Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Zasady rozliczania projektów w Działaniu "Mikroprzedsiębiorstwa"

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "Zasady rozliczania projektów w Działaniu "Mikroprzedsiębiorstwa""— Zapis prezentacji:

1 Zasady rozliczania projektów w Działaniu 1.1.1 "Mikroprzedsiębiorstwa"
Aleksandra Tylza-Keczmer koordynator Zespół ds. płatności i sprawozdań RPO WP Regionalna Instytucja Finansująca Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Gdańsk, 25/11/2010

2 Dokumenty kluczowe dla prawidłowej realizacji projektu:
Uszczegółowienie RPO WP Przewodnik Beneficjenta RPO WP dla Działań wraz z załącznikami, a w szczególności Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach działań RPO WP Umowa o dofinansowanie Projektu. Instrukcja wypełniania „Wniosku Beneficjenta o płatność…” Wytyczne i interpretacje umieszczane na stronie (zakładka - Aktulaności dla Wnioskodawców).

3 Etapy rozliczania projektu:
Przedstawienie sprawozdania z realizacji projektu we wniosku o płatność. Przedstawienie wydatków we wniosku o płatność. Poddanie się kontroli.

4 Zanim zaczniemy wydawać pieniądze …
Należy dokładnie i rzetelnie zapoznać się z kluczowymi dla realizacji projektu dokumentami. Należy starannie i w sposób przemyślany skonstruować harmonogram rzeczowo-finansowy, a projekt realizować ściśle z jego zapisami. W przypadku wątpliwości należy skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu uzyskania jednoznacznej interpretacji – zanim wykonamy działania i wydamy pieniądze.

5 Harmonogram rzeczowo-finansowy:
Należy jednoznacznie oznaczyć, czy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym. Należy jednoznacznie określić jednostkę miary (sztuka/komplet/zestaw). W przypadku wybrania jako jednostki miary „zestawu” lub „kompletu” niezbędne jest wskazanie elementów składowych. Harmonogram musi być poprawny rachunkowo i zgodny z budżetem zatwierdzonym we wniosku aplikacyjnym.

6 Harmonogram rzeczowo-finansowy:
Dokonując podziału zaplanowanych wydatków na działania należy pamiętać, aby poszczególne działania obejmowały wydatki o jednorodnym charakterze. Działania w harmonogramie nie muszą pokrywać się z kategoriami wydatków we wniosku o dofinansowanie. Zbyt szczegółowe przedstawianie planowanych zakupów utrudnia realizację i rozliczenie projektu.

7 Co zrobić, kiedy zachodzą zmiany
W sytuacji gdy niemożliwa jest realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym należy niezwłocznie skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu omówienia możliwości wprowadzenia zmian w harmonogramie. Realizowanie projektu niezgodnie z harmonogramem bez informowania ARP S.A. może skutkować uznaniem poniesionych wydatków za niekwalifikowalne.

8 Przygotowanie wniosku o płatność wraz z załącznikami

9 Rodzaje wniosków o płatność:
wniosek o płatność zaliczkową; wniosek o płatność pośrednią: wniosek dot. wyłącznie przebiegu realizacji projektu (obejmuje część ogólną i sprawozdawczą), wniosek obejmujący część ogólną, sprawozdawczą jak i finansową; wniosek o płatność końcową.

10 Zaliczki na realizację projektu:
Zaliczkę można uzyskać na wydatki inwestycyjne oraz wydatki związane z udziałem beneficjenta w targach, imprezach wystawienniczych, itp. Prawo do złożenia wniosku o zaliczkę przysługuje Beneficjentowi 1 raz w każdym roku realizacji projektu. Maksymalna kwota zaliczki może wynieść 50% całości dofinansowania z EFRR w każdym roku realizacji projektu, jednak suma zaliczek udzielonych Beneficjentowi w poszczególnych latach realizacji projektu nie może przekroczyć 90% całości dofinansowania z EFRR.

11 Zaliczka wypłacana jest na następujących warunkach:
Beneficjent podpisze umowę o dofinansowanie projektu i wniesie zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu; wniosek o płatność zaliczkową wpłynie do IP II co najmniej na 30 dni przed planowanym terminem wykorzystania zaliczki; kwota wnioskowana będzie skorelowana z wydatkami zaplanowanymi w harmonogramie rzeczowo-finansowym; w umowie o dofinansowanie zostanie wskazany wyodrębniony, prowadzony wyłącznie na potrzeby rozliczenia zaliczki rachunek bankowy.

12 Wniosek o zaliczkę: składany jest w 1 egzemplarzu oraz w wersji elektronicznej w formacie doc (WORD) wraz z potwierdzonymi za zgodność z oryginałem załącznikami: kopią umowy z wykonawcą/dostawcą tej części projektu, która ma być sfinansowana ze środków zaliczki lub kopią zamówienia złożonego przez Beneficjenta u wykonawcy/dostawcy wraz z potwierdzeniem przyjęcia go do realizacji; kopią dokumentacji potwierdzającą zachowanie zasady konkurencyjności - w przypadku zamówień, których wartość przekracza ,00 PLN.

13 Rozliczenie zaliczki:
następuje poprzez złożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność z wypełnioną częścią finansową oraz niezbędnymi załącznikami opisanymi w instrukcji wypełniania wniosku o płatność, w terminie nie dłuższym niż 60 dni od daty otrzymania zaliczki; w przypadku rozliczenia kwoty wyższej niż kwota zaliczki, gdy nie ma wątpliwości co do prawidłowości poniesienia wydatków, różnica podlega refundacji.

14 Zwrot zaliczki: w przypadku niepełnego wydatkowania przez Beneficjenta zaliczki, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu niewydatkowanej kwoty w terminie 60 dni od dnia jej otrzymania na rachunek wskazany przez IP II; odsetki bankowe narosłe z tytułu przechowywania na rachunku bankowym środków z tytułu dofinansowania, przekazanego beneficjentowi w formie zaliczki, podlegają zwrotowi na rachunek bankowy wskazany przez IP II. Odsetki za miesiąc poprzedni należy zwrócić do 7-go dnia miesiąca następnego. nierozliczenie zaliczki w terminie 60 dni od dnia jej otrzymania powoduje obowiązek zwrotu zaliczki wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania zaliczki Beneficjentowi do dnia zwrotu; wydatkowanie środków na inny cel niż określony w projekcie jest traktowane jako nieprawidłowość i skutkuje obowiązkiem zwrotu środków wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

15 Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki:
Przykład 1: Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: ,00 PLN Całkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: ,00 PLN Procent dofinansowania: 50,00 % Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: ,00 PLN Maksymalna wartość zaliczki: ???

16 Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki:
Przykład 2: Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: ,00 PLN Całkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: ,00 PLN Procent dofinansowania: ~ 46,00 % Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: ,00 PLN Maksymalna wartość zaliczki: ???

17 Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki:
Przykład 3: Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: ,00 PLN Całkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: ,00 PLN Procent dofinansowania: 40,00 % Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: ,00 PLN Maksymalna wartość zaliczki: ???

18 Prawidłowe wyliczenie przysługującej kwoty zaliczki:
Przykład 4: Całkowite koszty kwalifikowalne projektu: ,00 PLN Całkowita wartość dofinansowania projektu z EFRR: ,00 PLN Procent dofinansowania: 50,00 % Kwota otrzymanych dotychczas refundacji na podstawie wniosków o płatności pośrednie: ,00 PLN Wynikający z umowy z kontrahentem lub zamówienia koszt kwalifikowalny zakupów na poczet, których Beneficjent występuje o zaliczkę: ,00 PLN Maksymalna wartość zaliczki: ???

19 Wniosek o płatność w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP:
Wniosek należy składać nie rzadziej niż co trzy miesiące (pierwszy wniosek nie później niż po trzech miesiącach licząc od dnia podpisania umowy) i nie częściej niż raz w miesiącu. Wniosek należy przygotować w Generatorze Wniosków przy pomocy otrzymanego z ARP S.A. pliku inicjującego i złożyć w wersji papierowej i elektronicznej (w dwóch formatach: pdf i gwp).

20 Wniosek o płatność w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP:
Zgodnie z § 9 ust.2 umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia, na żądanie pracowników ARP S.A. wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu. Jeżeli beneficjent nie złoży żądanych dokumentów po dwukrotnym wezwaniu przez ARP S.A. może to skutkować niekwalifikowalnością przedmiotowego wydatku, a nawet rozwiązaniem umowy.

21 Wniosek o płatność w ramach działań 1.1-1.2 RPO WP:
W przypadku wątpliwości związanych ze sporządzaniem wniosku o płatność należy skontaktować się z pracownikami ARP S.A. w celu uzyskania pomocy i sporządzenia poprawnego wniosku. W przypadku zauważenia błędów lub zmiany danych zawartych w polach wypełnianych automatycznie przez Generator należy niezwłocznie poinformować o tym pracowników ARP S.A.

22 Na co zwrócić uwagę: Beneficjent ma obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej w odniesieniu do wydatków związanych z realizacją projektu. Beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia ewidencji środków trwałych, a w sytuacji, kiedy odrębne przepisy nie zobowiązują go do prowadzenia takiej ewidencji, uproszczonego rejestru środków trwałych . Warto zadbać o dobrą obsługę księgową projektu z uwzględnieniem warunków, na których uzyskano dotację.

23 Na co zwrócić uwagę: Dla wydatków ponoszonych w ramach realizacji projektu obowiązujące są zasady aktualne w dniu dokonywania konkretnej operacji gospodarczej/działania. Przykład: zmianie ulegnie zapis w „Przewodniku beneficjenta…”. Wersja dokumentu o zmienionej treści zostanie umieszczona na stronie 02/01/2010. Wszystkie wydatki ponoszone po tej dacie muszą być zgodne z zapisami tej wersji dokumentu. Wydatki wcześniejsze zgodnie z wersją poprzednią. Należy śledzić aktualności umieszczane na wskazanej stronie (zakładka – Aktualności dla Wnioskodawców).

24 Płatności gotówkowe: W przypadku dokonywania płatności gotówkowych nie wystarczy adnotacja na dokumencie księgowym - „forma płatności - gotówka”. Dokonanie zapłaty musi być poświadczone jednoznacznie, np. poprzez zapis „zapłacono gotówką”, „pozostało do zapłaty 0,00 zł” lub przedłożenie dokumentu kasowego (KP).

25 Płatności gotówkowe: Wobec wątpliwości, które może rodzić zapis art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. Uu. Z 2004 r., Nr 173, poz. 1807) nie rekomenduje się stosowania płatności gotówkowych. Rozbijanie kwoty wynikającej z dokonanej transakcji na kilka płatności (np. kilka faktur lub rachunków) nie powoduje ominięcia kwoty progowej. Zgodnie z § 6 ust. 6 umowy o dofinansowanie płatności gotówkowe przy transakcjach powyżej określonego w przepisach progu nie będą podlegały refundacji.

26 Transakcje dokonywane w walutach obcych:
W tabeli 15 wniosku należy ująć fakturę zagraniczną. Do w/w faktury należy załączyć fakturę wewnętrzną jeśli jest wymagana przepisami oraz tabele dokumentujące zastosowane kursy waluty. Należy przedłożyć politykę rachunkowości, a jeżeli beneficjent nie jest zobowiązany do jej posiadania odrębnymi przepisami należy przedłożyć oświadczenie o przyjętej przez przedsiębiorstwo metodologii stosowanej do wyliczenia kosztu rzeczywistego oraz wartości dokumentu w celu ujęcia go w księgach. Do wszystkich transakcji należy stosować tę samą metodę przeliczania określoną w w/w dokumentach.

27 W opisie dokumentu księgowego wyrażonego w walucie obcej należy wskazać:
kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dokonanie transakcji, datę jego obowiązywania i nr tabeli kursu waluty; wysokość kosztu zarachowanego po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NPB; kurs, po którym dokonano faktycznej wyceny, datę jego obowiązywania i nr tabeli kursu waluty; wysokość faktycznie poniesionego wydatku.

28 Transakcje powyżej 50 000,00 zł:
Beneficjent zobowiązany jest do przedłożenia: co najmniej trzech konkurencyjnych ofert od różnych podmiotów potwierdzających spełnienie wymogów § 11ust 8-10 umowy o dofinansowanie projektu; oświadczenia uzasadniającego dokonany wybór wykonawcy/dostawcy; zapytań ofertowych, pisemnych protokołów z negocjacji handlowych (podpisanych przez obie strony).

29 Transakcje powyżej 50 000,00 zł:
Oferta powinna zawierać co najmniej: datę sporządzenia; okres ważności; dane oferenta; parametry techniczne/specyfikację usługi umożliwiające porównanie jakości ofert; cenę.

30 Transakcje powyżej 50 000,00 zł:
Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty powinno zawierać co najmniej: datę sporządzenia; podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Beneficjenta; jasno określone kryteria wyboru; zestawienie ofert; zestawienie cech ofert podlegających ocenie.

31 Transakcje powyżej 50 000,00 zł:
W przypadku, w którym nie ma możliwości otrzymania konkurencyjnych ofert z tytułu unikalności przedmiotu zamówienia beneficjent jest zobowiązany do przedłożenia wyceny rzeczoznawcy posiadającego niezbędną wiedzę w danej dziedzinie. Oferty na trzy podobne urządzenia (np. różnych producentów) uzyskane od jednego sprzedawcy nie są traktowane jako konkurencyjne. Niedozwolone jest takie dzielenie zamówienia aby ominąć zapis § 11ust 10.

32 Transakcje powyżej 50 000,00 zł:
Proszę pamiętać aby podczas zbierania ofert/badania rynku dokumentować podejmowane czynności. Brak udokumentowania zachowania zasady konkurencyjności może skutkować niewypłaceniem dotacji.

33 Najczęściej popełniane błędy:
brak wersji elektronicznej – obu lub jednej z dwóch wymaganych; przedkładanie nieczytelnych kopii dokumentów; przedkładanie faktury wystawionych niezgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA FINANSÓW z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337);

34 Najczęściej popełniane błędy:
przedkładanie dyspozycji przelewu zamiast dokumentów potwierdzających dokonanie przelewu (np. wyciągów z rachunku bankowego); w tytułach przelewu brak wskazania na przedmiotową fakturę, zamówienie, umowę itp.; brak ofert w przypadku transakcji powyżej ,00 zł; brak oświadczenia o sprzęcie (nowy/używany); w przypadku rozliczania kosztów budowy - brak metodologii wyodrębniania kosztów budowy części objętej projektem;

35 Najczęściej popełniane błędy:
kilkakrotne ujmowanie w zestawieniu 15 tego samego dokumentu; brak wyodrębnienia w zestawieniu 15 wartości VAT w przypadku wystąpienia więcej niż jednej stawki VAT; błędy rachunkowe i informacje niezgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowym w tabeli 18;

36 Najczęściej popełniane błędy:
umieszczanie niepełnego opisu na dokumencie księgowym (brak przyporządkowania wydatku z dokumentu księgowego do odpowiedniego działania i poddziałania harmonogramu rzeczowo-finansowego, brak wskazania wysokości wydatku kwalifikowanego/niekwalifikowanego, powoływanie się na nieaktualny publikator ustawy Prawo Zamówień Publicznych, brak podpisu osoby upoważnionej pod opisem); umieszczanie opisu na kopii dokumentu (opisy powinny być umieszczane na oryginałach dokumentów);

37 Najczęściej popełniane błędy:
brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem, brak daty przy potwierdzeniu, parafowanie bez pieczęci imiennej (brak czytelnego podpisu); stosowanie różnych zasad przeliczania faktur zagranicznych; niewłaściwe wyliczenie kosztu kwalifikowalnego w przypadku transakcji walutowych.

38 Zachęcamy do kontaktowania się z pracownikami ARP S. A
Zachęcamy do kontaktowania się z pracownikami ARP S.A. podczas całego okresu realizacji projektu. Chętnie będziemy służyli wszelką pomocą. Sekretariat tel Zespół tel , lub Zespół kontroli tel lub Dziękuję za uwagę


Pobierz ppt "Zasady rozliczania projektów w Działaniu "Mikroprzedsiębiorstwa""

Podobne prezentacje


Reklamy Google