Radosław Wójtowicz Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu

Prezentacja na temat: "Radosław Wójtowicz Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu"— Zapis prezentacji:

1 Radosław Wójtowicz Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu
Zaawansowana praca grupowa z dokumentami elektronicznymi dla nowoczesnych menadżerów Radosław Wójtowicz Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu

2 Plan wykładu Podstawowe pojęcia dotyczące zarządzania dokumentami.
Budowa i funkcje systemów zarządzania dokumentami. Internetowe platformy do pracy grupowej z dokumentami. Technologie portalowe jako nowoczesne narzędzia do pracy grupowej. Zarządzanie dokumentami na przykładzie MS Office SharePoint Server 2007.

3 Podstawowe pojęcia Dokument Dokument elektroniczny
Cykl życia dokumentu Zarządzanie dokumentami System zarządzania dokumentami elektronicznymi

4 Pojęcie dokumentu Pismo urzędowe, akt spisany w celu stwierdzenia jakiejś okoliczności, np. nadania czegoś, zawarcia umowy o coś zobowiązania do czegoś itp. Słownik języka polskiego PWN. Praca zbiorowa pod red. M. Szymczaka. Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, t.1, s. 391. Każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne. Kodeks karny, art. 115 § 14. Seria znaków na podłożu, spełniającym funkcje nośnika, przy pomocy którego wiadomości mogą być przenoszone od autora do środowiska czytelników, którzy są oddzieleni od autora w czasie i przestrzeni. Southall R.: Visual Structure and the Transmission of Meaning, Document Manipulation and Typography: Proceedings of the International Conference on Electronic Publishing, Van Vleit, J.C. (ed.), Cambridge University Press, Cambridge 1988. Szeroko używany ogólny termin oznaczający pliki utworzone za pomocą edytora tekstowego, wiadomości poczty elektronicznej, arkusze kalkulacyjne, tabele baz danych, faksy, formularze biznesowe, obrazy graficzne lub każdy inny zbiór uporządkowanych danych.

5 Pojęcie dokumentu elektronicznego (cyfrowego)
Dokument istniejący w postaci elektronicznej, dostępny za pomocą techniki komputerowej. Zestaw wszystkich danych, które są zebrane w formie elektronicznej i w takiej formie przetwarzane i przesyłane. PCKurier nr 14/1999. Zdematerializowana postać klasycznego dokumentu, w której nie można dokonać zmiany. PCKurier nr 14/1999. Dowolny dokument przechowywany w komputerze. Dokument taki mógł zostać utworzony przy pomocy komputera, jak np. plik tekstowy i arkusz kalkulacyjny, lub też mógł być przekształcony w dokument elektroniczny za pomocą techniki obrazowania dokumentu. Każda cyfrowo przetworzona informacja, której zapisowi nadano określoną strukturę. Fizycznie strukturę tę realizuje się za pomocą plików komputerowych utworzonych za pomocą różnego oprogramowania użytkowego.

6 Podział systemów wspomagania pracy grupowej ze względu na kategorie

7 Rodzaje systemów w ramach kategorii zarządzania dokumentami elektronicznymi
Dziedzinowe. Zadaniem tego rodzaju systemu jest wspomaganie (automatyzacja) określonej fazy cyklu życia dokumentu. Są to systemy te są specjalizowane, mają więc zakres funkcjonalny ograniczony agendowo, np. do wspomagania skanowania dokumentów lub ewidencji korespondencji. Kompleksowe. Ich zadanie polega na możliwie całościowym wspieraniu cyklu życia dokumentu. Pozwalają na zarządzanie dokumentacją w sposób uniwersalny i elastyczny, nie zawierają jednak mechanizmów integracji międzyaplikacyjnej. Zintegrowane. Jest to najbardziej rozbudowany rodzaj systemów, którego zadaniem jest pełna automatyzacja cyklu życia dokumentu, z zachowaniem powiązań z różnymi systemami informatycznymi i aplikacjami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie.

8 Pojęcie cyklu życia dokumentu
Iteracyjny proces składający się z 4 podstawowych faz: opracowania dokumentu (utworzenia, zatwierdzenia), jego przesyłania (przekazywania, udostępniania innym użytkownikom), przetwarzania (wyszukiwania, bieżącego korzystania) i przechowywania (archiwizacji na odpowiednich nośnikach).

9 Cykl życia dokumentu wg firmy Lotus Development

10 Pojęcie zarządzania dokumentami i systemu zarządzania dokumentami
Zarządzanie dokumentami: zautomatyzowana kontrola dokumentów w trakcie ich pełnego cyklu życia wewnątrz organizacji, począwszy od ich powstania, aż po ostateczną archiwizację. System zarządzania dokumentami: zestaw środków programowo-sprzętowych automatyzujących całościowo lub częściowo cykl życia dokumentów (zbiorów dokumentów) w organizacji. Systemy zarządzania dokumentami dostarczają wszystkich niezbędnych narzędzi pozwalających utrzymywać pełną kontrolę nad dokumentami, istniejącymi w postaci elektronicznej, czyli plikami komputerowymi zapisanymi na odpowiednich nośnikach.

11 Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami
wydzielanie obszaru przechowywania dokumentów, dodawanie dokumentów do obszaru przechowywania i ich identyfikowanie, wyszukiwanie dokumentów w obszarze przechowywania.

12 Funkcje dodatkowe systemów zarządzania dokumentami
blokowanie i odblokowywanie dostępu do dokumentów (check-in, check-out), wersjonowanie dokumentów, tworzenie struktury organizacyjnej dokumentów, definiowanie marszruty i przesyłanie dokumentów do poszczególnych użytkowników, konwertowanie dokumentów papierowych w dokumenty elektroniczne (imaging), archiwizowanie dokumentów na różnych nośnikach. zabezpieczanie dostępu do dokumentów.

13 Modułowa struktura systemu zarządzania dokumentami

14 Pojęcie rekordu i zarządzanie rekordami (records management)
Dokument elektroniczny jest to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisanych na informatycznym nośniku danych (Ustawa z r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne). Electronic record = dokument elektroniczny zaewidencjonowany.

15 Pojęcie rekordu i zarządzanie rekordami (records management) – c.d.
Dokument elektroniczny zaewidencjonowany jest to dokument elektroniczny świadczący o wykonywaniu działalności podmiotów, takich jak organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne, w tym o przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (w tych podmiotach). Dokumenty te podlegają ewidencjonowaniu w systemie informatycznym, posiadającym określone w rozporządzeniu cechy (Rozporządzenie MSWiA z r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi). Zarządzanie rekordami to technologiczno-prawne standardy, których celem jest zapewnienie pełnej kontroli nad dokumentami (ewidencjonowanymi), które zawierają szczególnie istotne treści z punktu widzenia danej organizacji. Jest to więc zbiór ściśle zdefiniowanych reguł postępowania z rekordami, określający zasady ich gromadzenia, przechowywania i udostępniania, w taki sposób, aby można było zagwarantować, że przechowywana w systemie informatycznym treść rekordu jest dokładnym odzwierciedleniem pierwotnego materiału, a także, aby móc odtworzyć wszelkie działania podejmowane podczas pracy z rekordem.

16 Podstawowe technologie stosowane w systemach ZDE
obrazowanie dokumentów, optyczne rozpoznawanie znaków, wyszukiwanie dokumentów, sterowanie obiegiem dokumentów, archiwizowanie (składowanie) dokumentów.

17 Najpopularniejsze standardy formatów dokumentów elektronicznych
Nazwa standardu Opis standardu SGML Międzynarodowy standard definiowania języków (formatów) opisu logicznej struktury dokumentów, otwarty i niezależny od jakiejkolwiek platformy sprzętowo-programowej. HTML Najbardziej znana aplikacja języka SGML pozwa­lająca tworzyć dokumenty WWW. XML Uproszczona wersja języka SGML ułatwiająca defi­niowanie i strukturalizację różnego typu dokumen­tów. PDF Uniwersalny format dokumentu przenośnego uży­wany w programie Acrobat firmy Adobe Systems. PostScript Format opisu strony zawierającej tekst i grafikę opra­cowany przez firmę Adobe Systems, powszech­nie stosowany w drukarkach laserowych. RTF Format wymiany plików, głównie między edytorami tekstów i programami do składu, korzysta z szeregu strukturalnych i proceduralnych etykiet do opisu zarówno zawartości, jak i informacji formatującej. TIFF, GIF, JPG, MPEG Formaty statycznych i dynamicznych plików gra­ficz­nych. OLE Standard OLE umożliwia wymianę różnych obiek­tów (np. dokumentów, grafiki, arkuszy kalkulacyj­nych) między programami działającymi w środowi­sku Windows, opracowany przez firmę Microsoft. EDIFACT Standard elektronicznej wymiany danych stosowany w administracji, handlu i transporcie. DCMES Internetowy standard opracowany przez Dublin Core Metadata Initiative, służący opisowi metadanych dokumentów, przede wszystkim wykorzystywany w bibliotekarstwie.

18 Standardy budowy systemów ZDE
Nazwa standardu Opis standardu Common Object Request Broker Architecture (CORBA) Standard CORBA, opracowany przez kon­sorcjum przemysłowe Object Management Group założone m.in. przez firmy Apple, Hewlett-Packard, Sun Microsystems i Xerox, definiuje sposób korzystania z technologii obiektowych w tworzeniu aplikacji za­rządzających dokumentami. OpenDoc Standard OpecDoc jest podobny do standardu CORBA, jednak położono w nim większy nacisk na definiowanie procesu służącego zarządzaniu złożo­nymi dokumentami, czyli dokumentami zawierają­cymi dane różnego rodzaju, np. teksty, tabele, gra­fikę. Open Document Management API (ODMA) Standard ODMA to zbiór interfejsów programi­stycz­nych, umożliwiających sto­sunkowo łatwe łączenie różnych aplikacji klienckich z systemami zarządzającymi dokumen­tami. Shamrock Document Management Coalition (SDMC) Standard SDMC ma na celu przede wszystkim wyspecyfikowanie programowej warstwy pośredniej (umieszczonej pomiędzy aplikacjami i serwerem dokumentów), mającej także dostarczać wspólny zbiór narzędzi do administrowania, udostępniania i zabezpieczania dokumentów. Document Enabled Network (DEN) Standard DEN jest konkurencyjny w stosunku do standardu SDMC. Powstał w wyniku porozumienia pomiędzy firmami Novell i Xerox, w celu stworzenia warstwy pośredniej, mającej umożliwić innym producentom prostsze tworzenie aplikacji zarządzania dokumentami w sieci. Document Management Alliance (DMA) Standard DMA stanowi rozwinięcie standardu ODMA w kierunku udostępnienia programistom procedur i funkcji umożliwiających wyszukiwanie dokumentów w niejednorodnych środowiskach bazodanowych. Standard obejmuje również model dostępu do doku­mentów, a także model architektury typowego systemu zarządzania dokumentami. Workflow Management Coalition (WFMC) Standard WFMC definiuje podstawowe pojęcie dotyczące przepływu pracy i zawiera model referencyjny systemu zarządzania przepływem pracy.

19 Przykłady komercyjnego oprogramowania do zarządzania dokumentami
Rodzaj systemu Nazwa produktu programowego Nazwa producenta Adres internetowy producenta Dziedzinowy Documind Novadys FormWare Captiva Software LaserFiche United Compulink Management Center OmniForm, OmniPage ScanSoft Kompleksowy ActionWorks Coordinator, Metro Action Technologies DocuShare Xerox Corporation Domino.Doc Lotus Software Optix mindwrap Teamware Office, Teamware Teamware Group WorkSite iManage Zintergrowany Documentum Documentum Inc. Hummingbird Enterprise Hummingbird Livelink Open Text Panagon FileNET SAPERION® SAPERION AG

20 Microsoft Office SharePoint Server 2007 – główne funkcje
Obszar roboczy dokumentu Obszar roboczy spotkania Forum dyskusyjne Ankiety Wyszukiwarka Wersjonowanie dokumentów Automatyczne powiadamianie Biblioteki dokumentów i formularzy Strony z osadzonymi dynamicznymi składnikami tzw. WebParts Integracja z pozostałymi aplikacjami Office

21 Internetowe platformy do pracy grupowej
Google Dokumenty Microsoft Workspace Office Live Zoho

22 Serwis Google Dokumenty

23 Serwis Microsoft Office Live Workspace

24 Platforma Zoho

25 Definicja portalu korporacyjnego
Kompletne rozwiązania korporacyjne umożliwiające użytkownikom spersonalizowany i wygodny dostęp do wszystkiego, czego potrzebują, w dowolnym czasie i miejscu, w bezpieczny sposób poprzez Internet, aby zrealizować swoje zadania (wg. SAP) Centralny interfejs WWW do wszystkiego, co w przeciwnym wypadku byłoby osobną i niekompatybilną informacją rozproszoną w wielu oddzielnych aplikacjach (wg. IBM) Portal korporacyjny to intranetowa platforma komunikacyjna, której zadaniem jest dostarczenie we właściwym czasie wszelkich informacji przydatnych pracownikowi danego przedsiębiorstwa podczas wykonywania przez niego obowiązków i zadań związanych z określonym stanowiskiem pracy.

26 Szczególne cechy portali korporacyjnych
Nacisk na personalizację, czyli dostosowanie zawartości portalu do potrzeb użytkowników. Poprzez portal pracownik może sięgać do aplikacji znajdujących się w przedsiębiorstwie - systemu ERP, CRM, systemu finansowo-księgowego czy systemu kadrowo-płacowego.

27 Model ideowy portalu korporacyjnego
Źródło: SOLIDEX SA

28 Intranetowy system zarządzania dokumentami elektronicznymi
Przeglądarka internetowa Internet/intranet Serwer WWW Baza dokumentów elektronicznych aplikacji Menedżer procesów System zarządzania bazą danych

29 Typowa procedura działania intranetowego systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi
Zalogowanie się użytkownika z przeglądarki internetowej do systemu. Załadowanie osobistych modułów. Moduły te są odpowiednio napisanymi stronami WWW, które zawierają wszystkie obiekty pracy (dokumenty, formularze, komunikaty) danego użytkownika. Otwarcie dokumentu (obiektu pracy), czyli skopiowanie z serwera WWW odpowiedniej strony wraz z zawartością. Treść dokumentu jest ładowana do specjalnego formularza, który zawiera różne pola opisujące dokument np. nazwisko autora, datę powstania. Wykonanie odpowiedniej czynności na obiekcie. Menu formularza pozwala użytkownikowi zrealizować określoną czynność, taką jak akceptacja bądź odrzucenie dokumentu lub też zażądanie dodatkowej informacji.

30 Typowa procedura działania intranetowego systemu zarządzania dokumentami elektronicznymi (c.d.)
Przesłanie formularza do serwera WWW. Po zakończeniu pracy z dokumentem następuje wysłanie formularza do serwera WWW, na którym działają skrypty (np. CGI lub ASP). Zapis odpowiednich pól do bazy danych. Skrypty łączą się z systemem zarządzania bazą danych i rejestrują w bazie odpowiednie pola. Przetwarzanie danych zgodnie z modelem procesu. Menedżer procesów, korzystając z reguł zapisanych z bazie danych, przetwarza dane i decyduje czy możliwe jest przesłanie dokumentu do kolejnego uczestnika procesu.

31 Typowe obszary funkcjonalne portalu korporacyjnego
1. Obsługa przepływu pracy: System typu workflow: dostępny przeważnie w postaci systemu aplikacji pochodzących od zewnętrznego dostawcy, jednakże system przepływu jest dostępny bezpośrednio z portalu pracowniczego i jest przynajmniej częściowo zintegrowany z systemami ERP, CRM lub innymi systemami infrastruktury biznesowej przedsiębiorstwa. Zarządzanie organizacją pracy: portal umożliwia "szeregowemu" pracownikowi jedynie obsługę dokumentów elektronicznych stanowiących treść jego pracy (np. obsługę typowych transakcji), natomiast kadra kierownicza może śledzić stan i terminowość załatwiania spraw przez pracowników, obciążenie pracą w zespole i sterować przepływem pracy zależnie od czynników zewnętrznych (np. planu urlopów). 2. Wspomaganie komunikacji pracowniczej: Komunikacja pracownicza: poza klasyczną usługą ową w wielu pracowniczych portalach intranetowych dostępne są komunikatory typu IM (Instant Messenger), chaty i fora dyskusyjne. Narzędzia pracy zespołowej: występują narzędzia umożliwiające formowanie grup roboczych, organizowanie spotkań online, prowadzenie dyskusji, prezentacji oraz wspólnej pracy nad dokumentami, niekiedy z wykorzystaniem rozwiązań telekonferencyjnych. Automatyczna dystrybucja informacji: listy dystrybucyjne, biuletyny, subskrypcje itp.

32 Typowe obszary funkcjonalne portalu korporacyjnego (c.d.)
3. Obsługa spraw pracowniczych: Strony działu HR: dostęp do informacji nt. spraw pracowniczych, przepisów, regulaminów organizacyjnych, procedur itp. Dystrybucja informacji: pracownik otrzymuje nie tylko informację np. o dostępnych formach działalności socjalnej, ale także stosowny alert jeżeli nastąpiła zmiana jego sytuacji jako pracownika, np. nabył nowe uprawnienia płacowe czy socjalne. Samoobsługa: pracownik mając dostęp do swoich danych w portalu może samodzielnie wygenerować np. pisemne zaświadczenie o zatrudnieniu czy o wysokości zarobków za żądany okres, odciążając tym pracowników działu personalnego. Książka adresowa: funkcje umożliwiające nie tylko odszukanie danych teleadresowych o współpracownikach, ale przede wszystkim wyszukiwanie specjalistów o określonych kompetencjach i umiejętnościach. 4. Moduł e-learning - szkolenia elektroniczne: Moduły szkoleniowe z zakresu umiejętności pracowniczych, do samodzielnego opanowania przez pracowników i zdania w formie testu elektronicznego lub w postaci klasycznego egzaminu. Szkolenia elektroniczne mają na celu obniżyć koszty szkoleń pracowniczych i zapewnić stałą dostępność materiałów szkoleniowych dla pracowników.

33 Typowe obszary funkcjonalne portalu korporacyjnego (c.d.)
5. Zaawansowane serwisy informacyjne: Profilowana informacja o działalności firmy, wynikach sprzedaży, planach itp, potrzebna dla zrozumienia strategii biznesowej firmy przez pracowników. Informacja o firmach i produktach konkurencyjnych, potrzebna, aby pracownicy mogli właściwie reagować na sygnały i opinie dotyczące własnych usług/produktów w relacji do oferty konkurencyjnej. Adaptacyjny mechanizm personalizacji, rozpoznający rolę użytkownika w systemie i kontekst aktualnie wykonywanego zadania.

34 Kierunki rozwoju zarządzania dokumentami elektronicznymi

35 Dziękuję za uwagę