Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Exell Systemy Zarządzania Informacją ul. Wolska 45 00 - 961 Warszawa tel:(022) 862 - 71 - 88 Następny ZAKOŃCZ POKAZ.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Exell Systemy Zarządzania Informacją ul. Wolska 45 00 - 961 Warszawa tel:(022) 862 - 71 - 88 Następny ZAKOŃCZ POKAZ."— Zapis prezentacji:

1 Exell Systemy Zarządzania Informacją ul. Wolska Warszawa tel:(022) Następny ZAKOŃCZ POKAZ

2 KORESPONDENCJA STRONA GŁÓWNA Obsługa przesyłek przychodzących Obsługa przesyłek wychodzących Zarządzanie dokumentami Zarządzanie sprawami Monitorowanie procesów Raporty Bezpieczeństwo systemu Adres firmy Exell Referencje ZAKOŃCZ POKAZ

3 Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Wyobraźmy sobie że jesteśmy w miejscu gdzie wpływa korespondencja do firmy. Chcemy zarejestrować przesyłki, które do nas wpłynęły. Z menu wybieramy opcję Przesyłki przychodzące i wychodzące.

4 Przycisk Odpowiedź pozwala za pomocą zdefiniowanych szablonów szybko odpowiedzieć na dane pismo. Automatycznie rejestrowane jest pismo wychodzące z podłączonym dokumentem Wordowym. ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Wyświetla nam się ekran z wprowadzonymi przesyłkami. Z lewej strony okna mamy listę spraw, które są przez nas obsługiwane. Po kliknięciu na wybraną sprawę system wyświetli po prawej stronie pisma przychodzące do danej sprawy.

5 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna

6 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Możemy zobaczyć również obieg konkretnego pisma. Wówczas wiemy jak to pismo krążyło po naszej firmie, w których działach było i gdzie jest w tej chwili..

7 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Na zakładce Dokumenty możemy obejrzeć opis podłączonego pod daną etykietę dokumentu. Po naciśnięciu ikony Pokaż załączniki możemy obejrzeć zawartość podłączonego dokumentu

8 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Po przejściu na zakładkę Opis sprawy możemy dokładnie obejrzeć właściwości sprawy. Po naciśnięciu ikony Edytuj możemy zmienić zawartość pól. Po naciśnięciu ikony Zapisz możemy zapisać zmiany.

9 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Niektóre pisma mają ściśle określoną drogę przepływu. Uprawnione osoby tworzą wzorce przepływu. Przy rejestracji pisma zapisujemy wybrany plan obiegu.

10 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Tworząc wzorzec obiegu ustalamy jaka będzie ścieżka przepływu. System umożliwia nam określenie przepływu oryginału jak również kopii danego pisma. Mamy również możliwość zaznaczenia, że w pewnym momencie powinno wyjść od nas pismo do interesanta.

11 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Wybrane pismo ma podłączony plan obiegu. Jeżeli chcemy zaznaczyć, że przekazujemy je dalej system automatycznie przekaże pismo do następnej osoby znajdującej się na planie.

12 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna

13 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Istnieją sytuacje kiedy wybrane pismo przekazujemy do innego pracownika. Z menu wybieramy opcję Przekaz przesyłek przychodzących.

14 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Dzięki temu przyciskowi możemy wybrać stanowisko, z którego odbieramy przesyłkę. Dzięki temu przyciskowi możemy zrobić podgląd etykiet pism Dzięki temu przyciskowi możemy przekazać pismo Dzięki temu przyciskowi możemy wydrukować pismo. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki

15 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek przychodzących PoprzedniStrona Główna System umożliwia szybko i łatwo znaleźć pismo według różnych kryteriów wyszukiwania.

16 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek wychodzących NastępnyStrona Główna Pisma wychodzące z naszego działu rejestrujemy podobnie jak pisma przychodzące. Każdy dział wpisuje pisma wychodzące tylko od niego i żadnych innych nie może wprowadzić. Wprowadzając takie pismo ustalamy rodzaj przesyłki, którym chcemy je wysłać, wpisujmy dane adresata i krótko czego dotyczy dane pismo. Po naciśnięciu ikony Edycja pozycji możemy zmienić zawartość pól. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Z lewej strony okna mamy listę spraw, które są przez nas obsługiwane. Po kliknięciu na wybraną sprawę system wyświetli po prawej stronie pisma wychodzące do danej sprawy.

17 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek wychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna

18 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek wychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Na zakładce Dokumenty możemy obejrzeć opis podłączonego pod daną etykietę dokumentu.

19 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek wychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Po przejściu na zakładkę Opis sprawy możemy dokładnie obejrzeć właściwości sprawy. Po naciśnięciu ikony Edytuj możemy zmienić zawartość pól. Po naciśnięciu ikony Zapisz możemy zapisać zmiany.

20 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek wychodzących PoprzedniNastępnyStrona Główna Dzięki temu przyciskowi możemy wybrać stanowisko, na które wysyłamy przesyłkę. Dzięki temu przyciskowi możemy zrobić podgląd etykiet pism Dzięki temu przyciskowi możemy wysłać pismo Dzięki temu przyciskowi możemy wydrukować pismo. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki

21 ZAKOŃCZ POKAZ Obsługa przesyłek wychodzących PoprzedniStrona Główna System umożliwia szybko i łatwo znaleźć pismo według różnych kryteriów wyszukiwania.

22 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie dokumentami PoprzedniNastępnyStrona Główna System umożliwia nam dodawanie, przeglądanie i modyfikowanie dokumentów. W tym celu wybieramy z menu System --> Przesyłki przychodzące i wychodzące

23 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie dokumentami PoprzedniNastępnyStrona Główna Następnie wybieramy rodzaj przesyłki. A następnie wybieramy zakładkę Dokumenty Po naciśnięciu ikony Pokaż załączniki możemy obejrzeć zawartość podłączonego dokumentu

24 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie dokumentami PoprzedniStrona Główna Jest to przykładowy dokument utworzony wprogramie Microsoft Word. Możemy teraz zmienić zawartość dokumentu. Następny

25 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie dokumentami PoprzedniStrona GłównaNastępny Dokumenty, które wysyłamy na zewnątrz możemy opatrzeć podpisem elektronicznym. Będziemy mieli pewność, że nie powołane osoby nie modyfikowały jego treści.

26 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie dokumentami PoprzedniStrona GłównaNastępny

27 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona GłównaNastępny Dokumenty zazwyczaj są posegregowane w teczkach, na poniższym ekranie widać listę teczek. Zarządzanie dokumentami

28 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona GłównaNastępny Każda teczka jest dokładnie opisana, według przyjętych zasad. Po wprowadzeniu opisu teczki podłączamy dokumenty znajdujące się wewnątrz. Klikając ten przycisk możemy obejrzeć dokumenty podłaczone lub wprowadzić nowe. Zarządzanie dokumentami

29 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona GłównaNastępny Lista dokumentów podłączonych do danej teczki Zarządzanie dokumentami

30 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona GłównaNastępny Opisany dokument możemy zeskanować i przechowywać na dysku w postaci elektronicznej. Zarządzanie dokumentami

31 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona GłównaNastępny System umożliwia szybko i łatwo znaleźć teczkę według różnych kryteriów wyszukiwania. Zarządzanie dokumentami

32 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona Główna System umożliwia szybko i łatwo znaleźć dokument według różnych kryteriów wyszukiwania. Zarządzanie dokumentami

33 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie sprawami NastępnyStrona Główna Filtrowanie służy do wyszukania spraw według opisu. W celu wyszukania odpowiednich spraw należy wpisać w odpowiednie pola to, co nas interesuje.

34 ZAKOŃCZ POKAZ Zarządzanie sprawami PoprzedniNastępnyStrona Główna Po wyszukaniu przyz system interesujących nas spraw, można je swobodnie edytować. W tym celu należy wcisnąć ikonę Modyfikacja sprawy. Do poruszania się pomiędzy sprawami służą przyciski przewijania. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. W celu stworzenia nowej sprawy wciskamy przycisk Nowa sprawa Proszę kliknąć lewy przycisk myszki. Można też wybrać sprawę, która nas interesuje. W tym celu przechodzimy na zakładkę Lista Do ponownego wyszukiwania interesujących nas spraw wciskamy ikonę Filtrowanie. Proszę kliknąć lewy przycisk myszki.

35 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona GłównaNastępny Po wybraniu przycisku Dokumenty na ekranie Spraw, pokazuje się spis dokumentów podłączonych do wybranej sprawy. Zarządzanie dokumentami

36 ZAKOŃCZ POKAZ Monitorowanie procesów PoprzedniStrona Główna Oprócz zestawień wspomnianych wcześniej - ułatwiających kontrolę i analizę działalności organizacji, system posiada wiele automatów ułatwiających kontrolę. Przede wszystkim pracownicy są powiadamiani o zbliżających się terminach lub o ich przekroczeniu dotyczących wszystkich spraw będących w ich gestii. Podobne komunikaty dostaje również kadra kierownicza o ważniejszych sprawach swoich pracowników. Poza tymi komunikatami każdy o odpowiednich uprawnieniach może sprawdzić stan załatwienia spraw oraz sposób w jaki było to wykonane. Kontrolę umożliwia również definiowanie stałego przepływu przesyłki. Natomiast obieg informuje nas na jakim etapie jest pismo.

37 ZAKOŃCZ POKAZ Bezpieczeństwo procesów PoprzedniStrona Główna Informacja, którą przechowujemy wewnątrz naszego systemu jest informacja o szczególny znaczeniu dla instytucji. Nie możemy ani jej stracić ani jej rozpowszechniać. Każdy z pracowników powinien mieć dostęp do tylko do tej części do której jest uprawniony. Dzięki systemowi haseł i uprawnień każdy widzi tylko to co do niego należy i nic więcej. Wykorzystujemy zaawansowane metody (używane między innymi przez banki) do rejestracji wykonywanych zmian wraz z elektronicznymi podpisami weryfikującymi osobę i uwierzytelniającymi zmiany. Rejestrujemy również każdy dostęp do zapisów w bazie danych. Możemy dzięki temu powiedzieć kto, co i kiedy zmienił lub oglądał. Dostęp dla uprawnionych poprzez a) identyfikacja osoby przy pomocy hasła i opcjonalnie karty mikroprocesorowej lub magnetycznej lub dyskietki. Niezaprzeczalność dokonanych modyfikacji: każda zmiana w zapisach w bazie danych jest podpisywana elektronicznie (algorytm podpisu elektronicznego - RSA), klucze prywatne w zależności od przyjętego sposobu ochrony mogą być przechowywane na kartach mikroprocesorowych lub magnetycznych lub zaszyfrowane na dyskietkach lub dysku. Nikt nie może podrobić podpisu pod modyfikacją nawet administrator systemu. Rejestracja dostępu: system zapisuje każde zarejestrowanie się w systemie oraz dostęp i drukowanie lub eksportowanie zastrzeżonych danych.

38 Raporty Generator raportów Analiza spraw Wykaz przesyłek przychodzących Wykaz przesyłek wychodzących Liczba przesyłek przychodzących do spraw i wg prowadzących Liczba przesyłek wychodzących do spraw i wg prowadzących Suma przesyłek przychodzących i wychodzących Wykaz przekazanych spraw Przesyłki przeterminowane Pisma przychodzące wprowadzone w wybranym Biurze Raporty wg podziału na sprawy, skargi i wystąpienia ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniStrona Główna

39 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty GENERATOR RAPORTÓW

40 ZAKOŃCZ POKAZ Raporty ANALIZA SPRAW PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Poniżej znajdują się kategorie, spośród których możemy wybrać kilka i sporządzić raport. Aby wybrać daną kategorię należy zaznaczyć pole obok niej. Jeżeli zależy nam na wyświetlaniu raportów w danej kolejności, należy wpisać liczby oznaczające, która kategoria ma być wyświetlana z kolei w pole KOL. Jeżeli nie ustalimy kolejności, system wyświetli raporty w takim porządku w jakim zostały przedstawione na rysunku. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Po wciśnięciu przycisku Podgląd, wyświetlą nam się w odpowiedniej kolejności te raporty, które zaznaczyliśmy. Proszę wcisnąć lewy klawisz myszki. Wszystkie zaznaczone raporty można wysłać do plików EXCEL Wszystkie zaznaczone raporty można też wydrukować.

41 ZAKOŃCZ POKAZ Raporty ANALIZA SPRAW PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Oto przykładowy raport dotyczący kategorii ILOŚĆ WYSTĄPIEŃ W GRUPACH UBEZPIECZENIOWYCH

42 ZAKOŃCZ POKAZ Raporty WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport.

43 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty WYKAZ PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH

44 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty WYKAZ PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH

45 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH

46 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty LICZBA PRZESYŁEK PRZYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH

47 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. Raporty LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH

48 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty LICZBA PRZESYŁEK WYCHODZĄCYCH DO SPRAW I WG PROWADZĄCYCH

49 ZAKOŃCZ POKAZ PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty SUMA PRZESYŁEK PRZYCH. I WYCH.

50 ZAKOŃCZ POKAZ Raporty PRZESYŁKI PRZETERMINOWANE PoprzedniNastępnyStrona Główna Raporty Klikając na tą ikonę można wydrukować raport. Klikając na tą ikonę można wyświetlić raport. W tym polu można wybrać biuro, do którego przekazana była przesyłka.

51 ZAKOŃCZ POKAZ Raporty Raporty wg podziału na sprawy, skargi i wystąpienia PoprzedniStrona Główna Raporty

52 ZAKOŃCZ POKAZ REFERENCJE Strona Główna System KORESPONDENCJA wykorzystywany jest aktualnie przez kilkadziesiąt instytucji: Kancelarię Senatu RP Krajową Radę Radiofonii i Telewizji Polską Telefonię Cyfrową Era GSM Urząd Służb Cywilnych Urząd Gminy Warszawa – Targówek Urząd Gminy Warszawa – Bielany Urząd Dzielnicy Praga Północ Gminy Warszawa Centrum Urząd Dzielnicy Praga Południe Gminy Warszawa-Centrum Zarząd Domów Komunalnych Warszawa Śródmieście Polskie Gazownictwo Naftowe i Gazownictwo Naftowe S.A., Oddział w Bydgoszczy Główny Inspektorat Skupu i Przetwórstwa Artykułów Rolnych Komendę Miejską Straży Pożarnej w Zielonej Górze Centralę PZU S.A. - w trakcie wdrożenia


Pobierz ppt "Exell Systemy Zarządzania Informacją ul. Wolska 45 00 - 961 Warszawa tel:(022) 862 - 71 - 88 Następny ZAKOŃCZ POKAZ."

Podobne prezentacje


Reklamy Google