Biurko a efektywne wykorzystanie czasu pracy Zmieniając niewiele, możemy w ciągu roku zaoszczędzić nawet kilka tygodni.

Prezentacja na temat: "Biurko a efektywne wykorzystanie czasu pracy Zmieniając niewiele, możemy w ciągu roku zaoszczędzić nawet kilka tygodni."— Zapis prezentacji:

1 Biurko a efektywne wykorzystanie czasu pracy Zmieniając niewiele, możemy w ciągu roku zaoszczędzić nawet kilka tygodni.

2 Zacznij od razu Podstawą PEP jest zasada „zrób to od razu”. Zajmowanie się sprawami od ręki pozwala być lepiej zorganizowanym i panować nad tym, kiedy, gdzie i co robisz. Zygmunt Korzeniewski

3 W pierwszej kolejności Zajmujemy się sprawami trudnymi, które najczęściej ze względu na fakt, że są najmniej przyjemne i z którymi mamy najwięcej pracy – odkładamy na później. Odkładając kolejne sprawy na później, nie tylko nie wykonujemy obowiązków, ale i zamartwiamy się, rozmyślając o niezałatwionych rzeczach. Zygmunt Korzeniewski

4 Klucz do sukcesu Dobra organizacja. Uczenie się dobrej organizacji można rozpocząć od uporządkowania biurka. Jeżeli biurko ugina pod stertami kartek, teczek, nawet - sprzed miesięcy…, to oznaka, że najwyższy czas coś z tym zrobić. Zygmunt Korzeniewski

5 Jak wyczyścić biurko? Mały test. Zastanów się: kiedy ostatnio nie mogłeś znaleźć jakiegoś ważnego dokumentu?. Ile czasu zajęło ci jego szukanie? Załóż osobną teczkę dla każdej sprawy. Materiały z których korzystasz najczęściej, powinny znajdować się pod ręką, np. w szufladzie biurka. Zygmunt Korzeniewski

6 Szafka obok biurka Materiały potrzebne, ale niekoniecznie w tej chwili (dane personalne, budżetowe, akta klienta). Dokumenty spraw załatwionych, do których wracamy (dobry raport, jako wzór). Gdzie trzymać takie dokumenty? Najlepiej w szafce kilka metrów od biurka. Zygmunt Korzeniewski

7 Archiwum Efekt naszej pracy. Ważne, ale na co dzień niepotrzebne dokumenty. Trzymajmy je daleko od biurka, a nawet biura. Wystarczy do tego duże kartonowe pudełko, koniecznie z wpisem, co się tam znajduje. Zygmunt Korzeniewski

8 Biurko - dokumenty Ustawmy trzy szufladki na sprawy wpływające, te, które aktualnie robimy, oraz sprawy zamknięte. Pamiętajmy, przegródki mają nam służyć do codziennego przepływu dokumentów (załatwianie ich od ręki, danego dnia), nie do ich przechowywania! Zygmunt Korzeniewski

9 Komputer – uporządkuj e-maile Czas na porządek. Większość e-mali nie jest do niczego potrzebna. Ważne listy poukładajmy w folderach, np.: „do zrobienia”, „prywatne”, „archiwum”. Pamiętajmy – porządkujmy wiadomości od razu po ich otrzymaniu, nie zostawiajmy na później. Zygmunt Korzeniewski

10 Planujemy będąc elastycznymi Robimy listę spraw do załatwienia i wpisujemy do niej wszystkie zadania, konkretnie – musimy zrobić to i to. Szeregujemy sprawy od najpilniejszych wraz z datami ich wykonania. W danej chwili koncentrujemy się tylko na jednym zadaniu. Zygmunt Korzeniewski

11 Pozbywamy się zaległości Większość z nas ma zaległości i stąd - poczucie nadmiaru zadań. Najtrudniej jest uporać się z drobiazgami. To one sprawiają, że czujemy się zawaleni robotą. Jak powinniśmy postąpić? Sporządzamy listę takich małych zdań i zabieramy się po kolei do każdego z nich. Zygmunt Korzeniewski

12 Nie przeszkadzamy sobie Narzekamy, że nie możemy czegoś zrobić, nad czymś się skupić, bo ktoś lub coś nam przeszkadza i odrywa od pracy. Ograniczmy te „przeszkadzajki”. Ustalmy sobie godziny spotkań, kawy, a może nawet pogadania sobie. Zygmunt Korzeniewski

13 Źródło prezentacji Kerry Gleeson – „Osobisty program efektywnej pracy”, Amber, Warszawa 2001. Zdjęcie – Internet. Zygmunt Korzeniewski