Nowoczesna korespondencja

Prezentacja na temat: "Nowoczesna korespondencja"— Zapis prezentacji:

1 Nowoczesna korespondencja

2 Skuteczna korespondencja
Co piszemy W jaki sposób Do kogo Co chcemy osiągnąć

3 Proces komunikacji Informacja zwrotna Przekaz Filtr Opisanie Działanie
Dekodowanie Zakodowanie Transmisja Odbiór Odbiorca Nadawca

4 Bariery w przekazie Pismo staranne myśl utrwalona na papierze jest względnie trwała Zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korespondencji świadectwo profesjonalizmu Z dochowaniem wszelkich wymagań formalnych (sprawy ważne-polecone) i reguł obyczajowych (zaproszenia)

5 Kryteria podziału Treść Forma Obieg pisma Termin załatwienia
Rodzaj sprawy Stopień zabezpieczenia tajemnicy Elementy pisma Treść - (charakter informacyjny, charakter przekonywujący) Forma – (blankiet korespondencyjny, specjalne blankiety firmowe, formularze) Obieg pisma – (przychodzące, wychodzące, pozostające w obiegu) Termin załatwienia – (pilne, terminowe, zwykłe) Rodzaj sprawy - (wewnętrzne akty normatywne, wnioski, protokoły, umowy ,dokumenty założycielskie) Stopień zabezpieczenia tajemnicy - (pisma tajne i poufne) Elementy pisma (zatytułowane, zaadresowane, mieszane)

6 Polska Norma

7 PKN

8 Fax

9 Zasady redagowania pism
Wprowadzenie Przedstawienie zagadnienia Uzasadnienia pisma Wnioski

10 Styl urzędowy Przewaga zdań pojedynczych
Posługiwanie się stroną bierną i formami bezosobowymi Posługiwanie się gotowymi formułami Nie używanie zwrotów emocjonalnych Ograniczenie pisma do jednej strony Jasna, zrozumiała redakcja Uprzejmość pisma Kompletność pisma Przejrzystość i staranność

11 Ogólne pisma biurowe

12 Pełnomocnictwo Prokura
Pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu Pełnomocnictwo rodzajowe musi określać kategorię czynności objętej umocowaniem, a także jej przedmiot Pełnomocnictwo szczegółowe / upoważnienie uprawnia do jednej lub kliku szczegółowo określonych czynności np. pełnomocnictwo procesowe Umocowanie dowolnej osoby do dokonania czynności prawnej ( art k.c.)

13 Prokura

14 Pełnomocnictwo ogólne

15 Pełnomocnictwo rodzajowe

16 Pełnomocnictwo szczególne

17 Zaświadczenia / zawiadomienia
Zaświadczenia – krótkie pismo zatytułowane potwierdzające zdarzenie, stan faktyczny, uprawnienie, wysokość zarobków Zawiadomienia – podstawowa forma przekazywania informacji w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym

18 Protokoły Protokół zebrania Protokół zdawczo-odbiorczy
Protokół uzgodnień i rozbieżności Protokół porozumienia Protokół kontroli Protokół kasacji Protokół przyjęcia towaru

19 Schemat budowy protokołu
Wstęp Tytuł Część zasadnicza Przebieg rejestrowanego zdarzenia Okoliczność towarzyszące Wnioski i uchwały Część końcowa Formuła o zakończeniu Podpisy Załączniki

20 Sprawozdania Stanowią relację np.
ze spotkania z kontrahentami, z podróży służbowej, z przedsięwziętych kroków w pewnej działalności, najczęściej z działalności całej organizacji lub jej organów.

21 Notatki Forma potwierdzenia zaistniałych faktów
przekazanie przełożonemu ważnej informacji, różne sprawy wewnętrzne danej jednostki, raporty, minutki, z zebrań o charakterze roboczym ( odprawy, narady)

22 Raport Dokument mający na celu przedstawienie stanu faktycznego, sytuacji przedsiębiorstwa, podsumowanie rocznej działalności. Formy raportów: Krótkie notatki z zebrania Roczne sprawozdania finansowe Roczne sprawozdanie tzw. annual report – opracowanie prezentujące sukcesy firmy w danym roku Spis treści rocznego raportu

23 List intencyjny List intencyjny określa zakres przyszłych działań czy umów oraz zarys planów dotyczących danego projektu List intencyjny może zawierać: zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze; zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych postanowień; upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac; deklarację dokonania wpłaty odpowiedniej wysokości.  to pisemna, wstępna deklaracja zamierzeń dotyczących swoich działań, składana przez stronę możliwego przyszłego stosunku gospodarczego. W odróżnieniu od oferty list intencyjny nie wiąże składającego ani przyjmującego. . Zwykle jest podpisywany w chwili, gdy po zakończeniu wstępnych negocjacji zostało osiągnięte porozumienie co do podjęcia dalszych działań. Stanowi więc pierwsze uregulowanie przyszłej współpracy, które zobowiązuje sygnatariuszy do uczestnictwa w danym projekcie.

24 Pisma przewodnie Uzupełniające treść dokumentu
Wyjaśniające powody przekazywania załączników Wskazujące czynności, jakim należy poddać załączniki itp są pismami towarzyszącymi innym dokumentom. Mogą one zawierać informacje:

25 Zaproszenie

26 Korespondencja handlowa

27 Etapy transakcji Propozycja sprzedaży Zamówienie towaru / usługi
Dostawa towaru / usługi Weryfikacja dostaw

28 Schemat obiegu pisma

29 Etap I: Propozycja sprzedaży
List reklamowy Zapytanie ofertowe Oferta

30 List reklamowy

31 Etap II: zamówienie towaru
Umowa o dostawę Zamówienie Potwierdzenie zamówienia Anulowanie zamówienia

32 Etap III-dostawa towaru
Awizo Specyfikacja Dowód przyjęcia towaru Protokół przyjęcia towaru

33 Etap IV – weryfikacja dostaw
Reklamacja Odpowiedź na reklamację

34 Dokumentacja osobowa

35 Związana z przyjmowaniem pracownika
Cv List motywacyjny Kwestionariusz osobowy Zapytanie o karalność Umowa o pracę Umowa zlecenie Umowa o dzieło

36 Występująca w czasie stosunku pracy
Zakres czynności Przeszeregowanie pracownika Zmiana warunków pracy Zaświadczenie o pracy Wniosek o urlop Prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego Prośba o udzielenie urlopu bezpłatnego Upomnienie Nagana Przyznanie nagrody

37 Dotyczącą rozwiązania stosunku pracy
Wypowiedzenie umowy o pracę Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia Świadectwo pracy Pozew o sprostowanie świadectwa pracy

38 Korespondencja w językach obcych

39 US: Układ blokowy

40 US: Zmodyfikowany układ blokowy

41 US: Uproszczony układ blokowy

42 GB: Wcięty nagłówek

43 GB: Układ blokowy

44 DE: List handlowy DIN 5008

45 DE: List handlowy na formularzu

46 FR: Pismo z nadrukiem daty