Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

Pobieranie prezentacji. Proszę czekać

© 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wdrażanie zarządzania procesowego w Zakładzie.

Podobne prezentacje


Prezentacja na temat: "© 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wdrażanie zarządzania procesowego w Zakładzie."— Zapis prezentacji:

1 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wdrażanie zarządzania procesowego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych Warszawa, listopad 2012

2 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1 Strategia przekształceń Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na lata Cel strategiczny: Zwiększenie satysfakcji klientów poprzez projektowanie procesów i organizację zasobów, przy zachowaniu przejrzystości i efektywności gospodarowania środkami publicznymi

3 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Procesy jako narzędzie realizacji celu nadrzędnego

4 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego r. – powołanie Komitetu oraz zespołu ds. procesów biznesowych oraz procesów informacyjnych Procesy podzielone zostały na trzy grupy: Procesy zarządzania – procesy zarządzania instytucją, wyznaczające kierunki działania organizacji -zidentyfikowano 44 procesy zarządzania Procesy operacyjne – procesy związane z kluczową działalnością instytucji, realizujące statutowe cele Zakładu -zidentyfikowano 269 procesy operacyjne Procesy wspomagające – procesy pełniące rolę służebną wobec procesów operacyjnych i zarządzania - zidentyfikowano 266 procesy wspomagających Działania w zakresie identyfikacji i budowy hierarchii procesów

5 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4 Dekompozycja procesów - hierarchia Realizacja świadczeń Kontrola płatników składek Pozyskiwanie dochodów funduszy i budżetu państwa Dekompozycja procesu do coraz wyższych poziomów szczegółowości Poziom n Porządkowanie danych na kontach płatników składek i ubezpieczonych Wykonywanie przez płatników obowiązków związanych z rozliczaniem należnych składek Obsługa wniosków dłużników w sprawie ulg i umorzeń należności Zabezpieczanie należności na majątku dłużników Poziom n+1 Weryfikacja kompletności dokumentów ubezpieczeniowych dowiązanych do konta płatnika składek. Ustalenie składki na ubezpieczenie wypadkowe Podejmowanie działań na podstawie dokonanego rozliczenia na koncie płatnika Ewidencja składek na koncie ubezpieczonego Poziom n+2 Obsługa klientów Zakładu Ewidencja i udostępnianie danych klientów Zakładu Planowanie i sprawozdawc zość Funduszy I kwartał 2010 prace w zakresie identyfikacji i budowy hierarchii procesów

6 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5 Modelowanie Procesów Operacyjnych Pozio m Opis Numeracja w modelu procesów PrzykładReprezentacja graficzna 1 MakroprocesX.1. Ewidencja i udostępnianie danych klientów Zakładu 2ProcesX.X.1.2 Obsługa OFE 3PodprocesX.X.X Rozliczanie składek z OFE 4 Podproces niższego poziomu X.X.X.X Przekazywanie składek do OFE 5 Aktywność Działanie 6Zadanie Operacja/ Krok Proces inicjujący Zdarzenie Działanie Stanowisko System Dokument wejściowy Proces następny Decyzja Tak Dokument wyjściowy Decyzja Nie Proces inicjujący Zdarzenie Działanie Stanowisko System Dokument wejściowy Proces następny Decyzja Tak Dokument wyjściowy Decyzja Nie III-VI kwartał 2010 r. prace w zakresie modelowania map procesów i tabel sekwencji działań

7 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Modelowanie Procesów Operacyjnych

8 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Dostosowanie systemu wewnętrznych aktów prawnych Nazwa proceduryWydawanie wewnętrznych akt ó w prawnych Identyfikator proceduryW-GPR Właściciel proceduryGabinet Prezesa Wersja proceduryNumer pisma ok ó lnegoData pisma ok ó lnego 1.0

9 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8 Popularyzacja wiedzy o procesach wewnątrz organizacji Dnia 1 października 2011 udostępniono wszystkim pracownikom ZUS Stronę ogólną procesów biznesowych. Na stronie znajdują się wszystkie mapy procesów rozpisane w ARIS oraz sekwencje działań. Na stronie znajduje się również aktualna hierarchia procesów.

10 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9 Popularyzacja wiedzy o procesach wewnątrz organizacji W celu zachęcenia pracowników do zapoznania się z procesami, zorganizowano konkurs Zarządzanie procesowe. Konkurs polega na opracowaniu przez pracownika propozycji optymalizacji wybranego procesu lub procesów.

11 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10 Popularyzacja wiedzy o procesach wewnątrz organizacji W Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych dużą uwagę poświęca się popularyzacji wiedzy z zarządzania procesowego wśród pracowników Zakładu. W tym celu Departament Obsługi Klientów wydaje biuletyn informacyjny Procesy w ZUS prezentujący informacje z wdrażania zarządzania procesowego w ZUS.

12 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Optymalizacja procesów – to be Od IV kwartału 2010 rozpoczęły się prace nad optymalizacją procesów. Procesy usprawniane są przez Regionalne Rady Dyrektorów. W pierwszej kolejności optymalizacji podlegały procesy wskazane jako kluczowe dla działalności Zakładu. Do RRD przekazano 83 procesy z obszarów: obsługi klientów, dochodów, świadczeń, orzecznictwa, kontroli płatników składek, księgowości, działalności inwestycyjnej. Łącznie zgłoszono 153 propozycje optymalizacyjne W 2011 ZUS podpisał umowę z wykonawcą zewnętrznym na Opracowanie i optymalizację procedur określających standardy obsługi klientów ZUS. Program ma 3 zasadnicze strumienie: -wdrożenie systemu zarządzania motywującego do ciągłej poprawy efektywności procesów, -opracowanie i wdrożenie usprawnień procesowych, -szkolenia dla pracowników ZUS.

13 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Opracowanie i optymalizacja procedur określających standardy obsługi klientów

14 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Czas trwania Programu wdrożenia zarządzania procesowego w ZUS Szkolenia przygotowujące organizację ZUS do zarządzania procesowego Rezultaty wdrożenia – model funkcjonowania ZUS Model funkcjonowania ZUS 2014 Usprawnienia średnioterminowe, w tym niektóre projekty informatyczne Model funkcjonowania ZUS 2016 Strategiczne kierunki zmian do wdrożenia przed 2016 rokiem Portfel inicjatyw 2013 Portfel inicjatyw 2014 Model funkcjonowania ZUS 2013 Fundamenty zarządzania procesami i usprawnienia krótkoterminowe Portfel inicjatyw 2016 Inicjowanie i koordynacja zmian Projektowanie i prowadzenie wdrożenia Inicjatywy Modelu ZUS objęte będą zarządzaniem portfelowym w ramach portfela Modelu Funkcjonowania ZUS. W ramach programu opracowano rozwiązania dla inicjatyw Modelu Funkcjonowania ZUS 2013.

15 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Przykład inicjatywy OKK 01 Przegląd obecnie istniejących procesów oraz selekcja procesów, które mogą zostać przeniesione na SOK (standaryzacja działań realizowanych przez pracowników SOK) Celem wdrożenia realizacji zadań zgodnie z instruktażem jest zmniejszenie czasu procesowania dokumentów otrzymywanych od klientów przez możliwość sprawdzenia ich kompletności i jakości już w momencie przyjmowania dokumentów od klienta i przekazania mu takiej informacji bez konieczności kolejnej wizyty klienta w placówce ZUS w przypadku niekompletnej dokumentacji. Korzyści: Skrócenie całkowitego czasu obsługi spraw klienta (od pierwszej wizyty na SOK do wydania decyzji) przez zmniejszenie wymaganej do realizacji spraw interakcji pracowników merytorycznych z Klientem i interakcji korespondencji i dokumentacji Skrócenie czasu obsługi spraw klienta dzięki realizacji wybranych spraw klientów podczas pierwszego kontaktu (tzw. od ręki) Poprawa jakości świadczonych przez ZUS usług ze względu na zmniejszenie liczby wizyt wymaganych dla złożenia wniosku/ dokumentu, gdyż na bieżąco otrzymuje on informację odnośnie kompletności przekazywanych dokumentów i załączników Zwiększenie efektywności pracy pracowników SOK oraz komórek merytorycznych dzięki możliwości odniesienia się do instruktażu - kompleksowej informacji o wystandaryzowanym zakresie i sposobie obsługi dokumentów przez pracowników SOK

16 © 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Dziękuję za uwagę Magdalena Mazur-Wolak Departament Obsługi Klientów Zakład Ubezpieczeń Społecznych


Pobierz ppt "© 2012 Deloitte Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wdrażanie zarządzania procesowego w Zakładzie."

Podobne prezentacje


Reklamy Google