacja na temat: "Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej"— Zapis prezentacji:

1 Zamknięcie okresu na potrzeby rachunkowości finansowej
SAP Best Practices

2 Cel i korzyści oraz kluczowe kroki procesu
Scenariusz zamknięcia okresu pomaga przygotować i przeprowadzić działania wymagane do zamknięcia dnia, miesiąca oraz zamknięcia rocznego. W tym celu udostępniono szereg standardowych raportów, które można wykorzystać do bezpośredniego generowania zestawień i analiz zaksięgowanych stanów kont. Korzyści Możliwe jest wykonanie następujących działań: tworzenie Bilansu i Rachunku Zysków i Strat dokumentowanie danych księgowania. Kluczowe kroki procesu zamknięcie dnia, zamknięcie miesiąca zamknięcie roczne.

3 Wymagane aplikacje SAP oraz role
EHP5 for SAP ERP 6.0 Role Kierownik działu księgowości KG Kierownik działu księgowości KG (Polska) Rozrachunki z odbiorcami Rozrachunki z dostawcami Administrator (specjalista)

4 Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie dnia na potrzeby rachunkowości finansowej Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Podwójnie nadane numery faktur Wyświetlanie zbiorczego dziennika dokumentów.

5 Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie miesiąca na potrzeby rachunkowości finansowej (I) Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Podwójnie nadane numery faktur Otwarcie i zamknięcie okresów sprawozdawczych Wprowadzanie księgowań okresowych Księgowanie zapisów okresowych Uruchamianie pakietu wsadowego Automatyczne rozliczenie konta rozliczenia zakupu (Przyjęcia Materiału/Przyjęcia Faktury) Analiza kont rozliczenia konta rozliczenia zakupu (PM/PF) Automatyczne lub ręczne rozliczenie kont KG Księgowanie zapisów korygujących

6 Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie miesiąca na potrzeby rachunkowości finansowej (II) Przeszacowanie waluty obcej Księgowanie zobowiązań podatkowych Rejestr VAT Informacja podsumowująca Porównanie dokumentów/obrotów na koncie Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów Sprawozdanie finansowe

7 Szczegółowy opis procesu
Zamknięcie roczne na potrzeby rachunkowości finansowej Tworzenie kalendarza zakładowego na nowy rok Przeniesienie sald kont odbiorców/dostawców Przeniesienie sald kont KG Przegrupowanie należności/zobowiązań Potwierdzenie salda należności Potwierdzenie salda zobowiązań Ostateczne zamknięcie i zatwierdzenie sprawozdawczości finansowej Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów.

8 Diagram przebiegu procesu
Proces 1: Zamknięcie dnia Zdarzenie Aktualizacja Evaluation Raportowanie Kierownik działu księgowości KG Aktualizacja kursów walut Decyzja dotycząca procesu Luki w przydziale numeru dokumentu Wyświetlanie zbiorczego dziennika dokumentów Podwójnie nadane numery faktur

9 Diagram przebiegu procesu
Proces 2: Zamknięcie miesiąca (I) Zdarzenie Aktualizacja Evaluation Księgowanie Kierownik działu księgowości KG / Kierownik działu księgowości KG (Polska) / Administrator (specjalista) Decyzja dotycząca procesu Decyzja dotycząca procesu Decyzja dotycząca procesu 3 Aktualizacja kursów walut Luki w przydziale numeru dokumentu Księgowanie zapisów korygujących Wprowadzanie księgowań okresowych Otwarcie i zamknięcie okresów spra-wozdawczych Podwójnie nadane numery faktur Przeszaco-wanie waluty obcej Księgowanie zapisów okresowych 5 Zamykanie poprzedniego okresu spra-wozdawczego Porównanie dokumentów/obrotów na koncie Księgowanie zobowiązań podatkowych Uruchamianie pakietu wsadowego 2 6 Rejestr VAT 4

10 Diagram przebiegu procesu
Proces 2: Zamknięcie miesiąca (II) Zdarzenie Rozliczenie Raportowanie Kierownik działu księgowości KG / Kierownik działu księgowości KG (Polska) 4 6 Analiza konta rozliczenia PM/PF Informacja podsumowująca Wyświetlanie dziennika dokumentów Automatyczne rozliczenie konta 5 Sprawozdanie finansowe 3 2 Rozrachunki z dostawcami Automatyczne rozliczenie konta rozliczenia zakupu (Przyjęcia Materiału/Przyjęcia Faktury)

11 Diagram przebiegu procesu
Proces 3: Zamknięcie roczne Zdarzenie Aktualizacja Raportowanie Kierownik działu księgowości KG Decyzja dotycząca procesu Tworzenie kalendarza zakładowego na nowy rok Przeniesienie sald kont rozrachunków z odbiorcami/ rozrachunków z dostawcami Przeniesienie sald KG Ostateczne zamknięcie i zatwierdzenie sprawozdawczości finansowej Przegrupowanie należności/ zobowiązań Zamykanie poprzedniego okresu sprawozdawczego Wyświetlanie dziennika dokumentów Rozrachunki z odbiorcami Potwierdzenie salda należności Rozrachunki z dostawcami Potwierdzenie salda zobowiązań KG = Księga Główna

12 Business Activity / Event Sub-Process Reference
Legenda Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Zakres: Określa rolę użytkownika, na przykład kontroler faktury lub przedstawiciel handlowy. Zakres może również określać raczej jednostkę organizacyjną lub grupę przedsiębiorstw, a nie specyficzną rolę.Inne symbole związane z przebiegiem procesu w tej tabeli mają zostać umieszczone w tych liniach. Użytkownik ma tyle linii, ile jest wymagane, aby uwzględnić wszystkie role w scenariuszu. Zakres roli zawiera zadania, które są często spotykane w odniesieniu do tej roli. Zewnętrzne zdarzenia: Zawiera zdarzenia, które rozpoczynają lub kończą scenariusz, lub mają wpływ na przebieg zdarzeń w jego obrębie. Linia przebiegu (ciągła): Linia wskazuje standardową kolejność etapów i kierunek przebiegu w scenariuszu. Linia przebiegu (wykreskowana): Linia wskazuje przebieg do rzadko używanych lub warunkowych zadań w scenariuszu. Linia może też prowadzić do dokumentów związanych z przebiegiem procesu. Łączy dwa zadania w procesie scenariusza lub zdarzeniu, które nie stanowi etapu Kontakt/Zdarzenie biznesowe: Określa czynność, która prowadzi do scenariusza albo poza scenariusz, lub proces zewnętrzny, który ma miejsce podczas scenariusza Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie Proces jednostkowy: Określa zadanie ujęte krok po kroku w scenariuszu Odpowiada etapowi zadania w dokumencie Referencja procesu: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do całego innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer i nazwę scenariusza. Referencja procesu podrzędnego: Jeżeli scenariusz zawiera referencje do części innego scenariusza, należy tutaj umieścić numer scenariusza, jego nazwę i pochodzące z niego numery etapów Decyzja dotycząca procesu: Określa decyzję/punkt rozgałęzienia oznaczające wybór, który zostanie dokonany przez użytkownika końcowego. Linie przedstawiają różne wybory wychodzące z różnych części karo. Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; odzwierciedla wybór, który zostanie dokonany po realizacji etapu Symbol Opis Komentarze dotyczące zastosowania Do następnego/Z ostatniego diagramu: Prowadzi do następnej/poprzedniej strony diagramu Kontynuacja schematu blokowego na następnej/poprzedniej stronie Wydruk/Dokument: Określa wydrukowany dokument, raport lub formularz Nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia dokumentu wygenerowanego przez etap zadania; z tej formy nie wychodzą żadne linie przebiegu Dane rzeczywiste dotyczące finansów: Określa finansowy dokument rozliczeniowy Planowanie budżetu: Określa dokument związany z planowaniem budżetu Proces wykonywany ręcznie: Obejmuje zadanie wykonywane ręcznie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia zadania wykonywanego ręcznie, takiego jak rozładowywanie ciężarówki w magazynie, które ma wpływ na przebieg procesu. Obecna wersja/Dane: Ten blok obejmuje dane pochodzące z procesu zewnętrznego Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; forma ta odzwierciedla raczej dane pochodzące z zewnętrznego źródła; do tego etapu nie wchodzą żadne linie przebiegu Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu: Ten blok obejmuje decyzję podejmowaną automatycznie przez oprogramowanie Zazwyczaj nie odpowiada etapowi zadania w dokumencie; stosowane jest raczej do odzwierciedlenia automatycznej decyzji systemu podejmowanej po realizacji etapu. Połączenie z diagramem <Funkcja> External to SAP Wydruk/ Dokument Zewnętrzne dla systemu SAP Dane rzeczywiste dotyczące finansów Business Activity / Event Kontakt/ Zdarzenie biznesowe Planowanie budżetu Proces jednostkowy Unit Process Proces wykonywany ręcznie Referencja procesu Process Reference Referencja procesu podrzędnego Sub-Process Reference Obecna wersja/Dane Decyzja dotycząca procesu Process Decision Decyzja systemu o zaliczeniu/ niezaliczeniu:

13