Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

1 1 ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Magdalena Sawicka.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "1 1 ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Magdalena Sawicka."— Zapis prezentacji:

1 1 1 ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Magdalena Sawicka

2 2 2 Niżej rekomendowane ETAPY wdrożenia systemu EZD, jako podstawowego systemu kancelaryjnego, sposobu elektronicznego dokumentowania załatwiania i rozstrzygania spraw redukuje, a docelowo eliminuje prowadzenie papierowych teczek aktowych w podmiocie. Akta spraw kompletowane są w postaci elektronicznej (naturalne dokumenty elektroniczne, odwzorowania cyfrowe), a ewentualnie występujące w sprawie prowadzonej elektronicznie dokumenty w postaci papierowej są przechowywane w składzie chronologicznym. W przypadku Regionalnych Dyrekcji Ochrony Środowiska możliwość dokumentowania spraw w postaci elektronicznej musi zostać wprowadzona przepisami tj. instrukcją kancelaryjną, która powinna zostać zatwierdzona przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Etapy wdrożenia EZD

3 3 3 Testowe wdrożenie systemu EZD  szkolenia pracowników  angażowanie pracowników do testowania funkcji systemu,  tworzenie procedur wewnętrznych Etapy wdrożenia EZD I etap

4 4 4 Produkcyjne uruchomienie systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny § IK Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1. prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2. prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji; 3. udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; 4. przesyłania przesyłek; 5. dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.  Obsługa przesyłek – rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących, generowanie pocztowych książek nadawczych;  wykonywanie w systemie EZD pomocniczych czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych papierowo: ◦ dekretacja, ◦ rejestracja spraw, przygotowanie projektów dokumentów, ◦ generowanie metryki sprawy, ◦ generowanie korespondencji wychodzącej. Etap ten pozwala pracownikom na wykorzystywanie systemu jako narzędzia wspierającego do prowadzenia prawdziwych spraw urzędowych, a także na wybór spraw, które zgodnie z IK będą mogły być w kolejnym etapie prowadzone wyłącznie elektronicznie. PROJEKT ZARZĄDZENIA Etapy wdrożenia EZD II etap

5 5 5 Rozpoczęcie dokumentowania spraw elektronicznie i uruchomienie składu chronologicznego Przed podjęciem decyzji o przejściu do etapu III koniecznym jest przeprowadzenie inwentaryzacji spraw pod kątem możliwości ich dokumentowania w postaci elektronicznej (przepisy prawne, rodzaj występujących dokumentów itp.) i wprowadzenie przepisów nowej „elektronicznej” IK. Zachęcamy by wyjątki prowadzone w postaci papierowej były odwzorowywane równolegle w EZD, dzięki temu w systemie mamy dostęp do wszystkich spraw, możemy generować różnego rodzaju informacje, statystyki, sprawdzać terminowość załatwianych spraw, a przede wszystkim pracownicy dzięki temu bardzo szybko decydują się na dokumentowanie spraw wyłącznie elektronicznie. PROJEKT ZARZĄDZENIA Etapy wdrożenia EZD III etap

6 6 6 Minimalizacja spraw prowadzonych w sposób tradycyjny, tj. w papierowych teczkach aktowych (które dodatkowo, pomocniczo są także odwzorowywane w systemie EZD) W etapie IV system EZD staje się podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw w podmiocie. W przypadku Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego redukcja wyjątków dokonywana jest co kwartał. PROJEKT ZARZĄDZENIA Etapy wdrożenia EZD IV etap

7 Sprawy prowadzone elektronicznie EZD 1. Rejestracja RPW, metadane Sprawy prowadzone tradycyjnie w papierowych teczkach aktowych z wykorzystaniem EZD jako narzędzia pomocniczego 1. Rejestracja RPW 2. Rozdzielenie 3. Dekretacja 7. Korespondencja wewnętrzna 5. Przygotowanie projektów pism (z ewentualną akceptacją) 6. Akceptacje e-dokumentów przy wysyłce przez ePuap 8. E-korespondencja/korespondencja 4. Rejestracja sprawy (sprawdzenie spisów spraw) 9. Możliwość prowadzenia metryki sprawy 2. Rozdzielenie 3. Dekretacja 4. Rejestracja sprawy 5. Kompletowanie akt w sprawie (notatki, Opinie, pisma, decyzje itp.) 6. Akceptacje 7. Korespondencja wewnętrzna 8. E-korespondencja/korespondencja 9. Metryka sprawy Wyjątki rejestrowane w RPW i kończone z opcją „Sprawa prowadzona poza EZD” - sprawy objęte przepisami przejściowymi - dokumentowanie w teczkach aktowych z ewentualnym wykorzystaniem systemów dziedzinowych Wyjątki prowadzone w innych systemach dziedzinowych np. Paszporty, wnioski cudzoziemców Nie podlegają wprowadzeniu do EZD Dokumentacja podlegająca rejestracji w RPW Kompletowanie akt sprawy w teczce aktowy - postać papierowa Archiwum Zakładowe Dokument w postaci papierowej jest przechowywany w składzie chronologicznym SCP SCN SCW SCP przesyłki w pełni odwzorowane SCN Przesyłki nie w pełni odwzorowane SCW Elementy akt Sprawy wytworzonych wewnątrz Po 2 latach

8 8 8 Podsumowując, zachęcamy do wdrażania systemu EZD małymi krokami w następujących etapach: I. Wskazanie jako podstawowego systemu tradycyjnego, ze wskazaniem systemu EZD jako pomocniczego do następujących czynności: 1. prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw; 2. prowadzenia innych rejestrów i ewidencji; 3. udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu; 4. przesyłania przesyłek; 5. dokonania dekretacji. II. II Wprowadzenie wyjątków elektronicznych - czyli klas w oparciu, o które będą prowadzone sprawy wyłącznie elektronicznie. III. III Wskazanie systemu EZD jako podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w podmiocie i „papierowych” wyjątków (np. akta osobowe). Etapy wdrożenia EZD

9 9 9 Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD w terenowej administracji rządowej

10 10 Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD Przygotowanie szczegółowych przepisów wewnętrznych  Zarządzenie do etapu II (Produkcyjne uruchomienie systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny)  Zarządzenie do etapu III (Rozpoczęcie dokumentowania spraw elektronicznie i uruchomienie składu chronologicznego)  Zarządzenie do etapu IV (Minimalizacja spraw prowadzonych w sposób tradycyjny tj. w papierowych teczkach aktowych / EZD systemem podstawowym)

11 11 O czym należy pamiętać ◦ Przed produkcyjnym uruchomieniem EZD należy zgłosić zbiór danych osobowych systemu EZD do GIODO ◦ Wydać pracownikom upoważnienia do przetwarzania danych osobowych ◦ Wydać wewnętrzne zarządzenia regulujące zasady w zakresie czynności kancelaryjnych ◦ Opracować wewnętrzne procedury, uszczegóławiające zasady kancelaryjne

12 12 Prace przygotowawcze do wdrożenia systemu EZD Przygotowanie procedur wewnętrznych uszczegóławiających proces zarządzania dokumentacją w podmiocie z uwzględnieniem m.in.:  Procesów „obiegu dokumentacji” (w postaci papierowej i elektronicznej)  Zasad funkcjonowania punktów kancelaryjnych  Zasad funkcjonowania i obsługi składu chronologicznego  Postępowania w trakcie awarii (systemu, serwerów, prądu itp.)  Zasada dzielenia dokumentów na dot. spraw papierowych i elektronicznych  Zasady obiegu korespondencji wewnętrznej

13 13 Dziękuję za uwagę i zapraszam do współpracy! Magdalena Sawicka


Pobierz ppt "1 1 ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ Magdalena Sawicka."

Podobne prezentacje


Reklamy Google