Podstawowe definicje związane z archiwizacją dokumentacji

Prezentacja na temat: "Podstawowe definicje związane z archiwizacją dokumentacji"— Zapis prezentacji:

1 Podstawowe definicje związane z archiwizacją dokumentacji
Archiwum Wojskowe w Gdyni Podstawowe definicje związane z archiwizacją dokumentacji mgr Klaudia Banach 2017

2 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Przydatne źródła Pisane: „Polski Słownik Archiwalny" pod red. Wandy Maciejewskiej, wyd. przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych, PWN, Warszawa 1974 r.; „Archiwistyka”, H. Robótka, B. Ryszewski, A. Tomczak, Warszawa 1989 r.; Internetowe: - Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych; /słownik archiwalny– Archiwum Wojskowe w Gdyni Internetowe: Zakładka na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych Zakładka SŁOWNIK ARCHIWALNY na stronie naszego Archiwum 2017

3 Archiwum Wojskowe w Gdyni
komórka organizacyjna instytucji powołana do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych tej instytucji; gmach lub lokal stanowiący pomieszczenie archiwum; Zespół lub grupa zespołów powstały na skutek działalności urzędu, instytucji, organizacji, a zwłaszcza rodu, lub osoby fizycznej. 2017

4 Do najważniejszych zadań Archiwum należy:
gromadzenie, ewidencja, przechowywanie, opracowywanie i zabezpieczenie zgromadzonych materiałów archiwalnych; prowadzenie nadzoru w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych, a w szczególności opiniowanie JRWA; prowadzenie ekspertyz archiwalnych; wydawanie zezwoleń na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; udostępnianie materiałów archiwalnych należących do zasobu Archiwum, według przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; popularyzacja wiedzy o materiałach archiwalnych oraz prowadzenie działalności informacyjnej; wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wyciągów i kopii przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na ich podstawie;

5 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Kancelaria komórka organizacyjna lub zespół komórek wewnętrznych w jednostce organizacyjnej zajmujących się przyjmowaniem, rejestracją i rozdzielaniem pism wpływających, jak i następnie przygotowywaniem, rejestracją i wysyłaniem pism wychodzących oraz przechowywaniem akt danej jednostki organizacyjnej; w najszerszym znaczeniu za kancelarię można uznać wszystkie komórki organizacyjne twórcy zespołu wytwarzające akta; pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii w znaczeniu komórki organizacyjnej; 2017

6 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Dekretacja adnotacja dokonana przez upoważnioną osobę na piśmie wpływającym lub do niego dołączona, przydzielająca je do załatwienia określonej komórce wewnętrznej, często zawierająca wskazówkę co do sposobu załatwienia; 2017

7 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, jak i również podanie, pismo, czy dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych; Akta sprawy cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierające dane czy informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy; 2017

8 Komórka wewnętrzna.symbol JRWA.kolejny numer sprawy.rok
Spis spraw formularz na nośniku papierowym lub elektronicznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki założonej zgodnie z JRWA w danym roku kalendarzowym na danym stanowisku pracy; Znak sprawy zespół symboli oznaczających jednostkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy JRWA i numeru pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki lub w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym; Komórka wewnętrzna.symbol JRWA.kolejny numer sprawy.rok Np. OIN

9 Dokument Dokumentacja
pismo uwierzytelnione sporządzone z zachowaniem przyjętych form zewnętrznych i wewnętrznych, stwierdzające lub ustanawiające pewien stan prawny albo też służące do wykonywania uprawnień; zapis bez względu na jego postać będący świadectwem jakiegoś faktu (faktów) i zjawisk obiektywnej rzeczywistości lub przejawów myśli ludzkiej; Dokumentacja wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna, mapy, plany, fotografie, filmy itp. Bez względu na sposób ich wytworzenia;

10 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Dokumentacja niearchiwalna dokumentacja mająca tylko czasowe, praktyczne znaczenie dla jej twórcy, nie stanowi materiałów archiwalnych i podlega wybrakowaniu po upływie okresów jej przechowywania; do oznaczenia jej kategorii archiwalnej używa się symbolu „B”, Materiały archiwalne dokumentacja, która przeznaczona jest do wieczystego przechowywania, głównie ze względu na swą wartość historyczną; do oznaczenia jej kategorii archiwalnej używa się symbolu „A”, 2017

11 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Kategorie archiwalne kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, Bc; 2017

12 „A” symbol służący do oznaczania kategorii archiwalnej, do której należą materiały archiwalne posiadające wartość historyczną;

13 „B10” symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych; 

14 „Bc” symbol służący do oznaczania akt manipulacyjnych lub innych rodzajów dokumentacji twórcy zespołu, mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być wybrakowana i przekazana na makulaturę bezpośrednio z jednostki organizacyjnej, po uzyskaniu zezwolenia z właściwego Archiwum;

15 „BE” symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne. 

16 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Klasyfikacja materiałów archiwalnych polega na podziale wszystkich dokumentów w danej jednostce organizacyjnej według zagadnień rzeczowych np. finanse, kadry czy zarządzanie; ustalona jest przez twórcę zespołu w rzeczowym wykazie akt lub przez archiwum; Kwalifikacja archiwalna przeprowadzana jest na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt; polega na przyporządkowaniu dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania; 2017

17 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Ekspertyza archiwalna polega na szczegółowym sprawdzeniu zawartości jednostek archiwalnych twórcy zespołu, przez przedstawiciela właściwego archiwum, pod kątem oceny jej wartości i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej; Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Etapy procesu brakowania: wydzielenie dokumentacji, której upłynął okres przechowywania, przeprowadzenie oceny tej dokumentacji, uznanie jej za nie przydatną dla celów uzyskanie zezwolenia od właściwego archiwum, fizyczne zniszczenie; 2017

18 Instrukcja kancelaryjna
zbiór przepisów wewnętrznych regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki wewnętrzne jednostki organizacyjnej czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami;

19 Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
Wykaz haseł wyrażający rzeczową klasyfikację dokumentacji twórcy zespołu niezależnie od jego struktury organizacyjnej, oparty o dziesiętny sposób sygnowania haseł klasyfikacyjnych oraz zawierający kwalifikację archiwalną akt

20

21

22 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Jednostka archiwalna odrębna fizycznie jednostka materiałów archiwalnych (dokument, księga, poszyt, plik, wiązka, teczka, mapa lub jej arkusz, rysunek lub jego arkusz, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej lub filmowej, płyta CD-ROM); Sygnatura archiwalna znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej, określający jej miejsce w obrębie zespołu (zbioru) i umożliwiający jej zidentyfikowanie; zespół znaków wskazujących na aktualne miejsce przechowywania jednostki archiwalnej lub jednostki inwentarzowej; Numer spisu akt/rok przekazania/kolejną pozycję Np. 1234/17/1 2017

23 Twórca zespołu osoba fizyczna lub prawna wytwarzająca lub instytucja prawna nieposiadająca osobowości prawnej gromadząca dokumentację związaną z jej działalnością; Zespół archiwalny całość materiałów archiwalnych wytworzona i zgromadzona przez jej twórcę w wyniku swojej działalności;

24 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Dziedziczenie (sukcesja) materiałów archiwalnych przejmowanie materiałów archiwalnych w następstwie przejęcia całości lub części zakresu działania twórcy zespołu przez sukcesora; Wyróżniamy: Sukcesja bierna materiały archiwalne przejęte przez sukcesora, niepotrzebne do jego bieżącej działalności; Sukcesja czynna materiały archiwalne spraw nie zakończonych przez sukcesodawcę, przejęte przez sukcesora, potrzebne do jego dalszej bieżącej działalności. 2017

25 Archiwum Wojskowe w Gdyni
Dziękuję za uwagę ! 2017